Budgetboekhouding: concept, organisatie en onderhoud

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Budgettaire boekhouding wordt gebruikt in alle instellingen en organisaties zonder uitzondering, die behoren tot de staatsvorm van eigendom. Het is iets anders dan het gebruikelijke boekhoudkundige werk, maar de basisprincipes worden erin nageleefd. Alle acties, documentsjablonen en andere elementen die nodig kunnen zijn voor de activiteiten van de organisatie zijn goedgekeurd door hogere autoriteiten en zijn niet adviserend, maar verplicht. Er zijn ook specifieke voorbeelden, voorbeelden en soortgelijke ondersteunende documenten die het werk van werknemers gemakkelijker maken.

Wat is budgetboekhouding

De benoemde boekhoudoptie is een duidelijk gereguleerd systeem waarin alle elementen van het beheer van de instelling worden samengebracht en verwerkt door specialisten. Het wordt gekenmerkt door de aanwezigheid van een groot aantal instructies en soortgelijke documenten die aangeven hoe bepaalde handelingen in verschillende omstandigheden moeten worden uitgevoerd. Dit vergemakkelijkt het werkproces aanzienlijk, omdat u met de informatie die wordt verstrekt door de instructie voor budgetboekhouding u onmiddellijk aan het werk kunt gaan en duidelijk aan alle vereisten kunt voldoen, zonder afgeleid te worden door allerlei individuele elementen die inherent zijn aan zijn klassiekeoptie.

Boekhoudingstaken

Er is een bepaalde lijst met hoofdtaken die de basis vormen voor de boekhouding. Het totale aantal van dergelijke elementen is erg groot, maar als we dit probleem verminderen en kort beschouwen, kunnen we er enkele uitlichten.

Dit soort boekhouding is dus nodig om niet voor de hand liggende, verborgen reserves te vinden die de staat in staat zouden stellen efficiënter te functioneren. Bovendien zorgt budgetboekhouding voor totale controle over de werkelijke staat en beschikbaarheid van elk bedrag aan contanten, evenals verschillende activa. Met goed beheer is het ook mogelijk om ongepaste uitgaven tijdig te identificeren en te voorkomen en in het algemeen inzicht te geven in waar, in welk bedrag en hoe het geld is gebruikt. Een dergelijke boekhouding laat onder meer de resultaten van een bepaalde organisatie zien. Dat wil zeggen, hoe winstgevend of onrendabel het is.

Niet de laatste rol wordt gespeeld door statistische en rapportagegegevens, die ook worden verzameld met behulp van deze boekhouding. Ze zijn nodig voor het verzamelen van bepaalde informatie, de analyse ervan, het verstrekken aan belanghebbenden en als gevolg daarvan voor de vorming van nieuwe instructies en documenten, evenals voor latere wijzigingen in de boekhouding van de begroting om zo goed mogelijk overeen te stemmen met de huidige situatie en het meest effectief in een bepaalde periode.

Regelgevende documenten

Alle basisprincipes zijn gespecificeerd in de speciale instructie nr. 148n, die niet alleen duidelijkebepalen hoe u precies moet handelen onder bepaalde voorwaarden, maar ook welke sancties kunnen volgen als u weigert gebruik te maken van deze vereisten. Opgemerkt moet worden dat dit document alleen de basis en basis bevat, die natuurlijk alle activiteitsgebieden en elementen van het werk van de organisatie bestrijken, maar mogelijk niet volledig zijn.

Bovendien is er nog steeds een groot aantal allerlei veranderingen, toevoegingen en soortgelijke factoren die ook de werking van de onderneming beïnvloeden en in sommige gevallen de eerder goedgekeurde normen zeer aanzienlijk kunnen veranderen. In theorie zijn het hoofd van de organisatie en andere personen met bepaalde bevoegdheden in een enkele instelling verplicht om al deze documenten op een gepaste manier en binnen het vereiste tijdsbestek aan de werknemers mee te delen.

In de praktijk wordt de medewerker geadviseerd om de situatie zelfstandig te monitoren en, als er nieuwe informatie binnenkomt, dit te verduidelijken met het management om mogelijke problemen in de toekomst te voorkomen. Maar dat is niet alles, naast al deze documentatie, moet u ook de standaardboekhouding met al zijn voorschriften begrijpen. Hoewel budgetboekhoudingen verschillen van klassieke, worden ze nog steeds op ongeveer dezelfde manier behandeld, wat het moeilijk maakt om het allemaal uit te zoeken.

