Wat is een online kassa en hoe werkt het?

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Volgens de wet moet iedereen die in de detailhandel handelt en iets verkoopt, een kassa hebben. Meer recentelijk is er echter een nieuw concept verschenen: online kassa's. Wijzigingen sinds 2017 in de federale wet verplichten alle detailhandelaren om een conventioneel apparaat te vervangen door een internetkassa. In dit opzicht hebben zakenmensen veel vragen, de antwoorden daarop zijn van bijzonder belang voor vertegenwoordigers van kleine en middelgrote bedrijven. Is het mogelijk om zonder online afrekenen te doen? Moet iedereen overstappen op nieuwe standaarden? Wat gebeurt er als het bedrijf de nieuwe eisen negeert? En trouwens, wat is een online kassa? Laten we proberen dit moeilijke onderwerp te begrijpen en alle vragen te beantwoorden.

Wijzigingen in de wetgeving

Zoals hierboven vermeld, moeten alle detailhandelszaken een kassa hebben. Tot voor kort was dit verplicht, maar velen negeerden het en hadden geen haast om volgens de wet te werken. Het was onmogelijk om iedereen te controleren, zoveel transacties en verkopen werden uitgevoerd via "grijze" boekhouding, dat wil zeggen zonder behoorlijke controle door de staat en in feite buiten de wet. Daarom heeft de wetgever besloten de controle aan te scherpen en enkele wijzigingen aan te brengen. Dus nu moet iedereen die iets verhandelt en verkoopt (goederen of diensten) een online kassa hebben. Dit zal overheidsdiensten helpen om de boekhouding van de inkomsten nauwkeuriger en nauwkeuriger te controleren, de begroting van het land aan te vullen, de orde op het gebied van online handel en online winkels te herstellen, en dit zal natuurlijk consumenten (kopers) beschermen tegen fraude door verkopers.

Zulke goede bedoelingen hebben voor echte chaos gezorgd en paniek gezaaid onder ondernemers. Natuurlijk, als je alles hebt gedaan en het volgens de wet doet, dan heb je niets te vrezen. Het belangrijkste is om alle innovaties te begrijpen en te begrijpen wat de essentie van online kassa's is. Hieronder zullen we de soorten bedrijven bekijken waarvoor het gebruik ervan verplicht of alternatief is.

Wat is een online kassa

Online afrekenen is praktisch niet anders dan normaal - dat lijkt op het eerste gezicht misschien zo. In feite is er één fundamenteel verschil, waarvoor alles is begonnen. Dergelijke kassa's zijn verbonden met het World Wide Web en kunnen via internet informatie en informatie over voltooide transacties doorgeven aan regelgevende instanties. Internettoegang biedt andere mogelijkheden. U kunt de koper nu bijvoorbeeld automatisch per e-mail of sms laten weten dat hij goederen van u heeft gekocht (in feite een elektronische versie van de cheque uitgeven). De vraag “Wat is een online kassa?” verbijsterde veel zakenlieden, ondanksdat er niets bijzonders aan dit concept is.

Sommige mensen dachten dat het een speciale kassa was, die is gemaakt op het staatsportaal of iets dergelijks. In feite is dit verre van het geval. Het enige dat u hoeft te doen, is nieuwe online kassa's verkennen en verbinding maken, net zoals bij een normale kassa. Hier zijn natuurlijk enkele nuances die niet moeilijk te begrijpen zijn.

Hoe werkt online afrekenen

We zullen niet ingaan op technische details en details, maar zullen alleen de belangrijkste vragen beantwoorden die ondernemers achtervolgen die gedwongen zijn hun apparaten te upgraden. Trouwens, niet 100% zakenmensen hoeven dit te doen, maar slechts enkele van hen, maar we zullen hier later over praten.

Online kassa werkt met behulp van internet. In dit opzicht is het nodig om verbinding te maken met het wereldwijde web, omdat zonder dit de betekenis van het gebruik van de nieuwe kassa volledig verloren gaat. Internet voor een online kassa is een noodzaak en het zal gelukkig niet moeilijk zijn om voor jezelf een netwerk op te zetten. Elke eigenaar van het verkooppunt heeft het recht om een aanbieder te kiezen. Voor online afrekenen zijn zowel draadloos internet als mobiele netwerken 2G of 3G geschikt.

