Functieomschrijving van een officemanager met secretaressefuncties: kenmerken en vereisten

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Zelfs met een kleine staf, waaronder alleen het hoofd van het bedrijf en zijn werknemers, is een verantwoordelijke werknemer nodig die een organiserende kracht zou zijn die in staat is het werkproces te sturen en te controleren - dit is het idee dat de tekst bepa alt van de functiebeschrijving van de officemanager.

Voor deze functie moet de sollicitant over een reeks specifieke vaardigheden en relevante opleiding beschikken, evenals over het vermogen om met mensen om te gaan. De lijst met vereisten is hier echter niet toe beperkt.

Functieomschrijving

Al in het stadium van het solliciteren naar een functie kan een kandidaat zich vertrouwd maken met de normatieve wet die zijn rechten, plichten en verantwoordelijkheden in het bedrijf regelt. Zo'n document wordt een functiebeschrijving genoemd. Het bestaat uit vijf hoofdsecties:

1. Algemene bepalingen. Ze bevatten alle organisatorische informatie: de naam van het bedrijf, de functie en de structurele eenheid waartoe het behoort. Het geeft ook de ondergeschiktheid aan, de procedure voor het vervullen van een functie en ontslag, evenals de vereisten voor opleiding enkwalificaties.
2. Verantwoordelijkheden. Dit gedeelte geeft een lijst van de verantwoordelijkheden van de werknemer en manieren om deze te implementeren.
3. De rechten van een werknemer, dat wil zeggen alle extra kansen die bijdragen aan de effectieve uitvoering van taken.
4. Verantwoordelijkheid. In overeenstemming met deze sectie neemt het management beslissingen over prestatiebeoordeling, promotie of sanctie.
5. Relaties. Deze sectie regelt alle communicatie met externe en interne afdelingen die een werknemer kan hebben tijdens het uitvoeren van hun functies.

Principes van het opstellen van een functiebeschrijving

De normatieve basis voor het opstellen van dergelijke documenten is de Kwalificatiegids voor de functies van managers, specialisten en andere werknemers (1998). Tijdens de ontwikkeling is veel aandacht besteed aan de omschrijving van de functie en de voorwaarden waaronder de werknemer zijn taak kan vervullen. De bijzonderheden van het werk zijn opgenomen in de titel van het document, bijvoorbeeld "Functiebeschrijving van de secretaris" (officemanager of hoofdaccountant).

Bovendien, als er twee functies zijn met dezelfde titel maar verschillende taken, moeten verschillende documenten worden opgesteld om deze verschillen weer te geven. De functiebeschrijvingen van de officemanager van de personeelsfunctionaris verschillen op bepaalde punten van dezelfde regeling voor de secretaris.

Vereisten voor een officemanager

Een kandidaat voor de functie zal op de een of andere manier mensen moeten managen. Dit kan een paar mensen zijn in een klein bedrijf of het hele administratieve personeel in een grote onderneming. Van nature,de aanvrager moet een zelfverzekerde pc-gebruiker zijn en kunnen werken met andere kantoorapparatuur (scanner, printer of fax). Een officemanager is vaak een vertegenwoordiger van een bedrijf, dus goede spraak en het vermogen om zakelijke brieven op te stellen zijn een vereiste. Heel vaak vereisen bedrijven dat dergelijke werknemers de basisprincipes van kantoorwerk en arbeidswetten kennen. Kennis van ten minste één vreemde taal is nog steeds een wenselijke vaardigheid, maar bij het solliciteren naar een grote onderneming is dit al een van de verplichte vereisten.

In sommige gevallen moet de officemanager zijn taken combineren met de functies van andere werknemers. Dit leidt tot een toename van de benodigde vaardigheden. Een officemanager met de functie van accountant moet dus de juiste opleiding en speciale programma's hebben.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

Een typische functiebeschrijving van een officemanager met secretariële functies omvat de volgende items:

• postverwerking, zowel inkomend als uitgaand; hun herverdeling binnen het bedrijf;
• controle over de timing van de nakoming van verplichtingen uit contracten en overeenkomsten;
• uitgaande en inkomende oproepen ontvangen;
• werk met klanten en vertegenwoordigers van partnerbedrijven;
• bewaking van de beschikbaarheid van het benodigde briefpapier;
• kantoorapparatuur in werkende staat houden en specialisten bellen in geval van storing;
• tijdsverdeling binnen het werkschema (in sommigegevallen en voor de leider);
• organisatie van noodzakelijke evenementen (vergaderingen, conferenties, zakenreizen, bedrijfsfeesten);
• notulen van vergaderingen;
• update en toevoegen van nieuwe inhoud aan de corporate website.

Deze lijst bevat alleen de basisvereisten. Andere items kunnen worden toegevoegd in overeenstemming met de bijzonderheden van de te sluiten arbeidsovereenkomst. De functiebeschrijving van een officemanager met de functies van personeelsfunctionaris bijvoorbeeld, instrueert de werknemer om alle rapportagedocumentatie tijdig te onderhouden en te verstrekken of om het hoofd van de personeelsafdeling te vervangen bij diens afwezigheid.

