Assistent-hoofdaccountant: aanstelling, toelatingsvoorwaarden, functieomschrijvingen en omvang van de uitgevoerde werkzaamheden

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Elke staats-, begrotings- of handelsonderneming voert haar activiteiten uit in het kader van boekhouding en rapportering door de hoofdaccountant. Geen enkele zakelijke transactie, geen enkel economisch proces passeert de hoofdaccountant, die alle boekhoudprocedures van het bedrijf controleert. Maar het is vrij moeilijk voor één persoon, en zelfs in een grootschalig bedrijf, om het hele scala aan taken te begrijpen die aan de hoofdaccountant zijn toegewezen. Daarom neemt elk hoofd van de boekhoudafdeling een verplichte personeelseenheid om hem te helpen - een assistent van de hoofdaccountant.

De "rechterhand" van de hoofdaccountant

Wat is deze functie? Wie is hij - assistent-hoofdaccountant? Welke planverantwoordelijkheden zijn opgenomen in zijn functiebeschrijving?

In feite is het assistent-personeel van het hoofd van de boekhoudafdeling iemand die alles voor hem doettechnische problemen en neemt de verantwoordelijkheid voor het onderhoud van alle documentatie die hem door het hoofd is toegewezen. De assistent-hoofdaccountant is zijn steun, een onmisbare leerling, praktisch beschouwd als zijn "rechterhand". In eerste instantie wordt een jong en veelbelovend persoon, niet zonder ambitie en wens om zich in zijn vakgebied te ontwikkelen, in zo'n functie geplaatst. Vaak is dit een pas afgestudeerde met weinig werkervaring in het primaire bedrijf waar hij door de onderwijsinstelling naartoe is gestuurd. Met de ambitie om zichzelf als een waardig kader te realiseren, grijpt zo'n medewerker hardnekkig de kans die hem wordt gegeven om zichzelf te bewijzen en probeert hij uit alle macht zijn belang aan zijn directe leidinggevende te bewijzen en professionele hulp te bieden. Ondertussen doet de assistent tijdens dit werk zelf de nodige ervaring op, verwerft hij nieuwe kennis, leert hij de weg van de onderneming kennen en gaat hij de loop van economische processen in.

Kennisspectrum van assistent-hoofdaccountant

Het is echter niet genoeg om alleen maar veelbelovend te zijn en ernaar te streven nieuwe carrièrehoogten te veroveren. Het werk van de assistent-hoofdaccountant is voornamelijk gebaseerd op de verplichte kennis van de lijst met specifieke punten van het functioneren van de afdeling van een bepaalde onderneming, namelijk:

• wettelijke basis voor boekhouding;
• orders en instructies over de organisatie van boekhouding en rapportage;
• belangrijkste punten civiel recht, fiscale en financiële wetgeving;
• bedrijfsstructuur en strategische vooruitzichten voor de ontwikkeling ervan;
• P(S)BU;
• IFRS;
• boekhoudkundige documentatie procedure;
• grondbeginselen van productietechnologie;
• markteconomische methoden;
• arbeidswetten;
• regels en normen voor arbeidsbescherming.

Procedure voor afspraak

Zoals bij elke andere werknemer, wordt de procedure voor het aanstellen van een assistent-hoofdaccountant uitgevoerd in overeenstemming met de vastgestelde huidige arbeidswetgeving. Formeel gebeurt dit door opdracht van de directeur om een nieuwe staf aan te nemen in de persoon van de handlanger van de hoofdaccountant. In feite selecteert de hoofdaccountant zelf een kandidaat voor de functie van zijn assistent, bekijkt hij allerlei cv's, voert hij specifieke sollicitatiegesprekken, verwijdert hij ongeschikte kandidaten en noteert hij voor zichzelf de belangrijkste kwaliteiten van potentiële kandidaten voor de functie van zijn assistent. Maar in ieder geval moet een ingehuurde medewerker van de boekhoudafdeling een hbo- of economische opleiding hebben genoten, of een gespecialiseerde middelbare opleiding met minimaal één jaar werkervaring in zijn opleidingsprofiel.

