Correctie is Definitie, kenmerken en principes

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Haast je niet om de pagina te sluiten als je de saaie "corrigerende acties" ziet die gepaard gaan met de zeer droevige letters "QMS". Ja, we zijn het erover eens dat in termen van de mate van verveling in de ogen van werknemers van bedrijven met een kwaliteitsmanagementsysteem, alleen arbeidsbescherming kan argumenteren. Ondertussen is het QMS het meest effectieve en beproefde systeem met een heldere geschiedenis en ingenieuze implementatietools. Een van de belangrijkste instrumenten van het systeem is corrigerende actie.

Definities en verduidelijkingen

Corrigerende actie is de actie die wordt ondernomen om de oorzaken van een afwijking weg te nemen. In dit geval is het sleutelwoord "redenen". Met andere woorden, alles moet worden gecorrigeerd zodat dergelijke inconsistenties in de toekomst nooit meer voorkomen.

Niet-conformiteit is een afwijking van vastgestelde vereisten. Merk op dat er in het QMS geen plaats is voor woorden als "fout", en dit is ergfundamenteel. De uitdrukking "fout" impliceert de aanwezigheid van de dader, en dus de passende straf.

Zoiets bestaat niet in QMS en zal dat ook nooit zijn. Begrijpen en accepteren is de helft van het succes bij het implementeren van het QMS.

Laten we eerst alles op zijn plaats zetten.

Procedureel trio

Correctie in het QMS is een van de zes verplichte procedures beschreven in de legendarische norm ISO 9000. Deze procedure is nauw verwant aan de andere twee, zo ziet de "trojka" er samen uit:

1. Niet-conforme productbeheerprocedure.
2. Corrigerende actieprocedure.
3. Preventieve actieprocedure.

Om het simpel te zeggen: eerst worden eventuele inconsistenties vastgesteld en vervolgens worden maatregelen gepland en geïmplementeerd om de oorzaken weg te nemen.

Belangrijk probleem: waar zoeken we naar "iets"?

Om iets te corrigeren, moet je eerst dit "iets" vinden en repareren. Defecten in gefabriceerde producten, overtredingen van discipline, onbeschoftheid in de communicatie met een belangrijke klant, vertekening van financiële overzichten, een toename van het aantal verwondingen op het werk - er zijn veel voorbeelden van niet-naleving, ze kunnen zeer divers zijn qua termen van de omvang van de schade aan het bedrijf en per onderwerp. Maar op papier ziet het er allemaal goed uit. In feite is het erg moeilijk om objectieve productiefeiten van negatieve aard te verzamelen. Meestal wordt dit gedaan door een vertegenwoordiger van het kwaliteitsmanagement die geen idee heeft van de nuances van de productie en andere interne geheimen.

Collectieechte feiten voor het plannen en implementeren van corrigerende maatregelen moeten constant en in verschillende bronnen worden uitgevoerd: in interne audit, rapporten van werknemers, klachten van consumenten.

We zullen niet op onszelf en de jongens kloppen

Hier is het dan, het belangrijkste obstakel voor de implementatie van een cool kwaliteitssysteem, inclusief effectief beheer van corrigerende maatregelen. U kunt seminars houden en motiverende brieven schrijven aan werknemers over het belang van het tijdig invullen van een formulier voor het melden van niet-naleving, zodat het bedrijf zich onmiddellijk haast om plannen te maken en corrigerende maatregelen te nemen om het op te lossen. Ze zullen geïnteresseerd luisteren, met hun hoofd knikken en je zelfs bedanken voor je bijdrage aan de gemeenschappelijke zaak.

Maar dan loop je het risico dat je in het gunstigste geval een melding krijgt van een klassieke discrepantie van de grote massa arbeiders: het gaat allemaal om lage lonen, dit is de belangrijkste discrepantie. Verhoog het en alles zal onmiddellijk goed worden. Het meest interessante is dat de meeste mensen zo'n verslag vanuit het hart schrijven met een oprecht geloof in succes.

Wat te doen en hoe te leven? Leer, leg uit, help het formulier in te vullen, onderhandel met de eerste manager zodat hij als eerste het rapport schrijft. Niet door te wassen, maar door te rollen: je moet nadenken en je aan je lijn blijven houden. Wees zo duidelijk en transparant mogelijk.

