Boekhouding buiten de balans: doel, onderhoudsregels

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Accounting is een geordend systeem voor het verzamelen, vastleggen en samenvatten van informatie in geldelijke termen over de staat van eigendom, kapitaal en passiva van de onderneming en hun veranderingen. Het kan worden onderhouden door een accountant die op grond van een arbeidsovereenkomst in de organisatie is geaccepteerd, of door een extern bedrijf.

Benoeming boekhouding

De belangrijkste taak van de boekhouding is het vormen van betrouwbare en volledige informatie over de werking van de onderneming, de staat van het onroerend goed. Op basis van deze informatie:

• negatieve bedrijfsresultaten worden voorkomen;
• een reservaat op de boerderij wordt onthuld, ten koste waarvan de financiële stabiliteit van de organisatie wordt gewaarborgd.

Gecontroleerd voor:

• naleving van de wet wanneer het bedrijf verschillende operaties uitvoert;
• doelmatigheid van het werk van de organisatie;
• gebruik maken van arbeids-, materiële en financiële middelen;
• naleving van de activiteiten van het bedrijfvastgestelde normen, normen en voorschriften.

Buitenbalans

Het is noodzakelijk om informatie samen te vatten over de aanwezigheid en beweging van eigendommen die niet aan de onderneming toebehoren, maar tijdelijk ter beschikking of in gebruik zijn, evenals om controle over bepaalde zakelijke transacties te verzekeren. In de praktijk wordt het ook wel "off-balance sheet accounting" genoemd. Dit concept wordt echter in de regel gebruikt met betrekking tot kredietinstellingen.

Zoals uit de statistieken blijkt, houden veel accountants ofwel geen gegevens bij van buitenbalansrekeningen, ofwel geven ze er heel weinig informatie over. Natuurlijk is het opstellen van een rapportage een zeer arbeidsintensief proces, dat inspanning, tijd en andere middelen, waaronder geld, vereist. Het bijhouden van gegevens mag nooit een formaliteit worden. De hoofdtaak van een accountant is immers het zorgen voor controle over de beschikbaarheid en het verkeer van eigendommen en verplichtingen om vervolgens informatie over te dragen aan het hoofd van de onderneming. Tegelijkertijd moet hij zich houden aan de belangrijkste regel: de kosten van rapportage mogen de voordelen ervan niet overschrijden. Het is ook van toepassing op buitenbalansrekeningen.

Nuances

Voordat we beginnen met het doel en de kenmerken van het boeken van onroerend goed op buitenbalansrekeningen, merken we de volgende punten op.

Sinds eind 2000 is er niets veranderd voor commerciële organisaties. Volgens het standaard rekeningschema waren er 11 posten buiten de balans, en er bleven er zoveel over. Wat budgettaire organisaties betreft, hebben ze:de situatie is anders. Elk jaar verandert het aantal buitenbalansrekeningen bij begrotingsinstellingen naar boven. Tegenwoordig gebruiken ze de 01-42.

Ik moet zeggen dat men in de budgettaire boekhouding van off-balance rekeningen een methodologie kan vinden voor sommige activiteitsgebieden van commerciële bedrijven. Dit geldt met name wanneer de regels niet officieel zijn vastgesteld en de organisatie van het rapportageproces wordt overgelaten aan de accountant bij het vormen van het financiële beleid.

Waarom hebben we buitenbalansrapportage nodig?

Op het eerste gezicht hebben ondernemingen waarvan het werk niet gebonden is aan strikte boekhoudregels buiten de balans dit niet nodig. Dit is echter niet helemaal waar. Laten we eens kijken waarom.

Ten eerste weten gecontroleerde accountants heel goed dat ze zonder een goede boekhouding buiten de balans geen positief oordeel van specialisten kunnen krijgen. De directe verantwoordelijkheid voor zijn afwezigheid is niet vastgesteld. Het Wetboek van Administratieve Delicten voorziet echter in administratieve straffen voor het ontbreken van informatie over indicatoren die ten minste 10% van de gegevens over zakelijke transacties weergeven.

