Inkoopspecialist: taken, functieomschrijving, opleiding, vereisten, cv

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Het is niet eenvoudig om vandaag de juiste baan te vinden. Ze moet immers niet alleen zichzelf en haar gezin helpen onderhouden, maar haar ook in staat stellen zich te ontplooien als een professional in haar vakgebied. En de meerderheid van de sollicitanten die officieel een baan willen vinden, verwachten een volledig sociaal pakket en de daaraan verbonden voordelen. Onder de beschikbare vacatures is vaak de functie van inkoopspecialist te vinden. Wat doen zulke medewerkers? Welke bedrijven hebben ze nodig? Wat zijn de taken van deze specialist? Is het hiervoor nodig om een volwaardige hogere opleiding te volgen, of volstaat het om cursussen te volgen? Inkoopspecialist is tegenwoordig een populaire vacature. Daarom zullen verderop in het artikel de antwoorden op de bovenstaande vragen worden overwogen.

Documententiteit

Wat is een functieomschrijving van een inkoopspecialist? Dit is een speciaal intern document van een bepaalde organisatie, waarin duidelijk en duidelijk de basisvereisten voor een sollicitant voor deze functie worden uiteengezet, het bereik van al zijn professionele taken wordt beschreven, evenals officiële rechten, reikwijdte,het bepalen van de mate van zijn verantwoordelijkheid voor onzorgvuldig uitgevoerde werkzaamheden. Zijn aanwezigheid is verplicht in elke onderneming waar sprake is van een functie van "inkoopspecialist". De taken van de werknemer moeten goed zijn gedefinieerd om zijn functie in het bedrijf naar verwachting te kunnen uitoefenen. Wat is dat laatste?

Specialistische functies

Ondanks het feit dat de betreffende functie relatief recent is verschenen, is de beroepsstandaard "Specialist op het gebied van inkoop" volledig gevormd en bevat deze strenge eisen. Vroeger waren zulke medewerkers immers verplicht. Vergelijkbare professionele functies werden bijvoorbeeld vervuld door arbeiders die in dienst waren van het personeel van ondernemingen en productieorganisaties. Toen had deze functie een andere naam: logistiek ingenieur.

Dus, wat betekent het werk van 'inkoopspecialist'? Kortom, zonder de lezer de talrijke nuances van professionele taken te onthullen die de kenmerken van het werk en de productie van een bepaald bedrijf weerspiegelen, is de belangrijkste taak van een dergelijke werknemer om de organisatie permanent te voorzien van alle benodigde materialen of goederen.

De algemene functie, die tot uiting komt in de beroepsstandaard "Specialist op het gebied van inkoop", (namelijk: de onderneming voorzien van de inventarisitems die nodig zijn voor het adequaat functioneren), omvat onder meer een vrij grote aantal indirecte taken, zoals een analyse van de reëlede verhouding tussen de kwaliteit van de door leveranciers aangeboden producten en hun marktwaarde.

Doel en structuur

Het is de functiebeschrijving, zoals hierboven vermeld, dat is een van de twee belangrijkste documenten (de tweede is een arbeidsovereenkomst gesloten met een werknemer), die bepalen wat een inkoopspecialist moet doen in de loop van zijn werk. De totstandkoming van dit document is een topprioriteit voor het management, omdat een werknemer volgens de huidige wetgeving geen andere taken mag uitvoeren dan die duidelijk zijn beschreven in het contract dat hij tijdens het arbeidsproces heeft afgesloten. En dit document maakt in de regel een link op de aangegeven plaats en spoort u aan om naar de functiebeschrijving te verwijzen. Daarom besteden veel experts er zoveel aandacht aan.

Hoe moet de functieomschrijving van de betreffende specialist eruitzien? Het is belangrijk dat het wordt opgesteld in overeenstemming met de normen en formulieren die in de betreffende regio worden geaccepteerd. Het document in kwestie moet dus zo worden opgesteld dat het de volgende onderdelen moet bevatten:

