Inventaris is verplicht: koffers, bestelling, timing

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Voorraad wordt vertegenwoordigd door een speciale procedure voor het afstemmen van bestaande waarden, goederen, geld of vaste activa van het bedrijf met die waarden die beschikbaar zijn in de officiële documenten van de onderneming. Het kan worden uitgevoerd op verplichte basis of op initiatief van het management van de onderneming. Het uitvoeren van een inventarisatie is voor sommige bedrijven verplicht, en dit proces wordt noodzakelijkerwijs elk jaar in alle bedrijven uitgevoerd. Het belangrijkste doel van deze procedure is het identificeren van verschillende inconsistenties en tekorten. Veel bedrijven beseffen de waarde van dit proces niet, dus het wordt alleen als een formaliteit gebruikt. Hoewel als u de inventaris correct benadert, u met zijn hulp alle tekorten of overschotten kunt identificeren.

Doel van het proces

Veel aspirant-ondernemers denken na of het nodig is om te inventariseren en welke doelen hiermee bereikt kunnen worden. De procedure wordt vertegenwoordigd door een systematische boekhouding van materiële activa en fondsen, waarvoor een vergelijking van werkelijkeindicatoren met gegevens uit officiële documenten.

Het belangrijkste doel van de inventaris is om discrepanties te identificeren. Ze kunnen om verschillende redenen verschijnen:

• waarden worden beïnvloed door natuurlijke factoren, dus dit omvat krimp, verslechtering door onjuiste opslag, verdamping of verlies tijdens het transport van goederen;
• illegale acties van bedrijfsmedewerkers, bijvoorbeeld het nemen van onjuiste metingen, het toestaan van bodykits of zelfs het stelen van waardevolle spullen;
• problemen die optreden tijdens de boekhouding, daarom worden na de inventarisatie vaak diverse fouten, correcties, onnauwkeurigheden, typefouten of andere onduidelijkheden in documenten ontdekt.

Op basis hiervan stelt een systematische audit elke bedrijfsleider in staat om tijdig verschillende overtredingen en problemen te identificeren.

Verificatiefuncties

Het inventariseren van goederen vereist noodzakelijkerwijs het gebruik van verschillende functies van de procedure:

1. De omstandigheden waaronder verschillende goederen worden opgeslagen, worden objectief beoordeeld en een dergelijke beoordeling is objectief.
2. Er wordt bepaald hoe correct en vakkundig het onderhoud van verschillende documenten in het bedrijf wordt uitgevoerd.
3. Geeft de kenmerken van magazijnbeheer in het bedrijf weer.
4. De volledigheid en juistheid van de boekhouding wordt beoordeeld.
5. Voorkomen van verschillende misstanden en overtredingen door ingehuurde specialisten is toegestaan.

Vanwege zoveel functies, houdt het vasthouden vanVoorraad wordt in elk bedrijf als een belangrijk proces beschouwd.

Gevallen van verplichte voorraadtelling

Sommige bedrijven zijn verplicht om de procedure zonder mankeren uit te voeren op basis van wettelijke vereisten. Informatie over in welke gevallen een inventarisatie verplicht is, vindt u in de volgende voorschriften:

• in federale wet nr. 402 "Over boekhouding";
• in de richtlijnen die zijn goedgekeurd bij besluit van het ministerie van Financiën nr. 49.

Er wordt zeker gecontroleerd in de volgende situaties:

• bij het huren van onroerend goed;
• verkopen of terugkopen van bedrijfsmiddelen;
• transformatie van een staats- of gemeentelijk bedrijf;
• vóór de opstelling van de jaarrekening;
• bij het aanstellen van een nieuwe financieel verantwoordelijke persoon in het bedrijf;
• wanneer schade aan kostbaarheden of diefstal van eigendommen wordt gedetecteerd;
• na natuurrampen of andere noodsituaties;
• wanneer het bedrijf wordt gereorganiseerd;
• vóór liquidatie van de organisatie;
• in andere situaties waarin de wet voorziet.

Inventarisatie is verplicht voor het opstellen van jaarverslagen. Een dergelijk proces maakt het niet alleen mogelijk om rekening te houden met de vereisten van de wet, maar ook om verschillende fouten of tekorten in boekhoudpapieren te voorkomen. Doorgaans voeren bedrijven jaarlijks vóór het einde van het kalenderjaar een beoordeling uit.

Inventarisatie van vaste activa wordt elke drie jaar uitgevoerd. Elke manager moet op de hoogte zijn van alle gevallen van verplichte inventarisatie. Daarnaast kan hij zelfstandig een inspectie aanstellen als er twijfel bestaat over de eerlijkheid van het werk van bepaalde ingehuurde specialisten.