Vereisten

Instructies over budgetboekhouding, evenals enkele andere soortgelijke regelgevende documenten, stellen bepaalde vereisten voor het onderhoud ervan. Ze zijn strikt vastgelegd in de wetgeving en voor overtreding van deze vereistener kunnen harde sancties volgen.

1. Dus elke actie moet precies op tijd worden gedaan.
2. Rapportagegegevens moeten overeenkomen met de werkelijke toestand en de boekhouding zelf moet worden uitgevoerd vanaf de allereerste dag van het bestaan van de organisatie.
3. De meest eenvoudige en begrijpelijke vereiste is de staat van onderhoud uitsluitend in de staatsvaluta.

Natuurlijk kunnen in bepaalde situaties andere kenmerken van het werk worden toegevoegd, maar hier hangt veel af van hoe de organisatie functioneert, wat ze doet, wat haar kenmerken zijn, enzovoort. Voor elk van deze items dient een aanvullende controle te worden uitgevoerd op de aanwezigheid van voorwaarden en eisen die ten minste gedeeltelijk betrekking kunnen hebben op het werk van de instelling.

Verantwoordelijkheden

Basisvereisten worden rechtstreeks gesteld aan het hoofd en de hoofdaccountant van de instelling. Zij zijn het die verplicht zijn om voortdurend toezicht te houden op het uitgevoerde werk, hun fixatie in documenten en de boekhouding van begrotingsmiddelen. Alleen zij zijn verantwoordelijk voor alles in overeenstemming met de wet, en alleen dan kunnen ze, indien nodig, hun werknemers straffen met toegankelijke en adequate methoden.

Dit is een redelijke benadering, omdat alleen zij alle functies kennen (of moeten kennen) die een gewoon persoon die aan het werk is gewoon niet nodig heeft voor een volwaardige activiteit. Tegelijkertijd heeft dezelfde hoofdaccountant de mogelijkheid om van het management te verlangen dat deze de nodige maatregelen treft, met als doel:passende en correcte boekhouding in begrotingsinstellingen. Dit item bevat vereisten voor het organiseren van werkplekken, hun technische uitrusting, het inhuren van gekwalificeerde medewerkers, enzovoort.

Op zijn beurt kan het management eisen dat de juiste bedragen worden toegewezen om te voldoen aan de voorwaarden van werknemers, als ze echt de aandacht verdienen en het volwaardige werk van de organisatie belemmeren. Het is bijvoorbeeld onwaarschijnlijk dat een waterkoeler een verplichte uitrusting is, maar zonder op zijn minst de slechtste computer wordt het bijna onmogelijk om gegevens bij te houden of andere soortgelijke functies uit te voeren. Als gevolg hiervan heb je de juiste infrastructuur, communicatie via een netwerkverbinding en zelfs een aparte persoon nodig om alles veilig te houden.

Structureren

Om de organisatie zo efficiënt mogelijk te laten werken, alle acties nauwkeurig en op tijd zijn uitgevoerd en de rapportage echt voldeed aan de gestelde eisen, is een voldoende grote staf nodig die elk duidelijk zal presteren gedefinieerde functies. Dit helpt om de workflow in delen op te splitsen en maakt het mogelijk om comfortabel en efficiënt in uw vakgebied te werken, zelfs met minimale kennis, omdat een echt ervaren persoon een hoog loon zal eisen, waar de organisatie het misschien niet mee eens is.

Boekhouding in budgettaire instellingen impliceert de aanwezigheid van kassiers, vooraanstaande accountants (of werknemers die beide zullen combinerenfuncties). Daarnaast kunnen er plaatsvervangers aanwezig zijn (meestal één, maar soms zijn het er meer) en natuurlijk de hoofdaccountant. Met dit schema controleert de baas de belangrijkste activiteitsgebieden en functies. Meer in detail worden ze gecontroleerd en geleid door afgevaardigden, en gewone werknemers doen al het werk rechtstreeks.

Documentatie

Er zijn meer dan 40 basisvormen van primaire documentatie die in een openbare instelling moeten worden gebruikt om management accounting zo dicht mogelijk bij de wettelijke vereisten te laten aansluiten. In feite zijn ze allemaal verdeeld in twee groepen, die ongeveer hetzelfde zijn in termen van het aantal gespecificeerde documenten, waarvan één verwijst naar bedrijven van welke vorm van eigendom dan ook, en de tweede betreft uitsluitend budgettaire organisaties.

