De belangrijkste functie van controle in management

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Elke leider vervult de basisfuncties van management: planning, organisatie, motivatie, controle. De vier elementen van de controlefunctie: het definiëren van indicatoren en methoden voor het meten van resultaten, het meten van resultaten, het bepalen of de resultaten op schema liggen en corrigerende maatregelen.

Alle managementfuncties: planning, organisatie, motivatie, controle zijn nauw met elkaar verbonden. Ze zijn even belangrijk voor een effectief beheer. Ze kunnen niet worden onderverdeeld in majeur en mineur. Tegelijkertijd zijn managementfuncties: organisatie, motivatie en controle gebaseerd op doordachte en effectieve planning.

• Planning is de primaire, fundamentele functie. Op basis van de strategische doelen wordt een plan gemaakt om deze te bereiken, waarbij wordt voorzien in de toewijzing van bepaalde middelen en deze toewijzing in de tijd koppelt. Planning documenteert de toewijzing van middelen en verenigt de inspanningen van afzonderlijke afdelingen en medewerkers om een gemeenschappelijk doel te bereiken. Hiervoor wordt uitgevoerdontleding van gemeenschappelijke doelen in persoonlijke doelen. Het is noodzakelijk om te zorgen voor planning en controle van de organisatie. Naast het stellen van doelen zorgen managementfuncties ook voor het samenstellen van een lijst met werkzaamheden die in een bepaalde volgorde moeten worden uitgevoerd om het doel te bereiken. Tegelijkertijd is elk werk gekoppeld aan de tijd van het begin en het einde, de middelen die eraan zijn toegewezen en de daaropvolgende (of vorige) werken in de tijd.
• Organisatie, als een functie van het management, is het creëren van een structuur die individuele elementen van het systeem in staat stelt samen te werken volgens bepaalde regels en de toegewezen middelen rationeel te besteden om de doelen te bereiken. De organisatiestructuur wordt beschreven door een aantal geformaliseerde regels - voorschriften, voorschriften, instructies.
• Motivatie, als een functie van het management, is om medewerkers op alle niveaus aan te moedigen om effectief samen te werken om hun doelen te bereiken. Dit is de meest humanistische en minst geformaliseerde functie van bestuur.
• Controle, als functie, het managementproces bestaat uit kwantitatieve en kwalitatieve boekhouding van de resultaten van het werk, dit is een proces dat ervoor zorgt dat de organisatie haar doelen bereikt

Toewijzing van controle

Control is de belangrijkste functie van het management. Het is voor:

• Het verminderen van de onzekerheid van het productieproces en het managementproces.
• Voorspelling en storingspreventie.
• Ondersteun succesvolle actie.

Besturing is ondenkbaar zonder meten. Om te begrijpen wathet werk verloopt volgens plan, het is noodzakelijk om de kwantitatieve indicatoren die op het moment van controle zijn bereikt, te vergelijken met enkele eerder bekende geplande.

Procesbeheersing is een systeem waarmee u alle bedrijfsactiviteiten, zoals productie, verpakking, levering aan de consument en meer, kunt plannen, meten, identificeren en corrigeren.

De controlefunctie in het management is een essentieel onderdeel van het managementproces.

Bij het ontbreken van een controlefunctie verliest elke controle zijn betekenis. Je zult niet weten of wat gepland was, is gedaan, en in het algemeen, of er iets wordt gedaan.

Zonder de controlefunctie is het ook onmogelijk om personeel aan te sturen.

Het managementproces is een functioneel proces voor organisatorische controle, het moet groeien uit de doelen en strategische plannen van de organisatie

Vier elementen van de regelfunctie

Er zijn vier hoofdstappen in de managementcontrolefunctie:

1. Definieer indicatoren en hoe resultaten te meten.
2. Meetresultaten.
3. Bepaal of de resultaten zijn zoals gepland.
4. Corrigerende actie toepassen.

"Control" betekent een lijst die in tweevoud wordt bewaard (Frans contrôle, van contrerôle -, van het Latijn contra - tegen en rotulus - scroll).

Doelstellingen en methoden instellen voor het meten van resultaten

Het is noodzakelijk om een set indicatoren te vormen die belangrijk zijn voor het gecontroleerde proces en om de geplande waarden voor elk op bepaalde tijdstippen te bepalen. Wanneer op dit moment de werkelijkeManagers krijgen hierdoor signalen over hoe het gaat en hoeven dus niet elke stap van de uitvoering van plannen te controleren.

Indicatoren moeten duidelijk gearticuleerd, meetbaar en materiaal zijn om te controleren. In een productievestiging kunnen statistieken bestaan uit verkoop en output, arbeidsefficiëntie, veiligheidsprestaties en meer.

Bij dienstverlening daarentegen moeten de statistieken bijvoorbeeld het aantal klanten omvatten dat in de rij moet wachten bij de bank of het aantal nieuwe klanten dat binnenkomt als gevolg van een bijgewerkte advertentiecampagne.

Meetpunten op de tijdlijn mogen ook niet willekeurig worden gekozen, maar moeten worden geassocieerd met kritisch belangrijke, vanuit het oogpunt van een gecontroleerd proces, perioden of het begin / einde van belangrijke fasen van het proces. Het zou kunnen zijn

• Begin of einde van de planningsperiode - dienst, dag, week of maand.
• Begin of einde van een belangrijke fase: voltooiing van de pre-productie, start van de eindmontage van het product, verzending van het product naar de klant.
• Een nieuwe productrelease of het behalen van geplande servicevolumes.