Ontheffing wordt ook uitgevoerd in overeenstemming met de procedure die is vastgelegd in de huidige arbeidswetgeving op bevel van de directeur na een voorlopige mondelinge verklaring van de direct leidinggevende - de hoofdaccountant zelf.

Arbeidsvoorwaarden

Volgens voorwaardenDe assistent-hoofdaccountant rapporteert rechtstreeks aan zijn leidinggevende en voert zijn instructies uit in opdracht van zijn directe superieuren. De assistent-hoofdaccountant moet zich bij de uitvoering van zijn werkzaamheden laten leiden door het regelgevend kader, het statuut van de vennootschap, de boekhoudkundige bepalingen in de vennootschap, de huidige functiebeschrijvingen en het interne arbeidsreglement. Tegelijkertijd is een voorwaarde waaronder dit personeel wordt toegelaten tot het personeel, kennis van niet alleen het gespecialiseerde regelgevende kader, maar ook de aanwezigheid van een standaard set computervaardigheden, vloeiendheid in softwaretoepassingen, toepassing van boekhoudprogramma's in de praktijk, inclusief "1C". Ook moet een ingehuurde assistent begrijpen dat hij op zakenreis kan worden gestuurd, en in het geval van een zakenreis van de hoofdaccountant, diens plaatsvervanger zijn.

Functieomschrijvingen

De reikwijdte van de taken van de assistent-hoofdaccountant wordt bepaald door het interne arbeidsschema van de onderneming, goedgekeurd door de directeur, evenals persoonlijke voetnoten van de hoofdaccountant, als de directe supervisor van de ingehuurde werknemer. Om correct werk uit te voeren, maakt hij bij het inhuren kennis met de lijst met specifieke functies die vereist zijn voor verplichte implementatie. De functieomschrijving van een assistent-hoofdaccountant omvat dus:

• uitvoering van bestellingen en bestellingen van uw management en bedrijfsadministratie;
• uitvoering van het werk in het toegewezen gebied van de boekhouding;
• reflectie in de primarydocumentatie van relevante zakelijke transacties;
• geldstroomcontrole op bankrekeningen;
• uitvoering van betalingsopdrachten en hun tijdige indiening bij de bank;
• bewaking van de tijdigheid en correctheid van bij- en afschrijvingen;
• opmaken van contanten en andere kasrapporten;
• betalingen doen aan de staatsbegroting en de begroting op lokaal niveau;
• berekeningen onder huurovereenkomsten;
• zorgen voor de veiligheid van boekhoudkundige documentatie;
• voorbereiding van documentatie voor de daaropvolgende overdracht naar het archief;
• deelname aan inventarisatie;
• vervanging van een afwezige chef of gewone accountant;
• methodologische assistentie bieden aan collega's en medewerkers van de eenheid op het gebied van boekhouding, controle, analytische en rapportagekwesties;
• naleving van arbeids- en productiediscipline.

Persoonlijke kwaliteiten en werkvaardigheden

Naast de vervulling van het specifieke takenpakket voorziet de functie van assistent-hoofdaccountant in het bezit van een aantal persoonlijke kwaliteiten van de medewerker die bijdragen aan zijn kwalitatief hoogstaand functioneren als stafeenheid. Hier is het heel belangrijk om uithoudingsvermogen, aandacht en doorzettingsvermogen te hebben, omdat het werk niet gemakkelijk is en constante concentratie op de uitgevoerde taken vereist. Kwaliteiten als voorzichtigheid en gematigdheid zullen niet interfereren, omdat het werk niet alleen kwantitatief moet worden gedaan, maar ookkwalitatief. Logisch en analytisch denken, als verplicht onderdeel van de professionaliteit van een assistent-hoofdaccountant, zal een onmisbare troef worden van een medewerker bij het helpen van zijn manager. Een vrij belangrijke rol wordt gespeeld door constante geheugentraining, vooral visueel, evenals toewijding aan je plicht en je werk, omdat de coëfficiënt van nuttige activiteit in het uitgevoerde werk hiervan afhangt.

