Bezoldiging voor werk op zakenreis: regels, voorschriften, papierwerk, berekening en betalingen

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Veel bedrijven eisen dat werknemers regelmatig reizen om tal van werkproblemen op te lossen. Tegelijkertijd moet elke werkgever en werknemer weten hoe de beloning werkt op een zakenreis. Hierbij wordt rekening gehouden met het salaris van een specialist in het bedrijf, de duur van de dienstreis en andere factoren. Als de regels voor de berekening van de vergoeding worden geschonden, kan het bedrijf administratief aansprakelijk worden gesteld wegens schending van de bepalingen van de arbeidswet.

Het concept van een zakenreis

Zakenreizen worden vertegenwoordigd door het vertrek van een werknemer naar een andere stad of land in opdracht van de manager. Hun voornaamste doel is het uitvoeren van bepaalde bestellingen, het leggen van contacten met andere firma's of het oplossen van verschillende problemen met aannemers of klanten. De duur van dergelijke reizen hangt af van hun doel.

Meestal zijn zakenreizen nodig om belangrijke zaken voor het bedrijf op te lossen:

• relaties opbouwen met andere bedrijven;
• controle over activiteitentakken;
• noodzaak om een nieuw contract te ondertekenen;
• exposities of presentaties bijwonen.

Een werknemer die op zakenreis is gegaan, behoudt zijn baan en het gemiddelde salaris wordt niet verlaagd. Daarnaast is de werkgever verplicht alle aan deze reis verbonden kosten naar behoren te vergoeden. Daarom wordt de vergoeding voor zakenreizen berekend door de boekhoudafdeling.

Wie kan er op zakenreis gestuurd worden?

Om een werknemer op zakenreis te sturen, volstaat het alleen voor het hoofd om een speciale bestelling uit te vaardigen. Op basis hiervan moet de specialist een specifieke opdracht uitvoeren in een andere regio van Rusland of zelfs in een andere staat. Om dit te doen, moet de werknemer over de juiste vaardigheden en ervaring beschikken.

Tegelijkertijd zijn er enkele specialisten die niet op zakenreis kunnen worden gestuurd. Deze omvatten medewerkers van het bedrijf:

• zwangere vrouwen;
• burgers met jonge kinderen;
• minderjarige werknemers;
• mensen die voor gehandicapte kinderen of zieke familieleden zorgen.

Bovenstaande professionals mogen alleen op zakenreis gaan na schriftelijke toestemming, en er mogen geen medische contra-indicaties zijn voor het sturen op zakenreis.

Het concept van reiskostenvergoeding

Beloning voor werk op zakenreis moet volgens bepaalde regels worden uitgevoerd. Geld dat een burger ontvangt, wordt reiskostenvergoeding genoemd. Totdeze omvatten betalingen:

• Per dag. Ze worden vertegenwoordigd door de uitgaven die nodig zijn voor het leven en eten van een burger in een andere stad of een ander land. Fondsen worden uitsluitend vooraf verstrekt, dus ze moeten door een specialist zijn ontvangen voordat ze op reis worden gestuurd. Om geld over te maken, is het vereist dat het hoofd een passend bevel heeft uitgevaardigd. Geld kan worden uitgegeven in de vorm van contant geld of door overschrijving op de bankkaart van de werknemer. Na terugkomst moet de burger een rapport opmaken dat aan de accountant wordt bezorgd. Het vermeldt alle uitgaven die een burger tijdens de reis maakt, dus hij moet alle cheques, tickets of andere betalingsdocumenten bewaren. Als er eerder te weinig geld is ontvangen, wordt er extra geld toegewezen.
• Betalen tijdens een zakenreis. Het wordt vertegenwoordigd door het directe salaris van een burger tijdens een zakenreis. Onder dergelijke voorwaarden worden de middelen gelijktijdig met het salaris voor alle andere dagen van de maand berekend en opgebouwd. Beloning tijdens de dienstreis wordt in de algemene volgorde overgemaakt, namelijk op de dag dat het salaris in het bedrijf wordt uitbetaald.

De loonberekening is iets anders, en dit is te wijten aan het feit dat een burger niet alleen doordeweeks, maar ook in het weekend in een andere stad moet doorbrengen.