Verschil tussen correctief en preventief

Zelfs QMS-consultants hebben soms moeite om corrigerende en preventieve acties te bespreken en het verschil daartussen uit te leggen. Ondertussen is het vrij eenvoudig, het verschil is duidelijk en best voelbaar. Oordeel zelf:

• Een eenvoudige aanpassing is om de inconsistentie op zijn plaats te corrigeren. Voorbeeld: een gesprongen leiding die direct moet worden gedicht. Dit zal de aanpassing zijn.
• Correctie is het wegnemen van de oorzaken van non-conformiteit. Waarom de leiding barstte en wat er moet worden gedaan om dit te voorkomen.
• Preventieve actie is een actie om non-conformiteit of ontwikkeling te voorkomen wanneer een nieuwe dienst of product wordt geïntroduceerd. Een goed en veel voorkomend voorbeeld is het nemen van preventieve maatregelen in alle vestigingen van het bedrijf als er in een ervan een tekortkoming wordt geconstateerd.

Het begon allemaal met Britse bommen die niet ontploften

Er zijn veel voorbeelden van corrigerende maatregelen, waaronder historische. Het begin was het Britse WO II-bomverhaal waarmee de procesbenadering en alle ISO-normen in de productie begonnen.

Bommen begonnen vaak te ontploffen in sommige Britse militaire fabrieken voordat ze werden verscheept (inconsistentie). En in andere fabrieken, integendeel, de bommen ontploften niet - nog een discrepantie. De oplossing (corrigerende actie) werd gevonden door het Ministerie van Defensie. Het stuurde zijn inspecteurs naar elke fabriek. Nu was elke fabrikant verplicht om de volgorde van alle bewerkingen voor te schrijven, en de controleur controleerde of de arbeiders deze volgden. Bommen ontploften nu op de juiste plaats op het juiste moment. Alleen maar? Ja. En briljant.

Toyota en Japanse totale kwaliteitscontrole

QMS bij Toyotais lange tijd de standaard geweest van het Japanse kwaliteitsmodel en onderwerp van algemene studie en discussie. Toyota is de belangrijkste "basis" van Edwards Deming, de auteur van het Japanse economische wonder met zijn beroemde werkingsprincipes die in Toyota-fabrieken over de hele wereld worden gebruikt.

Correctiemaatregelen zijn niet gericht op de persoonlijkheid van de medewerker, maar op zijn gedrag. Geen disciplinaire maatregelen, maar menselijke ontwikkeling en probleemoplossing zijn de belangrijkste waarden van Toyota in dit vragenblok. Het Japanse systeem van levenslange tewerkstelling neemt de hoogste graad van verantwoordelijkheid van werknemers op zich. En hiervoor moeten mensen geduldig en zorgvuldig werken.

Neem bijvoorbeeld het te laat komen van werknemers, wat onaanvaardbaar is in een Japanse bedrijfsomgeving. Maar als u denkt dat een dergelijke onaanvaardbaarheid een aangeboren eigenschap is van de mensen bij Toyota, dan heeft u het mis. Voor overtreders van arbeidsdiscipline wordt een duidelijk vijfstappenplan voor corrigerende maatregelen ondertekend. Stoppen is de laatste vijfde stap, en een die er bijna nooit van komt.

Toyota's recept: vijf stappen voor overtreders van bedrijfsdiscipline

1. De eerste stap is een simpele herinnering van de leider, bij voorkeur in de vorm van een grap of advies om een wekker te kopen. Deze actie is geen corrigerende actie.
2. Als de vertraging vier of meer keer per jaar aanhoudt, wordt de eerste corrigerende actie ondernomen in de vorm van een schriftelijke herinnering. De werknemer moet opschrijven wat hij gaat doen om de situatie te corrigeren.
3. Als dezelfde werknemer het komende jaar minstens twee keer te laat is, zal een disciplinaire vergadering worden gehouden met deelname van hoge autoriteiten. Het doel van dergelijke corrigerende maatregelen is om de werknemer te helpen zoveel mogelijk een oplossing te vinden en, let op, ervoor te zorgen dat de ongelukkige persoon op de hoogte was van wat het bedrijf van hem verwachtte. De analyse van corrigerende acties van de vorige fase wordt uitgevoerd. Bij dit gesprek is altijd een vertegenwoordiger van de personeelsdienst aanwezig, die optreedt als advocaat voor de overtreder.
4. Als er het komende jaar twee vertragingen zijn, krijgt de werknemer … vrij om een definitieve beslissing te nemen en een brief aan de commissie te schrijven. Als de commissie besluit een werknemer bij Toyota te houden, betalen ze hem deze vrije dag.
5. De werknemer heeft nu vier jaar "proeftijd". Als er in deze jaren ook maar één vertraging optreedt, beveelt de commissie aan de werknemer te ontslaan.

