Functieomschrijving: assistent van het hoofd van de organisatie

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Grote organisatie - grote klusjes. Het hoofd van het bedrijf zal niet overal tijd hebben, zelfs niet met de hulp van afgevaardigden. Om de dag goed te plannen, niets te vergeten, het werk te verdelen en te controleren, heeft de manager een assistent nodig. Wat doet de medewerker in deze functie, wat moet hij kunnen en weten?

Assistent executive: zijn rol in de organisatie

Volgens de logica van de classificatie van beroepen die op staatsniveau zijn goedgekeurd, behoort de assistent-manager tot de categorie managers, omdat hij toezicht houdt op bijna alle problemen die onder de bevoegdheid van de eerste persoon vallen.

Tegelijkertijd interpreteren sommige organisaties de positie van een assistent-manager als een beheerder, manager of secretaresse: de eerste twee functies impliceren organisatorische en administratieve functies, de derde - presentatie en ondersteuning. De classifier van beroepen classificeert dit soort werk in verschillende categorieën.- specialisten, technische medewerkers, maar alleen een assistent wordt geclassificeerd als manager.

Hoe de reikwijdte van werkverantwoordelijkheden bepalen?

Bij het inhuren van een assistent-manager of secretaresse moet een organisatie beslissen over de status, rechten en verantwoordelijkheden van deze werknemer, omdat de vereisten voor het opleidingsniveau, de kwalificaties en de werkervaring van de kandidaat hiervan afhangen.

• Het is voldoende dat de receptioniste een volledige middelbare opleiding heeft genoten, en de etiquette en technieken van het werken met kantoorapparatuur van de sollicitant worden direct op de werkplek onderwezen.
• De beheerder moet ten minste een bachelordiploma hebben, organisatorische vaardigheden en een energiek karakter hebben en enige werkervaring hebben, afhankelijk van de bedrijfsvereisten.
• Een manager, als vertegenwoordiger van professionals, vereist ten minste een volledige hogere opleiding, werkervaring is optioneel, maar het bedrijf stelt deze norm naar eigen goeddunken.
• Assistent aan het hoofd. Deze functie houdt dezelfde kwalificatie-eisen in als voor een manager: volledige hogere opleiding, werkervaring in de specialiteit gedurende ten minste 2 jaar. Het is waarschijnlijk dat speciale persoonlijke kenmerken van de aanvrager ook vereist zijn, en mogelijk een geavanceerde training.

Waarom heb ik een functiebeschrijving nodig?

Een assistent-manager is als ambtenaar verplicht te handelen binnen het kader van zijn functionele rechten en de voorgeschreven functies volledig uit te voeren. Echter niet eensals leidinggevende is de werknemer verplicht zijn arbeidsplichten gewetensvol en op tijd te vervullen.

De aanstellingsopdracht bevat geen gedetailleerde opgave van deze competenties, en zelfs in het geval van een contract is de lijst van functies niet altijd uitputtend. Om discrepanties bij het bepalen van de taakomschrijving van een werknemer te voorkomen, moet de functiebeschrijving van een assistent van het hoofd van een organisatie gedetailleerde taken, rechten die hij heeft, evenals een mate van verantwoordelijkheid voor schending van een arbeidsovereenkomst, interne arbeidsregels, schade toebrengen aan de werkgever, enz.

Persoonlijke assistent van de directie

De functiebeschrijving van een assistent is gebaseerd op een soortgelijke instructie voor een manager of zijn plaatsvervanger, met uitzondering van enkele prioritaire functies van strategische planning en management. Waarschijnlijk zal de assistent ook niet worden belast met het aannemen en ontslaan van werknemers, het recht om de financiële middelen van de onderneming te beheren, de afgifte van volmachten en andere bevoegdheden die persoonlijk aan het hoofd toebehoren.

De wetgeving staat echter toe om alle functies te delegeren aan een werknemer die wordt vertrouwd, op voorwaarde dat hij over voldoende kwalificaties, kennis, ervaring en autoriteit beschikt om dergelijke problemen op te lossen. Het is alleen van belang om de volmacht van de werknemer correct af te geven - in opdracht of volmacht.

Tegelijkertijd moet de functiebeschrijving van de assistent van het hoofd van de onderneming het werk weerspiegelen dat daadwerkelijk door hem wordt uitgevoerd.

Typische secties

De structuur van de functiebeschrijving is vastgelegd in de kwalificatiegidsen van de staat en bevat alle basisvereisten voor de werknemer en de nuances van de functie, evenals de plaats ervan in de organisatiestructuur van de organisatie.

