Regels voor het bijhouden van een werkboek in Rusland

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Arbeidsboek - een van de belangrijkste documenten die betrokken zijn bij de formalisering van de betrekkingen tussen de werkgever en de werknemer. De normen voor de behandeling ervan worden bepaald op het niveau van federale rechtshandelingen. De regels voor het bijhouden van een werkboek zijn een voorbeeld van vrij strenge wetgeving. Wat zijn hun bijzonderheden?

Algemene feiten over het bijhouden van werkgegevens

De belangrijkste wetgevende bron die de regels voor het bijhouden van werkboeken regelt, is het 225e besluit van de Russische regering, uitgegeven op 16 april 2003. Het schetst consequent alle nuances met betrekking tot de juiste behandeling van dit document. Overweeg de algemene feiten over het onderhoud van werkboeken, die zijn opgenomen in de resolutie.

Deze rechtshandeling stelt vast dat het werkboek het belangrijkste document is dat informatie weergeeft over de activiteiten en ervaringen van een burger. Het decreet zegt dat werkgevers verplicht zijn om werkboeken te starten (en bestaande te blijven onderhouden) voor elke werknemer die meer dan 5 dagen in de organisatie heeft gewerkt (op voorwaarde dat dit het belangrijkste werk is).

Er kan worden opgemerkt dat er genoeg zijnin zeldzame gevallen, wanneer de werkgever een individu is, start het werkboek niet - dit is bij wet verboden.

Belangrijke informatie die in het werkboek wordt weergegeven: persoonlijke gegevens over de werknemer, de aard van het door hem uitgevoerde werk, informatie over overgangen tussen verschillende werkgevers, feiten over beloningen voor verschillende prestaties. Enige disciplinaire actie is niet opgenomen in het document, tenzij het een ontslag betreft.

Werkboeken zijn ingevuld in het Russisch, en in de nationale Russische republieken is het mogelijk om lokale talen te gebruiken die de status van de staat hebben.

Boekontwerp

We kunnen beginnen met het verkennen van de regels voor het bijhouden van een werkboek vanuit punten die de kenmerken van het invullen van een document weerspiegelen. Hier zijn de belangrijkste feiten over dit proces:

- als de werknemer voor de eerste keer wordt aangenomen, moet het bedrijf dat hem in dienst heeft een werkboek voor hem uitgeven binnen een week nadat de persoon zijn loopbaan is begonnen;

- informatie over de werknemer wordt in het betreffende document ingevoerd op basis van een paspoort of andere wettelijk erkende identificatiebron;

- gegevens over de opleiding die de werknemer heeft genoten, evenals over zijn specialiteiten, beroepen zijn ontleend aan diploma's en andere documenten die kwalificaties bevestigen;

Zodra het werkboek is uitgegeven, verplicht de werkgever zich om het goed te onderhouden. Maar in feite kan een bedrijf met een werkboek alleen maar aantekeningen maken en aanpassingen maken. Daarom is het uiterst belangrijk om te weten hoe u op de juiste manier de juistedocument opnemen.

Inzendingen

De regels voor het bijhouden van een werkboek gaan ervan uit dat alle vermeldingen erin (bijvoorbeeld met betrekking tot overplaatsingen, feiten over kwalificaties, ontslagen, onderscheidingen, enz.) worden gedaan op basis van een bestelling die moet worden ondertekend door een bevoegde persoon uit de directie van de onderneming-werkgever. Het invoeren van informatie in het werkboek dient te gebeuren zonder het gebruik van afkortingen. Vermeldingen moeten worden gevolgd door een serienummer. Telkens wanneer de personeelsafdeling van het bedrijf het werkboek van de werknemer corrigeert, moet ze hem op de hoogte stellen van de wijzigingen tegen ondertekening.

Als informatie over ontslag in het document moet worden ingevoerd, moet de bewoording volledig voldoen aan de bepalingen in de arbeidswet van de Russische Federatie en andere federale wetten. Als de arbeidsovereenkomst wordt beëindigd in overeenstemming met artikel 77 van de arbeidswet van de Russische Federatie, moet in de werkmap worden verwezen naar de noodzakelijke paragraaf uit het eerste deel ervan. Als een persoon wordt ontslagen op basis van de bepalingen van artikel 81 van de arbeidswet van de Russische Federatie, moet het document ook de door de wet voorgeschreven bewoordingen weerspiegelen. Als de arbeidsovereenkomst wordt beëindigd vanwege omstandigheden buiten de macht van de werkgever en werknemer, moet worden verwezen naar de bepalingen van artikel 83 van de arbeidswet van de Russische Federatie.

