Typen en functies van managementcontrole

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Het managementproces bestaat uit vijf functies: plannen, organiseren, bemannen, aansturen en controleren. Controle maakt dus deel uit van het controleproces.

Controle is de belangrijkste objectieve functie van het management in een organisatie: het proces van het vergelijken van feitelijke prestaties met gevestigde bedrijfsnormen. Elke manager moet de activiteiten van zijn ondergeschikten volgen en evalueren. Managementcontrole helpt om tijdig corrigerende maatregelen te nemen van de kant van de manager om onvoorziene omstandigheden of financiële verliezen voor het bedrijf te voorkomen.

Het basiscontroleproces omvat drie stappen:

• Standaarden stellen.
• De prestaties meten volgens deze normen.
• Correctie van afwijkingen van normen en plannen.

Als onderdeel van het algemene strategische plan van de organisatie stellen leiders doelen vooreenheden in specifieke, nauwkeurige, operationele termen, waaronder planning voor prestaties ten opzichte van werkelijke resultaten.

Standaarden waarmee de werkelijke prestaties worden vergeleken, kunnen worden afgeleid uit ervaringen uit het verleden, statistieken en benchmarking (gebaseerd op best practices uit de branche). Voor zover mogelijk worden normen op bilaterale basis ontwikkeld in plaats van dat het topmanagement eenzijdig beslissingen neemt op basis van de doelstellingen van de organisatie.

Waarom is managementcontrole nodig?

Als het personeel altijd zou doen wat het beste is voor de organisatie, zou er geen behoefte zijn aan controle en management. Maar het is duidelijk dat mensen soms niet in staat of niet bereid zijn te handelen in het belang van de organisatie en er moet een reeks controles worden ingevoerd om ongewenst gedrag te voorkomen en gewenste actie aan te moedigen.

Zelfs als werknemers goed zijn toegerust om hun werk goed te doen, kiezen sommigen ervoor dat niet te doen omdat individuele doelen en organisatiedoelen misschien niet precies hetzelfde zijn. Met andere woorden, er is geen afstemming van doelen. In dergelijke gevallen moeten stappen worden ondernomen om de motivatie en productiviteit van de werknemers te verhogen.

Een effectieve organisatie is er een waarin managers begrijpen hoe ze moeten managen en controleren. Het doel van controle als concept en proces is om medewerkers te helpen motiveren en begeleiden in hun toegewezen rollen. Begripproces- en managementcontrolesystemen zijn essentieel voor de langetermijneffectiviteit van een organisatie.

Zonder voldoende controlesystemen kunnen verwarring en chaos een organisatie overweldigen. Als controlesystemen een organisatie echter verstikken, kan deze lijden onder een gebrek aan ondernemersinnovatie.

Onvoldoende controle over de uitvoering van managementbeslissingen kan leiden tot een afname van de productiviteit of een toename van het risico op in ieder geval slechte financiële resultaten. In het uiterste geval, als de prestaties niet worden gecontroleerd, kan dit leiden tot organisatorische mislukking.

Kenmerken van een effectief managementsysteem

Een effectief bedrijfsbeheersysteem is een geïntegreerde set processen en managementtools die helpen de bedrijfsstrategie en jaardoelen af te stemmen op dagelijkse activiteiten, de prestaties te bewaken en corrigerende maatregelen te initiëren.

Een managementcontrolesysteem is een continu proces van prestatieverbetering door het stellen van individuele en collectieve doelen die aansluiten bij de strategische doelen van de organisatie, het plannen van prestaties om die doelen te bereiken, het beoordelen en evalueren van de voortgang en het ontwikkelen van de kennis, vaardigheden en capaciteiten van mensen. Het controlesysteem moet gericht zijn op resultaten.

Een effectief managementsysteem heeft de volgende kenmerken:

1. Helpt bij het bereiken van organisatiedoelen.
2. Maakt een optimaal gebruik van middelen mogelijk.
3. Verbetert in het algemeenprestatie van de organisatie.
4. Motiveert en stimuleert het moreel van werknemers.
5. Control schept ook discipline en orde.
6. Duidelijke en begrijpelijke prestatiestatistieken.
7. Zorgt voor toekomstige planning door normen te herzien.
8. Strategische doelen zijn van toepassing op alle niveaus van de organisatie.
9. Effectieve besturing minimaliseert fouten.
10. Versterking van management en medewerkersbetrokkenheid.
11. Behaal prioriteitsdoelen sneller.

