Voorwaarden en bewaartermijn van primaire documenten in de boekhouding

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Zoals de praktijk laat zien, wordt in bijna elke moderne binnenlandse onderneming de grootste hoeveelheid documentatie gegenereerd door boekhouding. Dit is natuurlijk begrijpelijk: het is op deze afdeling dat ze met geld werken en elke dergelijke operatie moet officieel op papier worden vastgelegd. Daarnaast is de term voor het bewaren van primaire documenten in een organisatie wettelijk vastgelegd, wat betekent dat het niet zomaar werkt om van “papiertjes” af te komen, je moet ze minimaal enkele jaren bewaren en dan pas vernietig ze. Overigens is het proces om van oud papier af te komen ook niet eenvoudig, het heeft een aantal specifieke kenmerken. Over dit alles - verder.

Documenten, documenten…

Als je statistieken geeft over de hoeveelheid geproduceerde documentatie, blijkt dat in bijna alle moderne binnenlandse ondernemingen de boekhouding de bron is van 80-90% van de papieren documenten. Ze hoeven niet alleen bewaard te worden. Beperkingen bepalen niet alleen wat de juiste minimale opslagperiode is voor primaire boekhouddocumenten (vaak varieert vanvijf jaar tot een decennium), maar ook de omstandigheden waarin deze objecten zouden moeten zijn. Tegelijkertijd moet eraan worden herinnerd dat er een indeling is in documentatie voor tijdelijke opslag en permanent.

De praktijk leert echter dat niet de managers van elk bedrijf geïnteresseerd zijn in het begrijpen van de fijne kneepjes van de opslagvoorwaarden van primaire documenten. Om uzelf kopzorgen te besparen, kunt u gebruik maken van de diensten van gespecialiseerde archiefbedrijven. In zo'n bedrijf weten ze precies wat voor soort documenten ze moeten bewaren, onder welke voorwaarden, onder welke regels. Bovendien heeft zo'n organisatie de technische capaciteit om documenten die met opslag zijn toevertrouwd, te vernietigen wanneer de deadlines verstrijken. Het is erg handig, maar het kost geld. Als u geld wilt besparen, moet u een speciale ruimte voor het archief toewijzen en begrijpen wat de wettelijke periode is voor het opslaan van primaire boekhouddocumenten in een organisatie.

Wil - wil niet

Het probleem ontstaat trouwens niet helemaal opnieuw. De huidige wetten bepalen de opslagvoorwaarden van primaire boekhouddocumenten, en binnen elke onderneming moeten ze worden nageleefd. Uit de wetgeving volgt dat aan elke werkende rechtspersoon de bewaarplicht is toevertrouwd. Dit betekent dat de vorm van activiteit er niet toe doet - of het nu een particuliere ondernemer is die alleen zaken doet, of een groot concern, u moet nog steeds zorg dragen voor de opslag van financiële overzichten en andere documentatie. Het is belangrijk om de wet te bestuderen voor:vastgestelde termijnen voor de bewaring van elektronische primaire documenten, papier, zodat u bij een conflict met de opdrachtnemer of tijdens de controle door de beheersautoriteit niet in een ongemakkelijke positie komt. Daarnaast kan het niet naleven van de wettelijke termijnen leiden tot een flinke boete tijdens de controle. De huidige wetgeving bevat voorschriften voor de minimale bewaartermijn van primaire boekhoudkundige documenten. Het is belangrijk dat zakendoen veilig is, en zakendoen in ons land onderscheidt zich door legaliteit en naleving van vastgestelde regels.

De 125e federale wet, aangenomen in oktober 2004, vertelt over de bewaartermijn voor elektronische primaire documenten, papieren documenten. Gebaseerd op de naam, is het gewijd aan archieven en de juiste bedrijfsvoering. Het is in dit officiële document dat de kenmerken van het opslaan van officiële documenten die door de boekhoudafdeling zijn opgesteld, worden beschouwd. Hier vindt u zowel functies waarmee u onderscheid kunt maken tussen documentatie van tijdelijke en permanente opslag, als termen die specifiek zijn voor een bepaald type papier.