• Het eerste deel is volledig gewijd aan de gegevens over de coördinatie en goedkeuring van de tekst van dit document zelf. Om dit te doen, moet iedereen die aan deze processen heeft deelgenomen, dit feit vastleggen door zijn persoonlijke handtekening bij zijn transcripties te zetten, evenals de juiste data aan te geven. In de regel zowel de juridische afdeling, de personeelsafdeling als directde afdeling waartoe een bepaalde medewerker zal behoren.
• In het volgende gedeelte moet u alle huidige vereisten voor een kandidaat voor de betreffende functie vermelden. Ze moeten de vereiste opleiding, kennis en praktische vaardigheden, de vereiste werkervaring, evenals de leeftijd en andere kenmerken die van toepassing kunnen zijn op deze specifieke functie in detail beschrijven. Bovendien moet u een volledige lijst van alle documentatie verstrekken (inclusief zowel interne wetten van het bedrijf als wetgevingshandelingen van nationaal belang), die de nieuwe werknemer zorgvuldig moet lezen. En ook de sectie in kwestie beschrijft de plaats van de functie in de algemene personeelstabel, de procedure en voorwaarden voor het accepteren van een kandidaat voor een functie voor werk, het mechanisme voor ontslag of vervanging van een werknemer tijdens zijn niet-langdurige afwezigheid. Het is belangrijk om de directe leidinggevende van de nieuwe medewerker aan te geven.
• In het hoofdgedeelte van de instructie in kwestie is het noodzakelijk om alles op te sommen wat van de werknemer wordt verwacht in de loop van zijn professionele activiteit (al zijn taken en rechten). Hoe nauwkeuriger de taken van een specialist in de instructies worden beschreven, hoe waarschijnlijker het is dat het werk op de juiste manier wordt uitgevoerd, wat de onderneming ten goede komt. Rechten zijn onlosmakelijk verbonden met plichten. Deze omvatten in de regel: het recht op behoorlijke arbeidsomstandigheden; het recht om de gegevens te ontvangen die nodig zijn voor de uitvoering van hun taken; het recht om activiteiten voor te stellen die bedoeld zijn om de workflow te verbeteren.
• Het laatste deel van de toespraak is meestalhet gaat erom welke verantwoordelijkheid de werknemer op zich neemt als hij zijn professionele taken niet goed uitvoert.

Documentkenmerken

Wat definieert de verantwoordelijkheden van een inkoopspecialist? 44-FZ, of de federale wet, die de huidige vereisten van de wet weerspiegelt. Volgens hem heeft het document in kwestie veel gemeen met de functieomschrijving van een toeleveringsspecialist. Er zijn echter een aantal verschillen die de positie van 'inkoopspecialist' onderscheiden. De taken van deze twee werknemers zijn niet identiek. Het kennen van deze verschillen is vooral noodzakelijk voor werknemers en management van grote ondernemingen, die in de regel voorzien in de aanwezigheid van deze twee functies.

Daarom is het, zelfs vóór de definitieve opstelling van de functiebeschrijving, belangrijk om de basisvereisten voor kandidaten grondig te begrijpen. U moet dus weten wat de kwalificaties van een inkoopspecialist moeten zijn en hoe u de verantwoordelijkheden van deze werknemers kunt afbakenen.

De praktijk leert dat de verantwoordelijkheden van de medewerker die zich bezighoudt met inkoop aanzienlijk groter zijn dan die van degene die zich bezighoudt met de levering. In de functiehiërarchie staat de eerste positie aanzienlijk hoger dan de tweede. Evenzo verschilt het niveau van de lonen. Daarom zou het logisch zijn dat de eisen voor een kandidaat voor de functie van "inkoopspecialist", wiens taken aanzienlijk hoger zijn, veel hoger en strenger zijn. Hiermee moet rekening worden gehouden wanneer:het opstellen van een functiebeschrijving. Een inkoopspecialist (of liever: een kandidaat voor deze functie) kan alleen succesvol een cv maken als hij/zij vooraf bekend is met de standaard eisen die aan de sollicitant worden gesteld.

Ook moeten de professionele verantwoordelijkheden van werknemers duidelijk worden gedefinieerd. Dit zal helpen om een goed gecoördineerde interactie tot stand te brengen, zowel tussen de specialisten onderling als tussen hele afdelingen die aan hen ondergeschikt zijn.

Vereisten voor een inkoopspecialist

De specifieke kenmerken van een bepaald beroep bepalen een aantal speciale vereisten die specifiek zijn voor een bepaald specialisme en die van toepassing zijn op kandidaten voor een functie. En in het beschouwde gebied zijn er ook bepaalde criteria. De inkoopspecialist wordt geselecteerd op basis van de aanwezige vaardigheden en kennis. De kandidaat moet dus:

• een analytische geest hebben;
• in staat zijn om beslissingen te nemen, zelfs onder omstandigheden van constante stress en volledige persoonlijke verantwoordelijkheid te nemen voor hun resultaten;
• in staat zijn om grote hoeveelheden informatie te verwerken en op competente wijze actuele documentatie bij te houden;
• zakelijke onderhandelingsvaardigheden hebben om het gewenste resultaat voor het bedrijf te bereiken;
• duidelijk begrijpen hoe de douane is georganiseerd en hoe transportbedrijven werken;
• een zelfverzekerde gebruiker van een personal computer zijn en in staat zijn om alle programma's te gebruiken die nodig zijn om professionele functies uit te voeren.

