Projectmanagement - wat is het? Voors en tegens

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2024-01-17 19:03

Projectmanagement is een integraal onderdeel van het moderne managementsysteem in Rusland. Veel binnen- en buitenlandse bedrijven gebruiken projectmanagement om de kwaliteit van producten en diensten te verbeteren, kosten te verlagen en winst te vergroten. Wat is projectmanagement en wat zijn de belangrijkste voordelen?

Wat is een project?

Het concept "project" kan op totaal verschillende manieren worden geïnterpreteerd. De eerste optie omvat de definitie van het project als een set documentatie, volgens welke de constructie van een gebouw of constructie mogelijk is. In dit artikel wordt de tweede betekenis van het woord "project" besproken.

Er zijn veel definities van een project, hoewel ze het allemaal over één ding eens zijn: een project is een idee dat de uitvoering van een specifieke materiële taak in een beperkte tijdsperiode omvat. Tegelijkertijd worden de belangrijkste kenmerken van het project genoemd:

• Uniek (een project is iets dat voor de eerste keer wordt gemaakt).
• Gelimiteerde tijd (het project heeft altijd deadlines voor de implementatie).
• Doelgerichtheid (het project wordt altijd uitgevoerd om specifieke problemen op te lossen, in de regel uitgedrukt in kwantitatieve eenhedenmetingen).

Als aan alle drie de voorwaarden is voldaan, kan de reeks activiteiten een project worden genoemd.

Programma's en portfolio's

Projecten worden vaak gegroepeerd in programma's en portfolio's. Tegelijkertijd zijn programma's een reeks projecten die verenigd zijn door een gemeenschappelijk doel. Een programma om de kwaliteit van het onderwijs voor de bevolking te verbeteren, kan bijvoorbeeld projecten omvatten om de salarissen van leraren met 20% te verhogen, de bouw van 15 nieuwe scholen, de uitgave van 26 nieuwe leerboeken in basisvakken.

Een projectportfolio brengt projecten samen die uit één enkele bron worden gefinancierd, ongeacht hun doelstellingen. De projectenportfolio van Company N kan bijvoorbeeld projecten voor liefdadigheid, de bouw van een nieuw hoofdkantoor, de viering van de verjaardag van de directeur en een stijging van de jaaromzet met 10% omvatten.

Projecten in portfolio's en programma's moeten ook de drie belangrijkste kenmerken hebben die hierboven zijn beschreven.

Basisprincipes van projectmanagement

Met het oog op de dynamisch ontwikkelende markt voor technologieën die zijn ontworpen om het managementproces te vergemakkelijken, is het moeilijk om specifieke methoden te noemen die projectmanagement volledig beschrijven.

Projectmanagement omvat vele benaderingen en tools en is gebaseerd op de volgende basisprincipes:

• Resultaatgericht. Dit principe wordt bepaald door de betekenis van het begrip "project". Projectmanagement is niet alleen kwaliteitsmanagement, het is een doelgerichte reeks onderling gerelateerde acties.
• Principe van de "ontwerpdriehoek". Bijprojectmanagement moet worden geleid door de onderlinge afhankelijkheden tussen: timing, budget, projectkwaliteit. Een verandering in een van de factoren leidt tot een verandering in de andere, waardoor ze als het ware zijden van dezelfde driehoek zijn.



• Het verantwoorden van de levenscyclus van het project. De levenscyclus van een project begint met de vorming van het idee zelf om een project te creëren en eindigt bij het verstrijken van de in het project gespecificeerde periode. De levenscyclus van een project eindigt in de regel op het moment dat de productlevenscyclus, gecreëerd als resultaat van het project, begint.
• Procesbenadering van management. Dit principe houdt in dat het project wordt geëvalueerd als een geheel van processen die met elkaar verbonden zijn en uitmonden in tussentijdse resultaten in de vorm van halffabricaten of belangrijke documenten. Met deze aanpak kunt u het project besturen zonder de zogenaamde "blinde zones".

Methoden om projectdeelnemers aan te moedigen

Het stimuleren van projectdeelnemers krijgt meestal speciale aandacht wanneer projectmanagement wordt geselecteerd om specifieke taken uit te voeren. Projectmanagement omvat meestal tastbare en ontastbare motiverende mechanismen.