Het management control proces regelt de activiteiten van bedrijven zodanig dat de daadwerkelijke prestaties overeenkomen met het vooraf opgestelde plan. Een effectief controlesysteem stelt managers in staat om omstandigheden te vermijden die verliezen voor het bedrijf met zich meebrengen.

18 managementcontrolefuncties

Managementcontrole is elk proces, instrument of systeem dat is opgezet om het management in staat te stellen de activiteiten van een bedrijf te reguleren in overeenstemming met zijn doelstellingen.

Controlling wordt uitgevoerd op het lagere, middelste en hogere managementniveau. Op elk niveau zal de controle anders zijn: het topmanagement wordt betrokken bij de strategische controle, het middenkader bij de tactische controle en het lagere niveau bij de operationele controle.

Hier volgen de beheerfuncties voor het nemen van beslissingen:

1. Planningsstrategie. Het proces van het opstellen van een actieplan om doelen te bereiken.
2. Controlvereisten. Formele documentatie van plannen als vereisten en beheer van wijzigingen in die plannen indien nodig.
3. Financiële controle. Bewaking en boekhouding van het bedrijfsbudget.
4. Prestatiebeheer. Het proces van het overeenkomen van een reeks doelen met werknemers en het evalueren van hun prestaties ten opzichte van die doelen.
5. Controle van het werk. Monitor werknemers om de productiviteit, efficiëntie en kwaliteit van het werk te verbeteren.
6. Programma- en projectmanagement. Verandering doorvoeren.
7. Risicobeheersing. Een herhaald proces van identificeren, analyseren en elimineren van risico's.
8. Beveiligingscontrole. Identificatie en eliminatie van beveiligingsrisico's en implementatie van manieren om verschillende risico's te verminderen.
9. Nalevingscontrole. Implementatie van processen, procedures, systemen, audits, metingen en rapporten in overeenstemming met de wetten, voorschriften, normen en intern beleid van de organisatie.
10. Statistieken en rapportage. Berekening en communicatie van zinvolle metingen van organisatieprestaties.
11. Benchmarking. Iteratief proces van benchmarking van resultaten met de branche, concurrenten of huidige best practices van het bedrijf.
12. Continue verbetering. Het proces van het meten van prestaties, verbeteren en opnieuw meten.
13. Kwaliteitscontrole. Ervoor zorgen dat outputproducten voldoen aan de specificaties. Bijvoorbeeld het implementeren van een producttestproces op een productielijn.
14. Kwaliteitsborging. Kwaliteitsborging is het proces om toekomstige kwaliteitsfouten te voorkomen. Bijvoorbeeld de praktijk van het onderzoeken van de grondoorzaken van alle storingenom te zoeken naar productieverbeteringen.
15. Automatisering. Verhoog productiviteit, efficiëntie en kwaliteit door automatisering.
16. Gegevensbeheer. De praktijk van het verzamelen van informatie die in de toekomst nuttig kan zijn, evenals gegevensanalyse.
17. Voorraadbeheer. Voorraadbeheer en boekhouding om tekorten of overschotten te voorkomen.
18. Assetbeheer. Beheer van activa zoals productiefaciliteiten, infrastructuur, machines, software en intellectueel eigendom.

Soorten controle en hun kenmerken

Organisaties hebben controles nodig om te bepalen of hun plannen zijn gerealiseerd en om indien nodig corrigerende maatregelen te nemen. De belangrijkste doelen van het beheersen van managementbeslissingen:

1. Aanpassen aan verandering. Het besturingssysteem kan veranderende omgevingsomstandigheden voorspellen, bewaken en erop reageren.
2. Fouten minimaliseren. Productieve managementcontrole en boekhouding zullen het aantal fouten dat optreedt in de activiteiten van het bedrijf beperken.
3. Minimaliseren van kosten en maximaliseren van winst. Als de organisatie van managementcontrole effectief wordt geïmplementeerd, kan dit de kosten verlagen en de productiviteit verhogen.

Bedrijven installeren controlesystemen in een aantal verschillende gebieden en op verschillende managementniveaus. De verantwoordelijkheid voor het beheersen van managementbeslissingen is groot. Er zijn verschillende classificaties en kenmerken van deze regelfunctie. Een van de meest voorkomende ziet er als volgt uit:

1. Forward control, ook wel feedforward control genoemd, richt zich op de middelen die een organisatie uit haar omgeving ha alt. Hij controleert de kwaliteit en kwantiteit van deze middelen voordat ze de organisatie bereiken.
2. Monitoring richt zich op het handhaven van de kwaliteits- en kwantiteitsnormen van het product of de dienst in het transformatieproces.
3. Definitieve controle, ook wel feedbackcontrole genoemd, richt zich op de resultaten van de organisatie nadat het transformatieproces is voltooid. Hoewel de uiteindelijke controle misschien niet zo effectief is als de voorlopige of huidige, kan deze het management informatie verschaffen voor toekomstige planning.

