2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36
Er is geen leider die minstens één keer per jaar niet van zijn ondergeschikten verlangt dat ze verslag uitbrengen over wat er is gedaan. En het probleem is dat het ontwikkelen van zo'n document bij routinewerk een nogal moeilijke taak lijkt te zijn. En om de een of andere reden schamen we ons om voorbeelden van rapporten over het uitgevoerde werk van de autoriteiten te vragen. Wat als hij besluit dat we niet overeenkomen met de functie die we hebben?
Wie heeft het nodig
Deze vraag wordt gesteld door de artiest die de taak heeft gekregen om te rapporteren. Meestal voelen werknemers van bedrijven zich bijna beledigd door dergelijke vereisten. Maar alles heeft een betekenis.
Ten eerste heeft de uitvoerder zelf het rapport over het verrichte werk nodig. Geen formele, maar een geïnteresseerde houding ten opzichte van dit proces stelt u in staat knelpunten en zwakke punten in uw kwalificaties op te sporen. Zo wordt bepaald in welke richtingen kan (en noodzakelijk) ontwikkeld kan worden. We leren tenslotte allemaal van onze fouten.
Ten tweede heeft de leider het nodig. Het rapport over de verrichte werkzaamheden stelt u in staat objectief de kwaliteit ensnelheid van het oplossen van taken. Dankzij dit document zullen veel vragen verdwijnen - van het meest primitieve "wat doe je de hele tijd" tot het complexe "waarom zou ik je computer vervangen door een modernere". Omdat het rapport aangeeft dat het lang duurt om wijzigingen in het document op te slaan. En het hangt niet af van de uitvoerder - verouderde kantoorapparatuur kan niet sneller werken. Eigenlijk is dit de reden waarom het lijkt alsof de werknemer de hele tijd thee drinkt - hij wacht gewoon tot de operatie is voltooid.
En de vraag: "Waarom moet ik een rapport schrijven over het verrichte werk van de maand?" zelf is onjuist. Want het ophopen van statistische informatie en het vullen van databases is zinvol voor strategen, en niet voor uitvoerende medewerkers. Het is gewoon makkelijker voor hen om een probleem op te lossen dan te praten over methoden om het op te lossen.
Wat te schrijven
Voorbeelden van voortgangsrapporten laten zien dat je heel gedetailleerd moet schrijven. Wat een klein ding of een klein gebaar lijkt, kan een sleutelelement zijn bij het uitvoeren van specifieke functies. Maar begrip hiervan zal pas komen na bestudering van verschillende schriftelijke rapporten.
Als het werk van routinematige aard is, bijvoorbeeld het afstemmen van documenten en het identificeren van inconsistenties, dan is het zinvol om een tabelvorm te ontwikkelen. In dit geval moet de tabel opnieuw eerst zeer gedetailleerd zijn en veel kolommen bevatten; na verloop van tijd zal de behoefte aan sommige kolommen verdwijnen en zal de vorm van het rapport een normaal (lees - redelijk) uiterlijk krijgen.
Bin een aantal gevallen is het bij het opstellen van een rapport over het verrichte werk (bijvoorbeeld docenten) onmogelijk om de kwestie van introspectie formeel te benaderen. Naast de geplande educatieve en methodologische belasting en de studie van het nodige materiaal, is de school inderdaad ook betrokken bij educatieve activiteiten. Dit vereist een speciale benadering van de voorbereiding van het document: het is noodzakelijk om de redenen voor de achterstand van een aantal studenten te begrijpen, om manieren te vinden om kinderen voor hun onderwerp te interesseren. En tegelijkertijd mogen we succesvolle (en zelfs hoogbegaafde) schoolkinderen niet vergeten.
Doelstellingen melden
Voor een correcte samenstelling en minimale tijdkosten, is het vanaf het begin noodzakelijk om te beslissen met welk doel en waarom een rapport over het verrichte werk voor het jaar wordt geschreven. Laten we de meest populaire noemen:
- rechtvaardiging van het werkelijke voordeel van een bepaalde positie in de organisatie;
- bevestiging van de kwalificaties van een werknemer;
- demonstratie van effectief werk aan het management;
- financiering ontvangen voor de volgende rapportageperiode;
- toestemming verkrijgen voor het ontwikkelen van een richting (idee);
- reden voor het uitgeven van toegewezen middelen en financiën, enz.