Ten tweede is de laatste tijd de controle van de boekhouding buiten de balans door belastingambtenaren regelmatiger en grondiger geworden. Dit is begrijpelijk: de belastingdienst wordt voortdurend gecontroleerd door de staat en eist de resultaten van het werk. Inspecteurs stellen verschillende vragen aan accountants. Waar wordt bijvoorbeeld de ruimte waarin de werknemers van de onderneming hun taken uitoefenen op de balans weergegeven? Als het niet wordt weerspiegeld in de documenten, dan mensenthuis blijven of buiten werken? Als de boekhouding het pand niet toont, hoe is het dan mogelijk om de huurkosten als onderdeel van de inkomstenbelasting te nemen? Er staat geen onroerend goed op de balans, dus er zijn geen kosten. Het is goed mogelijk dat de inspectie de zaak voor de rechter brengt. En de rechtspraktijk werkt niet altijd in het voordeel van de betaler.

Ten derde draagt het opstellen van buitenbalansrekeningen bij tot de convergentie van boekhouding en management accounting. Managers stellen graag verschillende vragen aan financiers. Bijvoorbeeld een laptop voor 40 duizend roebel. niet weerspiegeld in de boekhouding, omdat het werd afgeschreven naar materialen en vervolgens naar kosten. Betekent dit dat het niet langer van het bedrijf is en dat elke werknemer het voor zichzelf kan nemen? Of er is bijvoorbeeld enkele jaren geleden een softwarepakket aangeschaft. Nadat de operatie de kostenpost van de komende perioden heeft verlaten, komt deze software niet in de boekhouding. De manager wil het aantal programma's en de voorwaarden van hun licenties in de balans zien.

Waar te beginnen?

Allereerst is het noodzakelijk om de lijst van activa te bepalen die op de balans in aanmerking zullen worden genomen. Vervolgens moet u de regels voor het samenstellen van documenten in het financiële beleid van de onderneming vastleggen. Idealiter is het nodig om ondernemingsprincipes op te stellen, inclusief de boekhoudkundige verwerking van vastgoed buiten de balanstelling. Ze zijn goedgekeurd door de hoofdaccountant.

Bijvoorbeeld, het bedrijfsprincipe "Buitenbalansboekhouding van een budgetinstelling" wordt geconsolideerd. Het bevat gedetailleerde instructies voor het weergeven van informatie.

Het startpunt voor buitenbalansboekhouding van vaste activa enverplichtingen is de inventarisatie van eigendommen en de uitvoering van de nodige documenten. De leider geeft een bevel. Op basis hiervan wordt een inventaris van passiva en activa gemaakt, die tot uiting zullen komen in de buitenbalansboekhouding. Een document wordt gevormd op basis van de resultaten van de controle - een verzamelblad. Informatie ervan wordt overgedragen aan de boekhouding.

Belangrijke punten

Houd er rekening mee dat balansinformatie buiten het systeem wordt weergegeven. Ontvangsten worden weergegeven als afschrijvingen, afschrijvingen worden weergegeven als tegoeden. Bij off-balance boekhouding van vaste activa mag er geen creditsaldo zijn. Informatie over posten buiten de balans heeft geen invloed op de balans.

Bij het rapporteren worden gegevens over onroerend goed weergegeven in de toelichtingen. Elke transactie op buitenbalansrekeningen moet worden gedocumenteerd. De voorraadregels voor passiva en activa zijn ook van toepassing op posten buiten de balanstelling.

Gehuurd besturingssysteem

Er is een lijst met passiva en activa die het vaakst buiten de balans in aanmerking worden genomen. Deze lijst mag natuurlijk niet als officieel worden beschouwd. We behandelen alleen de meest voorkomende situaties.

Laten we beginnen met account 001 "Gehuurd besturingssysteem". Het geeft informatie weer over:

1. Locatie verhuurd. De handeling van aanvaarding en overdracht van het object zal dienen als basis voor het weergeven van de gegevens. Het wordt ondertekend bij het sluiten van de huurovereenkomst. In de regel wordt informatie over de kosten van het overgedragen pand niet voorgeschreven in het contract (alleen de vergoeding van de huurder wordt vermeld). Deze informatie is op te vragen bij:eigenaar, maar hij kan weigeren ze te verstrekken. Het inschakelen van een taxateur in dergelijke situaties is onpraktisch. Om de gegevens weer te geven, kan een accountant voorwaardelijke kosten gebruiken, bijvoorbeeld 1 roebel voor elke meter. Het is belangrijk om de volgorde van toerekening voor te schrijven in het financiële beleid van de onderneming of ondernemingsprincipes.
2. Waardevolle spullen die samen met het gehuurde pand zijn ontvangen. Het maakt ook gebruik van de overdracht-acceptatiewet. We hebben het bijvoorbeeld over zonwering, airconditioning, kledingkasten, enz.
3. Buitenkoelers ontvangen tegen een vergoeding of een bonus voor drinkwater. Voor deze vaste activa wordt ook de boekhouding op de buitenbalansrekening 001 uitgevoerd volgens de akte van aanvaarding en overdracht van apparatuur, die wordt opgemaakt bij ontvangst van de koeler. Dit document geeft meestal de onderpandwaarde weer. Zij is het die uit balans wordt gehaald.

