Symbolen in de urenstaat. Een urenstaat invullen (voorbeeld)

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Werktijd en de boekhouding ervan zijn belangrijke componenten van elke organisatie, waardoor u de activiteiten van het bedrijf kunt controleren en werknemers kunt disciplineren. Om deze procedure te vereenvoudigen is een speciaal formulier ontwikkeld: een urenstaat. Het bestaat in zowel papieren als elektronische versies. En elk van de soorten heeft zijn eigen nuances in de vulling.

Wie vult de urenstaat in

Elke organisatie wijst een persoon aan die verantwoordelijk is voor het bijhouden van de urenstaat, waarbij de nadruk ligt op de specifieke kenmerken van de activiteit en het aantal medewerkers. Als de organisatie klein is en al het werk op kantoor wordt gedaan, zal de personeelsinspecteur, accountant of andere bevoegde persoon de werknemers inplannen.

In het geval dat een onderneming meerdere faciliteiten heeft, is het veel gemakkelijker om medewerkers direct op hun werkplek in te plannen. Deze verantwoordelijkheid ligt in dit geval bij de voorman of chefonderverdelingen door een afzonderlijke bestelling of voorgeschreven in de arbeidsovereenkomst.

Algoritme voor het werken met urenstaten

Allereerst moet u weten dat elke onderneming een reguliere (dat wil zeggen in papieren versie) urenstaat moet hebben. Het formulier kan ofwel zelf worden afgedrukt of bij een drukkerij worden besteld.

Er zijn twee goedgekeurde formulieren: T-12 en T-13. Hun verschil is dat de eerste niet alleen rekening houdt met werkuren, maar ook kolommen heeft voor het berekenen van het maandloon. Ze worden volgens hetzelfde schema ingevuld, namelijk elke maand op de eerste dag dat er een nieuwe urenstaat wordt geopend. Het is noodzakelijk om de kolommen in te vullen:

• Bedrijfsnaam (volgens samenstellende documenten), serienummer en datum van voltooiing.
• De periode waarvoor de urenstaat wordt geopend.
• Ordinale nummers van het personeel en hun gegevens van persoonlijke kaarten.

De rest van de gegevens wordt binnen een maand ingevuld, het invullen van het loongedeelte blijft bij de boekhouder.

Symbolen in de urenstaat

Voor het sneller en handiger invullen van de urenstaat is een notatiesysteem ontwikkeld en goedgekeurd. Ze weerspiegelen de manier van werken en rusten en andere nuances. 36 aanduidingen zijn voorzien. Maar soms is dit aantal niet voldoende om alle informatie over een werknemer nauwkeurig weer te geven.

Symbolen in de urenstaat

	Naam	Letteraanduiding	Numerieke aanduiding
1	Dag- en avonduren	I	01
2	Nacht openingstijden	N	02
3	Werk in het weekend en op feestdagen	RP	03
4	Overwerk	c	05
5	Zakenreis	K	10
6	Hoofdvakantie	van	14
7	Extra verlof	één	15
8	Studievakantie	U	16
9	Korte werkuren voor studenten	UV	17
10	Aanvullend studieverlof zonder wedde	UD	18
11	Zwangerschapsverlof	r	19
12	Vaderschapsverlof (gedeeltelijk betaald)	veh	20
13	Vaderschapsverlof (onbetaald)	oj	21
14	Onbetaald verlof	naar	22
15	Onbetaald verlof om juridische redenen	OZ	24
16	Ziekteverlof	B	25
17	Onbetaaldhandicap	t	26
18	Uren verminderd werk	ch	27
19	Stilstand (om niet-werknemersredenen)	vp	28
20	Afwezigheid om wettelijke redenen (met bezoldiging)	g	29
21	Ongewettigde Afwezigheid	OL	31
22	Niet gewerkte uren (als de werkgever een deeltijdbaan heeft ingesteld)	NS	32
23	Weekend	naar	33
24	Stakingen	ZB	34
25	Afwezigheden om onduidelijke redenen	НН	35

De tabel toont de meest gebruikte symbolen in de urenstaat. Een meer gedetailleerde beschrijving en een volledige lijst staan meestal op de eerste pagina van het formulier. Dit maakt het gemakkelijker om door de symbolen te navigeren en te bepalen in welke situatie wat in een cel moet worden geplaatst.

Normaal invullen van formulieren

Het invullen van de urenstaat is nauwgezet werk dat aandacht vereist. Dit kan bijvoorbeeld met de methode van continu aanwezig zijn en afwezig zijn.

In dit geval worden de gegevens in elke kolom ingevoerd. De symbolen geven zowel de aanwezigheid van werknemers op de werkplek als hun afwezigheid aan en geven de redenen aan. Het geeft ook het aantal uren aandoorgebracht op de werkplek.

In de timesheet zelf ziet het er als volgt uit: op een vrije dag zet u de letter "B", eronder 0, op een werkdag respectievelijk "I" en het aantal uren bijvoorbeeld 8. Net als in het weekend worden er verschillende redenen voor ziekteverzuim genoteerd, van zakenreizen tot afwezigheden om onduidelijke redenen.

