Accounting voor zakelijke kaarten: betalingsprocedure

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Bankkaarten voor bedrijven zijn, zoals u weet, veelzijdig. Dat is de reden waarom berekeningen met hen tegenwoordig veel worden gebruikt. Bedrijfskaarten zijn handig in gebruik op zakenreizen van medewerkers in binnen- en buitenland, bij het betalen voor representatieve diensten, het ontvangen van contant geld bij uitgiftepunten en geldautomaten. In het artikel zullen we bekijken hoe er rekening wordt gehouden met bedrijfskaarten in de boekhouding.

Algemene regels

Om een bedrijfskaart te krijgen, tekent een bedrijf een overeenkomst met een bankstructuur. Hiermee wordt een speciale bankrekening geopend. De bedragen die erop worden gevormd, worden in aanmerking genomen volgens de rekening. 55.

Om het geld op de bedrijfskaart van de onderneming weer te geven, wordt een speciale subrekening op rekening 55 gebruikt in de boekhouding.

Analytics-functies

De constructie van analytische boekhouding wordt uitgevoerd afhankelijk van de voorwaarden voor het gebruik van de kaarten.

In sommige gevallen voorziet de overeenkomst met de bank in de aanwezigheid van een verzekeringsdeposito op de rekening van het bedrijf. Het vertegenwoordigt het minimumbedrag dat permanent op de rekening staat. Het wordt ook wel het onherleidbare saldo genoemd. Dit bedrag kan in uitzonderlijke gevallen worden besteed. De aanbetaling wordt met name gebruikt in geval van overschrijding van de betalingslimiet.

Bij de boekhouding van bedrijfskaarten van rechtspersonen is het raadzaam om subrekeningen van de 2e bestelling op de rekening te openen. 55. Dit kunnen subrekeningen zijn. "Betalingslimiet" en "Verzekeringsdeposito".

De gespecificeerde subrekeningen in de boekhouding van bedrijfskaarten van rechtspersonen worden zonder mankeren geopend als meerdere kaarten zijn gekoppeld aan een enkele bedrijfsrekening, waarmee elke houder betalingstransacties kan uitvoeren binnen de gespecificeerde limiet. Bij het crediteren van geld dient de klant bij de bank een afschrift in met de gegevens van de houders en kaartnummers, de bedragen die aan elk van hen moeten worden overgemaakt.

Weerspiegeling van inschrijving

Bij het aanvullen van de zichtrekening van een bedrijfskaart wordt een boeking gemaakt in de boekhouding:

db ch. 55 subaccounts "Speciale rekening" Kd sc. 57 "Vereffeningsrekeningen" (52 "Valutarekeningen")

Voor vreemde valuta op een speciale rekening moet een herwaardering worden uitgevoerd op de datum van de transactie en de dag van rapportage. De resulterende wisselkoersverschillen in de boekhouding van bedrijfskaarten worden als volgt weergegeven:

• db ch. 55 subaccounts "Speciale rekening" Kd 91 subrekening. "Overige inkomsten" (in het bedrag van positieveverschil);
• db ch. 91, onderh. "Overige kosten" Kd c. 55 subaccounts "Speciale rekeningen" (door het aantal negatieve verschillen).

Transfers zijn onderweg

Wanneer de bank primaire documentatie ontvangt die de uitvoering van transacties met een bedrijfskaart bevestigt, wordt een boeking gemaakt op de lopende rekening in de boekhouding:

db ch. 10 (20, 25, 26, enz.) Cd-telling. 57 "Transfers zijn onderweg".

Het gebruik van rekening 57 is te wijten aan het feit dat de primaire documenten (ontvangsten, bonnen, enz.) worden ontvangen en verwerkt door de boekhoudafdeling vóór de vorming van een kaartrekeningafschrift dat de afschrijving bevestigt.

Voor dit account moet een speciaal subaccount worden geopend. Het geeft betalingen op een zakelijke kaart weer.