Inventaris in bewaring

Voor hen wordt het account gebruikt. 002. In de regel weerspiegelt het gegevens over koelere flessen. Op de dag dat het water wordt ontvangen, maakt de leverancier samen met de standaardfactuur de ontvangst- en uitgavendocumenten (of een gecombineerde versie van de factuur) over. De statiegeldwaarde van de flessen kan uit deze papieren of uit het contract gehaald worden.

Op rekening 002 kan ook vloermatten bevatten die door het schoonmaakbedrijf worden geleverd. Ze worden periodiek gewijzigd volgens het acceptatiecertificaat.

Van de volledigheid van de informatie die op het account wordt weergegeven. 002 zal de juistheid van de berekening van de onroerende voorheffing afhangen. Indien blijkt dat de onderneming vaste activa heeft verworven en deze zonder enige reden in de boekhouding buiten de balans heeft opgenomen,dan moet hij een boete betalen, evenals een extra belasting. In dergelijke situaties is eigendom doorslaggevend. Als het actief is ontvangen voor huur of gratis gebruik en op rekening is geactiveerd. 01 in plaats van 001, de gevolgen laten je niet wachten.

Formulieren

In de regel wordt voorwaardelijke waarde gebruikt voor strikte rapportageformulieren en hun aantal wordt bepaald door directe conversie. Deze informatie wordt weerspiegeld in 006. De vormen van strikte verantwoording zijn onder meer:

1. Checkbooks verstrekt door de bank.
2. Werkboekjes en bijlagen daarbij.
3. Abonnementen voor uitgifte aan werknemers.
4. Vormen van certificaten en diploma's.

Bovendien, op de teller. 006 geeft informatie weer over:

1. dwangbevelen voor werknemers die kinderbijslag betalen.
2. Ziekteverlof.
3. Oprichtingsdocumenten.

Op basis van de gegevens is het mogelijk om de personen te controleren die verantwoordelijk zijn voor het opslaan van formulieren.

Vaststellen van verplichtingen en uitstaande betalingen

Informatie over deze operaties wordt weergegeven in het account. 009.

Als het bedrijf als borg optreedt, wordt de informatie over het bedrag van de bijbehorende garantie op de balans opgenomen. De basis hiervoor is het contract.

Elke onderneming kan zijn posten toevoegen aan de boekhouding buiten de balans. Natuurlijk moeten alle innovaties worden vastgelegd in het financiële beleid.

Moeilijkheden in de praktijk

In de regel ervaren accountants bij het plaatsen van grote objecten geen specialeproblemen. Moeilijkheden, vooral bij budgettaire instellingen, beginnen wanneer het nodig is om rekening te houden met onroerend goed, waarvan de kosten minder dan 3000 roebel bedragen. Experts raden aan om een verklaring op te stellen van de uitgifte van waarden voor de behoeften van de onderneming. Alle schade wordt vervolgens weerspiegeld op de buitenbalansrekening 21.

De boekhouding van activa met een waarde van meer dan 3000 roebel wordt uitgevoerd tot het moment van vervreemding. De afschrijving wordt weerspiegeld in het tegoed van de rekening. Het is niet nodig om aanvullende gegevens in te voeren.

Saldowaarde van activa tot 40 duizend roebel. nul moeten zijn nadat ze in gebruik zijn genomen. Wat betreft objecten waarvan de prijs 3-40 duizend roebel is, dan moeten ze worden hersteld naar hun oorspronkelijke kosten en afschrijving.

De afschrijving van onroerend goed van een buitenbalansrekening wordt gedaan door een besluit van een speciale commissie. De basis is een akte ondertekend door de eigenaar van het actief en het hoofd van de onderneming. De vorming van een boeking in het rapport wordt uitgevoerd voor de waarde van de initiële kosten.