De functiebeschrijving "Assistent Manager", zoals elke andere, moet de volgende onderdelen bevatten:

1. Algemene voorwaarden. Het geeft de procedure aan voor aanwerving en ontslag, ondergeschiktheid, de procedure voor het vervangen van een werknemer.
2. Arbeidsfuncties. Een van de belangrijkste secties die in detail moet worden weergegeven.
3. Rechten toegekend aan een werknemer.
4. Beperkingen van aansprakelijkheid voor overtredingen.
5. Kwalificaties, beroepservaring, opleidingsniveau.
6. Wat de werknemer in deze functie moet weten.
7. Relaties tussen hem en andere delen van de organisatie.

De gespecificeerde secties kunnen niet worden afgekapt, maar het is toegestaan om ze uit te breiden en de nodige items toe te voegen.

Executive Assistant Functieomschrijving Voorbeeld

Goedgekeurd:

Directeur (naam organisatie)

handtekening

(volledige naam)

goedkeuringsdatum

Functieomschrijving "Assistent Manager"

1. Basisvoorwaarden

1.1. Professionele categorie "Leiders".

1.2. Aangenomen en ontslagen op bevel van de directeur.

1.3. Rapportage: rechtstreeks aan de directeur.

2. Functies

Assistent Executive:

2.1. Coördineert het werk van afdelingen, secties en andere afdelingen van de onderneming in overeenstemming met de instructies, besluiten en bevelen van de directeur.

2.2. Houdt de deadlines bij voor de uitvoering van de controleorders van de directeur door structurele afdelingen.

2.3. Stelt een werkplan op voor de directeur voor de volgende werkdag en legt dit tijdig voor aan de manager.

2.4. Organiseert en controleert kantoorwerk bij de onderneming, controleert of het voldoet aan de wettelijke vereisten.

2.5. Zorgt voor de boekhouding en registratie van alle door de directeur afgegeven volmachten.

2.6. Beheer griffiers en controleer de resultaten van hun activiteiten.

Aanvulling afhankelijk van de behoeften van een bepaalde organisatie en functieprofiel.

3. Krachten

De Executive Assistant heeft het recht om:

3.1. Maak uzelf vertrouwd met de beslissingen die door de onderneming worden genomen.

3.2. Deelnemen aan vergaderingen van het managementpersoneel.

Aanvulling afhankelijk van de behoeften van een bepaalde organisatie en functieprofiel.

4. Verantwoordelijkheid

Assistent-supervisor Verantwoordelijk:

4.1. Voor niet-vervulling of onbehoorlijke vervulling van hun taken onder deze instructie, bevelen en bevelen van de directeur, de huidige wetgeving die de activiteiten van de onderneming regelt.

4.2. Voor onvoldoende controle over de activiteiten van ondergeschikte medewerkers.

4.3. Voor openbaarmaking van informatie met beperkte toegang.

Aanvulling volgensop de behoeften van een bepaalde organisatie en functieprofiel.

5. Kwalificatie

Een assistent-manager moet een volledige hogere opleiding hebben, profielwerkervaring van ten minste 2 jaar.

6. Moet weten

Huidige wetgeving, Statuut, CAO (geeft aan welke handelingen en normen de werknemer dient te kennen).

7. Interactie

Geeft aan met wie en op welke punten de assistent-manager samenwerkt.

Akkoord:

Hoofd Human Resources

Handtekening

(volledige naam)

Juridisch advies

Handtekening

(volledige naam)

Bekend:

handtekening

(volledige naam)

Specifieke competenties van assistent-projectmanager

Er wordt aangenomen dat projectmanagement respectievelijk een tijdelijke functie is en dat de assistent bepaalde verplichtingen op zich neemt tot de voltooiing van het project. Zijn functionele verantwoordelijkheden zullen afhangen van de bijzonderheden en het thema van het project, evenals van de behoeften van een bepaalde organisatie.

De functieomschrijving van de assistent-projectmanager voor functies zal meer gespecialiseerd zijn, maar met een administratieve en organisatorische kleur. Typische verantwoordelijkheden voor deze functie zijn te vinden in het kwalificatiehandboek en vervolgens aangepast aan de situatie.

Zijn de verantwoordelijkheden van een assistent algemeen directeur anders?

Assistent verantwoordelijkhedenCEO en adjunct-directeur Algemene Zaken zullen anders zijn. In het tweede geval zullen de bevoegdheden uiteraard nauwer worden geconcentreerd, aangezien het hoofd algemene zaken niet verantwoordelijk is voor alle activiteiten van de organisatie, maar alleen voor een aparte sector.

De functiebeschrijving van een assistent-manager algemene zaken wordt opgesteld op basis van de functies van de baas die wordt "geassisteerd". Dienovereenkomstig zullen de reikwijdte van zijn verantwoordelijkheid en functies de basis vormen.

De functieomschrijving "Assistent Manager" is in dit geval geschikt als basis, u kunt hierop voortbouwen bij het ontwikkelen van nieuwe documenten voor gerelateerde functies.