Nuances van opbouw

Bij het bepalen van de hoogte van de vergoeding op een zakenreis moeten accountants rekening houden met enkele regels, en deze worden regelmatig verhoogd door de invoering van wetswijzigingen. Naar dezeregels zijn onder meer:

• De dagvergoeding mag niet hoger zijn dan 700 roebel als de reis niet gepaard gaat met het overschrijden van de staatsgrens.
• Als u van plan bent een ander land te bezoeken, wordt dit bedrag verhoogd tot 2,5 duizend roebel.
• Per dag in vreemde valuta betalen, maar de berekening houdt rekening met de wisselkoers op de dag waarop het geld rechtstreeks naar de werknemer van het bedrijf werd overgemaakt.
• Als een specialist zelfstandig valuta verwerft in een ander land, dan moet hij de accountant een wisselbewijs geven, en als dit document ontbreekt, wordt de koers van de Centrale Bank gebruikt op het moment van uitgifte van fondsen.
• Als de zakenreis niet meer dan één dag duurt, wordt de dagvergoeding niet betaald.
• Alle kosten die een werknemer tijdens een reis maakt, zijn niet onderworpen aan persoonlijke inkomstenbelasting of verzekeringspremies.
• Het bedrijf kan dagvergoedingen toekennen van meer dan 700 of 2500 roebel, maar over het meerdere is inkomstenbelasting verschuldigd.
• De procedure voor het berekenen van de beloning van een werknemer op zakenreis heeft vergelijkbare momenten met de berekening van vakantiegeld.
• Salarissen worden alleen op werkdagen opgebouwd voor mensen die op zakenreis zijn, maar voor vakantiegelden worden opgebouwd op basis van volledige kalenderdagen.

De accountant moet nauwkeurige informatie krijgen over het aantal dagen dat de werknemer op zakenreis heeft doorgebracht.

Wetgevende regelgeving

Betaling voor werk tijdens een zakenreis dient te geschieden op basis van de bepalingen van art. 167 TK. Het geeft aan dat het hoofd van het bedrijf verplicht is om zijn werkplek voor de werknemer te houden, endekken ook alle kosten met betrekking tot de reis.

Daarom is het illegaal om alleen salarissen over te dragen zonder verschillende toeslagen.

De berekeningsprocedure wordt geregeld door Art. 139 TK en PP nr. 749. Als de accountant van het bedrijf de wet overtreedt, kunnen het bedrijf en de functionarissen administratief aansprakelijk worden gesteld.

Welk salaris wordt betaald?

Vergoeding voor zakenreizen, volgens de arbeidswet van de Russische Federatie, moet worden berekend op basis van het gemiddelde inkomen van een werknemer per jaar. Naast het directe salaris worden extra middelen aan de werknemer toegewezen. Deze omvatten uitbetalingen:

• vergoeding van kosten van levensonderhoud in een andere regio of land;
• gelden bedoeld voor het uitvoeren van werkzaamheden tijdens een zakenreis;
• betaling voor transport.

In sommige bedrijven vindt de betaling van dagen op zakenreis direct voor de reis plaats, maar slechts een bepaald deel van dit bedrag mag vooruit worden betaald en de rest van het geld wordt na de zakenreis overgemaakt. De betaling wordt niet altijd vertegenwoordigd door een strikt gedefinieerd bedrag, aangezien uitgaven worden beïnvloed door verschillende factoren, waaronder de wisselkoers, de kosten van accommodatie en tickets, evenals de duur van de reis.

Een werknemer die terugkeert van een zakenreis, moet een speciaal rapport invullen. Het geeft een overzicht van alle uitgegeven fondsen en gekochte items, en alle uitgaven moeten worden ondersteund door geschikte betalingsdocumenten. Op basis van het rapport is de finalebetaling voor een zakenreis op basis van het gemiddelde salaris van een werknemer.

Op welke dagen wordt betaald?

