Vergoeding voor het gebruik van een persoonlijke auto: berekeningsprocedure en functies

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Veel medewerkers gebruiken hun eigen auto bij het uitvoeren van hun taken. Ze vervoeren goederen of bedrijfsleiders, ontmoeten leveranciers of voeren andere belangrijke activiteiten uit. Daarom eisen zij dat de bestuurder een vergoeding voor het gebruik van een personenauto overmaakt. De grootte kan in verschillende situaties aanzienlijk variëren, omdat rekening wordt gehouden met de kenmerken van de machine, de acties die door de werknemer worden uitgevoerd en de wettelijke normen.

Welke kosten worden vergoed?

De hoogte van de vergoeding voor het gebruik van een personenauto hangt af van verschillende factoren. De leiders van veel bedrijven nemen alleen specialisten in dienst die hun eigen machines hebben, waardoor ze veel taken aankunnen.

Gebaseerd op art. 188 van de arbeidswet, kan een werknemer van het management van het bedrijf eisen dat hij een vergoeding voor het gebruik van een persoonlijke auto overmaakt. Om dit te doen, moet hij bewijzen dat hij bepaaldeuitgaven. De volgende fondsen worden betaald door het hoofd van het bedrijf:

• compensatie voor waardevermindering van onroerend goed tijdens het gebruik voor werkdoeleinden;
• Werkelijke kosten in verband met het gebruik van een auto, vertegenwoordigd door de kosten van benzine, reparaties of onderhoud.

De hoogte van de vergoeding moet vooraf tussen de twee deelnemers aan de arbeidsrelatie worden besproken en ook schriftelijk worden vastgelegd. Meestal wordt de procedure uitgevoerd in het kader van het sluiten van een arbeidsovereenkomst. Het is toegestaan deze gegevens in een aanvullende overeenkomst op een bestaande arbeidsovereenkomst op te nemen.

Welke informatie is opgenomen in het contract?

Bij het toekennen van een vergoeding aan een werknemer voor het gebruik van een persoonlijke auto, wordt rekening gehouden met tal van parameters van de auto. Alle informatie met betrekking tot de benoeming van een vergoeding wordt opgenomen in de arbeidsovereenkomst. Deze omvatten:

• exacte parameters van een auto van een medewerker van het bedrijf;
• de procedure voor het besturen van een auto voor werkdoeleinden;
• gronden voor het bezit van een auto, aangezien een werknemer niet alleen de eigenaar kan zijn, maar ook een trustee, evenals een huurder;
• de periode waarin de werkzaamheden met behulp van het voertuig worden uitgevoerd;
• exacte hoogte van de vergoeding;
• andere kosten in verband met de werking van de machine;
• documenten die door de werknemer moeten worden opgesteld zodat hij zijn onkosten voor de auto kan bevestigen;
• de volgorde op basis waarvan ze moetengeld overmaken;
• termijnen waarin de compensatie van de werknemer wordt betaald.

Als ten minste één clausule van het contract wordt geschonden, kan de werknemer weigeren zijn auto voor werkdoeleinden te gebruiken.

Welke kosten worden vergoed?

Personal Vehicle Worker's Compensation is bedoeld om de volgende kosten te dekken:

• onderhoud;
• betaling voor benzine;
• de hele werkdag in betaald parkeren;
• wasstraat;
• andere kosten in verband met het gebruik van de machine voor zakelijke doeleinden.

Bij het berekenen van deze vergoeding wordt er rekening gehouden met hoe snel de auto verslijt, hoeveel geld er wordt besteed aan het tanken en ook wat de kosten van gepland onderhoud zijn. De werkgever heeft het recht om van de werknemer te eisen dat hij verschillende cheques of kwitanties overhandigt die bepaalde uitgaven bevestigen.

Welke documenten zijn vereist?

Betaling van een vergoeding voor het gebruik van een persoonlijke auto wordt alleen toegekend na overdracht aan de werkgever van officiële documenten die bepaalde uitgaven bevestigen. Deze documenten omvatten:

• vrachtbrieven die bevestigen dat een bepaalde machine daadwerkelijk is gebruikt om de werkproblemen van een bepaald bedrijf op te lossen, en de vorm van dit document wordt door elke organisatie afzonderlijk ontwikkeld;
• kasbonnen uitgegeven bij benzinestations of tankstations;
• rapporten opgesteld door een medewerker van de organisatie;
• een dagboek dat alle bewegingen van een werknemer in zijn auto registreert om werkproblemen op te lossen.

