2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36
De functie van een archiefmedewerker wordt archivaris genoemd. De belangrijkste taak van een specialist op dit gebied is om het werk van het archief zelf en de circulatie van documentatie daarin vast te stellen. Dergelijke professionals zijn nodig overal waar veel officiële papieren worden omgedraaid, vooral in organisaties die verband houden met verzekeringen, financiën en in het bijzonder in staatsbedrijven. Het belangrijkste document waarnaar een nieuwe medewerker moet verwijzen, is de functiebeschrijving van de archivaris.
Algemene bepalingen
Alleen het hoofd van een onderneming kan een archivaris aanvaarden of ontslaan. En allereerst moet hij verwijzen naar de huidige wetgeving van het land. De instructie moet de persoon aangeven die de directe supervisor is van de specialist die deze functie bekleedt.
Om als archivaris te werken, moet een persoon een initiële professionele opleiding hebben genoten, en dan kan hij worden aangenomen voor een functie, zelfs zonder ervaring op dit gebied. Er is een optie die:een persoon met een secundaire of algemene opleiding krijgt een baan, maar dan moet hij een speciale opleiding in deze richting krijgen. Ervaring is niet vereist voor deze functie.
Wat u moet weten
De functiebeschrijving van een ondernemingsarchivaris suggereert dat de werknemer bepaalde kennis moet hebben: hij is verplicht om de voorschriften, instructies en de volledige lijst van juridische documenten met betrekking tot het beheer van archieven in deze organisatie te bestuderen. Bovendien moet hij weten hoe hij documenten moet bewaren, gebruiken en volgens welke normen ze worden aanvaard en overhandigd. Zijn kennis zou een uniform staatssysteem van kantoorwerk moeten omvatten. Bovendien moet hij begrijpen hoe de beschrijvingen van de bewaarde documenten worden samengesteld, welke permanent moeten worden bewaard en welke slechts tijdelijk, en ook akten opstellen met betrekking tot de vernietiging ervan.
De functieomschrijving van een assistent-archivaris houdt in dat hij moet weten hoe bestanden worden gearchiveerd, volgens welke regels ze worden voorbereid voor later gebruik en bewaring, hoe documenten worden bewaard en rapporten worden opgesteld in de onderneming. Deze persoon moet de structuur van het bedrijf waar hij werkt begrijpen, evenals de regels voor het gebruik van apparatuur en alle technische middelen die nodig zijn om werkzaamheden in het archief uit te voeren. Bovendien moet hij alle interne regels en wetten van de organisatie kennen, inclusief arbeidsbescherming, brandveiligheid, routine, enzovoort.
Verantwoordelijkheden
Functieomschrijving van een archivaris van een begrotingsinstellinggaat ervan uit dat hij bepaalde functies moet vervullen: het uitvoeren van werkzaamheden die verband houden met het archiefbedrijf, het bewaren van documentatie die het archief binnenkomt, de registratie van inkomende documenten, de ontwikkeling van de nomenclatuur en de verificatie van de juistheid van dossiers voordat ze worden ingediend naar het archief. Als dat nodig is, versleutelt hij de opslagruimtes, organiseert hij de plaatsing van de koffers en voert hij ze in het register in.
De functiebeschrijving van de archivaris van een medische instelling suggereert dat hij beknopte beschrijvingen van de opgeslagen documentatie moet opstellen en deze moet verdelen in tijdelijke en permanente eenheden. Het moet registers bijhouden en documenten die al verlopen zijn onmiddellijk vernietigen, en een systeem ontwikkelen waarmee het mogelijk wordt om het gewenste document snel en gemakkelijk te vinden.
Andere functies
Bovendien vereisen zijn officiële taken zijn aanwezigheid tijdens examens voor de waarde van documenten voor de wetenschap en niet alleen. Hij dient ervoor te zorgen dat de documenten intact blijven, indien nodig voert hij er restauratiewerkzaamheden mee uit. Deze specialist zorgt er ook voor dat het archief alle noodzakelijke voorwaarden heeft voor de normale opslag van documenten.
De archivaris moet toezicht houden op de implementatie van brandbeveiligingsregels en moderne technische middelen gebruiken om met documenten te werken. Hij is verplicht op verzoek van medewerkers en bezoekers van de organisatiekopieën of originelen van archiefdocumentatie uitgeven, certificaten opstellen met behulp van de informatie die beschikbaar is in het archief, en rapporten opstellen over hun werk.
Rechten
De functiebeschrijving van een medisch archivaris suggereert dat hij bepaalde rechten heeft. Hij kan documenten opvragen en ontvangen die betrekking hebben op zijn werkzaamheden. Indien nodig kan hij samenwerken met specialisten van andere afdelingen van de onderneming of van andere organisaties, als dit hem helpt bij het oplossen van zijn competente problemen. Als daar behoefte aan is, kan hij de belangen van zijn bedrijf behartigen bij andere organisaties over alle kwesties die direct verband houden met het werk van het archief.