Volgens een andere classificatie is controle onderverdeeld in twee brede categorieën - regelgevende en normatieve controle, en binnen deze categorieën zijn er verschillende soorten. Soorten managementcontrole worden weergegeven in de volgende tabel.

Regelgevende controle	Regelgevende controle
Bureaucratisch Financieel Kwaliteit	Commando Organisatie

De volgende secties beschrijven elk type en subtype van controle in managementactiviteiten.

Regelgevende controle

Regelmatige controle komt voort uit standaard operationele procedures, wat aanleiding geeft tot kritiek op dit type managementcontrole-implementatie als verouderd en contraproductief. Het impliceert volledige en totale controle overalle gebieden van de organisatie.

Omdat bedrijven de afgelopen jaren wendbaarder zijn geworden, dankzij de afvlakking van de organisatorische hiërarchieën en de verruiming van grenzen, wijzen critici erop dat regelgevend toezicht eerder een belemmering kan vormen voor het bereiken van het doel. De sleutel vanuit het oogpunt van het beheersen van de organisatie van managementbeslissingen is de overeenstemming van de controle met de organisatiedoelen.

Bureaucratische controle

Bureaucratische controle komt voort uit gezagslijnen die afhankelijk zijn van de positie in de organisatorische hiërarchie. Hoe hoger het niveau van ondergeschiktheid, hoe meer de persoon het recht heeft om zijn beleid te dicteren. Bureaucratische controles hebben een slechte reputatie gekregen, en terecht. Organisaties die te veel afhankelijk zijn van commandostructuurrelaties staan de flexibiliteit in het geval van onvoorziene situaties in de weg. Er zijn echter manieren waarop managers een bedrijf zo flexibel en responsief kunnen maken als elke andere vorm van managementcontroleorganisatie.

Hoe de commandostructuur te behouden met behoud van flexibiliteit en reactievermogen in het systeem? Dit is precies de vraag die bureaucratische controle moet oplossen. Een oplossing zijn standaard operationele procedures die de verantwoordelijkheid naar beneden in de hiërarchie in het bedrijf delegeren.

Financiële controle

Financiële controles bepalen de belangrijkste financiële doelstellingen waarvoor managers verantwoordelijk zijn. Dergelijke managementcontrolesystemen zijn gebruikelijk bij bedrijven die zijn georganiseerd als meerdere strategische bedrijfseenheden (SBU's). SBUis een product, dienst of geografische lijn met managers die als enige verantwoordelijk zijn voor winsten en verliezen. Ze leggen verantwoording af aan het senior management om financiële doelen te bereiken die bijdragen aan de algehele winstgevendheid van het bedrijf.

Deze categorie van managementbeslissingscontrole legt limieten op aan uitgaven. Voor managers moet een stijging van de kosten worden gerechtvaardigd door een stijging van de inkomsten. Voor afdelingshoofden is binnen het budget blijven meestal een van de belangrijkste prestatie-indicatoren.

De rol van financiële controle is dus om de algehele winstgevendheid te verbeteren en de kosten redelijk te houden. Om te bepalen welke kosten nodig zijn, zullen sommige bedrijven de resultaten van andere bedrijven in dezelfde branche vergelijken en vervolgens een managementcontroleanalyse uitvoeren. Deze benchmarking levert gegevens om te bepalen of de kosten in lijn zijn met de sectorgemiddelden.

Kwaliteitscontrole

Kwaliteitscontrole beschrijft de mate van variatie in processen of producten die acceptabel wordt geacht. Voor sommige bedrijven is de standaard de afwezigheid van defecten, dat wil zeggen de afwezigheid van wijzigingen. In andere gevallen is een statistisch onbeduidende afwijking acceptabel.

Kwaliteitscontrole heeft invloed op het eindresultaat van een product of dienst die aan klanten wordt aangeboden. Wanneer een bedrijf consequent uitstekende kwaliteit handhaaft, kunnen klanten vertrouwen op de kenmerken van het product of de dienst van het bedrijf, maar het is ookcreëert een interessant dilemma. Overmatige kwaliteitscontrole van bestaande producten kan de respons op unieke klantbehoeften verminderen.

