Verantwoordelijkheden van de receptioniste: functieomschrijving, rechten en plichten

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Een van de meest gewilde beroepen op het gebied van voertuigonderhoud is een autoservice-inspecteur. De taken van deze specialist zijn vrij breed, maar in de eerste plaats is hij het gezicht van het bedrijf: hij ontmoet klanten van de autoservice, organiseert de ontvangst van bestellingen en berekent de kosten van de geleverde diensten. Voor dergelijk werk worden sociale en doelgerichte mensen aangenomen, die prettig kunnen communiceren met klanten, die een goede stressbestendigheid en dictie hebben.

Voor de receptioniste zijn een nette uitstraling en goodwill erg belangrijk, zodat de klant na een ontmoeting met hem het bedrijf vertrouwt en er zeker van is dat hij zich wendt tot een betrouwbare service. Het hangt af van hoe de meester-acceptant van auto's zijn taken vervult, of de klant in de toekomst gebruik zal maken van de diensten van het bedrijf. Erg belangrijkom nieuwe klanten aan te trekken en bestaande klanten te waarderen, omdat het succes en de groei van de winst van het bedrijf ervan afhangt.

Algemene bepalingen

De werknemer die voor deze functie is aangenomen, is een expert in zijn vakgebied en kan worden aangenomen of ontslagen door de CEO. Bij afwezigheid van een werknemer om een goede reden, wordt hij vervangen door een andere persoon die op deze functie is aangesteld en die niet alleen de taken van de hoofdontvanger overneemt, maar ook zijn rechten en verantwoordelijkheden.

Het is ook vermeldenswaard dat deze specialist behoort tot financieel verantwoordelijke werknemers, wat wordt aangegeven in de bijbehorende overeenkomst met de directeur van het bedrijf, die de werknemer moet ondertekenen. De medewerker is rechtstreeks ondergeschikt aan het hoofd van de serviceafdeling. Om deze functie te verkrijgen, moet je een hbo-opleiding hebben gevolgd in het specialisme van ingenieur-technicus. Bovendien eisen werkgevers van sollicitanten dat ze ten minste één jaar ervaring hebben in de autoservice-industrie.

Kennis

Alvorens te beginnen met het uitvoeren van de functie van voorman, moet een werknemer bepaalde kennis verwerven. De werknemer is verplicht de doelstellingen, bedrijfsnormen en bedrijfsplannen van het bedrijf te bestuderen. Hij is verplicht zich vertrouwd te maken met de organisatiestructuur van het servicecentrum, de bepalingen over uniforme administratieve systemen te bestuderen. De werknemer moet alle normen en regels kennen voor de omgang met partners en klanten die in het bedrijf zijn vastgesteld.

Overigkennis

Om de taken van een autoservice-inspecteur kwalitatief uit te voeren, moet een medewerker een personal computer goed kunnen beheren, inclusief Microsoft Word, Excel en bestandssystemen. PC-vaardigheden zoals kopiëren, verplaatsen, verwijderen van bestanden, het maken van mappen en andere kennis die nodig is voor orderbeheer zijn vereist. Kennis van auto's, hun ontwerp en het werkingsprincipe is ook belangrijk.

De acceptatiemaster moet inzicht hebben in de technische en operationele gegevens van auto's, evenals hun ontwerpkenmerken. De werknemer kan de taken van een voorman niet uitvoeren als hij de soorten storingen en categorieën reparaties niet kent, evenals de prijzen voor diensten die door het bedrijf worden geleverd. Hij moet weten hoe klachten over het werk van het bedrijf tot stand komen en hoe daarop te reageren. Bovendien eisen veel werkgevers dat sollicitanten voor deze functie kennis hebben van moderne technieken voor succesvolle productverkoop.

Prestatie-evaluatie

Werknemers die deze functie krijgen, moeten erop voorbereid zijn dat hun prestaties worden geëvalueerd. Meestal zijn de volgende factoren die van invloed zijn op het algemene beeld van hoe goed een werknemer de taken van een voorman uitvoert:

• Of de werknemer de hem toegewezen taken volledig en tijdig voltooit.
• Slaagt de autoservice erin om de punten van het businessplan te volgen.
• Rapporteert de medewerker tijdig over het verrichte werk,en hoe betrouwbaar de gegevens zijn die zijn superieuren van hem hebben ontvangen.
• Verbetert de werknemer zijn vaardigheden en bestudeert hij nieuwe methoden om goederen te verkopen.
• Het niveau van de werknemersdiscipline.
• Hoe goed voorkomt hij conflicten en of hij vriendelijk communiceert met klanten en partners van het kantoor.