Elke werkgever heeft onder anderehet recht om andere eisen te stellen die noodzakelijk zijn voor de kwaliteit van de te verrichten werkzaamheden. Inkoopspecialist is een belangrijk onderdeel van het succes van een bedrijf. Als een bedrijf bijvoorbeeld buitenlandse economische activiteiten ontplooit, kan van een dergelijke werknemer worden verlangd dat hij vreemde talen kent. Daarom is het belangrijk om je cv goed te schrijven. Inkoopspecialist - een functie die velen in staat stelt hun capaciteiten levendig te realiseren. Het is het risico waard.

Rechten

De taken van een specialist op het gebied van overheidsopdrachten zullen later worden besproken, maar nu is het belangrijk om te begrijpen welke rechten hij heeft.

• Wees proactief in het doen van een verscheidenheid aan suggesties die de stroom van een workflow kunnen verbeteren of vergemakkelijken die uitsluitend verband houdt met de uitvoering van de functies van deze werknemer.
• Vereist absolute medewerking van uw directe leidinggevende in zaken die verband houden met de uitvoering van de rechten of plichten van een werknemer.
• Vereisen dat het management van het bedrijf de afdeling voorziet van alle noodzakelijke organisatorische en technische voorwaarden, evenals de tijdige voorbereiding en uitvoering van werkdocumenten en rapporten die de werknemer nodig heeft om zijn professionele taken te vervullen.
• Breng relaties aan tussen bedrijfsafdelingen en bepaalde afdelingen van sommige externe organisaties die nodig zijn om snel opkomende inkoopproblemen op te lossen dievallen steevast onder de bevoegdheid van de algemeen inkoopmanager.

Verantwoordelijkheid

Wat houdt een hoofdaankoopfunctionaris in?

• Bewaken en zorgen voor de uitvoering van het inkoopplan voor elke maand.
• Administratieve verantwoordelijkheid voor de openbaarmaking van gerubriceerde informatie, die door de interne documenten van het bedrijf als bedrijfsgeheim wordt gedefinieerd en die officieel eigendom is van een bepaald bedrijf.
• Persoonlijke implementatie van alle bestaande interne voorschriften, evenals naleving van de disciplinenormen.
• Het uitvoeren van inkooptransacties, evenals het sluiten van relevante contracten met verschillende organisaties of individuen, indien nodig.
• Volg de brandveiligheids- en veiligheidsvoorschriften om geen schade toe te brengen aan de werknemers van het bedrijf of haar materiële eigendom.
• Zorgvuldige uitvoering van alle ontvangen instructies, instructies, opdrachten, orders, orders van de direct leidinggevende, evenals de algemeen directeur van het bedrijf.
• Verantwoordelijkheid voor het veroorzaken of bijdragen aan het veroorzaken van zowel materiële schade als directe schade aan de zakelijke reputatie van het bedrijf.
• Verantwoordelijkheid voor het verwaarlozen van de eigen officiële taken, die worden bepaald door de huidige instructie, evenals de huidige wetgevingshandelingen van de Russische Federatie.

Arbeidsomstandigheden

Wat zegt de functieomschrijving van een inkoopspecialist over arbeidsomstandigheden volgenswie moet deze werknemer werken? De arbeidswijze van een persoon die de betreffende functie in het bedrijf vervult, wordt bepaald door het specifiek voor een bepaalde onderneming opgestelde interne arbeidsreglement, alsmede door een overeenkomst die wordt gesloten met nieuwe werknemers in dienstverband. Deze voorwaarden voorzien onder meer in de noodzaak om periodiek op zakenreis te gaan om officiële taken uit te voeren.