Waardevolle goederen voor gebruik worden op rekening verstrekt. 21 op basis van de desbetreffende wet. Tegelijkertijd wordt de verantwoordelijke persoon gewijzigd.

Activa met een waarde van minder dan 3000 roebel. op off-balance rekeningen van een budgettaire organisatie worden tegen de volledige kostprijs opgenomen. De uitzonderingen zijn bibliotheekfondsen, evenals onroerend goed. De boeking van vaste activa wordt uitgevoerd volgens de primaire documentatie die hun inbedrijfstelling bevestigt. Beweging binnen de onderneming wordt weerspiegeld door een verandering in opslaglocatie of verantwoordelijke persoon.

Commissieovereenkomst

Bij het overdragen van goederen voor verkoop, verliest de verbintenis het eigendom niet. Dergelijke eigendommen worden daarom in aanmerking genomen op de buitenbalansrekening. 004 tegen de kostprijs weergegeven in het acceptatiecertificaat. Bij overdracht van het object wordt het bedrag volledig afgeschreven. Indien een dergelijk product in de balans wordt opgenomen, kunnen er problemen voor de onderneming ontstaan. In dat geval kwalificeert de inspecteur de transactie als een verkoop. Als een derde partij beta alt voor het object in plaats van de verbintenis, zal het zeer problematisch zijn om de wettigheid van een dergelijke actie zelfs in de rechtbank te bewijzen.

Overtredingen

Zoals de praktijk laat zien, levert boekhouding buiten de balans geen bijzondere problemen op voor accountants. De weerspiegeling van informatie wordt heel eenvoudig uitgevoerd: de ontvangst, ontvangst of verstrekking van garanties wordt alleen geregistreerd bij debet, respectievelijk de terugbetaling van verplichtingen op een lening. Ondertussen besteden sommige experts, zelfs met zo'n eenvoudig schema, niet de nodige aandacht aan het bijhouden van buitenbalansrekeningen. Daardoor vinden de controlerende medewerkers van de belastingdienst fouten in de documenten en leggen ze boetes op.

Artikel 15 van het Wetboek van Administratieve Delicten stelt administratieve maatregelen vast voor overtredingen van boekhoudregels. We hebben het met name over de vertekening van de informatie van elk rapporteringsitem met meer dan 10%. Bovendien voorziet artikel 120 van het belastingwetboek in aansprakelijkheid voor opzettelijke onderschatting van de waarde van belastingobjecten of indicatoren van inkomstenbestanddelen.

Conclusie

In het artikel hebben we de belangrijkste kenmerken van boekhouding buiten de balans onderzocht. Om samen te vatten.

Zo speciaalposten buiten de balanstelling worden door de onderneming gebruikt om materiële activa administratief te verwerken die tijdelijk in gebruik zijn, d.w.z. er niet toe behoren. Bewerkingen met betrekking tot boekingen worden altijd weerspiegeld in debet, en afschrijvingen van onroerend goed - in credit. Indien nodig kan de accountant de boekhouding buiten de balans houden in "1C". Om dit te doen, moet u de juiste accounts aan het systeem toevoegen. De basisversie bevat al de nodige onkostenposten en subtellingen. Vorming van typische operaties en rapportage wordt uitgevoerd in standaarddocumenten.

Bedragen die op buitenbalansrekeningen verschijnen, worden niet in het saldo opgenomen. Daarom wordt de waarde van de nettoactiva van leasemaatschappijen en ondernemingen die een grote hoeveelheid materialen voor opslag accepteren, onderschat.

Buitenbalans is erg belangrijk voor een organisatie. De resultaten zijn rechtstreeks van invloed op de effectiviteit van managementbeslissingen. Daarnaast is informatie over buitenbalansrekeningen altijd interessant voor rapporterende gebruikers. Met deze informatie kunnen geïnteresseerden zich een completer beeld vormen van de financiële en economische activiteiten van de organisatie.

Specialisten raden af om de noodzaak van boekhouding buiten de balans te negeren. De laatste tijd zijn belastinginspecteurs bijzonder voorzichtig geweest met het controleren van de informatie die op de balans wordt weergegeven. Er zij aan herinnerd dat de wetgeving de aansprakelijkheid vaststelt voor het verstrekken van onvolledige gegevens over financiële en zakelijke transacties. De regels voor het weergeven van informatie zijn zo eenvoudig dat zelfs een beginnende accountant de taak aankan.