RACI-matrix als hulpmiddel voor aansprakelijkheidsbeheer. RACI: transcriptie

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Een van de meest voorkomende oorzaken van mislukte projecten is de onjuiste verdeling van functies tussen teamleden. Je bent dit vast al tegengekomen: bij de minste moeilijkheid beginnen de deelnemers de schuldigen te zoeken en schuiven ze de verantwoordelijkheid op elkaar in plaats van het probleem op te lossen. En om dergelijke situaties te voorkomen, is de RACI-matrix uitgevonden - een eenvoudig en effectief hulpmiddel voor personeelsplanning.

"Onder de microscoop": 4 sleutelrollen in elk project

De taakverdeling is een van de belangrijkste verantwoordelijkheden van een manager. Maar in de praktijk ziet alles er meestal anders uit: de manager benoemt gewoon teamleden met de verwachting dat de specialisten zelf bepalen wie wat moet doen. Maar wat gebeurt er als de deadlines worden gemist of als er een product van lage kwaliteit wordt uitgebracht? "Ik doe dit niet", "Mij is niet verteld"… En geen nuttige actie.

Een goed ontworpen RACI-verantwoordelijkheidsmatrix lost veel problemen op. Volgens deze methodologie vervult een teamlid van een project, ongeacht de complexiteit en omvang van het werk, een van de vier rollen.

R - Verantwoordelijk

Vertaald door Verantwoordelijkbetekent "uitvoerder". Dit is een medewerker die direct verantwoordelijk is voor de uitvoering van een bepaald werkgebied. Tegelijkertijd kiest hij in de meeste gevallen niet voor oplossingen en rapporteert hij aan de projectmanager.

Bekwame werknemers en specialisten worden aangesteld voor deze rol - mensen die weten hoe ze dat moeten doen. In RACI voeren artiesten de volgende functies uit:

• bepaal wat er specifiek moet gebeuren om het project uit te voeren en hoe lang het duurt (binnen de voorwaarden die "van bovenaf" zijn gesteld);
• maak een lijst met benodigde middelen;
• deelnemen aan de coördinatie en goedkeuring van technische documentatie;
• projectvoortgang en tussentijdse resultaten analyseren;
• voortgangsrapporten aan de manager.

Er kunnen meerdere van zulke mensen in het team zitten. Daarnaast is deze rol goed te combineren met andere. De meest voorkomende combinatie is Accountable + Resbonsible (vertaald als "verantwoordelijke + uitvoerder").

A - Verantwoordelijk

"Verantwoordelijk" of "verantwoordelijk" is de belangrijkste projectmanager. Hij is er verantwoordelijk voor dat de taken op tijd, met het vereiste kwaliteitsniveau en binnen het toegewezen budget worden afgerond. Ook A:

• selecteert uitvoerders en projectmanagementteam;
• wijst taken toe aan alle deelnemers;
• controleert de voortgang van het werk;
• verdeelt middelen onder artiesten;
• houdt gegevens bij over het gebruik van hulpbronnen, enzal ook aan de curator de noodzaak rechtvaardigen om extra middelen toe te wijzen;
• neemt ideeën en suggesties van andere teamleden in overweging en kan deze goedkeuren of afwijzen.

Normaal gesproken fungeert de projectmanager als de "schakel" tussen de klant of het hogere management en het team.

C - Geraadpleegd

De derde rol in de RACI-matrix is de "adviseur" (soms ook wel de "facilitator" genoemd). Hij neemt samen met de manager deel aan het projectmanagement, maar houdt zich vooral bezig met strategische vraagstukken:

• keurt alle wijzigingen in de omvang en timing van het werk goed;
• wijst de middelen toe die nodig zijn om het project uit te voeren;
• spreek indien nodig met de klant af dat het budget moet worden verhoogd;
• ontvangt voortgangsrapportages van de manager;
• neemt beslissingen in onvoorziene situaties, in het geval van kritieke veranderingen die de timing en kosten van het project kunnen beïnvloeden.

De rol van consultants wordt meestal toegewezen aan senior managers. Zij zijn het die de globale doelen bepalen en vervolgens een projectmanager aanstellen die de taken al onder de teamleden verdeelt.

