KDP - wat is het? KDP uitvoeren - wat is het?

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Het belang van goed geschreven personeelsdocumentatie kan moeilijk worden overschat. Personeelsdocumenten zijn de consolidering van belangrijke juridische feiten op papier. En elke fout van de personeelsfunctionaris zal negatieve gevolgen hebben voor zowel de werknemer als de werkgever, daarom is het zo belangrijk om de regels van de KDP in personeel na te leven.

Wat is HR?

KDP - wat is het? Dit is een werkgebied dat alle arbeidsrelaties documenteert en informatie vastlegt over de bezetting en verplaatsing van personeel, waardoor alle personeelsprocedures worden gedocumenteerd.

Wat is KDP vanuit juridisch oogpunt? Alle personeelsdocumenten hebben juridische (of commerciële) waarde. Door ze als schriftelijk bewijs te gebruiken, kunt u uw standpunt voor de rechtbank verdedigen. Zo kunnen bijvoorbeeld personeelsbezetting, personeelsopdrachten en loonlijsten als basis dienen voor het verkrijgen of bevestigen van belasting- en inkomensvoordelen.

KDP - wat is het en waar is het voor?nodig hebben? De meeste goed uitgevoerde personeelsdocumenten bevatten uiterst belangrijke informatie. Op basis van deze documentatie kunnen bepaalde rechten van een werknemer worden bevestigd, bijvoorbeeld bij het aanvragen van vervroegd pensioen vanwege werk in gevaarlijke of gevaarlijke bedrijfstakken.

KDP – wat is het voor de sociale sfeer? Documentatie van arbeidsverhoudingen speelt een belangrijke rol bij het waarborgen van pensioen-, sociale en andere garanties die worden verstrekt aan werknemers in overeenstemming met de huidige wetgeving. Alle regelgevende en wetgevende handelingen met betrekking tot arbeidsrecht zijn noodzakelijk voor het kwaliteitswerk van elke personeelsspecialist.

KDP-beheer - wat is het en waaruit bestaat het?

Het uitvoeren van werkboeken en contracten is natuurlijk een zeer belangrijk onderdeel van het werk van elke medewerker van de personeelsdienst, maar het beheer van personeelsdossiers beperkt zich niet tot deze momenten. Alle documenten die een personeelsfunctionaris bij de hand moet hebben, kunnen in twee hoofdblokken worden verdeeld.

De eerste groep omvat zowel wet- als verordeningen die de normen van arbeidsbescherming en arbeidsrecht uitleggen. Alle documenten van deze aard zijn verplicht.

Tweede groep - documentatie met een aanbevelingskarakter: methodologische aanbevelingen voor het beheer van personeelsdossiers en managementwerk.

Het is belangrijk voor een personeelsmedewerker om te weten welke van de documenten verplicht zijn voor uitvoering bij een bepaalde onderneming, en welke alleen onder bepaalde omstandigheden van kracht worden. Dit zal vermijdennegatieve ervaring bij het omgaan met personeelsinspecteurs.

Bij het maken van personeelsdocumentatie moeten de volgende regels worden gevolgd:

interne documenten (hun uiterlijk, ontwikkeling en goedkeuringsprocedure) kunnen handig en begrijpelijk zijn, specifiek voor een bepaalde onderneming of organisatie;

externe documentatie wordt opgesteld volgens algemeen aanvaarde regels zodat deze documenten rechtskracht hebben;

De opslag van personeelsdocumentatie wordt uitgevoerd rekening houdend met de regels en vereisten van de archiefdienst

Opstellen van instructies voor het beheer van HR-records

KDP-instructie - wat is het? In feite is dit een gedetailleerde gids om een afdeling of personeelsdienst te organiseren en er zaken mee te doen. Het hoofd van de organisatie wijst een persoon aan die verantwoordelijk is voor de ontwikkeling van dit document. Dit gebeurt in de regel door het hoofd personeelszaken, een advocaat of een hoofdaccountant. Ook kan het hoofd van de organisatie zelf instructies opstellen op de KDP (dit wordt vaak toegepast in kleine bedrijven). Wanneer de instructie gereed is, moet deze worden goedgekeurd in opdracht van de directeur of manager, en ook worden gewaarmerkt door de handtekeningen van alle geïnteresseerde functionarissen. Alle medewerkers maken kennis met de instructie onder een persoonlijke handtekening.