Als de werknemer dat wenst, kan het werkboek informatie opnemen met betrekking tot deeltijdwerk (inclusief ontslag daaruit). Maar hiervoor moet de werknemer de personeelsdienst een document bezorgen dat zijn arbeidsrelatie met een andere werkgever bevestigt.

Inclusiefandere populaire records die voorzien in de regels voor het bijhouden van een werkboek - informatie over militaire dienst (evenals werk in instanties voor interne aangelegenheden en andere staats- en wetshandhavingsinstanties). Ook informatie waaruit blijkt dat medewerkers geavanceerde trainingen hebben gevolgd, kan in het document worden ingevoerd.

In het werkboek wordt, zoals we hierboven vermeldden, informatie over de beloningen van de werknemer vastgelegd vanwege zijn arbeidsprestaties. Dit kan informatie zijn over staatsonderscheidingen, eretitels, uitreiking van diploma's, insignes, diploma's en andere soorten prikkels die zijn voorzien door de wetten van de Russische Federatie en lokale rechtshandelingen van werkgevers.

Wijzigingen en reparaties

De regels voor het bijhouden van een werkboek staan ook wijzigingen en correcties toe aan dit document. Hoe moeten ze worden geproduceerd? Als we het hebben over het wijzigen van de volledige naam, geboortedatum, informatie over onderwijs, dan moeten de acties van de personeelsdienst worden bevestigd door documenten met betrekking tot de bijgewerkte feiten.

Als het zo is dat de personeelsfunctionaris een fout heeft gemaakt bij het invoeren in het werkboek, dan kan dit worden gecorrigeerd. Tegelijkertijd kan de personeelsafdeling ook een passende aanpassing doen bij de nieuwe baan, als zij een bewijsstuk heeft van de vorige werkgever.

Als we het hebben over correcties in secties die feiten over werk of over prijzen weergeven, dan kunnen onjuiste gegevens niet worden doorgehaald: er moeten aantekeningen worden gemaakt datze zijn ongeldig en de juiste informatie wordt vervolgens ingevoerd.

Er is een scenario mogelijk waarin een organisatie die een fout heeft gemaakt bij het opstellen van een werkboek haar juridische status heeft gewijzigd. In dit geval moeten aanpassingen in het document worden gedaan door de onderneming die de opvolger van de onderneming is geworden. Wanneer de organisatie wordt geliquideerd, brengt de nieuwe werkgever wijzigingen aan in het werkboek. Een soortgelijk scenario - als de werkgever een individuele ondernemer is die zijn status heeft geliquideerd.

Uitgifte van een dubbele werkmap

Laten we een ander belangrijk aspect bekijken, waaronder de regels voor het bijhouden van werkboeken. Het 225e besluit van de regering van de Russische Federatie staat de uitgifte van hun duplicaten toe. Er kunnen verschillende redenen zijn voor deze procedure. Laten we de belangrijkste dingen bestuderen die de regels bevatten voor het bijhouden van een werkboek. Wat moet een medewerker doen als hij bijvoorbeeld per ongeluk het betreffende document kwijtraakt?

Allereerst moet u uw werkgever hiervan op de hoogte stellen. Volgens de wet moet het bedrijf in dit geval binnen 15 dagen een duplicaat van de werkmap afgeven. Bij de afgifte van dit document moet de werkgever informatie invoeren over de duur van het dienstverband (die is gedocumenteerd), evenals informatie over beloningen.

Het is mogelijk om een duplicaat af te geven in plaats van een geldig werkboek, dat een ongeldige aantekening van ontslag of het feit van overplaatsing naar een andere baan bevat. In dit geval zal de nieuwe versie van het document alle benodigde gegevens bevatten, behalve de onjuiste.

De regels voor het bijhouden en bewaren van werkboeken suggereren dat de werkgever ze moet verstrekkenintegriteit, schade voorkomen, mogen de relevante documenten niet verliezen. Maar het komt voor dat het bedrijf om verschillende redenen toch een van deze regels overtreedt. Bijvoorbeeld vanwege een calamiteit. Mocht het zo zijn dat werkboeken massaal verloren zijn gegaan door de werkgever, dan wordt de anciënniteit van de daarin geregistreerde werknemers vastgesteld door een speciale commissie. Het bestaat uit bevoegde vertegenwoordigers van werkgeversbedrijven, verschillende vakbondsorganisaties en andere bevoegde structuren.

De commissie onderzoekt de documenten die de werknemer heeft - attesten of bijvoorbeeld die met betrekking tot de activiteiten van de vakbond - tickets, registratiekaarten, loonboekjes. Indien de werknemer niet over relevante bronnen beschikt, dan kunnen de feiten dat hij in dat en dat bedrijf heeft gewerkt worden bevestigd op basis van de getuigenissen van twee of meer personen die ooit collega's van een persoon waren. Na het werk van de commissie worden duplicaatdocumenten, opgesteld op de voorgeschreven manier, aan werknemers verstrekt. Het is ook mogelijk om de rechtbanken te betrekken bij het vaststellen van de anciënniteit.