En nu het goede nieuws: het werk van de nieuwe online kassa is bijna niet anders dan het werk van je goede oude machine, als je die natuurlijk had. Alle hoofdprocessen blijven ongewijzigd, terugbetalingen bij online kassa's worden snel genoeg en zonder onnodig papierwerk uitgevoerd. Nieuw hier is alleen de fiscale drive. Dit is het apparaat dat transmissie mogelijk maakt.gegevens online. Dat is alles. Het verbinden van een online kassa is een apart probleem dat aanvullende verduidelijking vereist, dus we zullen er onmiddellijk mee doorgaan nadat we hebben vastgesteld of u een online kassa nodig heeft of niet.

Wie heeft haar nodig

Wie vandaag de dag een ouderwetse kassa heeft (of zou moeten hebben) kan niet zonder een online kassa. Als u eigenaar bent van een kapsalon, atelier, transportbedrijf, als u rondreizen of kaartjes voor concerten, excursies of andere evenementen verkoopt, als u online betaling voor uw goederen of diensten accepteert, moet u een nieuw type kassa hebben.

Maar als je schoenen repareert, sleutels en sloten maakt, handgemaakte goederen verkoopt, woningen verhuurt voor lange of korte termijn, dan stelt de wet je nog steeds vrij van het verplichte gebruik van een online kassa. Degenen die kranten en tijdschriften, ijs, frisdranken, groenten en fruit verkopen, vallen ook in deze categorie van gelukkigen.

Individuele ondernemers (IP) tijdelijk (tot 1 juli 2018) mogen geen haast hebben om over te stappen op online kassa's. Ook eigenaren van verschillende betalingssystemen en individuele ondernemers die werken onder het vereenvoudigde belastingstelsel (UTII of PSN), of zich bezighouden met de verkoop van goederen via automaten, mogen nog geen online kassa installeren.

Waar te krijgen

Dus, wat is een online kassa, we hebben het ongeveer uitgezocht, nu moeten we een andere belangrijke vraag beantwoorden: waar te krijgen? Nogmaals, er is niets ingewikkelds hier. Het proces van het aanschaffen van een nieuwe kassa is niet anders dan hoe ondernemers dat een jaar of vijf geleden deden. Zoals hierboven vermeld, verschilt de technische uitrusting van de gemoderniseerde CCP's bijna niet van de oude apparaten, op één apparaat na. Daarom is de enige manier om een nieuwe online kassa te krijgen, deze gewoon te kopen.

We zullen geen reclame maken voor individuele diensten en bedrijven die hierbij betrokken zijn, maar voor het geval dat we u eraan herinneren dat u in deze kwestie waakzaam moet blijven en niet voor het aas van oplichters moet vallen. Koop goederen van vertrouwde verkopers en bestudeer deze zorgvuldig voordat u beta alt. Het is belangrijk dat er in de documenten naar de kassa een opmerking staat "Voldoet aan 54-FZ".

De kosten van internetkassa's verschillen afhankelijk van de functionaliteit, grootte en omvang van het apparaat. De minimumprijs begint dus vanaf 13.000 roebel, de maximale kosten zijn ongeveer 75.000 roebel.

Verbinding

Een ander belangrijk probleem dat niet kan worden genegeerd, is de aansluiting van een online kassa. De instructies voor dit proces zijn ook vastgelegd in normatieve handelingen en gereguleerd door de wet, dus hier kunnen geen uitzonderingen of dubbelzinnige interpretaties zijn. Het is voldoende om een eenvoudig algoritme te volgen om alles goed te doen.

De eerste stap is dus het sluiten van een formele overeenkomst met de beheerder van fiscale gegevens (afgekort OFD). Dit is een nieuwe deelnemer in uw relatie met de regelgevende instanties, waardoor zij in re altime informatie over transacties ontvangen. OFDinformatie opslaan, verzenden en verwerken in overeenstemming met de 54e federale wet en volledige vertrouwelijkheid van gegevens garanderen. Er wordt veel aandacht besteed aan beveiliging, operators werken aan speciale software die informatie versleutelt. Dit elimineert praktisch de kans om haar te ontvoeren.