Het berekenen van de urenstaat is in dit geval iets eenvoudiger, omdat alle benodigde cijfers en aanduidingen voor uw ogen liggen. Dit geldt met name voor specialisten met weinig werkervaring - zodat ze minder snel in de war raken en een fout maken.

Vul het rooster verstandig in

Er is ook een methode om afwijkingen te registreren. Het wordt toegepast wanneer de werkdag gedurende de hele periode dezelfde duur heeft. In dit geval worden alleen niet-standaard situaties opgemerkt, dat wil zeggen verzuim, overwerk, zakenreizen, enz. Bij het gebruik van deze methode wordt veel minder tijd besteed en is het eindresultaat in beide gevallen hetzelfde.

Op het blad ziet het er als volgt uit: de bovenste regel bevat informatie over de afwezigheid van de werknemer op de werkplek - V, K, FROM, HH, PR, B en anderen. De onderste regel blijft leeg. Bij de uiteindelijke berekening van gewerkte uren doen nullen er niet toe, en met dezelfde lengte van de werkdag, blijft het alleen om de eenvoudigste acties uit te voeren: tel het aantal lege cellen in de bovenste regel (dit zijn aanwezigheden) en vermenigvuldig met het aantal uren.

Deze methode is handiger voor ervarenpersoneelsfunctionarissen en accountants. Het is ook zeer geschikt voor kleine organisaties waar het aantal medewerkers klein is. Als uw management geen eenvoudiger tijdregistratiesysteem kent, is het tijd om het aan hen voor te stellen.

Een urenstaat bijhouden op een computer

Naast de papieren versie zijn er ook verschillende elektronische. Zoals hierboven vermeld, moeten de urenstaten absoluut worden gedupliceerd. Dit is nodig zodat gegevens over het werk van medewerkers niet verloren gaan en de betrouwbaarheid ervan wordt bevestigd (het is immers niet mogelijk om overal een computer te gebruiken).

Een van de meer betaalbare opties is een rooster gemaakt in kantoorprogramma's. Excel is hier perfect voor. Met spreadsheets kunt u elk type en formaat document maken. Dankzij de mogelijkheid om formules in te stellen, is het optellen en berekenen van tussentijdse gegevens ook veel eenvoudiger.

Speciale software gebruiken

Bij onvoldoende rekenvaardigheid kan een medewerker of management een ander soortgelijk programma kiezen. De urenstaat ziet er in dit geval hetzelfde uit als de papieren versie. Dit zal helpen om de tijd die nodig is om het document te verwerken te verminderen.

Er moet ook rekening worden gehouden met het feit dat elk programma het gebruik van gelicentieerde versies omvat. Bij verschillende leveranciers hebben ze natuurlijk hun eigen kosten. Het Time Sheet-programma kost gebruikers bijvoorbeeld vanaf:1000 roebel. en hoger - afhankelijk van het aantal personeelsleden.

Een ander pluspunt van dergelijke hulpprogramma's is dat u geen papieren urenstaat hoeft in te vullen. Het formulier met alle markeringen kan op elk moment gemakkelijk worden afgedrukt. Deze functie is zeker aanwezig in elk vergelijkbaar programma.

Over het opslaan van documenten

Waar wordt de urenstaat voor gebruikt? Dit is de basis voor de boekhouding van de loonsom in een of ander bedrag, evenals het belangrijkste bewijs dat de werknemer op de werkplek was en zijn taken uitvoerde. Dit document is zonder twijfel erg belangrijk voor elke organisatie.

Hoe lang wordt dit formulier dan bewaard? De urenstaat moet een jaar worden bewaard. Dit is wettelijk vastgelegd en dergelijke normen moeten worden nageleefd.

Als u een reeds gesloten urenstaat verliest, raak dan niet in paniek. Het kan altijd worden hersteld met behulp van andere documenten. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van verklarend ziekteverlof, informatie over zakenreizen, vakantieroosters, enz. Alles wat de afwezigheid van een persoon op zijn werkplek bevestigt en verklaart, kan worden gebruikt om gegevens te herstellen.

Wie heeft een rapport nodig?

Dit document is vaak nodig voor verschillende controles. Zo controleert de Belastingdienst zijn aanwezigheid in de organisatie en de juistheid van de vulling.

Het ontbreken van een urenstaat, zelfs in het kleinste bedrijf, kan een reden zijn voor een vrij hoge boete. Dezelfdetreedt op wanneer er fouten worden gemaakt bij het invullen van de formulieren. Dit geldt zowel voor berekeningen als voor misbruik van symbolen.

De aanwezigheid van urenstaten is verplicht. Ze zijn zowel nodig voor het bedrijf zelf (boekhouding, disciplinering van medewerkers) als voor auditorganisaties. En nog belangrijker - pas de symbolen in de urenstaat correct toe. Dan kunt u een aantal problemen met werknemers en regelgevende instanties voorkomen.