Controle van de geldtransacties van de bank. Overzicht van controlesystemen voor contante transacties

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Kassier is een enorme belasting- en boekhoudsector, die wordt beheerst door veel voorschriften en uitgebreide regels. Alle organisaties en individuele ondernemers die met contant geld schikkingen treffen met tegenpartijen zijn verplicht hieraan te voldoen. Omdat er op dit gebied van de boekhouding vaak verschillende soorten fraude voorkomen, wordt de controle op contante transacties elk jaar ingewikkelder, aangescherpt en gemoderniseerd. Dit artikel bespreekt de rol van de kassa in de onderneming, de gedragsregels, evenals methoden en systemen voor het controleren van activiteiten.

De rol van de kassa in organisaties en banken

Kassier van de onderneming is noodzakelijk voor organisaties die contant geld accepteren en uitgeven. Het doel van deze operaties kan zijn: het verstrekken van salarissen aan werknemers, reiskosten, kantoorkosten, het ontvangen van betalingen van klanten, schikkingen met leveranciers. Al deze handelingen moeten via de kassa worden uitgevoerd. De controle van contante transacties is toevertrouwd aan de Belastingdienst.

Wanneer in de gebruikelijke routineIn de dialoog wordt het woord "kassa" gebruikt, de kassa zelf verschijnt voor je ogen. Sterker nog, in organisaties gaat het niet alleen om besturings- en computerapparatuur. De kassa van een (rechts)persoon is een heel systeem met onder meer een goed uitgeruste kassawerkplek, software, het apparaat zelf, beschikbaarheid van rapportages, naleving van de limiet en incassoregels. De specialist die op dit gebied werkzaam is, moet ook op de juiste manier worden afgegeven.

Regels voor kamerapparatuur

Controle van contante transacties begint met de vereisten voor het pand waarin de kassa zelf zich bevindt. Zonder de juiste uitrusting en uitrusting, zoals vereist door de regels en voorschriften van de Centrale Bank, zou de kassa niet moeten functioneren. Natuurlijk houden niet alle organisaties zich aan de regelgeving. Zo'n aanpak kan ten eerste leiden tot boetes en ten tweede is het gevaarlijk voor het geld en de werknemer die er financieel verantwoordelijk voor is. Bankorganisaties moeten zonder mankeren aan alle eisen voldoen, anders kan hun een vergunning worden ontnomen. Hieronder staan de algemene vereisten voor het uitrusten van de kassa:

• De aanwezigheid van slechts één deur die van binnenuit sluit. Het deurslot moet veilig zijn, in sommige gevallen worden ijzeren bouten en bouten gebruikt, evenals hangsloten, zodat het onmogelijk is om de deur van buitenaf te breken.
• In de kamer is er een raam voor contact met klanten, het ontvangen en uitgeven van geld. Het raam moet ook goed sluiten en voorzien zijn van een scharnierhangslot. Overigens zijn de afmetingen van de deur en het raam duidelijk geregeld. Afwijking van de vastgestelde afmetingen is toegestaan als de onderneming een beveiligingseenheid heeft.
• De kamer moet worden uitgerust met metalen kasten. Ze moeten worden bevestigd aan de draagconstructies van het gebouw, zodat ze niet samen met de interieurdetails waaraan ze zijn vastgeschroefd, kunnen worden verwijderd. Aan het einde van de werkdag worden kasten op slot en verzegeld.
• Ventilatie en ramen moeten goed gesloten zijn en voorzien van metalen staven.
• Er moeten twee brandblussers in de kamer zijn.
• De kassa moet zijn voorzien van alarmen die signalen van verschillende beveiligingscircuits naar het lokale politiebureau of beveiligingsorganisatie sturen.