Als er een bestelling is, wordt een vergoeding voor het gebruik van een persoonlijke auto toegekend. Een voorbeeld van dit document kan hieronder worden bekeken.

Belasting van betalingen

De kosten van ondernemingen in verband met het onderhoud van dienstauto's worden gebruikt om de belastinggrondslag te verlagen bij de vaststelling van de inkomstenbelasting. Maar dit is alleen mogelijk als er officiële documenten zijn die dergelijke kosten bevestigen. Tegelijkertijd is het belangrijk dat de machine echt wordt gebruikt om werkproblemen op te lossen.

Hierbij wordt rekening gehouden met de volgende nuances:

• er wordt geen personenbelasting geheven op vergoedingen voor het gebruik van een personenauto, en verzekeringspremies worden niet overgedragen;
• het bedrag van deze betaling mag het wettelijk vastgestelde tarief niet overschrijden;
• overschrijdt de vergoeding de norm, dan kan het meerdere niet worden gebruikt om de heffingsgrondslag voor de inkomstenbelasting te verlagen.

Deze betaling wordt alleen toegekend tijdens de periode waarin de werknemer van de onderneming zijn arbeidstaken rechtstreeks uitvoert. Als hij met ziekteverlof of vakantie is, kunnen de kosten van een vergoeding voor het gebruik van een personenauto door een werknemer niet worden gebruikt om de heffingsgrondslag voor de inkomstenbelasting te verlagen.

Hoe aanvragen?

Werkgevers die werknemers in dienst hebben die hun eigen voertuigen hebben, moeten weten hoe ze competent moeten zijnom hen te compenseren voor het gebruik van de auto. Om dit te doen, wordt de juiste documentatie vakkundig opgesteld. De procedure voor het toewijzen van een vergoeding omvat de volgende stappen:

• bij het in dienst nemen van een burger is het noodzakelijk dat informatie over de noodzaak om vergoedingen over te dragen in de arbeidsovereenkomst wordt opgenomen, aangezien de nieuwe werknemer zijn auto zal gebruiken om de taken van het hoofd uit te voeren;
• de titeldocumentatie voor de auto wordt overgedragen aan de werkgever, en dit omvat niet alleen het kentekenbewijs, maar ook de titel, en als de burger een trustee is, dan een kopie van de volmacht op basis waarvan hij de auto gebruikt wordt bovendien overgedragen;
• verder worden alle voorwaarden voor samenwerking bedongen, die gunstig moeten zijn voor beide deelnemers aan de arbeidsrelatie;
• als een langdurig werknemer een auto koopt die hij voor officiële doeleinden gaat gebruiken, dan komt er een aanvullende overeenkomst tot stand op een bestaande arbeidsovereenkomst;
• indien de auto wordt overgedragen voor gebruik door andere functionarissen van het bedrijf, wordt een akte van aanvaarding en overdracht van de auto opgemaakt;
• Maandelijks of wekelijks stelt een medewerker van het bedrijf een rapport op dat alle uitgaven aangeeft voor een auto die voor werkdoeleinden wordt gebruikt;
• dit rapport gaat vergezeld van talrijke betalingsdocumenten die uitgaven bevestigen en gepresenteerd worden door verschillende cheques, facturen of andere soortgelijke documenten.

De directe eigenaar of anderen mogen de auto besturenwerknemers van het bedrijf aangesteld door de verantwoordelijke personen in opdracht van de werkgever.

Een bestelling doorgeven aan het hoofd

Vergoeding voor het gebruik van een persoonlijke auto wordt alleen betaald als de benodigde documenten correct zijn ingevuld. Hieronder v alt ook het afgeven door de directeur van het bedrijf van een opdracht, op basis waarvan een betaling wordt gedaan aan de eigenaar van het voertuig.

Het is toegestaan in plaats van de permanente afgifte van orders om de noodzaak van de opbouw van compensatiebetalingen vast te leggen in de lokale interne wetten van het bedrijf.