Van toepassing op wie?

Verplichtingen om te voldoen aan de minimale bewaartermijnen voor primaire documenten zijn toegewezen aan:

• lokale overheden;
• overheidsinstanties;
• ondernemers;
• ondernemingen;
• personen die zaken doen.

De wet zal moeten worden nageleefd met betrekking tot archiefdocumenten, inclusief die met betrekking tot personeel. Geheelde in de wetspapieren gespecificeerde termijn moet op een veilige plaats worden bewaard. Naast federale wetten worden de specifieke voorwaarden voor opslag van primaire documenten en boekhoudkundige registers beïnvloed in een aantal regelgevende documenten die zowel op het grondgebied van het land als geheel als in elke afzonderlijke regio van kracht zijn. Het belangrijkste document is echter de hierboven genoemde 125e wet, die een volledige lijst van documentatie biedt die de opslagduur van boekhoudpapieren regelt.

Wet nummer 129

In 1996 werd een federale wet uitgevaardigd over de kenmerken van boekhouding. Het stelt dat de boekhouding haar documentatie op papier kan genereren, evenals met behulp van verschillende werktuigmachines. Tegelijkertijd moet het bedrijf zelf kopieën van de documentatie op papier maken, zodat alle deelnemers aan de operaties toegang hebben tot gegevens over hen. Als de regelgevende instantie toegang tot de documentatie vraagt, zijn de vertegenwoordigers van het bedrijf verplicht deze te verstrekken. Zowel aanklagers als vertegenwoordigers van de rechtbank hebben het recht om dit te doen.

Creatie, opslag in overeenstemming met de bewaartermijnen van primaire boekhouddocumenten, verstrekking op verzoek moet voldoen aan de formulieren die zijn vastgelegd in wettelijke bepalingen. Documenten moeten op papier naar de aanvrager worden gestuurd. Als dit wordt toegestaan door de mogelijkheden van de machines die in het werk worden gebruikt, als alle deelnemers het ermee eens zijn, kan de rapportage in elektronische vorm worden verzonden. Het is ook toegestaan door de toepasselijke wetten van onzelanden.

Houd je aan de regels

129e federale wet bevat een vermelding van de verplichting om te voldoen aan de opslagvoorwaarden van primaire boekhoudkundige documenten. In het bijzonder wordt in artikel 17 vermeld dat elke juridische entiteit dergelijke documentatie, met inbegrip van registers en rapporten, zonder mankeren moet bewaren. De duur van het tijdsinterval wordt bepaald door de regels voor archivering op staatsniveau. De duur van deze periode mag niet korter zijn dan 5 jaar.

Er is een speciale bewaarperiode voor primaire documenten ingesteld voor de documentatie die het boekhoudbeleid en enkele andere categorieën regelt (programma's die worden gebruikt op machines die informatie verwerken, werkend rekeningschema). Uiteraard is de looptijd hier ook vijf jaar (in sommige gevallen kan deze periode langer worden gesteld), maar de periode begint te lopen vanaf het moment dat dit document voor het laatst bij de onderneming is gebruikt. Het hoofd van een rechtspersoon is de persoon die volgens de wet verantwoordelijk is voor het met inachtneming van tijdsintervallen bewaren van alle vereiste documentatie. Dit betekent dat elke goed opgeleide en verantwoordelijke baas de periode van opslag van primaire documenten op de boekhoudafdeling moet weten als hij de situatie in het bedrijf onder zijn controle wil houden.

Zoals de praktijk laat zien, voeren veel organisaties regelmatig een inventarisatie uit van officiële documentatie, en lokale regelgeving stelt personen aan die verantwoordelijk zijn voor het opslaan van documenten, met wie de inspectie-instanties daadwerkelijk communiceren bij het toezicht op de nalevingarchiveringsregels.