De functies van planning en controle in het management zijn nauw met elkaar verbonden en kunnen niet zonder elkaar worden begrepen. Geen enkel gecontroleerd plan verandert in een leeg vel papier. De managementfuncties van motivatie en controle zijn ook gerelateerd.

Meetresultaten

Resultaten meten op controlepunten en deze vergelijken met geplande puntenindicatoren moeten op een proactieve manier worden uitgevoerd, zodat afwijkingen zo vroeg mogelijk kunnen worden gedetecteerd of zelfs kunnen worden voorspeld voordat ze zich voordoen, waardoor corrigerende maatregelen worden vermeden of geminimaliseerd.

Als controlepunten goed zijn gepland en er hulpmiddelen beschikbaar zijn om precies te bepalen wat ondergeschikten doen, zal het beoordelen van de huidige en verwachte prestaties nauwkeurig en gemakkelijk zijn.

Er zijn echter veel activiteiten waarbij het moeilijk is om de exacte controlepunten te bepalen, er zijn ook veel activiteiten die moeilijk te meten zijn.

Het is vrij eenvoudig om bijvoorbeeld een standaardtijd vast te stellen voor de productie van massaproducten en het is net zo eenvoudig om de werkelijke waarden voor deze indicatoren te meten

De situatie is gecompliceerder met soorten werk ver van technologie. Het is bijvoorbeeld niet eenvoudig om het werk van een manager arbeidsverhoudingen te monitoren, omdat het niet eenvoudig is om een duidelijke scorecard te ontwikkelen.

Het hoofd van dit type manager vertrouwt vaak op vage indicatoren als vakbondsrelaties, het enthousiasme en de loyaliteit van ondergeschikten, personeelsverloop en/of arbeidsconflicten. In dergelijke gevallen zijn de resultaten van het meten van de ondergeschikte door de manager ook vaag.

Naleving van de resultaten met het plan

Dit is een eenvoudige maar zeer belangrijke stap in het controleproces. Het gaat om het vergelijken van meetresultaten met vooraf bepaalde doelen. In dit stadium is een vooraf ontwikkelde vergelijkingstechniek uiterst belangrijk. In datIn het document moet duidelijk worden omschreven wat specifiek wordt gemeten, op welk moment en onder welke voorwaarden. Volg deze techniek strikt, anders zijn de resultaten van de meting en vergelijking met het plan onbetrouwbaar.

Als de prestatie is zoals gepland, kan het management denken dat alles onder controle is. In dit geval is het niet nodig om zich te bemoeien met de dagelijkse gang van zaken van de organisatie.

Corrigerende actie

Deze fase wordt de belangrijkste in het geval dat de indicatoren niet de geplande bereiken en uit de analyse blijkt dat corrigerende maatregelen nodig zijn. Dergelijke corrigerende maatregelen kunnen wijzigingen in een of meer aspecten van de dagelijkse werking van de organisatie omvatten.

Een bankfiliaalmanager moet bijvoorbeeld besluiten dat er meer kassiers in de hal bezet moeten worden om te voldoen aan de eerder vastgestelde maximale wachttijd van vijf minuten.

Of de winkelmanager besluit de machinebedieners overuren te sturen om de deadlines voor de levering van producten te halen.

Monitoring helpt ook om onjuist ingestelde doelen te identificeren, in welk geval de corrigerende actie zal zijn om de doelen te corrigeren, en niet om te vechten om de huidige gemeten waarden te veranderen.

Tijdigheid van corrigerende maatregelen

Je moet altijd een constructieve manier ontwikkelen om de indicatoren op de geplande waarden te brengen, anders zul je te laat moeten beseffen dat de storing al heeft plaatsgevonden. Hoe eerder een bug of storing wordt geïdentificeerd, hoe groter de kans dat deze wordt verholpen of ingehaald. En hoe minder tijd, materiaal en arbeidsmiddelen er worden besteed aan de correctie ervan.

Afwijkingen die op een later tijdstip worden ontdekt, kunnen volledig onmogelijk zijn om te corrigeren. In dit geval loopt de organisatie aanzienlijke financiële en reputatieschade op, tot de beëindiging van haar activiteiten.

Slecht nieuws vandaag is beter dan morgen hetzelfde nieuws.

D. S. Chadwick

Relatie van besturingsfuncties

Managementfuncties: motivatie en controle hangen nauw met elkaar samen. Om een effectief motivatiesysteem voor een ondergeschikte op te bouwen, heeft een manager toegang nodig tot nauwkeurige en tijdige controleresultaten.

Controle kan worden uitgevoerd voor naleving:

• geplande indicatoren;
• kwaliteitsnormen;
• bedrijfsbeleid;
• vereisten voor veiligheid en arbeidsbescherming;
• vereisten voor het controleren van staats- of openbare organisaties.

Controle kan ook periodiek en eenmalig zijn, gepland en noodgevallen, privé en als onderdeel van een algemene audit van de organisatie.

Conclusie

De belangrijkste functie van controle in het management is ervoor te zorgen dat het plan wordt uitgevoerd en zo de doelen van de organisatie te bereiken. Extra functies - ondersteuning voor organisatie en motivatie en interactie met hen. De stuurfunctie in het management is de belangrijkste. Het punt van controle is nietom de eenheid of werknemers te betrappen op het niet uitvoeren van het plan en hen te straffen. Het gaat erom afwijkingen van het plan tijdig te signaleren. Dan is er een kans om tijd te hebben om corrigerende maatregelen te nemen. Doordachte organisatie van controleprocessen is de sleutel tot nauwkeurige en tijdige uitvoering van plannen en het bereiken van doelen.