Er zijn een aantal moeilijkheden die een bedrijf of individuele ondernemer kan tegenkomen bij het kiezen van een fiscale data operator. Het feit is dat deze rol niet is toegewezen aan een enkele speciale instantie, maar aan verschillende bedrijven die over alle benodigde licenties beschikken (inclusief van Roskomnadzor) en over de wettelijk vereiste uitrusting beschikken. Daarom moet u speciale aandacht besteden aan de keuze van OFD en eenvoudige aanbevelingen volgen: u moet van een potentiële partner informatie krijgen over de technische mogelijkheden, functionaliteit, de mogelijkheid om meldingen te ontvangen en de verzonden informatie te controleren. Specificeer de competentie van de aannemer, vergeet niet te verduidelijken wat er precies in de kosten van diensten zal worden opgenomen. Het zou heel nuttig zijn om alle benodigde documenten en licenties te overleggen die het mogelijk maken om dit soort activiteiten uit te voeren.

Nadat de OFD is geselecteerd, moet je er verbinding mee maken. Het is heel eenvoudig om dit te doen: ga gewoon naar de website van het bedrijf en laat daar een aanvraag in een speciale vorm achter. Na eenvoudige manipulaties neemt een manager contact met u op, die al uw vragen zal beantwoorden en een overeenkomst voor ondertekening zal opstellen. In sommige gevallen gebruikt de organisatie in plaats van een contract een aanbieding, die ook voldoet aan de eisen van de wet en tot op zekere hoogte het proces faciliteertondertekening van de overeenkomst.

Vanaf dit moment vinden alle processen automatisch plaats: het verzamelen, opslaan, verwerken en overdragen van gegevens wordt uitgevoerd door de operator van uw keuze. U hoeft de bovenstaande processen niet te implementeren of te controleren - dit wordt gedaan door professionals onder toezicht van de staat.

Registreren

Nadat je een nieuwe kassa hebt gekocht of een oude hebt geüpgraded en een overeenkomst hebt gesloten met een fiscale data-operator, moet je doorgaan naar de laatste belangrijke stap waar je niet zonder kunt - het registreren van een online kassa. Waar is het voor? Aangezien alle verkoopgegevens door de staat moeten worden geregistreerd en volledig transparant moeten zijn, bent u verplicht deze over te dragen aan de belastingdienst. Als vroeger sommige bewerkingen verborgen konden worden, wordt het nu bijna onmogelijk. Binnen een seconde na de verkoop van een product of dienst en de uitgifte van een cheque aan online kassa's, heeft de belastingdienst deze informatie volledig.

Dus, om uw online kassa bij de belastingdienst te registreren, kunt u twee methoden gebruiken. De eerste is de gebruikelijke, papieren, bureaucratische. Met een reguliere aanvraag moet u naar het dichtstbijzijnde filiaal van de federale belastingdienst. Medewerkers van de dienst beoordelen deze binnen drie werkdagen en registreren het apparaat. Een voorbeeldaanvraag vindt u op internet of bij de federale belastingdienst zelf. Om echter tijd en zenuwen te besparen, is het beter om de tweede methode te gebruiken - registreer een kassa via internet. Om dit te doen, moet u zich registreren opofficiële website van de federale belastingdienst, voert u uw persoonlijke account in en vult u een elektronische aanvraag in, waarin u het serienummer van uw kassa en fiscale aandrijving moet vermelden.

Nadat de belastingdienst deze nummers heeft gecontroleerd en er zeker van is dat ze bestaan, geven ze je een speciaal registratienummer dat je aan niemand mag vertellen. Het moet worden ingevoerd in de online kassier. Dit wordt overal anders gedaan, dus bestudeer zorgvuldig de instructies van de fabrikant van de kassa voordat u willekeurig getallen in de velden probeert in te voeren. Als je alles hebt uitgezocht en het hebt gedaan zoals het hoort, dan zal je apparaat zelf een registratierapport afdrukken. Hierin staan bijzondere gegevens die u in uw persoonlijke account op de website van de Belastingdienst in een apart veld moet invullen. Nadat u op de knop "Voltooien" heeft geklikt, is het registratieproces voor de kassa voorbij - u kunt in alle rust werken.