In de boekhouding kan de operationele controle van het saldo van de fondsen worden uitgevoerd door het bedrag op de subrekening af te trekken. "Verrichtingen op kaartrekeningen" (naar rekening 57) van het saldo van de subrekening "Speciale rekening" (naar rekening 55).

Weerspiegeling van operaties

Het wordt uitgevoerd na ontvangst van een bankafschrift, dat de daadwerkelijke afschrijving bevestigt. In de boekhouding worden bewerkingen op bedrijfskaarten als volgt weergegeven:

db ch. 57 subaccounts "Bewerkingen op speciale rekeningen" Cd sc. 55 subaccounts "Speciale rekening"

De lijst met toegestane transacties geeft aan dat de houder niet alleen het recht heeft om met de kaart te betalen, maar deze ook te gebruiken om contant geld te ontvangen.

Contant geld opnemen van een bedrijfskaart in de boekhouding wordt uitgevoerd op basis van bewijsstukken. Ze worden uitgegeven op het uitgiftepunt of bij een geldautomaat. De bedrading zal als volgt zijn:

db ch. 71 cd-sc. 57 subaccounts "Verrichtingen op speciale rekeningen" (voor het ontvangen bedrag)

Het gebruik van contant geld wordt geregistreerd volgens de algemene regels in overeenstemming met de primaire documentatie die bij de onkostennota van de werknemer is gevoegd.

Belangrijk moment

Naast het bovenstaande model van workflow en boekhouding voor bedrijfskaarten, kan er in de praktijk een situatie ontstaan waarin een werknemer tijdens de rapportageperiode geen primaire of andere documentatie heeft verstrekt die transacties bevestigt. In dit geval kan het bankafschrift de afschrijving van fondsen weergeven.

In dergelijke situaties moet u als volgt te werk gaan. Elke kaart is toegewezen aan een specifieke persoon - de houder. Volgens de procedure voor het genereren van rapporten over het geldverkeer op speciale rekeningen, moeten ze het nummer van de kaart vermelden waarvan de debet is gemaakt. In een dergelijke situatie is het belang van een competente organisatie van analyses op rekening 55.

Debitering van zakelijke bankkaarten in de boekhouding wordt uitgevoerd op basis van een niet door documenten bevestigd uittreksel en wordt als volgt weergegeven:

db ch. 73 cd c. 55 subaccounts "Speciale rekening"

Als de kaarthouder geen primaire documentatie overlegt of de door hem gemaakte kosten niet als economisch verantwoord worden erkend, moet hij terugkerenbestede gelden volgens de vastgestelde regels. Reflectie van het rendement wordt uitgevoerd op een kredietrekening. 73 in overeenstemming met de boekhoudkundige posten van de fondsen van de onderneming (bijvoorbeeld rekeningen 50, 51).

Boekhoudingstransacties in vreemde valuta

De bijzonderheden van de boekhouding van zakelijke bankkaarten met vreemde valuta worden bepaald door de voorwaarden voor afschrijving en conversie, verstrekt door de financiële instelling. Bovendien heeft het uiterlijk van de kaart zelf een betekenis.

Volgens de algemene regels maakt een gedetacheerde medewerker na terugkeer uit het buitenland een voorrapportage op, die hij voorlegt aan de boekhouding. Hij voegt er de originele documentatie bij. Het omvat onder meer papieren die zijn opgesteld tijdens kaartbetalingen.

Alle uitgaven in vreemde valuta moeten worden omgezet in roebels op de dag dat het rapport wordt goedgekeurd. In dit geval worden ingevoerd:

• db ch. 08 (26, 44) Cd-telling. 71 (voor het bedrag van het roebelequivalent van uitgaven tegen de wisselkoers van de Centrale Bank);
• db ch. 71 cd-sc. 57 subaccounts "Verrichtingen op speciale rekeningen" (voor het bedrag van de onkosten betaald met de kaart, in roebels tegen de wisselkoers van de Centrale Bank).