Verantwoordelijkheid
De functiebeschrijving van een archivaris gaat ervan uit dat hij verantwoordelijk is voor het niet uitvoeren van zijn taken en werk van slechte kwaliteit, voor het verstrekken van valse of vervormde informatie over de uitgevoerde taken, voor het weigeren om orders van zijn superieuren uit te voeren.
Bovendien is hij verantwoordelijk voor situaties waarin overtredingen, veiligheidsschendingen of andere acties die de normale werking van de onderneming bedreigen werden vastgesteld, en de werknemer deze niet heeft gemeld en geen maatregelen heeft genomen om het probleem op te lossen. De archivaris is verantwoordelijk voor het schenden van de normen van arbeidsdiscipline.
Arbeidsomstandigheden
De functiebeschrijving van een archivaris suggereert dat het management van de organisatie de uren van zijn werk moet bepalen in overeenstemming met de arbeidwetgeving. Indien nodig moet het bedrijf hem een werkplek bieden die rekening houdt met alle normen en standaarden, evenals alles wat nodig is voor zakenreizen, ook lokale. Hij heeft ook het recht om documenten te ondertekenen die binnen zijn bevoegdheid vallen.
Conclusie
Het belangrijkste document waarop een specialist die voor deze functie wordt aangenomen, moet vertrouwen, is de functiebeschrijving van een archivaris. Ongeacht in welke organisatie hij werkt, de rechten, verantwoordelijkheden, functies en kennis zijn praktisch hetzelfde en kunnen variëren afhankelijk van de behoeften van een bepaalde onderneming en welke taken het managementpersoneel aan hun werknemers toewijst.
Dergelijk werk vereist oplettendheid, doorzettingsvermogen, kennis van de regels voor de veiligheid van belangrijke papieren, kennis van het beoordelen van de waarde van bepaalde documenten, evenals het vermogen om documenten te systematiseren, snel te vinden en te coderen. Ook het werken met mensen is een belangrijke factor, want het beroep van archivaris omvat het uitgeven en ontvangen van diverse documentatie, het controleren van de juistheid van de samenstelling en de authenticiteit ervan. Alleen een attent persoon die bereid is om met een grote hoeveelheid informatie te werken en de belangen van het bedrijf in andere organisaties behartigt, kan in deze functie arbeidstaken correct en betrouwbaar uitvoeren.
Aanbevolen:
Is een zegel verplicht voor een individuele ondernemer: kenmerken van de wetgeving van de Russische Federatie, gevallen waarin een individuele ondernemer een zegel moet hebben, een bevestigingsbrief over het ontbreken van een zegel, een monstervulling, de voor- en nadelen van werken met een zeehond
De noodzaak om gebruik te maken van printen wordt bepaald door het soort activiteit dat de ondernemer uitvoert. Bij het werken met grote opdrachtgevers zal in de meeste gevallen de aanwezigheid van een stempel een noodzakelijke voorwaarde voor samenwerking zijn, hoewel niet wettelijk verplicht. Maar bij het werken met overheidsopdrachten is afdrukken noodzakelijk
Cafe businessplan: een voorbeeld met berekeningen. Een café helemaal opnieuw openen: een voorbeeld van een businessplan met berekeningen. Kant-en-klaar bedrijfsplan voor cafés
Er zijn situaties waarin er een idee is om uw onderneming te organiseren, een wens en mogelijkheden om het te implementeren, en voor praktische implementatie heeft u alleen een geschikt bedrijfsorganisatieschema nodig. In dergelijke gevallen kunt u zich concentreren op het bedrijfsplan van het café
Functieomschrijving van een toonaangevende specialist. Typische functiebeschrijving: voorbeeld
Elke werkgever is zich terdege bewust van het belang van het veiligstellen van de arbeidsplichten van de werknemer, de reikwijdte van zijn professionele verantwoordelijkheid. Hiervoor ontwikkelt de organisatie functiebeschrijvingen voor verschillende functies. Er zijn een aantal belangrijke punten waar rekening mee gehouden moet worden, omdat de functieomschrijving onderdeel is van de arbeidsovereenkomst
Een voorbeeld van een aanbevelingsbrief. Hoe schrijf je een aanbevelingsbrief van een bedrijf aan een werknemer, voor toelating, voor een oppas?
Een artikel voor degenen die voor het eerst een aanbevelingsbrief moeten schrijven. Hier vindt u alle antwoorden op vragen over de betekenis, het doel en het schrijven van aanbevelingsbrieven, evenals een voorbeeld van een aanbevelingsbrief
Wat is een typische functieomschrijving voor een huishoudster?
In voorschoolse onderwijsinstellingen is er een functie van huishoudster. Wat zijn haar taken?
