Belanghebbenden van het project. Auteurs en projectleiders

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Om met succes te concurreren in de huidige markt en succesvol te zijn in hun inspanningen, gebruiken veel bedrijven de projectmethode. Hiermee kunt u in een beperkte tijd een afgewerkt product van hoge kwaliteit krijgen. Om dit proces effectief te maken, moet u de essentie, bijzonderheden en implementatiekenmerken kennen.

Definitie van het begrip

Het woord "project" komt uit het Engels. project, van lat. projectus "naar voren gegooid, uitpuilend" en heeft verschillende betekenissen, afhankelijk van het gebied waarin het wordt toegepast. In management is dit een in de tijd beperkte onderneming die tot doel heeft een nieuw, uniek product, dienst of resultaat te creëren. De uitvoering van deze reeks activiteiten zorgt voor de ontvangst van voordelen voor de belangrijkste belanghebbenden van het project (klanten, investeerders, leveranciers). Deze vorm van werken wordt veel gebruikt door bouw-, engineering-, enterprise software- of marketingbedrijven, bepaalde groepen mensen en succesvolle bedrijven nemen in hun activiteiten hun toevlucht tot deze methode.persoonlijkheid.

Kenmerken

Het is een project, geen reeks taken die moet worden uitgevoerd, als de uit te voeren activiteit een aantal kenmerken heeft, namelijk:

• beperkt in tijd (een bedacht evenement heeft een startdatum en een datum van ontvangst van het eindresultaat, of een bepaald product of dienst wordt als resultaat verwacht);
• uniek is een van de belangrijkste onderscheidende kenmerken van de implementatie ervan, terwijl het alleen nieuw kan zijn voor de organisator of projectdeelnemers, en niet voor alle medewerkers;
• limiet van fondsen en andere middelen die nodig zijn om dit proces uit te voeren (tijd, geld, arbeid, technische ondersteuning).

In het leven van een gewoon persoon kan een project zijn: verhuizen naar een andere stad, een nieuw huis kopen, een baan zoeken, een bedrijf starten, enz., in het bedrijfsleven is het het creëren van een nieuw product, het uitbreiden van de markt, het starten van een nieuwe reclamecampagne, het creëren van nieuwe productiecapaciteiten. Het is deze methode waarmee je nieuwe stappen kunt zetten in de activiteiten van organisaties of individuen, zodat de belanghebbenden van het project het gebruiken bij het ontwikkelen van innovaties.

Belangrijke deelnemers aan het proces

Deze categorie omvat mensen (organisaties) die direct profiteren van de uitvoering van de beoogde onderneming. Deze omvatten:

• Initiatiefnemers - mensen die pleiten voor de noodzaak van een project. Dit kunnen medewerkers zijn van elk niveau binnen en buiten het bedrijf.
• Sponsors zijn voornamelijk medewerkers van hogerschakel van het bedrijf die de koers van de klant begeleidt. Ze houden toezicht op de uitvoering van deze reeks activiteiten en bieden bronnen voor projectfinanciering, materiële en andere soorten ondersteuning, evenals het verkrijgen van de geplande voordelen voor de organisatie. Sponsors wijzen een manager aan die het proces zal leiden, hem van alle benodigde fondsen zal voorzien en over de voortgang van de acties zal rapporteren aan het senior management (CEO, raad van bestuur, enz.).
• De projectmanager is de manager die verantwoordelijk is voor de implementatie van de gegeven onderneming. Haar taken zijn: controle over het op tijd behalen van het eindresultaat, het besparen van de limiet van de beschikbare middelen en hoge kwaliteit van het eindproduct of de dienst. Hij houdt zich dagelijks bezig met het project, stuurt de acties van het team aan, controleert de naleving van de gestelde eisen, houdt rekening met en stemt in met de wensen van alle belanghebbenden en wordt zo nodig bijgestaan door de beheerder of een team van specialisten tijdelijk opgericht om de taken op te lossen.

Deze projectdeelnemers worden uiteindelijk de eigenaren van het eindproduct (resultaat), daarom dicteren ze hun vereisten voor het project, financieren het door hun eigen of externe fondsen te investeren en sluiten ook contracten met aannemers die nodig zijn voor het geplande activiteiten.

Realisaties van het plan

Leden van het planteam zijn individuen of entiteiten die deelnemen aan de onderneming, of die partijen diewiens belangen kunnen worden geschaad door het bereiken van het doel.