Creatie en opslag: alles volgens de regels

Op basis van de huidige wetgeving kunnen accountants zowel primaire documentatie als beknopte documentatie genereren, niet alleen op papier, maar ook in elektronische vorm; tegelijkertijd worden de verplichtingen om papieren kopieën te maken overgedragen aan de rechtspersoon en op verzoek van de belanghebbende, de inspectie-instelling, is het bedrijf verplicht om papieren documenten zo snel mogelijk naar het adres te sturen. Compilatie en opslag moeten worden uitgevoerd in de vorm die is vastgesteld door de huidige regelgeving.

Over de periode van opslag van primaire documenten op de boekhoudafdeling, vertelt de volgorde van dit proces de lijst met documentatie die rekening houdt met typische managementdocumenten die worden gevormd in de loop van het werk van een onderneming. Die zijn in 2010 vastgesteld in een document dat is goedgekeurd door het ministerie van Financiën en het Federaal Archief. Bovendien moet rekening worden gehouden met de vereisten van de belastingwet, die regelt dat elke burger van ons land verantwoordelijk is voor het bijhouden van de boekhouding gedurende vier jaar. Dit geldt voor papieren met betrekking tot de boekhouding van uitgaven, inkomsten en ook de bevestiging van de betaling van belastingen.

Wees slim over dingen

Correcte organisatie van het proces in overeenstemming met de opslagvoorwaarden van primaire boekhouddocumenten omvat een professionele aanpak, betrokkenheid van personeel dat verantwoordelijk is voor boekhoudkundige documentatie, verwerking van archiefinformatie over de organisatie van het werkproces zelf. Momenteel zijn er bijna geen plaatsenspecialistische opleiding in archivering, waardoor het vaak moeilijk is om een echt hoogwaardige specialist te vinden. Aan de andere kant vereist progressieve wetgeving dat de bewaartermijnen van primaire boekhouddocumenten worden nageleefd, anders kunt u categorisch onaangename boetes krijgen. De beste optie voor een voldoende omvangrijke documentenstroom is het creëren van een afdeling die verantwoordelijk is voor archiefopslag bij het personeel van het bedrijf en zorgen voor een regelmatige opleiding van het personeel dat verantwoordelijk is voor documentatie met interne middelen. Zo blijven de in de wetten vastgelegde innovaties onder controle en voldoen ze aan alle eisen.

Een alternatieve mogelijkheid waarmee u ook in uw werkzaamheden rekening kunt houden met de bewaartermijn van primaire documenten en hieraan kunt voldoen, is samenwerking met een tussenpersoon die verplichtingen op zich neemt om de papieren van de opdrachtgever te bewaren. Zelf een archiefbureau kiezen is echter ook geen gemakkelijke opgave. Het is noodzakelijk om alle beschikbare opties zorgvuldig te analyseren om de voorkeur te geven aan een betrouwbaar bedrijf en geen zorgen te maken dat het kan sluiten en het gebouw afbrandt.

Kenmerken van het opslaan van sommige soorten documentatie

Volgens de huidige wetgeving moeten primaire documentatie, evenals registers, rapportages en balansen, worden overgebracht naar het archief. Al deze categorieën officiële documentatie moeten, totdat ze naar het archief worden gestuurd, in de boekhouding worden bewaard, terwijl de rechtspersoonis verplicht om alle voorwaarden te stellen voor de veiligheid van papieren: kasten moeten gesloten zijn, brand- en andere veiligheid moeten in acht worden genomen. Binnen de onderneming wordt een persoon die verantwoordelijk is voor de veiligheid van documentatie aangesteld door een speciaal document.