Procedure voor het werken met kassier

Controle van contante transacties impliceert een bepaalde werkvolgorde. Bij aankomst op zijn werkplek is de primaire taak van de kassier om de integriteit van de zegels op de dozen en de kluis te controleren, evenals om te controleren of er tekenen zijn van breuk en ongeoorloofde toegang tot het pand. Als er geen waarschuwingsborden worden gevonden, kunt u aan de slag. Als er tekenen zijn van de aanwezigheid van iemand anders, is het noodzakelijk om onmiddellijk wetshandhavingsinstanties te bellen en, vóór de komst van werknemers, de onschendbaarheid van documenten, apparatuur en meubilair in de kassa te waarborgen. Alleen in aanwezigheid van politieagenten is het mogelijk om te controleren wat er op het toneel ontbrak. Met hen wordt de inhoud van de kluis herberekend. Na inspectiepand wordt een akte opgemaakt in vier exemplaren: één is bestemd voor politieagenten, de tweede voor de verzekeringsmaatschappij en de derde voor de onderneming zelf. Een vierde exemplaar is nodig als er een moederorganisatie is.

Toegang tot de ruimte waarin de kassa staat, mag alleen beschikbaar zijn voor de kassier, uitgegeven volgens alle vereisten van de Centrale Bank en de TKRF, en voor de autoriteiten. Een set sleutels bestemd voor meerderen moet worden verzegeld en op een veilige plaats worden bewaard. Er mogen geen persoonlijke bezittingen van de kassamedewerker in de kassaruimte aanwezig zijn. Alleen wat tot de economische organisatie behoort, bevindt zich daar.

Er zijn ook eisen aan de hoeveelheid contant geld die aan de kassa van de organisatie kan worden bewaard. Het is noodzakelijk om vooraf te berekenen en in de relevante handelingen de limiet van het geld te documenteren, waarboven er aan het einde van de werkdag geen contant geld aan de kassa mag zijn. Om de limiet te handhaven, wordt een speciale operatie uitgevoerd - incasso, wat betekent dat gespecialiseerd transport met betrouwbare bescherming geld naar de bank transporteert. Kleine filialen van de bank verzamelen hun geld bij de belangrijkste kluizen en organisaties - bij de bank waarmee ze een service- en ondersteuningsovereenkomst hebben. De contante limiet kan alleen worden overschreden binnen drie dagen, wanneer salarissen worden verstrekt aan werknemers van de organisatie.

Procedure voor het uitgeven van contant geld aan de kassa

Controle van contante transacties van de bank en organisaties is gebaseerd op een duidelijke regeling van het vastleggen van alle acties metContant. Alle transacties worden correct gedocumenteerd en weergegeven in verschillende soorten zakelijke boekhouding.

Het systeem voor het controleren van contante transacties omvat de weerspiegeling van alle manipulaties met contant geld met behulp van contante ontvangsten en uitgaven, voorrapporten, cheques en handelingen op de gebruikte fondsen die onder het rapport zijn uitgegeven. Alle transacties worden geregistreerd in het kasboek. Aan het einde van de werkdag wordt er een rapport opgemaakt met de bijgevoegde definitieve fiscale bonnen afgedrukt vanaf de kassa.

Alle operaties voor de uitgifte van fondsen moeten worden bevestigd door contante bestellingen met de handtekening van de persoon aan wie ze zijn uitgegeven. In het boekhoudprogramma wordt het doel van de uitgifte bepaald in de commentaren. Vooruitbetalingen en betalingen onder het rapport moeten dan worden bevestigd door cheques, verrichte werkzaamheden of ontvangen diensten. De uitgifte van lonen wordt ook bevestigd door een onkostenbevel en een loonstrook.

Controle van contant geld en verrekeningstransacties verbiedt categorisch de uitgifte van fondsen die bedoeld zijn voor één persoon tegen de handtekening van een ander.

Regels van de kassier

Boekhouding en controle van contante transacties wordt in de eerste plaats toegewezen aan een specialist genaamd "kassier". In organisaties met een kleine staf kunnen de volgende functionarissen zijn rol vervullen:

• Hoofdaccountant.
• Accountant van een bepaalde sectie.
• Elke medewerker met speciale kennis envaardigheden.