Uitgifte van een boek bij ontslag

Er zijn verschillende voorschriften die op de een of andere manier correleren met de resolutie, die de regels vastlegt voor het bijhouden van een werkboek. Volgens de arbeidswet van de Russische Federatie is de werkgever met name verplicht om de werknemer na ontslag het juiste document in handen te geven. Hoe werkt dit in de praktijk?

Tijdens het ontslagproces moeten de gegevens die de personeelsafdeling van de werkgever in het werkboek van de werknemer heeftbehoorlijk gecertificeerd zijn. Ook moet de werknemer zelf zijn handtekening zetten. Als de informatie in de werkmap niet alleen in het Russisch is ingevoerd, is de bewoording ook in een andere taal gecertificeerd.

Ontwerp inzetstukken

Een naar behoren uitgevoerde bijlage mag ook aan het werkboek worden gehecht. Het heeft unieke identifiers - een reeks en een nummer. Het wordt gebruikt als alle of gerelateerd aan een van de secties van de pagina zijn ingevuld in de werkmap, waardoor er nergens nieuwe informatie kan worden ingevoerd.

De bijlage wordt bijgehouden volgens dezelfde regels als het werkboek, en zonder dit document is het ongeldig. Telkens wanneer de personeelsafdeling een bijlage uitgeeft, is het noodzakelijk om een stempel te plaatsen die dit feit in het werkboek weergeeft.

Opslag van boeken

De 225e resolutie weerspiegelt niet alleen de basisregels voor het bijhouden van een werkboek. Daar wordt ook beschreven hoe u deze documenten kunt bewaren en hoe u ze moet bijhouden. Opgemerkt kan worden dat de werkgever de juiste procedures moet uitvoeren, niet alleen met betrekking tot geldige werkboeken en bijlagen, maar ook met formulieren.

Om de juiste boekhouding van documenten te garanderen, moet het bedrijf over verschillende documenten beschikken:

- inkomsten- en uitgavenboek, waarin informatie wordt vastgelegd over de vormen van werkboeken en bijlagen;

- boekhoudboek voor de verplaatsing van documenten.

De vormen van de relevante documenten worden bepaald in de voorschriften die zijn uitgevaardigd door de uitvoerende autoriteiten van de Russische Federatie. Met betrekking tot de baten- en lastenboek - ininformatie over alle procedures die de ontvangst of besteding van de formulieren in kwestie weerspiegelen, moet erin worden vermeld. Bij de boekhouding is het noodzakelijk om de reeks en het nummer van elk document aan te geven. In het boekhoudboek voor de verplaatsing van boeken en de bijlagen die eraan zijn gehecht, is het noodzakelijk om documenten te registreren die worden geaccepteerd van werknemers die aan het werk gaan, evenals werkboeken en bijlagen die deze aanvullen. Bij ontslag tekent een medewerker van het bedrijf beide boeken.

Vormen van werkmappen en bijlagen zijn onderhevig aan opslag als documenten van strikte verantwoording. Ze worden alleen op verzoek verstrekt aan competente medewerkers van het bedrijf. Een specialist met het juiste profiel moet aan zijn boekhoudafdeling een rapport voorleggen over hoe het gaat met het aantal formulieren, over de ontvangen bedragen voor werkboeken en bijlagen.

Aspecten van productie en verwerving van werkboeken

Het werkboek is het belangrijkste document en daarom wordt het geproduceerd op de manier die is goedgekeurd op het niveau van officiële autoriteiten. Vormen van werkboeken, evenals bijlagen, hebben de juiste beveiligingsfuncties. De werkgever moet zelf het soort documenten verkrijgen, maar heeft tegelijkertijd het recht om een vergoeding te vragen voor de overeenkomstige kosten van de werknemers.

Werkboeken in Rusland: evolutie van wetgeving

De meest interessante feiten weerspiegelen de evolutie van de wetgeving die de regels vastlegt voor het bijhouden van werkboeken. Rusland is een staat met vaak veranderende wetten op veel gebieden. Volgens veel advocaten is de reikwijdte van het arbeidsrecht en aanverwante sectoren -een goed voorbeeld hiervan.