Budgetboekhouding heeft op zijn beurt zijn eigen onderverdeling van deze primaire documenten in drie hoofdgroepen. Ze zijn allemaal nodig voor het hoogwaardige werk van de onderneming en maken het mogelijk om absoluut alle activiteitsgebieden te bestrijken.

Er zijn dus ongeveer gelijke sjablonen die verantwoordelijk zijn voor het berekenen en berekenen van de loonlijst, het uitvoeren van alle bewerkingen met de kassa en het reguleren van werk met materiële activa. De kleinste groep documenten zijn documenten die niet in een van de categorieën vallen en die een aantal zeer specifieke activiteitsgebieden bestrijken, die niet allemaal in de onderneming bestaan.

Automatisering

Zoals in conventionele boekhouding, allerlei soortengeautomatiseerde systemen die het werk van medewerkers enorm vergemakkelijken en de meest nauwkeurige en betrouwbare gegevens bieden op basis van de ingevoerde cijfers.

Het gemak van dergelijke programma's is al lang getest en goedgekeurd door alle medewerkers die met boekhouding, belasting of management accounting moeten werken. Ze geven onmiddellijk alle vereiste informatie, dwingen de gebruiker niet om er lang mee te leren werken, geven de einddeadlines aan voor het indienen van rapporten, enzovoort. De meeste moderne accountants stellen zich in principe vaag het werk van de organisatie voor zonder dergelijke hulpmiddelen.

Boekhouding en rapportage

Alle onderdelen van de onderneming zijn nauw verbonden met rapportage. Dit is een van de basisprincipes, die voor iedereen verplicht is en waarmee u voldoende gegevens kunt verzamelen voor analyse, controle en verificatie. Er zijn verschillende basisopties voor rapportages in begrotingsorganisaties, die tijdig moeten worden opgesteld en aan hogere autoriteiten moeten worden voorgelegd:

• rapport begrotingsuitvoering;
• over prestaties;
• over de verplaatsing van fondsen.

Zoals je kunt zien, stellen ze allemaal de regelgevende instanties in staat om een gedetailleerde analyse uit te voeren van de toestand van de organisatie, haar kenmerken, huidige problemen, ontwikkelingsrichtingen, enzovoort. Meestal gaan al deze documenten vergezeld van een toelichting, die deze of gene informatie die niet meteen duidelijk is, verduidelijkt.

Aanvullend ingediende balansenen alle andere documenten die vereist zijn door de relevante autoriteiten, als het nodig is om bepaalde punten, cijfers of andere kenmerken van de onderneming te verduidelijken.

Verschillen met standaard boekhouding

Budgetboekhouding is in veel opzichten vergelijkbaar met de gebruikelijke boekhouding, die wordt gebruikt in particuliere ondernemingen, bedrijven en organisaties. De belangrijkste verschillen zitten in ogenschijnlijk kleine details zoals een rekeningschema en in de kenmerken van de classificatie van bepaalde acties. Maar in feite, als je dit alles in detail en in detail uitdiept, blijkt dat deze elementen de sleutel zijn en de hele structuur van het werk van de organisatie zeer serieus beïnvloeden.

Meer specifiek over deze kwestie kan alleen worden gezegd door twee verschillende ondernemingen van een soortgelijk type te vergelijken, waarvan er een privé zal zijn en de andere openbaar. Management accounting, zoals elke andere, zal in een privébedrijf enerzijds eenvoudiger en begrijpelijker zijn, en anderzijds, in aanwezigheid van een groot aantal interne regelgevende documenten, veel complexer en verwarrender. Ja, en in sommige gevallen in strijd met de huidige wetgeving.

Resultaten

Over het algemeen, om al het bovenstaande samen te vatten, is het budgettype boekhouden, hoewel moeilijk in de beginfase van het begrip, in tegenstelling tot de gebruikelijke vorm, maar veel eenvoudiger in de toekomst.

De belangrijkste taak voor een volledige analyse van het probleem zou de analyse moeten zijn van het hele wetgevingskader, dat op de een of andere manier verband kan houden met dit probleem. Daarna zal het veel werken.eenvoudiger en duidelijker, zelfs met constante bewerkingen en wijzigingen. Het standaardwerk van bijna elk min of meer groot bedrijf houdt op zijn beurt in dat werknemers niet alleen rekening houden met de eisen van de wet, maar ook met de wensen van de werkgever, en deze in verband brengen met wet- en regelgeving.