I - Geïnformeerd

Naast de vermelde rollen, wordt de "geïnformeerde" ("waarnemer") aangegeven in de RACI-matrix. Hij vervult de functies van administrateur en houdt zich voornamelijk bezig met de organisatie van documentbeheer. De waarnemer rapporteert echter aan de projectmanager, in tegenstelling totandere deelnemers, is niet verantwoordelijk voor de resultaten ervan. In plaats daarvan:

• verzamelt en organiseert alle informatie over het project, middelen en plannen;
• maakt notulen van vergaderingen;
• accepteert documentatie van projectdeelnemers om deze vervolgens over te dragen aan de juiste structuren;
• bewaakt de deadlines voor indiening en de juistheid van het invullen van rapporten.

Merk op dat communicatie met een waarnemer voornamelijk eenrichtingsverkeer is. De belangrijkste functie is om de manager te ontlasten van de noodzaak om tijd te verspillen aan bureaucratische procedures en hem te "ontzorgen".

Een RACI-matrix leren bouwen met een voorbeeld

Laten we het hebben over de praktische kant van het probleem. Hoe maak je een schema voor de verdeling van bevoegdheden en verantwoordelijkheden?

1. Samenstellen to do-list

Allereerst moet je alles opschrijven wat er moet gebeuren. Het detailniveau is afhankelijk van het specifieke project. Soms worden voor het gemak van controle en beheer meerdere matrices ontwikkeld. Maak eerst een lijst van de belangrijkste werkblokken en deel ze vervolgens op in afzonderlijke functies en taken. De lijst met werken is verticaal in de tabel aangegeven.

Stappen
Terms of Reference
Prototype
Ontwerp
Programmacode
Testrapport
Websitepresentatie

2. Teamleden kiezen

Hier moet je de vraag beantwoorden: "Wie wordt er bij dit project betrokken?". Horizontaal is het noodzakelijk om alle medewerkers en/of afdelingen op te sommen die in alle stadia betrokken zijn bij de implementatie - van planning tot presentatie van resultaten en indiening van een rapport.

Stappen	Analyst	Ontwerper	Sys. architect	Ontwikkelaar	Tester	Sys. admin	Projectmanager
Terms of Reference
Prototype
Ontwerp
Programmacode
Testrapport
Websitepresentatie

3. Tabel invullen

Nadan kunt u beginnen met het distribueren van functies. Om dit te doen, moet je een duidelijk begrip hebben van elke werkfase en hoe werken in teams werkt.

Laten we ons voorbeeld als basis nemen en stoppen bij de "Ontwerp"-fase. In dit geval is R - uitvoerder - slechts één. Tijdens het werk concentreert hij zich op een vooraf voorbereid prototype van de site. Daarom treedt de systeemarchitect die het heeft ontwikkeld in dit stadium op als adviseur C. Ook de analist en ontwikkelaar kunnen hun wensen kenbaar maken. Het afgewerkte ontwerp wordt goedgekeurd met de projectleider (A). Maar de testers en de systeembeheerder nemen in dit stadium geen beslissingen, maar ontvangen alleen informatie over hoe het werk gaat, en daarom krijgen ze de rol van geïnformeerde - I.

Stappen	Analyst	Ontwerper	Sys. architect	Ontwikkelaar	Tester	Sys. admin	Projectmanager
Terms of Reference	R	I	C	C	I	C	A
Prototype	C	I	R	C	I	I	A
Ontwerp	C	R	C	C	I	I	A
Programmacode	C	I	C	AR	I	I	I
Testrapport	C	C	C	C	AR	I	I
Websitepresentatie	C	I	C	C	I	AR	I

Modelvariaties

In de meeste gevallen kun je rondkomen met een standaardmatrix. Bij complexere projecten is er echter soms behoefte aan extra rollen. Daarom zijn er de afgelopen jaren 2 uitgebreide versies van het verantwoordelijkheidsdiagram verschenen.

RACI-VS

Hier worden nog twee rollen toegevoegd aan de standaardrollen:

• Verifieert (V) - een medewerker of een speciaal team dat controleert of het resultaat van de uitvoering van een bepaalde taak voldoet aan de goedgekeurde criteria.
• Signs off (S) coördineert de oplevering van het project met de klant, geeft een presentatie en maakt rapportages. Meestal wordt deze functie vervuld door de Accountable, maar RACI-VS huurt hiervoor een aparte specialist in.