Voordelen

Nadat de afgevaardigden van de Doema wijzigingen in de wetgeving aanbrachten die de aanpak van de werking en het gebruik van alle kassa's veranderden, toonden veel zakenlieden hun ongenoegen. In het begin begreep niemand echt wat deze innovaties betekenden en wat een online kassa was. Nadat de tijd verstreek en duidelijk werd dat er geen radicale veranderingen waren voorzien, zakte de ijver een beetje en kwamen veel ondernemers zelfs tot de conclusie dat online afrekenen meer goed dan slecht is.

Een van de voordelen van nieuwe kassa's vanuit zakelijk oogpunt is bijvoorbeeld dat er geen onderhoud nodig istechnologie, aangezien dezelfde "magische" fiscale accumulator rechtstreeks door verkopers zal worden gewijzigd.

Een ander duidelijk pluspunt is het gemak van het registreren van de kassa: u hoeft niet in de rij te staan en een week te wachten op verbinding, vul gewoon een eenvoudig formulier in op de website van de federale belastingdienst en volg de instructies, sluit het apparaat zelf in een paar stappen aan. Ten derde gaan medewerkers van de Belastingdienst niet meer op controle, omdat ze alle informatie zelf automatisch via internet ontvangen. Dit is zeker een pluspunt, omdat deze aanpak de corruptiecomponent bijna volledig elimineert (de belastingdienst zal niet in staat zijn om u onder druk te zetten en geld te eisen, waardoor niet-bestaande schendingen aan uw bedrijf worden toegeschreven).

Voor anderen zijn deze voordelen dat niet. Dit geldt voor degenen die gewend zijn om onder illegale regelingen te werken, ambtenaren om te kopen en hun reële inkomen te verbergen. Alles moet eerlijk zijn, en de eis om online kassa's aan te schaffen is een volgende stap om het midden- en kleinbedrijf uit de schaduw te halen.

Wat gebeurt er als je niet naar de online kassa gaat?

Van februari tot juli 2017 is het aantal online kassa's in Rusland vertienvoudigd, maar niet alle ondernemers slaagden erin om op het afgesproken tijdstip over te stappen op nieuwe apparatuur. Bovendien wilden velen dit niet en sommige ondernemers die nog tijd hebben tot 2018 denken er zelfs aan om niet over te stappen op online kassa's. Hiervoor zullen ze straffen en boetes krijgen. Als de overtreding voor de eerste keer wordt begaan, wordt de ondernemer gestraft in de vorm van een boete. Voor individuele ondernemers zal de omvang ervan oplopen tot 50% van de ontvangen winst, maar niet minder dan 10.000 roebel, voor een LLC - van 75 tot 100% van de omzet, maar niet minder dan 30.000 roebel. In geval van herhaalde overtreding (als de inkomsten meer dan een miljoen roebel bedragen), wordt u gedurende 90 dagen het recht ontzegd om ondernemersactiviteiten uit te oefenen. Als de opbrengst minder is dan 1.000.000 roebel. – weer goed.

Wat betreft het gebruik van kassa's bij overtredingen (uw kassa is bijvoorbeeld niet geregistreerd volgens de wet, u heeft geen fiscale drijfveer, er zijn kunstmatige storingen bij online betalen, de kassa wel print geen bonnen van het vastgestelde formulier), hiervoor wacht u een boete van 1.500 tot 10.000 roebel.

Om niet betrapt te worden en problemen voor jezelf te creëren, is de beste oplossing om alles volgens de wet te doen en zo snel mogelijk een online kassa te krijgen, als je dat nog niet hebt gedaan.

Conclusies

Online kassa's zijn dus een erg handig hulpmiddel voor elk bedrijf. Ze maken transacties transparant en begrijpelijk, stoppen corruptieregelingen en helpen de staat om nauwkeuriger controle uit te oefenen op handelsactiviteiten. We onderzochten het concept en de instructies van de online kassa en realiseerden ons dat het praktisch niet anders is dan een conventioneel apparaat. U zou geen bijzondere problemen moeten hebben bij het kopen van het apparaat, aangezien de instructies voor het aansluiten en registreren ervan vrij duidelijk zijn. Stap over op een nieuwe kassa om in de toekomst geen problemen te hebben met de wet en geen hoge boetes te betalen voor het ontbreken of het onjuist hebben van een kassaoperatie.