Materiële prikkels omvatten bonussen, boetes, extra betalingen voor vroegtijdige voltooiing van tussentijdse taken.

Ontastbare motivatiemethoden zijn onder meer certificaten en disciplinaire geschenken in de vorm van vrije tijd, evenals het inzetten van competitie onder projectdeelnemers als onderdeel van een competitieve competitie.

Hoofdstadia van projectmanagement

Projectmanagement vindt plaats in fasen van de projectlevenscyclus en fasen van managementcomplexiteit. De relatie tussen fasen en fasen wordt weergegeven in de onderstaande tabel.

FASEN:	Kostenbeheer	Beheerder	Contentbeheer	Risicobeheer
STAGES:	1	2	3	4
Initiatie	Voorlopige financieringsraming	Voorlopige schatting van de projecttijdlijn	Definitie van kerntaken	Voorlopige analyse van mogelijke negatieve factoren
Planning	Berekening van het budget en zoeken naar financieringsbronnen	Projectplanning berekening	Berekening van projectdoelen	Berekening van risicoaanpassing
Implementatie	Fase-voor-fase financiering van het project	Bewaken van de uitvoering van het schema	Bewaken van het behalen van tussentijdse indicatoren	Bewaken van veranderingen in de belangrijkste drijfveren
Afsluiten	Schatting winst/verlies	Leg/lead score	Beoordeling van voltooiing/mislukking van projectdoelstellingen	Analysegemaakte fouten

De gebieden van projectbeheer omvatten dus financiële, personele, structurele gebieden van de organisatie.

Reikwijdte van projectmanagement

De projectmanagementstructuur omvat de verdeling van al het werk van de organisatie in projecten die beperkt zijn in termen van tijd en doelen. Tegelijkertijd wordt van elk project een team en een team van projectmanagers gevormd, die aan de manager rapporteren over de voortgang van hun project.

In dit opzicht wordt projectmanagement in de regel gebruikt in organisaties van verschillende industrieën en groottes, met een breed scala aan gelijktijdig uitgevoerde opdrachten. In kleine bedrijven gebruikt hij projectmanagement echter ook om specifieke problemen op te lossen van de modernisering van de productie of bijvoorbeeld de introductie van een nieuw product.

Projectmanagement in de bouwsector

In de bouwsector is het gebruik van projectmanagementmethodologie bijzonder relevant. In bedrijven die de functies van klant of aannemer vervullen, gebruikt projectmanagement een natuurlijke werkverdeling in projecten (volgens het productprincipe is de constructie van elk gebouw een afzonderlijk project), en de structuur van het topmanagement praktisch vereist geen serieuze herstructurering.

Management van een projectorganisatie wordt ook vaak uitgevoerd volgens het projectprincipe, waarbij met succes gebruik wordt gemaakt van reeds gevormde teamsontwerpers als een projectteam.

Projectmanagement in staatsstructuren

Projectmanagement bij de overheid is een vrij nieuwe trend van onze tijd. De programmagerichte beheermethode, die zich sinds de Sovjetperiode heeft ontwikkeld, heeft nu in het hele land de vorm aangenomen van projectbeheer. Om strategisch belangrijke taken voor de staat op te lossen, worden nu programma's gebruikt die individuele projecten omvatten met doelindicatoren en implementatiedeadlines. De methodologie voor het beheren van dergelijke programma's is echter nog verre van ideaal en vereist modernisering en actualisering.

Ervaring met het implementeren van projectmanagement in de regio Belgorod

Projectmatig openbaar bestuur heeft zich over de hele wereld bewezen. In Rusland is er ervaring met het toepassen van deze technologie in de regio Belgorod.

Dit grootschalige experiment had gevolgen voor bijna alle aspecten van het ambtenarenapparaat in de regio Belgorod. De belangrijkste elementen zijn opleiding in projectmanagement, organisatorische en methodologische ondersteuning, inspecties ter plaatse, motivatie, beoordeling van de competenties van medewerkers, commissies van deskundigen voor projectbeoordeling.

Projectbeheer van de regio Belgorod omvat nu collegiale organen voor projectbeheer:

• Interdepartementale commissie die projectactiviteiten beheert.
• Sectorale commissies van deskundigen die beslissen over het openen/sluiten van projecten.
• Regionaal projectbureau dat de naleving van de methodiek controleertprojectmanagement.