Met meer controle en nauwer contact met de klant is dit model ideaal voor technisch complexe of grootschalige projecten waarbij tientallen (of zelfs honderden) mensen betrokken zijn.

RASCI

In deze variant verschijnt één nieuwe rol in de matrix - Ondersteunend (S). De belangrijkste functies zijn om het project te voorzien van extra middelen, dat wil zeggen ondersteuning voor de manager en uitvoerders.

De perfecte balans tussen rollen

De RACI-matrix is niet alleen samengesteld om te weten wie te "onderdrukken" in geval van problemen. Zelfs in de planningsfase, met behulp van deze tabel, kun je zienzwakke punten in de organisatie van de workflow.

Verticale analyse stelt u in staat om de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van elk van de projectdeelnemers te zien, om het niveau van de werklast objectief te beoordelen:

• veel R - hoogstwaarschijnlijk zal een persoon tussen verschillende taken moeten worden verscheurd, wat de snelheid en resultaten van het werk negatief zal beïnvloeden;
• a lot A - de werknemer "zit in de nek" voor iedereen; het wordt aanbevolen om de verantwoordelijkheid gelijkmatiger te verdelen;
• geen cellen R en A - reden om na te denken over de geschiktheid van deze functie als zodanig (in feite betaal je een specialist die niets doet);
• geen lege cellen - nogmaals, het probleem van overbelasting, niet iedereen kan zoveel taken tegelijkertijd uitvoeren.

Horizontale analyse toont op zijn beurt de kwaliteit van de werkorganisatie in elke fase aan. Ook hier doen zich vaak problemen voor:

• veel R - misschien zijn er dubbele functies en doet een van de teamleden onnodig werk;
• veel A - er is een "vervaging" van verantwoordelijkheid en verwarring bij het opleveren van projecten;
• veel C - discussies vertragen de workflow aanzienlijk (je moet wachten tot iedereen zijn of haar bewerkingen en opmerkingen maakt, compromissen vindt, enz.);
• nee I - kan een signaal zijn dat te veel artiesten aan één taak werken, wat ook het project vertraagt.

Met RACI kan een manager snel overwerkte of onderwerkte werknemers, nutteloze banen en werkgebieden identificeren waarvoor niemand verantwoordelijk is. Een goed ontworpen matrix kan de kwaliteit van de organisatie en de controle over de uitvoering van projecten aanzienlijk verbeteren, evenals het aantal conflicten tussen uitvoerders verminderen ("Ik doe dit helemaal niet …", "Hij had moeten doen dit …", enz.).

Nuttige tips

Er zijn een paar belangrijke dingen om in gedachten te houden voor de RACI-matrix om zijn functies uit te voeren en een efficiënte bedrijfscontinuïteit in het bedrijf te garanderen.

1. Houd bij het invullen van de tabel rekening met de kwalificaties van werknemers. Een accountant mag dus niet worden aangesteld als adviseur (C) in de fase van de inrichting van de site, althans omdat hij dit gebied niet begrijpt.
2. Er mag slechts één verantwoordelijke (A) per lot zijn. Indien er meerdere zijn, gelieve de voorwaarden te specificeren. A1 is bijvoorbeeld verantwoordelijk voor het testen van de desktopversie van de site en A2 is verantwoordelijk voor het testen van de mobiele versie.
3. Elke taak moet Accountable en Responsible hebben (in vertaling - "Verantwoordelijke" en "Uitvoerder").
4. Probeer elke taak zo specifiek mogelijk te formuleren. Gebruik werkwoorden - "publiceren", "voorbereiden", "schrijven", "controleren", "bijwerken", enz. Het is raadzaam om onmiddellijk de benodigde resultaten aan te geven - niet alleen "Controleer de laadsnelheid van de site", maar "Zorg ervoor dat de laadsnelheid is site niet meer dan 0,8 sec".
5. Acties moeten niet van toepassing zijn op een specifieke medewerker, maar op de functie als geheel.
6. Het is beter om de RACI-matrix in teamverband samen te stellen op basis van de analyseechte werksituaties. Het is belangrijk dat elke deelnemer zich bewust is van zijn rol en de taken waarmee hij wordt geconfronteerd.