Rapportagedocument: soorten, vorm, monster en ontwerp

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Goede documentatie is belangrijk voor elke organisatie, omdat het u in staat stelt om competent deel te nemen aan de kernactiviteiten en niet bang te zijn voor belasting- en andere audits. Rapportagedocumenten worden in verschillende soorten en vormen opgesteld. De soorten documentatie verschillen afhankelijk van het type bedrijf, de branche en vele andere factoren.

Algemeen concept

Het rapporteringsdocument weerspiegelt een reeks indicatoren met de resultaten van het werk van het bedrijf voor de geselecteerde periode. Rapportage kan tabellen bevatten met boekhoudkundige, statistische en andere gegevens. Het rapport is het resultaat van het werk aan het verantwoorden van informatie.

Rapporten worden opgesteld volgens de formulieren die worden aanbevolen door het Ministerie van Financiën en de Staatsstatistiekendienst. Het kunnen samenvattingen zijn voor specifieke industrieën, maar ook voor territoriale gebieden - districten, regio's, in de hele economie.

Rapportagedocumenten kunnen worden geclassificeerd op type, periode, hoeveelheid gegevens, mate van generalisatie.

Rassen

Per type is de rapportage onderverdeeld in:

• boekhouding;
• statistisch;
• operationeel.

Boekhouding is gesystematiseerde eigendomsgegevensorganisatie, de financiën, de resultaten van het werk. Boekhoudkundige rapportagedocumenten worden opgesteld op basis van boekhoudinformatie.

Statistische gegevens worden opgesteld volgens statistische, boekhoudkundige en operationele gegevens.

Operationele rapportage wordt opgesteld op basis van operationele materialen voor bepaalde tijdsintervallen - een week, een maand, een decennium, enzovoort. Deze informatie helpt u de operationele controle over de werkprocessen in uw organisatie te behouden.

De frequentie van het opstellen van rapportagedocumenten kan zijn:

• intra-jaarlijks - per dag, vijf dagen, tien dagen, maand, kwartaal, half jaar.
• jaarlijks is een samenvatting van het jaar.

Intra-jaarlijkse statistische rapportage is actueel en boekhouding is tussentijds.

De mate van generalisatie van informatie in rapportage kan verschillen. Afhankelijk van deze indicator zijn de rapporten:

• primary - ze worden rechtstreeks door de organisatie samengesteld;
• consolidated - opgesteld door hogere instellingen.

Elke rapportage moet betrouwbare gegevens bevatten over de activiteiten van de organisatie, haar financiële positie, resultaten van het werk, eventuele wijzigingen in deze informatie.

Uiterlijk en inhoud

Formulieren van rapportagedocumenten zijn goedgekeurd door de staatsregelgeving.

Elk bedrijf houdt interne rapportage bij, die informatie geeft over de uitvoering van plannen, instructies van het management. Deze rapporten worden opgesteld door specialisten van verschillende afdelingen van het bedrijf en voorgelegd aan het management. Dergelijke documentatie kaneen rapport of hulp worden genoemd.

Meldingen binnen instellingen worden in vrije vorm gedaan. Ze worden ingediend op vellen papier of op briefpapier van de organisatie.

De volgende gegevens zijn vereist in het rapport:

• organisatienaam;
• naam van de structurele eenheid of afdeling van het bedrijf;
• documentnaam;
• zijn datum en nummer;
• titel;
• directe tekst met de resultaten van het werk;
• handtekening;
• goedkeuring of resolutie.

De tekst van het rapport bevat volledige informatie over het verrichte werk, de analyse van de resultaten van de activiteit. Er worden conclusies getrokken, zo nodig worden voorstellen gedaan. Bij de rapportages wordt vaak een toelichting gevoegd. De datum van het rapport moet overeenkomen met de goedkeuring van de manager.

Zakenreizen

Een apart type rapportage zijn rapportagedocumenten voor hotelaccommodatie in het geval van zakenreizen van specialisten.