Hoe de procesvolgorde tot stand komt

Het uitvoeren van een inventarisatie houdt noodzakelijkerwijs in dat rekening wordt gehouden met de vereisten in de Richtlijnen. Tal van nuances worden bepaald door de directe managers van bedrijven. Hiervoor zijn de regels vastgelegd in de samenstellende documentatie.

De directeur van het bedrijf kan enkele belangrijke punten identificeren:

• wanneer een proces vereist is;
• hoe vaak per jaar kan worden geïnventariseerd;
• op welk tijdstip het proces wordt uitgevoerd;
• hoe lang duurt het;
• welke activa worden zeker gecontroleerd;
• wie is lid of voorzitter van de inventariscommissie.

De antwoorden op al deze vragen zijn vastgelegd in de oprichtingsdocumentatie. Bij het wisselen van financieel verantwoordelijke personen is het uitvoeren van een inventarisatie verplicht. Onder dergelijke omstandigheden kan een nieuw ingehuurde specialist er zeker van zijn dat de tekorten die onder zijn voorganger zijn ontstaan, op geen enkele manier aan hem worden overgedragen.

Wat wordt er gecontroleerd?

Inventarisatie kan worden uitgevoerd met betrekking tot verschillende eigendommen, zodat de verificatie van contanten, vaste activa, materialen of andere items wordt benadrukt. Tijdens de procedure worden alle activa en passiva van de onderneming en haar onderverdelingen beoordeeld. De volgende elementen zijn onderhevig aan verificatie:

• vaste activabedrijven die zaken deden;
• immateriële activa van het bedrijf;
• diverse financiële investeringen;
• goederen en materialen;
• werk in uitvoering;
• geld op rekeningen en bij de hand;
• effecten en SSO's;
• afrekeningen met tegenpartijen, kopers, de federale belastingdienst, verschillende fondsen en andere debiteuren of crediteuren;
• reserves;
• activa en passiva van de onderneming.

Wanneer is een inventaris van materialen nodig? Een dergelijke controle wordt uitgevoerd wanneer het vermoeden bestaat dat ingehuurde specialisten in het bedrijf misbruik maken van hun bevoegdheden, waardoor diefstal of tekort wordt geconstateerd.

Verificatie is niet alleen onderworpen aan eigendom van het bedrijf, maar ook aan waardevolle spullen die zich op buitenbalansrekeningen bevinden. De onderneming heeft er geen eigendomsrechten op, maar ze worden tijdens het werk gebruikt op basis van een huurovereenkomst of andere overeenkomsten.

Processtappen

Het uitvoeren van een inventaris van onroerend goed omvat noodzakelijkerwijs de implementatie van opeenvolgende acties. Daarom is het proces verdeeld in fasen:

1. Het hoofd geeft een bevel over de noodzaak van een inventaris.
2. Er wordt een inventariscommissie bijeengeroepen, die specialisten moet omvatten die niet geïnteresseerd zijn in de resultaten van de audit.
3. Bepaal het tijdsbestek waarin de procedure zal worden uitgevoerd.
4. Het te taxeren pand is geselecteerd.
5. Materiaalverantwoordelijke personen van het bedrijf geven kwitanties aan de werkgever.
6. Print inventarissen van waarden in het bedrijf, gemaakt voor elke financieel verantwoordelijke persoon.
7. Er wordt een directe controle uitgevoerd, die bestaat uit wegen, vergelijken van de werkelijke hoeveelheid met gegevens uit documenten, meten, tellen en andere soortgelijke handelingen.
8. De informatie uit de inventarislijst wordt vergeleken met de informatie die beschikbaar is in de boekhoudkundige documenten, waardoor eventuele afwijkingen kunnen worden opgespoord
9. Vergelijkingsverklaringen worden gevormd, met behulp waarvan het mogelijk is om de oorzaken van discrepanties te identificeren.
10. De resultaten van de controle worden opgemaakt, waarvoor een passende handeling wordt opgesteld.
11. Als er tekorten en andere problemen worden geconstateerd, wordt er in het bedrijf onderzoek gedaan met als doel de daders te identificeren.
12. Geïdentificeerde overtreders zijn onderworpen aan administratieve of strafrechtelijke aansprakelijkheid, afhankelijk van de kenmerken van de overtredingen.

Het is noodzakelijk om de inventaris te voltooien vóór de onmiddellijke voorbereiding, ondertekening en indiening van jaarverslagen aan de federale belastingdienst. De inventarisatieprocedure eindigt noodzakelijkerwijs met een speciaal rapport.

Regels melden

Er wordt een rapport gegenereerd op basis van de resultaten van de controle. Het bevat de volgende informatie:

• inventarisdatum;
• gegevens over leden van de inventariscommissie;
• periode waarin de procedure werd uitgevoerd;
• verifieerbaar eigendom van het bedrijf;
• Geïdentificeerde problemen en tekorten;
• handtekeningen van alle inspecteurs.