Een verplichte voorwaarde voor alle ambtenaren die de functie van kassier uitoefenen (zelfs parttime) is een overeenkomst over volledige aansprakelijkheid. Als besloten wordt om een manager of een accountant kassier te maken, dan moet dat altijd dezelfde persoon zijn. Als hij met ziekteverlof of vakantie gaat, wordt hij vervangen door een andere werknemer gespecificeerd in de volgorde van het hoofd, en ook een nieuwe aansprakelijkheidsovereenkomst ondertekend. Daarnaast is het noodzakelijk om een akte van aanvaarding en overdracht van materiële activa op te stellen. Tijdens de voorbereiding wordt contant geld geteld, de staat van de apparatuur gecontroleerd, de beschikbaarheid van alle documenten in aanwezigheid van de commissie. De commissie is een groep mensen van minimaal drie personen. Meestal omvat het de hoofdaccountant en het management. De akte is in drievoud opgemaakt.

Bij het registreren van een kassier wordt een voorbeeld van zijn handtekening naar de dienstverlenende bank van de organisatie of het hoofdkantoor van de bank gestuurd. Zij is het die op alle documenten met betrekking tot het werk van de kassa zou moeten staan.

Een sollicitant die solliciteert naar de functie van kassier, moet zorgvuldig worden gecontroleerd op onaangename precedenten in het werk voordat hij wordt aangenomen. Zijn documenten en foto worden overgedragen aan de veiligheidsdienst of informatie wordt opgevraagd bij wetshandhavingsinstanties. Nu is internet een goede hulp voor de werkgever in deze. Er zijn veel databases waar organisaties informatie delen over werknemers die zijn ontslagen en wangedrag op de werkplek hebben begaan.

Het wordt afgeraden om met de kassa te werkenstaan mensen toe met een alcohol- en drugsverslaving, eerdere veroordelingen, verstoringen van de openbare orde en met verschillende psychische aandoeningen.

Controle van registratie van contante transacties

De correcte uitvoering en beschikbaarheid van alle documenten is een onmisbare vereiste van de Centrale Bank, de dienstverlenende bank, de belastingdienst en andere controleorganen. Financiële controle van contante transacties kan ongepland worden uitgevoerd, met een waarschuwing, met inbeslagname van documentatie en geldapparatuur. Veel organisaties, met name financiële structuren, oefenen een geplande interne audit van de kassa uit. In dat geval wordt een commissie samengesteld, bestaande uit eigen ter zake kundige medewerkers, of wordt een speciaal auditbureau ingehuurd, dat alle controles op professioneel niveau uitvoert en een rapportage uitbrengt over storingen, afwijkingen in contante transacties en documentatie.

Veldinspecties en andere soorten inspecties kunnen van invloed zijn op arbeidsovereenkomsten, aansprakelijkheid, persoonlijke gegevens van werknemers, de staat van contante documenten, de juistheid en regelmatigheid van hun onderhoud, het fiscale geheugen van de kassa, uitrusting en uitrusting van de kassa, weergave van transacties, hun geldigheid in boekhouding, economische en fiscale boekhouding.

Kassa apparatuur

De lijst met apparatuur voor het controleren van contante transacties omvat een gespecialiseerde kassa. Dit koop je niet bij de reguliere bouwmarkt. in tegenstelling totuit een printer, fax, rekenmachine en andere kantoorapparatuur kan KKM alleen worden verkocht door organisaties die hiervoor een speciale vergunning hebben gekregen. In de regel bedienen dezelfde organisaties de besturings- en computerapparatuur. Elke kassa moet geregistreerd zijn bij de belastingdienst. Een speciaal geheugenapparaat registreert voortdurend alle handelingen die door de kassier met de machine worden uitgevoerd. Verder worden deze indicaties overgedragen aan de Belastingdienst ter afstemming met de ingediende rapportages van de onderneming. Alle storingen, reparaties, afschrijvingen van de kassa moeten ook worden gemeld aan de belastingdienst.

Alle rechtspersonen (ondernemingen) die contant geld van klanten aannemen, zijn verplicht om met een kassa te werken. Alleen individuele ondernemers kunnen worden vrijgesteld van het gebruik van kassa's. Ze hebben het recht om cheques handmatig uit te geven en hun authenticiteit te certificeren met hun eigen zegel. Maar deze vrijstelling geldt niet voor alle ondernemers. Voor sommige activiteiten is alleen het gebruik van een kassa vereist.