Bestelformulier kan door elk bedrijf afzonderlijk worden ontwikkeld. Dit document bevat de volgende informatie:

• naam van het bedrijf waar de autobezitter werkt;
• zijn functie en volledige naam;
• naam en parameters van het voertuig dat voor de bediening wordt gebruikt;
• voorwaarden waaronder een vergoeding wordt betaald, het kan bijvoorbeeld een vast bedrag zijn dat aan het einde van elke maand aan de werknemer wordt overgemaakt, en kan ook worden berekend op basis van betalingsdocumenten die door de werknemer aan de werkgever.

Een arbeidsovereenkomst of een aanvullende overeenkomst dient als basis voor het verstrekken van een opdracht. Deze documenten moeten informatie bevatten dat een bepaalde werknemer zijn eigen auto gebruikt tijdens de uitvoering van werkzaamheden.

Welke regelgeving is van toepassing?

Compensatietarieven voor het gebruik van een persoonlijke auto moeten door het management van het bedrijf in aanmerking worden genomen, aangezien zehangt ervan af of het mogelijk is om de heffingsgrondslag voor de inkomstenbelasting te verlagen op kosten die verband houden met de overdracht van vergoedingen aan de eigenaar van het onroerend goed, vertegenwoordigd door een werknemer van de vennootschap. Deze normen zijn vastgesteld op het niveau van de staat. Deze omvatten:

• als een personenauto wordt gebruikt waarvan het motorvermogen niet groter is dan 2000 kubieke meter. kijk, dan is de betalingssnelheid 1, 2000 roebel;
• als het motorvermogen meer dan 2000 kubieke meter bedraagt. kijk, dan is de norm 1,5 duizend roebel;
• als een motorfiets wordt gehuurd, is de vergoeding daarvoor binnen de norm 600 roebel.

Het gebruik van vrachtwagens is door geen enkele wet gereguleerd, aangezien dergelijke kosten zijn opgenomen in een andere categorie bedrijfskosten.

Kan ik een auto huren?

Compensatie voor het gebruik van een personenauto is niet onderworpen aan personenbelasting, maar wordt alleen gebruikt om de inkomstenbelasting te verlagen als het bedrag niet hoger is dan de wettelijke normen. Maar vaak is het nodig om een bedrag boven dit tarief over te maken aan de eigenaar van de auto. Om te voorkomen dat een aanzienlijke belasting moet worden betaald, kan het hoofd van het bedrijf besluiten om een huurovereenkomst met de werknemer op te stellen.

Bij het genereren van dit document wordt er rekening mee gehouden of een auto met bemanning wordt gehuurd of niet. Bovendien bevat deze overeenkomst informatie over hoe de machine zal worden onderhouden.

Een dergelijke overeenkomst komt pas tot stand inschriftelijk, maar vereist geen notariële of staatsregistratie. De eigenlijke auto is het onderwerp van de overeenkomst, daarom wordt informatie over zijn kenteken in de tekst ingevoerd, evenals gegevens uit de titel en kentekenbewijzen worden overschreven.

Als een bedrijfsmedewerker een auto gebruikt op basis van een volmacht, dan moet u bij het opstellen van een leaseovereenkomst de directe eigenaar van de woning betrekken. Als een auto zonder bemanning wordt gehuurd, is er bovendien een geldige OSAGO-polis aan verbonden.

De nuances van het gebruik van het leenmechanisme

Aangezien de personenbelasting en andere belastingen niet worden betaald uit een vergoeding voor het gebruik van een personenauto, stemt de werknemer vaak in met een specifieke registratiemethode, die erin bestaat dat de auto wordt overgedragen met behulp van het leenmechanisme aan de werkgever. Om dit te doen, wordt rekening gehouden met de volgende nuances:

• het proces van het toepassen van het leenmechanisme houdt in dat rekening wordt gehouden met de vereisten van art. 689 GK;
• onder dergelijke omstandigheden wordt de auto voor gebruik overgedragen aan het bedrijf, zodat niet alleen de eigenaar, maar ook andere medewerkers van het bedrijf als bestuurder kunnen optreden;
• het is het bedrijf dat verplicht is om zich bezig te houden met het onderhoud van het voertuig, de reparatie ervan, de boekhouding van benzine en andere belangrijke zaken, wat het proces van het berekenen van de persoonlijke inkomstenbelasting en belastingen van de organisatie aanzienlijk vereenvoudigt;
• het is toegestaan om in het contract aan te geven dat de auto uitsluitend wordt gebruikt door de directe eigenaar;
• Voordelen van het gebruik van een leenmechanisme zijn onder meer dat het het proces vereenvoudigthet bepalen van de kosten van het bedrijf voor het onderhoud en het gebruik van de auto;
• het bedrijf is noodzakelijkerwijs de koper van de OSAGO-polis;
• het is niet verplicht om enige aanvullende beloning over te dragen aan de werknemer, die een beperkt bedrag heeft;
• als de machine wordt overgedragen om de machine te bedienen aan een andere medewerker van het bedrijf, dan zal het management van het bedrijf aanvullende personeelsdocumenten moeten opstellen.