Als het bedrijf strikte meldingsformulieren gebruikt, moeten deze documenten volgens de wet in een kluis of een speciale kast worden bewaard, een kamer die is afgesloten en de veiligheid van documentatie garandeert. Primaire documentatie van de huidige periode, handmatig verwerkt, moet chronologisch worden verzameld in registers, die vervolgens naar het archief worden gestuurd voor permanente opslag.

Waar moet je nog meer op letten?

Bij het opslaan van bankafschriften, contante bestellingen en voorschotrapporten, moet alle documentatie chronologisch worden bewaard en gebonden voor gezamenlijke systematische opslag. Sommige specifieke categorieën documenten (ploegrapporten, werkbonnen) kunnen zonder binding worden opgeslagen, maar in mappen worden gearchiveerd zodat niets verloren gaat of voor oneerlijke doeleinden wordt gebruikt.

De veiligheid van documentatie, evenals de tijdige verzending naar het archief, is in de eerste plaats de verantwoordelijkheid van de hoofdaccountant, hoewel, indien nodig, lokale regelgeving delegatie van bevoegdheden aan een andere persoon kan bevatten. De uitgifte van primaire documentatie, rapportage, balansen is alleen mogelijk in sommige gevallen als er een officiële opdracht is van de hoofdaccountant. Over het algemeen hebben structurele afdelingen geen toegang tot boekhoudkundige documenten. Inbeslagname van documentatie is mogelijkalleen als er een gespecialiseerd verzoek is van de onderzoeksbureaus, de rechtbank of andere autoriteiten die volgens de wet over de juiste bevoegdheden beschikken. In dit geval is het noodzakelijk om een officieel besluit te overleggen dat is opgesteld in overeenstemming met de wet. Bij intrekking is het noodzakelijk een protocol op te stellen, waarvan één van de kopieën tegen ondertekening wordt overgemaakt aan de vertegenwoordiger van de organisatie.

De opslagperiode voor primaire documenten wordt weergegeven in de onderstaande tabel.

Kenmerken van workflow

De term "documentenstroom" wordt toegepast op een reeks factoren die verband houden met de verplaatsing van documentatie vanaf het moment dat het papier werd gemaakt tot aan de overdracht ervan naar de archiefactiviteiten. De ontwikkeling van een schema is de verantwoordelijkheid van de hoofdaccountant, hoewel dit in sommige ondernemingen wordt gedelegeerd aan een documentbeheerspecialist. Echter, zoals de praktijk laat zien, is het meest correct om een dergelijk schema op te nemen in het boekhoudbeleid van de organisatie, dat vervolgens wordt goedgekeurd door een speciaal uitgegeven bevel dat is ondertekend door de hoofdfunctionaris van het bedrijf.

Met behulp van het schema kunt u organisatorische processen harmoniseren en de taak van planning in de onderneming vereenvoudigen. Het workflowschema voor primaire documentatie is een lijst van uitvoerders, de tijdsintervallen waarbinnen de papieren naar de boekhoudafdeling moeten worden gestuurd en het tijdsbestek waarvoor de accountants ze verwerken. Zorg ervoor dat u rapportageperioden beschrijft, inclusief balansen. Vaak bevat de grondslag voor financiële verslaggeving de regeling van de bewaartermijnen voor primaire documenten, en deze periode ofgelijk zijn aan die welke bij wet zijn vastgesteld, of hoger worden gesteld indien de specifieke kenmerken van de activiteiten van de onderneming dit vereisen. Bij het indienen van de rapportage over het jaar wordt de documentatie op de voorgeschreven wijze opgesteld en naar het archief overgebracht. Tegelijkertijd wordt er rekening mee gehouden dat het in de toekomst nodig kan zijn om nuttige gegevens te extraheren uit het voor opslag overgedragen volume. Hiervoor is het gebruikelijk zaken in mappen op te delen, waarbij de groepering wordt verklaard door de inhoud. Zorg ervoor dat u aan elke map een relevante titel toewijst.