Contante transacties controleren

Naast controle door externe diensten is een interne controle vereist. De regels voor het in stand houden van de kassa voorzien in het volgende schema van geplande inspecties: vóór indiening van het jaarverslag, vóór indiening van kwartaalrapportages, in gevallen waarin de financieel verantwoordelijke persoon die met deze kassa heeft gewerkt verandert. De controle van de kassa en contante transacties wordt ook uitgevoerd, als de werknemer werd verdacht van oneerlijkheid, feiten van diefstal of fraude aan het licht kwamen, komt het contante bedrag niet overeen met het bedrag dat in de documenten wordt weergegeven.

Het management van sommige organisaties heeft een beleid van frequente ongeplande inspecties, zodat medewerkers niet in de verleiding komen om misbruik te maken van hun officiële positie en nauw contact met contant geld. Voor elke cheque wordt een speciale commissie aangesteld, telkens bestaande uit verschillende personen die niet betrokken zijn bij de totstandkoming van de inhoud van de kassa. De samenstelling van de commissie wordt vastgelegd in de akte van verificatie. Vaak gaat het proces zelf gepaard met een video-opname.

Eigenschappen van contante banktransacties

Het controlesysteem voor contante transacties van de bank impliceert een complexere configuratie. In de filialen van financiële instellingen zijn er verschillende niveaus van verificatie die door verschillende specialisten worden uitgevoerd. Aangezien er veel meer geld door de bank gaat dan in gewone organisaties, zijn de complexiteit en de toegenomen eisen aan het controlesysteem volledig gerechtvaardigd. Ondanks dat ze elk jaar proberen om alle operaties bij banken te automatiseren, zijn er minstens twee medewerkers nodig die verantwoordelijk zijn voor de correcte uitvoering van de operaties: een kassier-operator en een kassiermanager. De eerste voert transacties uit tijdens de werkdag, de tweede geeft een voorschotbedrag uit, verzamelt en telt de saldi, vult contante documentatie in, verzamelt fondsen boven de contante limiet en oefent dagelijkse controle uit op het primaire niveau.

Geldcontrole en andere kassacontrolesystemen

De controle over het uitvoeren van contante transacties wordt steeds meer uitgevoerd met behulp van de nieuwste technologieën. Hun doel is om acties vast te leggenkassier, klant, evenals gegevens uit het fiscale geheugen van kassa's. Met deze gegevens kunt u wangedrag, fraude, diefstal en andere fraude bewijzen. In de rechtbank zal deze video-opname onbetwistbaar bewijs zijn, aangezien het niet langer mogelijk is om de gecombineerde getuigenis van de twee bronnen te wijzigen.

Cash Control is een kassacontrolesysteem, bestaande uit een kassa, kleurenvideocamera's met hoge resolutie, een videoserver, een programma dat het door de camera vastgelegde materiaal synchroniseert met de tekstlezingen van de kassa, evenals een externe werkplek voor een beveiligingsspecialist. Er zijn tegenwoordig veel van dergelijke systemen op de markt. Ze zijn allemaal gebaseerd op dezelfde manier van werken, met verschillen in functionaliteit, kosten, ontwerp en verbindings- en analysemethoden. Onder hen zijn de volgende controlesystemen:

• DIT-POS - de kosten zijn afhankelijk van de serverinstellingen, verbindt tot 16 kassa's, slaat video- en tekstinformatie op in een complex.
• POS-inspecteur - Russische ontwikkeling, kost ongeveer 6.000 roebel, heeft de functie van het zoeken naar een bewerking door middel van ontvangstparameters.
• POS-intellect - ook een Russische ontwikkeling, het onderscheidt zich door de mogelijkheid om te integreren met verschillende handelssystemen, de tekst op de video wordt niet alleen over elkaar heen gelegd, maar programmatisch geïntegreerd, het zoeken naar videofragmenten wordt automatisch uitgevoerd.
• CHEKTV is een andere Russische ontwikkeling met de mogelijkheid om te integreren met kassa's en handelssystemen, met een universeel video-opnamesysteem, software-integratie van tekst en video, met de mogelijkheid van hardwaredata-analyse en automatisch zoeken naar fragmenten.