Opgemerkt moet worden dat dergelijke ontslagen bij Toyota uiterst zeldzaam zijn. Gewoonlijk wordt alles opgelost in de vorige stadia van corrigerende maatregelen.

Je kunt schieten. Wees voorzichtig

De principes van "Toyota" kunnen hier ook worden toegepast. Als je erover nadenkt, zijn de analyse van discrepanties en het zoeken naar competente corrigerende maatregelen ongeveer hetzelfde schema voor het vinden van oorzaken.

Mismatch kan optreden vanwege het feit dat er geen regelgevend document is en werknemers gewoon niet weten hoe ze acties moeten uitvoeren. Corrigerende actie is het maken van een instructie ofmemorandum over de volgorde van de operatie.

Een andere reden voor niet-naleving kan een gebrek aan training of werkinstructies zijn. Er zijn regels en procedures, maar niemand heeft ze onder de aandacht van de werknemer gebracht.

En nu de derde optie: er is een procedure en er is een training uitgevoerd en nogmaals herinnerd. Ja, maar de werknemer is nalatig en wil niet werken. Dit is waar hij moet worden ontslagen, dit zal een zware corrigerende actie zijn. Het is niet meer nodig om te bewijzen dat deze beslissing past in het QMS en de principes van Toyota. En om de fouten bij het kiezen en aannemen van een nieuwe werknemer voor een vacante functie niet te herhalen, moet de beschrijving van de vereisten voor een vacature op de wervingsafdeling worden geschreven, rekening houdend met het geval met het ontslag.

Nizjni Novgorod "diamant" systeem: nul defecten

Aanvankelijk was het percentage defecten 65,9%. Een beroemd voorbeeld van succesvolle Russische implementatie van QMS-principes. "Diamonds" is de naam van een uniek auteurssysteem dat is uitgevonden en geïmplementeerd in de kleine fabriek "Instrum-Rand" in de stad Pavlovo in de regio Nizhny Novgorod.

De fabriek produceert pneumatisch gereedschap dat zonder voorafgaande verificatie in Europa en de VS wordt gekocht. Instrument-Rand is het enige Russische bedrijf dat een technische audit door Mercedes-Benz heeft doorstaan. Natuurlijk ging het team lang en hard naar dit niveau.

Vanaf het allereerste begin was het duidelijk dat elk defect alleen kan worden verholpen als er eerlijke en uitgebreide informatie is over hoe het is gebeurd. Alleen in dit geval was het mogelijk om afwijkingen nauwkeurig te identificeren en corrigerende maatregelen om de oorzaak van het defect weg te nemen. Met andere woorden, er waren oprechte bekentenissen nodig van de arbeiders, die daar geen haast mee hadden. De angst om een bonus te verliezen of gestraft te worden was hardnekkig en alomtegenwoordig.

In die tijd werd een systeem met "diamanten" uitgevonden en geïmplementeerd, dat waren … defecte onderdelen. Voorlichting geven over het huwelijk was een positieve ontwikkeling, niemand werd hiervoor gestraft. Integendeel, elke discrepantie werd in het team besproken om samen de meest optimale en correcte corrigerende actie te vinden. Voor de "diamanten" zetten ze speciale tafels op, zoals in een museum. Dit is hoe de psychologie van de arbeiders van Nizjni Novgorod veranderde en Tool-Rand begon te stijgen naar de hoogten van totaal kwaliteitsmanagement.

Conclusie

Geduld, vrij zijn van stereotypen, een goede kennis van de geschiedenis van normen en uitstekende communicatieve vaardigheden zijn een reeks redelijk haalbare kwaliteiten voor het realiseren van de meest ambitieuze plannen om het bedrijf vooruit te helpen.

Er zijn veel nieuwe managementmodellen in de bedrijfsliteratuur en op het web: sommige met exotische namen, andere met ogenschijnlijk ongebruikelijke benaderingen. Alleen de meeste lijken op nieuwe snoeppapiertjes met klassieke vulling.

QMS heeft met zijn systeem van corrigerende maatregelen nog nooit iemand in de steek gelaten. Eenvoudig en ingenieus zijn de twee meest geschikte woorden om het te beschrijven.