De bekende formulering - de juiste probleemstelling levert 50% van de oplossing - werkt ook in dit geval. Hoe beter we begrijpen waarom een rapport nodig is, hoe makkelijker het voor ons is om het te schrijven. Tot aan het feit dat het document “for show” van ons helemaal geen creatieve aanpak vraagt. En tijdrovend.
Documentstructuur
Als het bedrijf niet heeftrapportageformulier ontwikkeld, dan moet u deze zelf ontwikkelen. Als u het doel van het document kent, moet u over de structuur nadenken. Voorbeeld voortgangsrapporten suggereren dat een duidelijk en eenvoudig overzicht nodig is.
Aan het begin moet het doel en de logica van de informatiepresentatie worden uitgelegd. Leg de volgorde van presentatie uit en maak een inhoudsopgave. Voor de tabel is het noodzakelijk een korte uitleg te geven waarom voor een dergelijke vorm is gekozen.
Binnen secties en subsecties moet men zich ook houden aan de eenheid van presentatie. Het document zal dus begrijpelijker zijn, waardoor het gemakkelijker waar te nemen is. In een rapport voor een lange periode zijn illustraties in de vorm van diagrammen en grafieken heel geschikt, wat de waarneming zal vergemakkelijken. Maar hier moet u zich houden aan de "gulden middenweg"-regel: solide tekst, evenals uitsluitend visueel materiaal, wordt erg snel moe.
Styling
Voor een gewone werknemer is misschien wel het moeilijkste om te schrijven de terminologie en bewoordingen. Een bombastisch rapport ziet er onnatuurlijk uit en veroorzaakt een negatieve reactie van het management. Een te simpele bewoording (bijvoorbeeld 25 documenten gexeroxed) zal de lezer ook afstoten.
Maar sjablonen moeten worden vermeden. De enige uitzondering is het document dat niemand ooit zal lezen. We komen soms dergelijke problemen tegen, maar in dit artikel zijn we geïnteresseerd in echte (niet pro forma) rapporten.
Je moet in ieder geval niet alleen over prestaties praten. Om ze te markerenhet is noodzakelijk om te praten over de moeilijkheden die tijdens het werk moesten worden ondervonden. Complexiteitsanalyse is onder meer stof tot nadenken over werkoptimalisatie voor leidinggevenden. Voorbeelden van voortgangsrapporten geven aan dat je geen vage termen als “onvoldoende toestand”, “ondervonden moeilijkheden”, enz. moet gebruiken. Het is beter om alles bij de juiste naam te noemen: “kapot kopieerapparaat”, “geen toegang tot internet”, “het niet of niet tijdig ontvangen van informatie van de aangesloten afdeling. Dit alles stelt ons in staat om de huidige situatie in het bedrijf adequaat en objectief in te schatten.
Evaluatie van resultaten
Elk resultaat moet worden geback-upt met cijfers. Een dergelijke concretisering geeft inzicht in de dynamiek van ontwikkeling.
Bovendien is het noodzakelijk om de criteria vast te stellen voor het evalueren van de resultaten. Zal het de vorige rapportageperiode zijn (als het bijvoorbeeld een kwartaalrapportage is) of, omgekeerd, het percentage van het behalen van de gestelde doelen, het is aan de auteur van het document.
Over het algemeen kunnen indirecte indicatoren veel vertellen over het proces van het oplossen van taken. Er is hier ook een schat aan informatie voor verdere analyse. Van het bepalen van de arbeidskosten tot het begrijpen van de juistheid van het stellen van doelen.
Van probleem naar oplossing
De meeste rapporten worden geschreven op basis van voortgang. Een document dat duidelijk de probleem-oplossing relatie laat zien, is voordeliger. De lezer begrijpt direct welke methoden en technieken (indien nodig)de uitvoerder profiteerde van de tijdige en hoogwaardige voltooiing van de taak.
De nog gedetailleerdere keten "een specifiek probleem - de oorzaken ervan - doelen stellen - een oplossing" suggereert onmiddellijk de noodzaak om een dagelijks rapport in tabelvorm te presenteren. Bovendien zijn de namen van de grafieken al bekend. Op deze manier gepresenteerde informatie is gemakkelijk te lezen en te analyseren.