Verdere invoer hangt af van welke bedrijfskaart (valuta of roebel) is gebruikt. Bij de boekhouding voor valutatransacties, de schuld op de rekening. 57 is onderhevig aan herwaardering en de datum van hun commissie. Bij ontvangst van een bankafschrift wordt een boeking gemaakt:

db ch. 57 subaccounts "Bewerkingen op speciale rekeningen" Cd sc. 55 subaccounts "Speciale bankrekening" - roebelequivalent tegen de wisselkoersCentrale Bank op de dag van debitering

Tegelijkertijd, volgens het account. 57 bepalen het koersverschil. Het wordt gecrediteerd of gedebiteerd. 91 (afhankelijk van de aard van de koerscorrectie).

Bij gebruik van een zakelijke roebelkaart in de boekhouding, wordt de boeking gemaakt voor het bedrag in roebel dat op het afschrift wordt vermeld. Meestal verschilt de waarde van de waarde die wordt weergegeven in de rekening. 57 subaccounts "Operaties op speciale kaarten" op de dag dat het rapport werd goedgekeurd. Dit is te wijten aan het feit dat financiële structuren een interne koers gebruiken die niet samenv alt met de koers van de Centrale Bank bij het herwaarderen van valutatransacties.

Het resulterende verschil wordt beschouwd als een som. Aangezien het bedrag van de betaling in roebels voor het bedrag dat overeenkomt met het bedrag in vreemde valuta, wordt gecorrigeerd voor verschillen, worden ze op dezelfde rekening weergegeven als het hoofdbedrag van de reiskosten. Het kan C zijn. 08, 44, 26 enz.

Vergoedingen

Er worden kosten in rekening gebracht voor het onderhoud van bedrijfskaarten. In de boekhouding worden commissies opgenomen in andere uitgaven en worden ze weergegeven in de overeenkomstige subrekening van de rekening. 91.

Het bedrag en de procedure voor het afschrijven van vergoedingen worden vastgesteld in overeenstemming met de tarieven van de bancaire organisatie. Ze worden gespecificeerd in de bijlage bij de accountserviceovereenkomst.

Rente per saldo

Als de serviceovereenkomst voor de kaartrekening voorziet in hun opbouw, worden ze opgenomen in de overige inkomsten. In dit geval wordt de bedrading gecompileerd:

db ch. 55 subaccounts "Speciale rekening"Kd sc. 91 subaccounts "Overige inkomsten"

Nuances

De bovenstaande procedure voor het vastleggen van transacties is voornamelijk van toepassing op ondernemingen die kaartrekeningen bezitten en van hen schikkingen met commerciële partners uitvoeren.

Tegelijkertijd kan het bedrijf betalingen accepteren van kaarten van individuen en organisaties. Uitgevers (kaartuitgevers) gaan overeenkomsten aan met handelaren om producten aan kaarthouders te verkopen.

De overeenkomst stelt de regels vast voor het voorzien van technische apparatuur aan het punt, autorisatie van de operatie, de voorwaarden voor schikkingen met kopers, het bedrag van de commissie van de servicebank. Deze laatste wordt in de regel ingehouden op de opbrengst van de verkoop van goederen en bijgeschreven op de rekening van de handelsonderneming.

Verzameling van slips

Slip is een terminalcontrole. De procedure en frequentie van hun inning worden bepaald in de voorwaarden van de overeenkomst die is ondertekend met de overnemende bank (een kredietmaatschappij die kaartacceptatiepunten organiseert en diensten verleent voor het onderhouden van het hele scala van activiteiten daarin). Tegelijkertijd is een register van slips verplicht. Het geeft het aantal cheques en het totale bedrag aan.

Het register moet in twee exemplaren worden ingevuld. Eén wordt samen met strookjes aan de verzamelaar gegeven, de tweede blijft in de handelsonderneming. In het laatste geval geeft de ophaler ook een ontvangstbewijs.