One Stop Shop

Het was in het kader van de overgang naar projectbeheer dat de regio Belgorod in 2010 overging op het coördineren van investeringsprojecten via het "one window"-systeem, dat nu goed bekend is in Moskou. De rol van dit loket wordt gewoon vervuld door een van de nieuw geïntroduceerde diensten - het regionale projectbureau. Nu, precies een maand na de aanvraag bij het projectbureau, ontvangt de bedrijfsentiteit een goedkeuringsdocument.

Geautomatiseerd informatiesysteem "Projectmanagement"

Informatie en technische ondersteuning voor projectbeheer in de regio Belgorod wordt uitgevoerd via het geautomatiseerde informatiesysteem (AIS) "Projectbeheer". Dit is een webtoepassing zonder software die de volgende functies vervult voor projecten, portfolio's en programma's:

• Het register (database) onderhouden.
• Planning.
• Budgettering.
• Toezicht op de uitvoering op regionaal en gemeentelijk niveau.
• Verdeling van bevoegdheden en verantwoordelijkheden van het team.
• Inhoud wijzigen.
• Waarschuwingssysteem over aankomende en aankomende evenementen voor projecten.
• Documentstroom.
• Geautomatiseerde analytische rapportage.
• Integratie met de elektronische regering van de regio Belgorod.

Voor- en nadelen van projectmanagement

De beschreven ervaring met het implementeren van projectbeheer in de regio Belgorod bleek succesvol. Het effect van deze veranderingen kwam vooral tot uiting in:een stijging van de groei van het bruto regionaal product met 0,1% (meer dan 3 miljard roebel), een vermindering van de tijd besteed aan de goedkeuring van projecten (met 2 maanden voor elk project) en een stijging van de ontwikkelingssnelheid van investeringen in de regio met 23%. Het belangrijkste resultaat is echter de vorming van projectdenken bij medewerkers die actief het probleem analyseren en proberen op te lossen, soms zelfs met behulp van niet-standaard, innovatieve methoden.

Motivatie en herstructurering van de bestuursstructuur maakten het mogelijk een positief effect te bereiken, niet alleen voor de ambtenarij, maar ook voor het bedrijfsleven, door een gunstig investeringsklimaat te creëren en belemmeringen voor ondernemerschap weg te nemen.

De bevolking van de regio neemt nu een actieve rol in de selectie en controle van de uitvoering van belangrijke strategische projecten. Voor mensen is projectmanagement een kans om te genieten van diensten van hoge kwaliteit en hoge mobiliteit.

Ondanks alle voordelen van de projectmanagementstructuur zijn er echter ook nadelen aan deze aanpak.

Allereerst de overgangsperiode. Het duurt een bepaalde tijd voordat het projectteam samenwerkt en hun functies als een goed gecoördineerd mechanisme uitvoert.

Ten tweede kan het zoeken naar een goede projectmanager bij het implementeren van projectmanagement in een onderneming vertraging oplopen. Er worden zeer hoge eisen gesteld aan de persoonlijke en professionele kwaliteiten van een projectmanager: uitgebreide kwalificaties, volledige onderdompeling in het project, projectmanagementervaring met de vereiste details.

Het derde nadeel van projectmanagement kan worden beschouwd als de noodzaakhet splitsen van bedrijfsmiddelen tussen projecten. In "arme" bedrijven is dit misschien helemaal niet haalbaar. Projectmanagers zullen moeten "vechten" voor financiering en personeel, wat onaanvaardbaar is in omstandigheden van totale controle over alle fasen van de levenscyclus van het project.

Een van de belangrijkste nadelen van het projectmanagementtraject in een organisatie is het in dienst nemen van projectteamleden en de projectmanager nadat het project is voltooid. Zoals u weet, is de werklast van het team de belangrijkste regel van een succesvol bedrijf, en in het geval van projectwerk verschijnen er regelmatig groepen specialisten "die in de lucht hangen", die meteen hun constante werklast verliezen.

Als we het bovenstaande samenvatten, kunnen we concluderen dat projectbeheer een integraal onderdeel is van de moderne bedrijfsruimte en dat het bestuderen van de basis ervan eenvoudigweg noodzakelijk is voor competente managementbeslissingen, zowel op staatsniveau als binnen één bedrijf.