Rechten

Niet alleen een aparte groep taken en vaardigheden moet eigendom zijn van de assistent-hoofdaccountant van de onderneming. Hij heeft in ieder geval bepaalde rechten die hem leiden bij de uitvoering van een specifiek takenpakket dat hem door de hoofdaccountant wordt opgedragen. Wat zijn deze rechten?

Ten eerste kan hij te allen tijde de benodigde materialen en documenten opvragen of eisen die direct verband houden met de werkzaamheden van de accountant. Niemand heeft het recht de assistent-hoofdaccountant te weigeren in zijn verzoeken van financiële en boekhoudkundige aard of vragen over de economische activiteiten van de onderneming.

Ten tweede kan hij zijn conclusies uiten aan de administratie van de onderneming, wat zal helpen het werk met betrekking tot het functionele apparaat van de boekhoudafdeling en secties van de hele onderneming als geheel te verbeteren. De assistent heeft niet het recht om de orders van de hoofdaccountant aan te vechten of er bezwaar tegen te maken, maar hij kan zijn eigen voorstellen doen die echt rationeel zijn.

Verantwoordelijkheid

Wat betreft verantwoordelijkheid,die de adjunct-hoofdaccountant draagt, dan is deze beperkt tot de volgende aspecten, bij vaststelling waarvan hij een bestuurlijke boete in de vorm van een berisping of ontslag kan krijgen:

• volledige of gedeeltelijke niet-naleving van de items van de functiebeschrijvingen;
• het verstrekken van valse informatie aan het hoger management over de uitvoering van taken, instructies, van hem ontvangen orders, evenals schending van de tijdsperiode die is toegewezen voor de uitvoering van deze taken;
• weigering om bevelen, richtlijnen en instructies van de directeur van het bedrijf uit te voeren;
• ontbinding van discipline en schending van interne regelgeving;
• schade aan bedrijfseigendommen, inclusief goederen en andere materiële activa;
• openbaarmaking van informatie die officiële of commerciële geheimen vormt.

Arbeidsomstandigheden

Wat de werkwijze betreft: de adjunct-hoofdaccountant verbindt zich ertoe om zich in opdracht van de directeur te houden aan het vertrekschema, dat hem werd aangekondigd als het interne arbeidsreglement, en zich te houden aan de officiële stiptheid in het bezoeken van de werkplek en de afgesproken discipline met de verplichte naleving van de dresscode van het bedrijf. Als er een productiebehoefte ontstaat, kan deze in opdracht van de directie en met instemming van de directe oversten van de adjunct-hoofdaccountant op zakenreis worden gestuurd.

Onuitgesproken taken

Over de geheime taken van een assistent gesproken, we kunnen ervan uitgaan dat er mogelijke eisen zijn van de hoofdaccountant aan zijn assistent, die niet officieel op papier zijn vastgelegd, maar plaatsvindenzijn. Zet bijvoorbeeld elke dag koffie voor de komst van de autoriteiten op het werk of geef de bloemen water tijdens zijn afwezigheid van de werkplek. Dit soort taken zijn niet opgenomen in de lijst met functiebeschrijvingen, maar om een normaal vriendelijk microklimaat te handhaven in de relaties tussen de baas en de ondergeschikte, is het beter voor de assistent om deze eenvoudige onuitgesproken regels te volgen.

Praktische betekenis van het frame

Assistent-hoofdaccountant in een fabriek, bij een handelsonderneming, in een budgettaire instelling is even belangrijk voor zijn manager en het bedrijf als geheel. Dit is hetzelfde frame dat zorgt voor een vlotte werking van het beheerapparaat van de boekhoudafdeling. Dankzij hem worden de directe activiteiten van de hoofdaccountant georganiseerd en worden technische problemen geëlimineerd in het gevestigde systeem van de boekhoudafdeling als geheel. Daarom is het een vergissing om te denken dat de assistent van de hoofdaccountant slechts een "pion" in zijn handen is. Met de juiste selectie van personeel uit de massa waardige kandidaten, kan de assistent van het hoofd van de boekhoudafdeling echt een waardevolle werknemer en een onmisbare personeelseenheid worden in het bedrijf van de onderneming.