Regelgevende controle

In plaats van te vertrouwen op het standaardbeleid en de standaardprocedures van de organisatie, zoals bij eerdere vormen van controle, regelt regelgevende controle het gedrag van werknemers en managers door middel van algemeen aanvaarde gedragspatronen.

Normatieve controle bepa alt in hoeverre een bepaald soort gedrag juist is en een ander minder. Een smoking kan bijvoorbeeld acceptabele kleding zijn voor een prijsuitreiking voor Amerikaanse zakenlieden, maar helemaal niet op zijn plaats bij een prijsuitreiking voor de Schotten, waar de formele kilt meer in overeenstemming is met de lokale gebruiken. Er is echter geen schriftelijke dresscode aangenomen.

Het verschil tussen het regelgevende en normatieve systeem van controle van managementbeslissingen is dus een formaliteit. Regelgevende controle is een informeel bestuurssysteem, in tegenstelling tot regelgevende controle.

Commandobesturing

Deze organisatie van controle over managementbeslissingen is in veel bedrijven gemeengoed geworden. Teamnormen zijn informele regels die teamleden bewust maken van hun verantwoordelijkheden jegens hun collega's.

Hoewel de taak van het team meestal formeel is gedocumenteerd, worden de manieren waarop de deelnemers aan het proces met elkaar omgaan meestal in de loop van de tijd ontwikkeld naarmate het team groeifasen doormaakt. Zelfs de leiding is informeel afgesproken: somsde aangestelde leider kan minder invloed hebben dan de informele leider. Als de opinieleider bijvoorbeeld meer ervaring heeft dan de formele teamleider, zullen teamleden zich waarschijnlijk tot de opinieleider wenden voor begeleiding die specifieke vaardigheden of kennis vereist.

Teamnormen ontwikkelen zich meestal geleidelijk, maar als ze eenmaal zijn gevormd, kunnen ze een sterke invloed hebben op het bedrijfsgedrag.

Organisatiecontrole

Normen gebaseerd op organisatiecultuur zijn ook een vorm van normatieve controle. Organisatiecultuur omvat de gedeelde waarden, overtuigingen en rituelen van een bepaalde organisatie. Dit soort controle ligt dus in de juiste afstemming van normen en doelen.

Formele en informele bestuurssystemen

Er werd eerder vermeld dat regelgevende controle en al zijn ondersoorten tot het formele controlesysteem behoren, terwijl normatieve controle tot het informele behoort. De onderstaande tabel beschrijft de verschillen tussen de twee besturingssystemen.

Formeel managementsysteem	Informeel bestuurssysteem
De organisatie heeft duidelijke procedures, regels en richtlijnen om de verschillende managementvereisten uit te leggen Ze motiveren het management, evenals ondergeschikten, om toegewezen taken zo uit te voeren dat de operationele doelen in het optimale tijdsbestek worden bereikt Wordt gebruikt om het gedrag van superieuren en ondergeschikten te coördineren	De organisatie kenmerkt zich doorinformele en ongeschreven processen voor managementtoezicht Ze streven naar een hogere motivatie bij werknemers en zorgen voor een goede implementatie van de doelen en strategieën van de organisatie Informele bestuurssystemen verbeteren ook de afstemming van doelen
Een voorbeeld van een formeel systeem zijn de regels en richtlijnen die door Human Resources worden gebruikt voor functies zoals werving en personeelsontwikkeling.	Een voorbeeld van een informeel controlesysteem is loyaliteit aan de organisatie en respect voor de organisatiecultuur als gedragsstijl voor werknemers.

De brede categorieën van regelgevend en regelgevend toezicht zijn aanwezig in bijna alle organisaties, maar de relatieve nadruk van elk type varieert. Binnen de categorie regelgeving vallen bureaucratische, financiële en kwaliteitscontroles. De normatieve categorie omvat commando- en organisatienormen. Beide categorieën normen kunnen effectief zijn. De taak van het management is om het gedrag van medewerkers in lijn te brengen met de doelen van de organisatie.

Daarom kan effectieve managementcontrole op verschillende manieren worden bereikt. Controlesystemen zijn ontworpen om gegevens te verzamelen en deze informatie te gebruiken om een organisatie te helpen haar doelen te bereiken. Het systeem richt zich op de effectiviteit van verschillende organisatie-elementen, van:menselijke activiteit tot financiële resultaten.

Een gevestigd monitoringsysteem kan een bedrijf echte voordelen opleveren - signaleer problemen, plan nieuwe strategieën en zorg voor een betere coördinatie tussen verschillende afdelingen en divisies.