Kofferopslagfuncties

Alle documentatie die wordt gegenereerd tijdens de activiteiten van de onderneming, zoals hierboven vermeld, is verdeeld in die bedoeld voor tijdelijke opslag en permanent. Bij het overbrengen van papieren naar het archief is het noodzakelijk om elk van deze categorieën afzonderlijk te overhandigen, zonder officiële papieren in dezelfde mappen te mengen. In dit geval moeten kopieën gescheiden van de originelen worden bewaard. Ook moet u in aparte mappen de documentatie met rapportages, plannen voor het jaar en voor kwartalen, voor maanden sorteren. Eén bestand moet één stuk documentatie bevatten.

Om één zaak te groeperen, kunt u documenten gebruiken die in één periode zijn gegenereerd (kwartaal, jaar, maand). De uitzondering zijn de zogenaamde tijdelijke categorieën - bijvoorbeeld persoonlijke bestanden waarvan de sluiting niet is getimed om samen te vallen met het kalenderjaar. Als het bestand documentatie bevat die over meerdere maanden is gegenereerd, is het noodzakelijk om elke maand van andere te scheiden met een speciaal blad, waarin wordt vastgelegd in welke periode het volgende blok documenteert. In dit geval is het toegestaan om maximaal 250 vellen in één doos te groeperen. De dikte van de map kan 4 cm of minder zijn.

Waar moet je nog meer op letten?

Zoals blijkt uit de archiveringsregels, als de documentatie bijlagen heeft, moeten deze (ongeacht wanneer ze precies zijn samengesteld) worden toegevoegd aan de documentatie die ze vergezellen. Over het algemeen is de volgorde voor het archiveren van boekhoudkundige documentatie erg belangrijk, dus deze moet strikt worden nageleefd. In de regel worden eerst overzichten geboekt, daarna toelichting, daarna de balans, aangevuld met de bijgevoegde documenten.

Bij het organiseren van de opslag van persoonlijke accounts van medewerkers van het bedrijf, is het noodzakelijk om hiervoor een apart geval toe te wijzen, waarin de documentatie per jaar is ingedeeld met een strikte chronologie. De jaarlijkse correspondentie wordt gevormd in mappen met vermelding van het kalenderjaar en is ook gesystematiseerd in overeenstemming met de data. Elk verzoek moet worden gevolgd door een antwoord.

Enkele functies

De bewaartermijnen die zijn voorgeschreven in het belastingwetboek kunnen verschillen van de bewaartermijnen die zijn gespecificeerd in de wetten die de boekhoudactiviteiten regelen. Bij het waarnemen van een dergelijke discrepantie, wordt het allereerst aanbevolen om de langere periode in acht te nemen - dit maakt het mogelijk om, indien nodig, naar de documentatie te verwijzen, deze te gebruiken, zelfs als, volgens een van de huidige regels, de deadline is al verlopen. Bovendien zullen de inspecteurs niets te klagen hebben. Het is ook noodzakelijk om een speciale lijst te onthouden die in 2000 is gepubliceerd en die de duur van de opslag aangeeftenkele specifieke documentatiegroepen. Deze lijst wordt regelmatig bijgewerkt en aangevuld, zodat de hoofdaccountant van de onderneming en de afdeling die verantwoordelijk is voor documentbeheer de up-to-date informatie moeten volgen.

Als de opslagvoorwaarden zijn geschonden, ligt de verantwoordelijkheid hiervoor bij het hoofd van het bedrijf, ondanks het feit dat de kwestie van veiligheid primair de verantwoordelijkheid is van de hoofdaccountant. Als de bestelling, de opslagduur worden geschonden, krijgt het bedrijf een boete. Voor een ambtenaar varieert de straf meestal van twee tot drieduizend roebel. Maar als de primaire documentatie helemaal niet wordt bewaard, kunnen ze worden bestraft met een boete van vijfduizend roebel of meer.