Belangrijkste problemen geregeld door dit document:

• lijst met verplichte personeelsdocumenten van de organisatie;
• de procedure voor het opstellen van documenten die arbeidsverhoudingen regelen;
• regels voor het verwerken van personeelsdocumentatie;
• documentenstroom in personeeldienst;
• documentbeheer;
• procedure voor het overzetten van zaken van OK naar archief.

Organisatie van KDP

Op basis van regelgevende rechtshandelingen, methodologische aanbevelingen, is het mogelijk om het volgende schema op te stellen voor het organiseren van het volledige personeelsbureau van het bedrijf:

1. Ontwikkel documenten die verplicht zijn voor het bedrijf (voorschriften, instructies, interne voorschriften, voorschriften op het gebied van arbeidsveiligheid en brandveiligheid).

2. Personeel aanpassen. De organisatie heeft in de regel al een opgestelde personeelstabel en medewerkers die bepaalde taken uitvoeren, maar werkboeken en arbeidsdossiers zijn niet altijd correct opgemaakt. U kunt de personeelstabel raadplegen door informatie op te vragen over de salarissen van medewerkers en de namen van hun functies op de boekhoudafdeling. De personeelsnummers van medewerkers zijn daar te vinden. U moet ook de juistheid van de persoonlijke bestanden van de werknemers van het bedrijf controleren en nagaan welke documenten ontbreken.

3. Controleer de naleving van informatie in de personeelstabel en in arbeidscontracten.

4. Controleer de juistheid van de uitvoering van orders OK. Alle personeelstransacties (indienstneming, verhuizing naar een andere functie, salarisverhoging) moeten worden vastgelegd in documenten van het juiste monster. Ze moeten worden ondertekend door zowel het hoofd van de organisatie als de medewerker. Alle tekortkomingen moeten worden gecorrigeerd.

5. Controleer de juistheid van het invullen van werkboeken.

6. Persoonlijke bestanden van medewerkers ordenenals ze nog niet eerder zijn uitgevoerd.

7. Geef de nodige boeken en tijdschriften uit.

8. Maak een vakantieschema.

9. Personeelsdossiers groeperen.

10. Geef een nomenclatuur van gevallen op.

Audit van KDP

Personeelsaudit is een uitgebreide analyse van alle personeelsdocumentatie, verificatie van de naleving van de vereisten van de huidige wetgeving, lokale wetten en protocollen. Een goede organisatie van het personeelsdossierbeheer is een urgente zaak, waarbij wordt genegeerd wat bepaalde risico's met zich mee kunnen brengen.

Tijdens de personeelscontrole wordt niet alleen de juistheid van de documentatie gecontroleerd, maar ook de naleving van de toepasselijke wetgeving. Audit van personeelsdocumenten is een effectief instrument voor het oplossen van problemen die zich voordoen in de financiële en economische activiteiten van het bedrijf.

Typische fouten bij het aanvragen van KDP

Auditie van personeelsdocumentatie stelt ons in staat een aantal grote fouten te identificeren die vele malen worden herhaald in verschillende bedrijven en organisaties. In kleine instellingen is er de creatie van talrijke lokale protocollen, die in feite eenvoudigweg elkaar dupliceren, of, erger nog, elkaar tegenspreken. Alle personeelswerkstromen moeten worden verenigd en geminimaliseerd.

Veel voorkomende fouten zijn ook:

• gebrek aan goedgekeurde informatie over werk- en rustschema's in de instelling of de inconsistentie ervan met de gegevens die zijn gespecificeerd in de arbeidsovereenkomst;
• afwezigheidde procedure voor het berekenen en betalen van salarissen;
• personeelsfouten;
• geen loon facturering;
• schending van de rechten van werknemers bij het opstellen van regels voor het werken met persoonlijke informatie en persoonlijke gegevens;
• Onjuist opgestelde arbeidsovereenkomst.

Dit is niet de hele lijst. Om fouten in personeelsdocumentatie te voorkomen, is het noodzakelijk om de voorschriften, wetgevingshandelingen en methodologische aanbevelingen strikt te volgen.