Een accountant moet in het 1C-programma een vergoeding voor het gebruik van een persoonlijke auto op competente wijze aangaan. Het hangt af van de juistheid van de boekhouding of een onderneming kan rekenen op een verlaging van de heffingsgrondslag voor de inkomstenbelasting.

Nuances van het opstellen van een GPC-overeenkomst

Een andere mogelijkheid om een persoonlijke automedewerker in te zetten ten behoeve van het bedrijf is het opstellen van een GPC-overeenkomst tussen de directie van het bedrijf en de directe autobezitter. Deze overeenkomst is een alternatief voor een arbeidsovereenkomst.

Onder een dergelijke overeenkomst is de werknemer de aannemer en het bedrijf de klant. Een dergelijke samenwerking wordt niet gereguleerd door de bepalingen van de arbeidswet.

Kan ik de vergoeding betwisten?

De berekening van de vergoeding voor het gebruik van een persoonlijke auto moet worden gebaseerd op de documentatie die door de werknemer is ingediend bij de boekhoudafdeling van het bedrijf. Maar vaak maken zelfs ervaren professionals fouten die meestal door belastinginspecteurs worden opgemerkt tijdens het controleren van een organisatie.

Het meest betwiste bedrag van de betaling door medewerkers van de federale belastingdienst. Hier kunnen verschillende redenen voor zijn:

• afwezigheid van betalingsdocumenten gepresenteerd door cheques, facturen, bestellingen of andere papieren;
• de procedure voor het gebruik van een auto van een medewerker van het bedrijf voor organisatorische doeleinden is onjuist opgesteld;
• Vermist diverse belangrijke documenten voor de auto ingediend door STS of PTS.

Challenge wordt uitgevoerd in de rechtbank. Vaak is de reden zelfs het feit dat de auto wordt overgedragen door een burger die hem kan gebruiken op basis van een gewone, en niet een algemene, volmacht, dus hij heeft niet het recht om de auto over te dragen voor gebruik door derden feesten.

Regels voor het betalen van een vergoeding voor het gebruik van een auto van de zaak voor persoonlijke doeleinden

Een andere situatie is wanneer een werknemer een auto krijgt van een werkgever. Het wordt gebruikt om belangrijke problemen op te lossen, maar vaak moet een medewerker het voor persoonlijke doeleinden gebruiken. Dit roept de vraag op hoe dergelijke relaties te formaliseren. Daarom kunnen hiervoor de volgende mogelijkheden worden gebruikt:

• mondelinge overeenkomst tussen het hoofd en de werknemer van het bedrijf;
• het opstellen van een huurovereenkomst met een medewerker van het bedrijf;
• management geeft opdracht om de auto over te dragen aan een medewerker.

Bij het berekenen van de onkosten van het bedrijf wordt rekening gehouden met informatie uit reisbladen en kilometertellers. In dit geval kunt u de kilometerstand tijdens werktijd bepalen. Indien het gebruik van een bedrijfswagen voor persoonlijke doeleinden werd beoefend, mag de vergoeding nietbetaald aan het hoofd van het bedrijf door de werknemer.

Conclusie

Veel bedrijven huren alleen werknemers in die een persoonlijke auto hebben, die vervolgens wordt gebruikt om werkproblemen op te lossen. In dit geval kan de autobezitter enige vergoeding verwachten, en het bedrag hangt af van de werkelijke kosten die men moet maken bij het oplossen van werktaken met behulp van een persoonlijke auto.

Het bedrag van de vergoeding mag de wettelijke normen niet overschrijden, anders kunnen dergelijke uitgaven niet door het bedrijf worden gebruikt om de belastinggrondslag voor inkomstenbelasting te verlagen. Vaak overtreden accountants de regels voor het berekenen van deze betaling, wat leidt tot het aanvechten van schadevergoeding door belastinginspecteurs voor de rechtbank.