Hoewel inventaris nodig is voordat jaarrekeningen worden opgesteld, kan elke bedrijfsleider zonder goede reden het proces starten. Om dit te doen, wordt een passend bevel uitgevaardigd, waarna de werknemers van de onderneming de procedure moeten volgen.

Verantwoordelijkheden van de inventariscommissie

Inventarisatie is wettelijk verplicht, dus elk bedrijf moet een speciale instantie oprichten die verantwoordelijk is voor controle en boekhouding. Het heet de liquidatiecommissie. Ze heeft een aantal verantwoordelijkheden:

• toepassing van verschillende preventieve maatregelen gericht op het behoud van het eigendom van de onderneming;
• deelname aan verschillende geschillen met betrekking tot de opslag of beschadiging van eigendomswaarden;
• controle over de juistheid van de voorbereiding van verschillende documenten met betrekking tot het eigendom van het bedrijf;
• inventaris op basis van de volgorde van het management van het bedrijf;
• het opstellen van een rapport over de resultaten van de audit;
• een onderzoek uitvoeren gericht op het identificeren van de boosdoener van verschillende schendingen en problemen.

Al deze acties mogen uitsluitend worden uitgevoerd door medewerkers van het kantoor die niet geïnteresseerd zijn in de resultaten van de audit.

Wie zit er in de commissie

Bij het samenstellen van een commissie zijn meestal de volgende specialisten bij het werk betrokken:

• administratief personeel;
• specialisten van de boekhoudafdeling;
• binnenlandseaccountants;
• vaak zijn er zelfs onafhankelijke experts bij betrokken;
• vertegenwoordigers van verschillende beschikbare functies in de personeelsbezetting van de organisatie.

Als het bedrijf een kleine hoeveelheid verschillende eigendommen heeft, wordt de verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van een inventaris vaak verschoven naar de auditcommissie, als deze in het bedrijf bestaat.

Als tijdens de inspectie blijkt dat zelfs één lid van de commissie afwezig is, worden de resultaten van de procedure ongeldig.

Verantwoordelijkheid voor niet-voorraad

Sommige bedrijfseigenaren weigeren om verschillende redenen opzettelijk om audits uit te voeren. De wetgeving voorziet niet in aansprakelijkheid voor een dergelijk besluit. Maar de federale belastingdienst kan het bedrijf een boete opleggen als blijkt dat er inconsistenties of fouten in de ontvangen financiële overzichten zitten.

Aanbevelingen van experts

Bij het uitvoeren van een inventarisatie in een bedrijf, is het raadzaam om bepaalde aanbevelingen te gebruiken. Deze omvatten het volgende:

• 10 dagen voor de cheque geeft het hoofd een passende bestelling, die wordt vastgelegd in het journaal.
• Het is toegestaan om een commissie te vormen, niet alleen permanent, maar ook eenmalig of werkend.
• Als de organisatie veel goederen en materialen gebruikt, wordt de beslissing over de noodzaak van een selectieve inventarisatie door de manager genomen op basis van de huidige situatie in het bedrijf.
• Alle leden van de commissie moeten worden betrokken bij de verificatie, anders zijn de resultaten gemakkelijk te herkennenongeldig.
• Verantwoordelijke personen zijn betrokken bij het proces.
• Het management van het bedrijf moet ervoor zorgen dat het proces snel en gemakkelijk wordt uitgevoerd.
• Verificatie kan vaak lang duren, vooral in bedrijven die een groot aantal materialen gebruiken of veel goederen verzenden en ontvangen.

Tijdens de inventarisatie moeten leden van de commissie rekening houden met de eisen van de wet.

Vervaldatums

Het hoofd van het bedrijf bepa alt hoe vaak de controle wordt uitgevoerd. Maar tegelijkertijd wordt er rekening gehouden met bepaalde aanbevelingen, daarom wordt er minstens één keer per jaar een inventarisatie in het magazijn uitgevoerd.

Winkels moeten twee keer per jaar worden gecontroleerd. Materialen en goederen worden feilloos beoordeeld alvorens jaarverslagen op te stellen. Verificatie wordt meestal binnen drie dagen uitgevoerd, maar soms loopt het proces enkele weken vertraging op.

Conclusie

Inventarisatie is een verplicht proces voor elk bedrijf. Het houdt in dat de beschikbare materialen en goederen worden vergeleken met de hoeveelheid die is aangegeven in de documentatie van het bedrijf. Het proces wordt uitgevoerd door een speciale commissie.

Er is geen informatie in de wetgeving over aansprakelijkheid voor weigering om een inventarisatie uit te voeren, maar als belastinginspecteurs fouten en overtredingen in de rapportage vinden, zal het bedrijf aanzienlijke boetes moeten betalen.