De belangrijkste taken van de meester-acceptor

Een werknemer die voor deze functie is ingehuurd, moet bepaalde werkzaamheden uitvoeren. Hij moet de klanten van de afdeling ontmoeten en, uit hun woorden, voorbereidend diagnostisch werk uitvoeren om fouten te identificeren. Daarna maakt hij een voorlopige schatting van de kosten van de diensten die de klant moet bestellen om de auto te repareren.

Vervolgens, als de klant ermee instemt om mee te werken, wordt een volledige inspectie van de auto uitgevoerd, bepa alt de werknemer een nauwkeuriger prijs voor het verlenen van diensten en informeert hij de klant hierover. Vervolgens stemt hij met de opzichter de termijnen af waaronder de opdracht zal worden uitgevoerd, en stelt hij de klant op de hoogte van de werkzaamheden. Pas daarna neemt de medewerker de auto van de klant over en vervoert deze naar de servicepost, waar hij de auto aan de kapitein overhandigt voor verdere reparatiewerkzaamheden.

Hoofdfuncties

De taken van de ontvangende meester omvatten het uitgeven van een bestelling op verzoek van de klanten van de organisatie, het bijhouden van een logboek met de registratie van ontvangen reparatieverzoeken, het bewaken van de verdeling van machines per sectie, kwaliteitscontrole en tijdigheid van reparatie werk.

Bovendien moet de hoofdreceptionist, wanneer hij communiceert met de klanten van het bedrijf, normen en servicetechnologieën handhaven, conflictsituaties tussen servicemedewerkers en klanten voorkomen, voldoen aan de behoeften van de laatste en proberen een positieve houding ten opzichte van de organisatie te behouden waarin hij werkt. Als een storing in het voertuig de veiligheid van het voortbestaan van het voertuig in gevaar kan brengen, moet de werknemer de eigenaar van het voertuig op de hoogte stellen.

Andere taken

De taken van de meester-ontvanger van het tankstation omvatten het controleren van het werk van ondergeschikte meesters. Hij moet ervoor zorgen dat ze allemaal hun taken op een kwaliteitsvolle en tijdige manier uitvoeren, arbeidsdiscipline en andere regels van de organisatie in acht nemen. Hij moet een vriendelijke sfeer in het team creëren, wederzijdse hulp en wederzijdse hulp ontwikkelen.

De werknemer is verplicht een register bij te houden van alle gerepareerde auto's en verleende diensten, om de juistheid van de voorbereiding van bestellingen te controleren, om de veiligheid te waarborgen van de auto's die aan het bedrijf zijn geleverd voor reparatiewerkzaamheden.

Een van de taken van de master is om de autoriteiten te voorzien van rapportagedocumentatie met betrekking tot het uitgevoerde werk, evenals het melden van problemen die de masters niet alleen kunnen oplossen. Daarnaast moet hij ervoor zorgen dat handelsgeheimen worden gerespecteerd en dat er geen vertrouwelijke informatie wordt gelekt.informatie, bedrijfsethiek en cultuur van interactie met de klanten van het bedrijf.

Rechten

Een werknemer die voor deze functie is aangenomen, heeft het recht kennis te nemen van managementbeslissingen die direct verband houden met zijn activiteiten, alle benodigde informatie op te vragen die hij nodig heeft voor zijn werk, onafhankelijk of namens het management, en ook management voorstellen manieren om de efficiëntie van zijn afdeling te verbeteren. Daarnaast heeft hij het recht om samen te werken met klanten, organisaties en andere diensten, indien nodig om operationele problemen op te lossen en gaat hij niet verder dan zijn competentie.

Verantwoordelijkheid

Een werknemer kan aansprakelijk worden gesteld als hij/zij niet tijdig de benodigde documenten voor het maken van boekhoudrapporten heeft verstrekt of onjuiste informatie heeft verstrekt over de uitgevoerde taken. Hij is verantwoordelijk voor de slechte uitvoering van zijn taken, het niet naleven van de bevelen en instructies van de leiding. Hij kan ook verantwoordelijk worden gehouden voor strafbare feiten die zijn gepleegd tijdens het werk en het veroorzaken van materiële schade aan het bedrijf, in overeenstemming met de arbeidswetgeving van het land.

Conclusie

Alle items in de functiebeschrijving kunnen variëren, afhankelijk van de grootte en behoeften van het bedrijf, maar het moet worden opgesteld in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving. Dubbele taken van de hoofdontvanger van bestellingen zijn alleen mogelijk als de behoeften van bedrijven, hun charter en andere factoren die het werk van organisaties beïnvloeden, samenvallen.

De werknemer heeft geenhet recht om met de werkzaamheden te beginnen totdat deze opdracht met de directie is overeengekomen. Deze functie kan alleen worden verkregen door een gekwalificeerde specialist met ervaring op het gebied van autoservice.