Als basis voor het weergeven van de bedragen op de rekening. 57 is het tweede exemplaar van het document. Voorafgaand aan de overdracht van strookjes aan de inzamelaar, doet de onderneming niet:kan bedragen behandelen als "overboekingen in transit". Dienovereenkomstig wordt rekening 57 niet weergegeven.

Voordat de bonnen naar de bank worden overgemaakt (zolang ze bij de kassa van de handelsonderneming staan), worden de gelden voor de verkochte goederen niet van de rekeningen afgeschreven en niet op de rekening bijgeschreven. Dienovereenkomstig wordt aangenomen dat kopers vorderingen hebben gevormd.

Wanneer de opbrengst van de verkoop op de rekening is bijgeschreven, wordt er een transactie aangemaakt:

db ch. 51 cd-sc. 57

Accounting voor bedrijfskaarten in C1

De reflectie van de operaties gaat momenteel niet gepaard met problemen. Ik moet zeggen dat de boekhouding van bedrijfskaarten in C1 7 7 bijvoorbeeld eerder bijna handmatig werd gedaan.

Het softwareproduct 1C "Accounting" wordt voortdurend verbeterd. De eerste significante veranderingen werden opgemerkt door gebruikers van de versie van het programma C1 8 2. Het verwerken van bedrijfskaarten in de nieuwste applicatie is nog eenvoudiger geworden. Overweeg enkele nuances van reflecterende bewerkingen.

De werking van het aanvullen van bedrijfskaarten in de boekhouding in C1 8 3 wordt weergegeven met behulp van het document "Afschrijving van rekening". Om het te openen, gaat u naar het gedeelte "Bank en kassa", vervolgens naar "Bankafschriften" en klikt u op de knop "Debet".

In de vorm van het document wordt het type operatie "Overboeken naar een ander account" aangegeven. Om de rekening van de begunstigde te selecteren, opent u de directory "Bankrekeningen". De debetpost wordt sc. 55.04.

In versie 1C 8.2Afschrijvingen werden op dezelfde manier gedaan. Tegelijkertijd werd er geen afzonderlijk document opgesteld voor de ontvangst van fondsen voor de overdracht van de vereffeningsrekening - het werd in aanmerking genomen als de omzet van de beweging van bedragen.

Geld opnemen bij een geldautomaat

Bij het incasseren van geld accepteert de werknemer ze daadwerkelijk onder het rapport. Dienovereenkomstig is hij verplicht documenten te overleggen die de kosten bevestigen.

Stel dat een medewerker een bepaald bedrag van de kaart heeft laten uitbetalen en heeft betaald voor de aankoop van voorraadartikelen.

Opname in 1C wordt weergegeven met behulp van het document "Afschrijvingen van rekening". Het is noodzakelijk om het type operatie vast te leggen: "overdracht aan een verantwoordelijke werknemer", rekening 55.04. De bankrekening is de bankrekening waaraan de kaart is gekoppeld. Het document vermeldt ook informatie over de houder, d.w.z. over de verantwoordelijke persoon.

Wanneer de bewerking wordt weergegeven, wordt een record gemaakt:

db ch. 71.01 Cd-telling. 55.04

Bankcommissie inhouden bij het opnemen van geld

Deze bewerking wordt weergegeven met behulp van het document "Afschrijven van rekening". Het type is "andere afschrijving", boekhoudrekening - 55.04. De bankrekening is de rekening waaraan de kaart is gekoppeld.

De details geven het account aan. 91.02. Dit is de debetrekening waarop de commissie wordt overgemaakt. In de directory "Overige uitgaven / inkomsten" dient u een item te selecteren waarin de kosten voor het betalen van bankdiensten zijn opgenomen. Daarna wordt een record gegenereerd:

db ch. 91.02 Cd-telling. 55.04.

Onkostenbevestigingsoperatie

In 1C worden uitgaven weergegeven met behulp van het document "Advancerapport".

Bij het invullen op het tabblad "Vooruitgang", selecteer "Afschrijving van rekening".

Vul op het tabblad "Goederen" de gegevens in over de gekochte voorraadartikelen, hun factuur en btw.