Allereerst merken we op dat de regels voor het bijhouden van een werkboek vóór 2003 en die welke nu zijn vastgesteld, werden geregeld door fundamenteel verschillende voorschriften. Ondanks het feit dat in 2003 de moderne Russische staat volledig tot stand was gekomen, waren er Sovjetwetten van kracht op het gebied van het reguleren van de verspreiding van werkboeken. Dus de procedure voor het invullen van de relevante documenten werd geregeld door decreet nr. 656 van 1973-06-09, uitgevaardigd door de Raad van Ministers van de USSR, evenals de gezamenlijke Centrale Raad van Vakbonden van de Unie - Op werkboeken voor arbeiders en bedienden”. Overeenkomstig deze rechtsbron werd ook een Instructie uitgevaardigd volgens welke de boekhouding van werkboeken bij Sovjetondernemingen moest worden uitgevoerd. Dit document werd op zijn beurt goedgekeurd door het decreet van het USSR State Committee for Labour. Een van de meest toegankelijke bronnen waarmee u de Sovjetregels kunt vinden voor het bijhouden van een werkboek ter referentie, is 'Consultant'. Maar dit document is ook te vinden in andere juridische referentiesystemen.

Welke interessante feiten bevatten de Sovjetregels voor het bijhouden van werkboeken? Heeft Rusland hen veel veranderd? In principe waren veel van de bepalingen van de in de USSR uitgevaardigde rechtshandeling vergelijkbaar met die in moderne wetgeving. Dus, bijvoorbeeld, een van de bepalingen van het Sovjetdocument zegt dat werknemers kennis moeten nemen van de feiten van het aanbrengen van wijzigingen in het werkboek of een bijlage daarin. Ongeveer dezelfde formulering, zoals we hierboven hebben opgemerkt, bevat de regels voor het bijhouden van werkboeken 2014jaar.

Een van de normen die vergelijkbaar zijn met moderne, is de bepaling dat bij elke vermelding in het werkboek die het feit weergeeft van het in dienst nemen van een persoon, ontslag of overplaatsing naar een andere plaats van uitvoering van arbeidstaken, de personeelsafdeling vertrouwd moet raken met de werknemer onder schilderij.

Tegelijkertijd zijn er op het niveau van de bepalingen die we hebben aangegeven, ook aanzienlijke verschillen tussen de Sovjet- en Russische benaderingen voor het bijhouden van werkboeken. Dus, bijvoorbeeld, in de rechtshandelingen die in de USSR zijn uitgegeven, werd gezegd dat de werknemer in speciale vormen moest tekenen om die andere aanpassingen aan het document te certificeren. Hoewel de regels van 2014 voor het bijhouden van werkboeken toestaan dat een persoon ook in het werkboek zelf kan tekenen.

Verschillen in versies

Een ander belangrijk historisch aspect dat de specifieke kenmerken van Russische werkboeken weerspiegelt, is dat ze in verschillende series worden uitgegeven. Nu zijn het er 5. De allereerste serie kwam het jaar daarop uit nadat nieuwe regels voor het bijhouden van werkboeken in Russische stijl waren ingevoerd, die de Sovjetnormen vervingen. De serie kreeg de TK-index. In vergelijking met eerdere versies van werkmappen is de vorm iets kleiner geworden, van kleur veranderd.

TK-serie wordt gekenmerkt door verschillende beschermingsniveaus. Dus op alle pagina's van werkmappen is er bijvoorbeeld de uitdrukking "Werkboek" zichtbaar in ultraviolette stralen, evenals watermerken in de vorm van de afkorting TK. Vellen met documenten van de nieuwe serie worden genaaid met de Bicolor draad, die uit twee kleuren bestaat.

Zoals we hierboven opmerkten, sinds 2004Er werden 5 series werkboeken gepubliceerd. In 2004-2005 - TK, in 2006 - 2007 werd een andere serie gebruikt - TK - I, van 2008 tot juni 2010 - de volgende, TK - II, daarna - TK - III, die tot 2012 werkte. In 2013 de nieuwste serie werkboeken - TK - IV.

Welke praktische betekenis heeft dit? Het feit dat een werkboek bij een bepaalde serie hoort, kan namelijk van invloed zijn op bijvoorbeeld de bepaling van de authenticiteit ervan. Als een document van de 2012-serie gegevens bevat, zelfs als alle regels voor het bijhouden van een werkboek, 2010, worden gevolgd, dan is het ongeldig. Misschien kon de werkgever het jaar van uitgave van het boek gewoon niet herleiden tot het moment waarop het werd ingevuld, maar de wetgever kan dit interpreteren als een vervalsing van het document. U kunt ook opmerken dat werkgevers verplicht zijn om ervoor te zorgen dat de werkboeken die door werknemers van eerdere ondernemingen zijn meegebracht echt zijn - en niet alleen door te controleren of de informatie in het document overeenkomt met het jaar van uitgifte van de serie.