Vóór de berekening moet u bepalen hoeveel dagen de werknemer op zakenreis zal zijn. Bezoldiging voor het werken op een dienstreis op een vrije dag wordt niet opgebouwd, daarom worden alleen die dagen in aanmerking genomen waarop het bedrijf rechtstreeks werkt, waarvoor het werkschema van het bedrijf in aanmerking wordt genomen.

Accountant moet tijdens de berekening de urenstaat gebruiken. Dit geldt met name in een situatie waarin het bedrijf een zwevend werkschema gebruikt. Vakanties op zakenreis worden niet betaald, maar elke organisatie kan indien nodig zelfstandig geld opbouwen voor werknemers.

Berekeningsprocedure

Het proces van het bepalen van het salaris van een werknemer die voor een lange tijd op zakenreis is, houdt in dat de accountant verschillende opeenvolgende acties uitvoert. Het is raadzaam om tijdens de procedure gebruik te maken van de bepaling over de vergoeding van dienstreizen, die kan worden gevormd door directe bedrijven en door de juiste bestelling kan worden veiliggesteld.

Het berekeningsproces is verdeeld in fasen:

• bepa alt hoeveel werkdagen de werknemer aan een zakenreis besteedt;
• berekent het bedrag aan salaris dat een specialist zou krijgen als hij tijdens de factureringsperiode in het bedrijf zou blijven werken;
• laat zien hoeveel dagen er in de berekening zijn opgenomen;
• berekent het gemiddelde inkomen voor de periode dat de specialist in dienst iszakenreis.

Bij de berekening van de bezoldiging van chauffeurs op dienstreis wordt rekening gehouden met extra kosten die de werknemer op zakenreis zal moeten dragen. Dit omvat de kosten van benzine, accommodatie in verschillende hotels of herbergen, evenals de kosten die nodig zijn om de instructies van het management van het bedrijf uit te voeren. Al deze kosten worden geregeld door de Loonregeling.

Kenmerken van de betaling van fondsen

Tijdens de berekeningen kunnen accountants verschillende manieren en methoden gebruiken om salarissen te berekenen voor mensen die op zakenreis zijn. Daarom zijn de kenmerken van dit proces:

• Indien nodig kan een bijbetaling tot het gemiddelde salaris van een burger in rekening worden gebracht. Het komt vaak voor dat na een zakenreis blijkt dat de werknemer veel minder geld heeft gekregen dan hij zou hebben gekregen als hij de zakenreis had opgegeven en op kantoor had gewerkt. In dat geval kunnen zij een claim indienen bij de arbeidsinspectie. Om conflicten met medewerkers te voorkomen wordt er een toeslag in rekening gebracht. De grootte kan verschillen, omdat de belangrijkste voorwaarde is dat u een dergelijk bedrag moet betalen dat gelijk is aan het gemiddelde salaris van een burger. Dit geldt met name als stukloon wordt gebruikt tijdens een zakenreis. Aangezien een burger praktisch geen resultaten van activiteit heeft, kan het bij een standaardberekening blijken dat hij te weinig salaris krijgt, daarom wordt er een bijbetaling gedaan tot aan het gemiddelde inkomen. De leiders van de bedrijven nemen zelf zo'n beslissing, omdat ze er niet in geïnteresseerd zijnom de financiële situatie te verslechteren van werknemers die ermee instemmen om voor zaken te reizen.
• Vrijdagen betalen. Vaak moet een specialist van een organisatie maar een paar dagen op zakenreis. In deze periode is er veel werk aan de winkel. In dit geval kunnen er twee dagen in het weekend vallen. Volgens de wet is loon voor een zakenreis op een vrije dag niet vereist, maar in feite rustte de burger tijdens deze periode niet, maar was hij aan het werk. In dit geval wordt dubbele beloning toegekend door het hoofd van de onderneming. In plaats van een dergelijke betaling kan het management de mogelijkheid bieden om in de toekomst vrij te nemen.
• Loonregels voor deeltijdwerkers. Vaak combineren specialisten meerdere banen tegelijk, waardoor ze parttime in het bedrijf werken. Nadat een burger is overgeplaatst naar de hoofdfunctie, ontstaan er problemen met de berekening van zijn gemiddelde inkomen als hij op zakenreis gaat. In dit geval moet rekening worden gehouden met de perioden waarin de burger in deeltijd werkte. Onder deze voorwaarden zal het bedrag van de betaling zo laag zijn dat het management een toeslag kan opleggen.