Procedure om kennis te maken met de functieomschrijving

Het sluiten van een arbeidsovereenkomst, die in feite het moment van indiensttreding markeert, is het ideale moment voor de toekomstige werknemer om goed te bestuderen waar de inkoopspecialist verantwoordelijk voor is, dat wil zeggen, zich vertrouwd te maken met het werk Omschrijving. Hoe te verhelpen dat de werknemer alle benodigde informatie heeft gekregen? Er zijn verschillende manieren. Onder hen zijn de volgende:

• persoonlijke handtekening (en het transcript ervan), evenals de datum, die aangeven dat de inkoopspecialist zijn taken al zorgvuldig heeft bestudeerd en klaar is om dit te bevestigen; geplaatst in een speciaal daarvoor bestemd tijdschrift;
• een aparte notitie dat de werknemer volledig op de hoogte is, wat wordt bevestigd door de persoonlijke handtekening van de individuele werknemer direct onder de tekst van de functiebeschrijving zelf, bedoeld om elke nieuwe kandidaat vertrouwd te maken;
• een soortgelijk merk, ook ondertekend en gedateerd,die wordt geplaatst onder de tekst van een individuele functiebeschrijving, persoonlijk opgesteld voor een individuele werknemer, die vervolgens wordt toegevoegd aan zijn persoonlijk dossier dat bij de onderneming wordt geopend.

Conclusie

Een inkoopspecialist is een speciale medewerker van een onderneming die het proces uitvoert en controleert om het bedrijf te voorzien van de goederen die nodig zijn voor zijn productieactiviteiten, alle soorten materialen, verschillende grondstoffen. Deze medewerker is ook betrokken bij het opstellen en controleren van alle rapportagedocumentatie die betrekking heeft op zijn directe taken. De betreffende specialist moet onder meer analytisch denkvermogen en goede communicatieve vaardigheden hebben ontwikkeld om de winstgevendheid van de voorgestelde transactie correct te kunnen inschatten en competent te kunnen onderhandelen met leveranciers.

In de praktijk is het net zo belangrijk om precies te weten hoe producten te controleren op naleving van de gestelde kwaliteitscriteria. Een dergelijke specialist moet in staat zijn om met een personal computer om te gaan en een hoog niveau van beheersing van computerprogramma's hebben die hij nodig heeft bij het uitvoeren van zijn belangrijkste taken; in korte tijd belangrijke beslissingen nemen, zelfs onder druk en in omstandigheden van constante stress, omdat het succes van de hele onderneming rechtstreeks afhangt van hun effectiviteit; het tijdig verwerken van grote hoeveelheden informatie en het trekken van passende conclusies; perfect navigeren door de huidige omstandigheden van het functioneren van de douane, evenals inkenmerken van het werk van individuele vervoerders waarmee deze organisatie samenwerkt. Deze medewerkers moeten de basisprincipes van het kiezen van de benodigde materialen begrijpen, precies begrijpen hoe ze moeten worden vervoerd en ook moeten worden opgeslagen, zodat ze hun nuttige eigenschappen en presentatie niet verliezen. Ook is het wenselijk, en soms een vereiste, enige ervaring op het gebied van inkoop te hebben. Voor deze functie worden doorgaans actieve en energieke mensen aangenomen. Het zijn deze kandidaten die kans maken om deze vacature in te vullen.

Als u overweegt om als inkoopspecialist te werken, is het belangrijk om eerst de typische functiebeschrijving te bestuderen (een typisch document dat precies de reikwijdte van rechten, plichten en verantwoordelijkheden van een bepaalde werknemer definieert). Dit zal u helpen kennis te maken met de aanstaande werkomstandigheden en van tevoren alle subtiliteiten ervan te ontdekken. U kunt dus begrijpen of het de moeite waard is om door te gaan met uw pogingen om een baan te krijgen of dat het beter is om iets anders te zoeken. Als alles bij je past, moet je proberen ervoor te zorgen dat je aan alle eisen van het bedrijf voldoet. Om dit te doen, moet u zoveel mogelijk te weten komen over de organisatie zelf, evenals over haar bedrijfsactiviteit, productie- en verkoopvolumes en tegelijkertijd over de belangrijkste technische kenmerken.

Neem de kwestie van uw eigen werk zeer serieus. Het is belangrijk om vooraf zoveel mogelijk informatie te bestuderen over het bedrijf waar je een baan wilt krijgen, maar ook direct over de gewenste functie. Dit vereistbestudeer zorgvuldig de functiebeschrijving voor de gekozen specialiteit. Het standaardformulier van dit document is voor de meeste beroepen vrij beschikbaar, dus iedereen kan het indien nodig altijd lezen. Hoe beter je bent voorbereid, hoe groter de kans dat je krijgt wat je wilt. En laat het werk je alleen maar aangename emoties bezorgen!