Reiskosten omvatten de kosten van het huren van een hotelkamer. Het bedrijf is wettelijk verplicht om alle hotelkosten aan de werknemer te vergoeden.

Een werknemer die is teruggekeerd van een zakenreis, verstrekt een van deze documenten:

• account;
• check;
• bon.

Welke van deze documenten is het meest correct en roept geen vragen op bij de belastingdienst?

Als het hotel geen kassaapparatuur gebruikt, dan is de hotelmedewerkermoet een speciaal formulier invullen. Je kunt het op verschillende manieren noemen: bon, cheque, voucher.

Formuliervereisten

Elk hotel heeft zijn eigen formulier, maar uitgegeven volgens goedgekeurde vereisten. Aangiftedocumenten voor accommodatie voldoen aan de volgende eisen:

• het rapport bevat details (naam van de organisatie, haar nummer, serie, adres, TIN, zegel);
• het formulier zelf is gemaakt in een drukkerij of met behulp van geautomatiseerde systemen die zijn beschermd tegen ongeoorloofde toegang en die informatie vijf jaar bewaren;
• documentnummer en serie zijn toegewezen.

Als een medewerker een document heeft gepresenteerd dat niet voldoet aan de goedgekeurde vereisten, en het bedrijf heeft het geaccepteerd en uitgevoerd, in het geval van claims van belastingmedewerkers, kan de organisatie haar kosten voor de rechtbank verdedigen.

Als het hotel een loket heeft

Meestal hebben hotels kassa's. Dan worden de aangiftedocumenten voor huisvesting niet ingevuld en krijgt de werknemer een kassabon. Hij is het die spreekt over het feit van registratie en betaling voor een hotelkamer.

De cheque kan vergezeld gaan van een factuur of ander document dat informatie geeft over de registratie van een bepaalde werknemer.

Als een medewerker een ontvangstbewijs en een contante bestelling heeft gekregen in plaats van een cheque, kunnen er in een dergelijke situatie problemen optreden van belastingspecialisten bij het opstellen van rapporten. Natuurlijk kan het bedrijf zijn belangen voor de rechtbank verdedigen, maar deze procedure is niet al te eenvoudig.

Ontvangsten voor PKO worden ook verstrekt als rapportagedocumenten voor hotelaccommodatie. Ze worden ook geaccepteerd en veroorzaken meestal geen onnodige vragen. Ontvangsten worden beschouwd als officiële documenten die de acceptatie van geld door het hotelmanagement bevestigen.

In geval van ontbrekende documenten

Er zijn ook situaties waarin een medewerker geen enkel document aanlevert. Vervolgens vraagt de accountant bij het hotel een verklaring van woonplaats van een bepaalde persoon op. En het bedrijf zelf moet informatie hebben over de reisperiode van deze werknemer.

Dergelijke nuances kunnen leiden tot geschillen met belastingambtenaren, die meestal in het voordeel van de organisatie worden opgelost.

Situaties waarin documenten niet worden verstrekt, kunnen worden verklaard door het feit dat de werknemer niet in een hotel woonde, maar in een gehuurd appartement. In dit geval beta alt het bedrijf de kosten voor het huren van woonruimte, de werknemer draagt geen kosten, wat betekent dat deze niet aan hem worden vergoed.

Vaak stellen accountants de vraag - hoe moeten we dan rekening houden met de kosten voor belastingheffing? Een onderneming mag bij de belastingheffing van haar winst de kosten voor het huren van een woning aangeven, maar alleen voor de periode dat haar werknemer er daadwerkelijk in heeft gewoond. Kosten in alle andere perioden worden als onredelijke kosten beschouwd en worden niet geaccepteerd door de belastingdienst.

Het opstellen van rapportagedocumenten is een belangrijk en cruciaal moment in de activiteiten van elke organisatie. In de regel wordt dit gedaan door boekhoudkundig personeel of hoofden van structurele afdelingen.bedrijven. In geval van problemen kunt u de diensten van externe bedrijven gebruiken.