Vanwege de bovenstaande punten wordt de correcte berekening van de lonen voor mensen die op zakenreis vertrekken als een nogal specifiek en complex proces beschouwd. Bij de uitvoering ervan moet de accountant rekening houden met de bepalingen van de Russische wetgeving. Maken ze ernstige fouten, dan kan de werknemer een claim indienen bij de arbeidsinspectie. In dat geval kan het bedrijf administratief aansprakelijk worden gesteld.

Hoe worden vakantiedagen vergoed?

Als een werknemer van het bedrijf zelfs in het weekend op zakenreis moet werken, moet hij worden gecompenseerd. Om dit te doen, kan een van de opties worden geselecteerd:

• in de toekomst krijgt de werknemer de mogelijkheid om op elke dag vrij te nemen;
• Betaald werk in het weekend verdubbeld.

Om de dubbele betaling over te maken, wordt de overeenkomstige bestelling uitgegeven door het management van het bedrijf. Het geeft de functie en volledige naam aan van de werknemer die op zakenreis is gestuurd. Het land en de regio waar hij was, de periode van de reis en de reden van de reis wordt gegeven.

Om dubbele situaties te voorkomen, verdient het de aanbeveling om de interne regelgevingswet volledig te consolideren in het bedrijf, op basis waarvan de correcte loonberekening wordt gemaakt voor werknemers die tijdens een zakenreis in het weekend moeten werken. Dit zal het werk van een accountant aanzienlijk vereenvoudigen.

Hoe kan geld worden overgemaakt?

Betalen kan op twee verschillende manieren:

• het verstrekken van geld in de vorm van contant geld dat vóór de reis aan de werknemer wordt uitgegeven aan de kassa van het bedrijf;
• geld overmaken naar een bankkaart die een salaris is.

Als het basissalaris wordt overgemaakt naar een bankrekening, wordt de betaling voor een zakenreis meestal op dezelfde manier gedaan.

Welke bedrading wordt gebruikt?

De accountant moet de verschillende transacties die verband houden met. correct weergevenbeloning van een werknemer op zakenreis. Hiervoor worden postings gebruikt:

• D71 K50 - uitgifte van geld onder het rapport aan een medewerker van de organisatie om kosten te dekken die zijn gemaakt tijdens een zakenreis;
• D71 K50 - betaling van een vergoeding aan een werknemer als hij tijdens de reis niet alleen het ontvangen geld heeft uitgegeven, maar ook zijn eigen geld, daarom dient hij een rapport in bij de accountant met al zijn uitgaven;
• D50 K71 - teruggave van geld door een werknemer als hij na een zakenreis extra geld heeft.

De werknemer moet zich melden bij de organisatie voor alle gemaakte kosten, waarvoor hij een voorschot maakt. Er zijn verschillende betalingsdocumenten bijgevoegd die de kosten bevestigen. Denk hierbij aan bonnetjes, cheques of tickets. Als ongepaste kosten worden vastgesteld, kan de organisatie weigeren een vergoeding te betalen. Vaak zijn er in de uitgavendocumentatie facturen waarin btw is toegewezen. Onder dergelijke voorwaarden kan de belasting worden geaccepteerd voor aftrek.

Conclusie

Zakenreizen zijn vereist in verschillende bedrijven, omdat alleen zakenreizen verschillende problemen kunnen oplossen, nieuwe contracten kunnen sluiten of het werk van filialen kunnen controleren. Bedrijfsspecialisten die op zakenreis worden gestuurd, moeten dagvergoedingen en correct berekende lonen ontvangen.

Bij het berekenen van de lonen wordt rekening gehouden met het gemiddelde salaris van een burger voor een jaar werk. Tegelijkertijd kunnen er problemen ontstaan als de werknemer korte tijd in het bedrijf werkt of is overgedragen aan de staatsinds kort. In dit geval wordt een toeslag toegekend tot het gemiddelde inkomen. Om dit te doen, is het noodzakelijk om boekhoudkundige boekingen correct op te stellen.