Extra verantwoordelijkheden

Naast de basisfuncties bevat de functiebeschrijving van een officemanager een lijst met verschillende taken die kunnen variëren afhankelijk van de activiteiten van het bedrijf. Een officemanager kan worden bevolen om samen te werken met administratieve autoriteiten, d.w.z. toestemming verkrijgen om handel te drijven, een filiaal van een bedrijf of dochteronderneming te openen, enz.

Een van de meest verantwoordelijke taken is het feitelijke management van het bedrijf in afwezigheid van de directeur. Dit kan uiteraard alleen als de medewerker zich heeft bewezen als een verantwoordelijk en betrouwbaar persoon op wie hij kan vertrouwen. Daarnaast bevat de functieomschrijving van een officemanager vaak een clausule over de noodzaak om een algemene volmacht af te geven. Een dergelijk document kanbijvoorbeeld nodig om belangrijke post te ontvangen.

Informele vereisten

Grote bedrijven laten kandidaten voor deze functie meestal van tevoren kennismaken met een voorbeeldfunctiebeschrijving van een officemanager, zodat ze volledig op de hoogte zijn van de lijst met vereisten en verantwoordelijkheden.

Maar zelfs met dergelijke bevoegdheden moet de aanvrager begrijpen dat hij een van de vele werknemers van de onderneming blijft. In dit opzicht mag men niet vergeten wat niet in de functiebeschrijving staat. Een officemanager met de functies van een secretaresse moet een persoon zijn die gevoelig is voor tijd om deze naar behoefte te kunnen verdelen.

Werkstroomtaken

De belangrijkste vereiste voor zijn werk is efficiëntie, dus een persoon die een dergelijke functie bekleedt, is verplicht om zuinig met kantoormaterialen om te gaan en de hoeveelheid verbruikte elektriciteit te beheersen.

Voor andere werknemers van het bedrijf is de officemanager bijna op gelijke voet met het hoofd verantwoordelijk. Daarom moet hij ervoor zorgen dat de arbeidsomstandigheden voldoen aan geaccepteerde sanitaire normen en veiligheidsregels. Ten slotte krijgt de officemanager bij het vervullen van zijn directe taken toegang tot geheime documentatie, dus een van de vereisten is de ondertekening van een overeenkomst over het niet openbaar maken van handelsgeheimen of andere informatie die de positie van het bedrijf op de markt zou kunnen schaden.

Juist kantoor-manager

Uiteraard kan de werknemer door het uitvoeren van een dergelijk aantal taken bijzondere rechten genieten. Ze staan ook beschreven in de functiebeschrijving van de officemanager. De essentie van sommige van hen, zoals de mogelijkheid om toegang te krijgen tot vertrouwelijke informatie, vloeit rechtstreeks voort uit de noodzaak om hun functieverantwoordelijkheden te vervullen. Anderen worden geassocieerd met machtsprivileges. De officemanager heeft dus het recht om van de rest van de werknemers te eisen dat ze de fouten corrigeren die ze hebben gemaakt door nalatigheid in productiedocumenten, de hoeveelheid aanmoediging voor hen bepalen of straffen opleggen aan nalatige.

Vaak is de officemanager de schakel tussen werknemers en leidinggevenden. Deze functie stelt hem in staat te streven naar betere arbeidsomstandigheden en collectieve wensen te presenteren voor het verbeteren van de kwaliteit van het werk van zowel een enkele afdeling als de onderneming als geheel.

Kenmerken van de functiebeschrijving van de officemanager van de verkoopafdeling

Kantoormanagers zijn al lang onmisbaar in grote en kleine bedrijven, dus ze hebben speciale vaardigheden nodig om zo'n vacature in te vullen. Een veelvoorkomend geval is wanneer meerdere officemanagers bij dezelfde onderneming werken met speciale functies, waar een senior over is. Hun functiebeschrijvingen zijn in wezen hetzelfde, maar verschillen in een extra set functies.

Als een officemanager dus op de verkoopafdeling werkt, kan zijn functiebeschrijving items bevatten zoals:

• zoek nieuwe verkooppunten;
• het volgen van veranderingen in de structuur van de vraag;
• voorbereiding van rapportagedocumenten over perfecte verkoop;
• direct samenwerken met de klant om bestellingen te ontvangen en de daaropvolgende verwerking ervan;
• werk om klanten te informeren over mogelijke wijzigingen in het assortiment en herberekening van prijzen;
• noodzakelijke vergaderingen organiseren;
• ondertekenen van contracten voor de levering van goederen.

Verdere vereisten kunnen verband houden met de specifieke kenmerken van de goederen die door het bedrijf worden aangeboden. Als het bedrijf betrokken is bij de verkoop en aankoop van onroerend goed, kunnen de taken van een officemanager het opstellen van informatieboekjes en het uitvoeren van specifieke documenten omvatten.

Verantwoordelijkheid van de officemanager

In geval van niet-nakoming van hun taken, bij het plegen van strafbare feiten, waaronder het vrijgeven van handelsgeheimen, of andere acties die het imago van het bedrijf schaden, is de officemanager aansprakelijk in overeenstemming met de normen van de administratieve, civiele en strafwetboeken. Als er materiële schade is toegebracht aan de organisatie, wordt de straf opgelegd in overeenstemming met de bepalingen van de arbeidswet.