Presentatie van kwantitatieve indicatoren
In gevallen waarin het rapport voornamelijk uit numerieke gegevens bestaat, kan de tabelvorm erg moeilijk te begrijpen zijn. Een continue stroom cijfers vermoeit de lezer letterlijk na een paar minuten. Een ander ding - kleurrijke grafieken en diagrammen. Ze zijn duidelijk, begrijpelijk en gemakkelijk te lezen.
Elk diagram moet worden becommentarieerd. Daarnaast is het nodig om aan te geven hoe de verschillende grafieken met elkaar samenhangen; het uitleggen van de oorzaak-en-gevolgrelaties zal de analyse van het rapport verder vergemakkelijken.
Als er tijdens het werk materiële middelen zijn gebruikt, moet je ze niet allemaal opnoemen. In plaats daarvan moeten de verworven voordelen worden vermeld. Een droge uitdrukking: "Kantoorapparatuur aangeschaft" klinkt heel anders als je schrijft: "Er zijn 2 banen gecreëerd, waardoor de output van de afdeling kon worden verhoogd."
Een document uitgeven
Ondanks het feit dat er geen enkele vorm van compilatie is, kan een rapport over het verrichte werk worden opgesteld in overeenstemming met GOST, dat de belangrijkstewetenschappelijke criteria. Het beschrijft de vereisten voor opmaak, lettertype en -grootte, enz.
Wat betreft de leesbaarheid van het document, hier zijn enkele tips:
- probeer niet meer dan 5 zinnen in één alinea te hebben;
- sleutelindicatoren kunnen worden gemarkeerd in lettertype of kleur;
- breek de tekst zodat de tabel of grafiek niet de hele pagina in beslag neemt; zorg ervoor dat u ruimte laat voor opmerkingen over hen;
- schrijf een duidelijke en beknopte samenvatting van het rapport.
Deze tips helpen de perceptie van uw rapport te vergemakkelijken, wat betekent dat ze de lezer in eerste instantie zullen voorbereiden op een loyale houding ten opzichte van de auteur van het document. Stel je voor dat jij de baas bent. En maak het rapport op een manier die nuttig en interessant voor u is om te lezen.
Aanbevolen:
Is een zegel verplicht voor een individuele ondernemer: kenmerken van de wetgeving van de Russische Federatie, gevallen waarin een individuele ondernemer een zegel moet hebben, een bevestigingsbrief over het ontbreken van een zegel, een monstervulling, de voor- en nadelen van werken met een zeehond
De noodzaak om gebruik te maken van printen wordt bepaald door het soort activiteit dat de ondernemer uitvoert. Bij het werken met grote opdrachtgevers zal in de meeste gevallen de aanwezigheid van een stempel een noodzakelijke voorwaarde voor samenwerking zijn, hoewel niet wettelijk verplicht. Maar bij het werken met overheidsopdrachten is afdrukken noodzakelijk
Hoe bepaal je of een konijn een meisje of een jongen is? Hoe onderscheid je een jongenskonijn van een meisje?
Konijnen worden zowel als boerderijdier als als huisdier gehouden. Onervaren eigenaren kunnen het geslacht van het dier niet altijd nauwkeurig bepalen en hierdoor kunnen verschillende problemen ontstaan. Een beginnende boer koopt bijvoorbeeld dieren om te fokken en een gewetenloze verkoper geeft hem twee mannetjes. Hoe bepaal je of een konijn een meisje of een jongen is? Leer van dit artikel
Een voorbeeld van een aanbevelingsbrief. Hoe schrijf je een aanbevelingsbrief van een bedrijf aan een werknemer, voor toelating, voor een oppas?
Een artikel voor degenen die voor het eerst een aanbevelingsbrief moeten schrijven. Hier vindt u alle antwoorden op vragen over de betekenis, het doel en het schrijven van aanbevelingsbrieven, evenals een voorbeeld van een aanbevelingsbrief
Hoe kom je aan een perceel voor de bouw van een woongebouw? Hoe kies je een perceel voor het bouwen van een huis?
Het is niet zo moeilijk om een stuk grond te krijgen voor de bouw van een woongebouw als je precies weet hoe je het moet doen
Hoe schrijf je een getuigenis voor een student, werknemer of gewoon een gewoon persoon
Soms worden we bij het solliciteren naar een nieuwe baan of bij het betreden van een instelling voor hoger onderwijs gevraagd om een referentie van een eerdere werkplek of studie mee te nemen. Wat is het, waarom is het nodig en wie kan het schrijven, we zullen proberen te vertellen in ons artikel