Afhankelijk van de mate van betrokkenheid bij dit soort activiteiten, zijn er drie hoofdgroepen van gelijkgestemde mensen:

• Het hoofdteam zijn medewerkers (organisaties) die direct betrokken zijn bij de uitvoering van het plan.
• Uitgebreid team - professionals die indirect professionele hulp bieden.
• Belanghebbenden van het project (intern en extern) - organisaties of werknemers die invloed uitoefenen op vertegenwoordigers van de eerste en tweede groep, terwijl ze geen directe interactie hebben met directe deelnemers. Ze passen zelf het verloop van het proces aan of voelen direct de impact van de uitvoering van het plan op hun activiteiten.

Mogelijke deelnemers in de onderneming

Soms zijn er externe personen of organisaties betrokken om deze reeks evenementen tot een succes te maken. Namelijk:

• Investeerders zijn mensen die investeren in een project, bijvoorbeeld in de vorm van leningen. Soms is de belegger de klant, anders zijn het banken, fondsen en andere grote bedrijven.
• Opdrachtnemers - partijen die verplichtingen op zich nemen om werkzaamheden uit te voeren conform de overeenkomst (contract). Het kan een deel van de taken zijn, of het hele project. Wijs de hoofdaannemer en de onderaannemer toe, die een contractuele relatie met hem aangaat en een deel van de overeengekomen diensten levert.
• Leveranciers - belanghebbenden van het project, die de klant voorzien van de nodige materialen, technische uitrusting, enz.
• Overheidsinstanties - het administratieve apparaat van de nederzetting,die de implementatie van sociale, milieu-, gemeenschaps- en overheidsvereisten bewaakt.
• Consumenten - mensen die afgewerkte producten kopen of het eindresultaat gebruiken dat het verlangen naar een product of dienst bepa alt en ervoor zorgt dat er vraag naar is.

De mogelijkheid van deelname van deze partijen aan het project is afhankelijk van het type, type, schaal en mate van complexiteit. Het werk van een manager moet noodzakelijkerwijs alle betrokken partijen bestrijken en zorgen voor de coördinatie van hun vereisten.

Wie houdt toezicht op het proces?

De auteurs van projecten zijn in de regel specialisten (architecten, ontwerpers, bouwers) en de manager zorgt voor de uitvoering van de geplande onderneming. Dit is een medewerker van het managementniveau, het hoofd van de afdeling. Zijn verantwoordelijkheden omvatten onder meer het bewaken van de tijdige uitvoering van het plan, het gebruik van beschikbare middelen en de kwaliteit van het eindproduct.

De prioriteit is het eerste aspect, omdat u hiermee kostenoverschrijdingen en problemen tijdens het werk kunt voorkomen. Daarom ligt de focus bij het managen van een project altijd op de planning van de onderneming.

Projectmanager Functies

De effectiviteit van bedrijfsbeheer hangt rechtstreeks af van de juiste machtsverdeling tussen eenvoudige uitvoerders, belangrijke teamleden en de manager. De bevoegdheden en functionele verantwoordelijkheden voor deze laatste worden bepaald door de klant of door het projectcharter (indien uitgevoerd binnen het bedrijf).

KDe belangrijkste verantwoordelijkheden van een manager zijn:

• Organiseer de conceptstructuur en vorm het managementteam van de onderneming.
• Zoek naar de nodige fondsen en middelen voor de implementatie ervan.
• Analyse van de impact van projectbelanghebbenden op de voortgang van het proces.
• Het opleiden van het personeel dat nodig is om de taken te voltooien, hun motivatie.
• Het vormen van de taakomschrijving en verantwoordelijkheden voor alle deelnemers, het bepalen van het verantwoordelijkheidsniveau van het projectmanagementteam.
• Een businessplan en -planning ontwikkelen, het budget en budget berekenen, mogelijke risico's analyseren en manieren vinden om ze te elimineren.
• Bewaken van de uitvoering van alle soorten werk volgens het plan.
• Ondertekenen van contracten voor de uitvoering van taken, toezicht houden op de uitvoering en tijdige afsluiting.
• Communicatie tot stand brengen tussen het managementteam en andere projectdeelnemers.
• Ontvangst van rapportagemateriaal en hun analyse.
• Communicatie met de klant om alle voor hem relevante informatie te verstrekken, evenals om informatie te verkrijgen over de wensen of vereisten voor het eindresultaat.
• Bewaken van het werk van alle projectdeelnemers en de tijdige afsluiting ervan.

Het scala aan functionele taken van een manager is vrij groot en alleen met specifieke kennis en zorgvuldige organisatie van zijn activiteiten kan hij het succes van de onderneming verzekeren.

Samenleving van artiesten

Om het project te implementeren, maakt de manager 2groepen medewerkers: projectteam en leidinggevende schakel. Het eindresultaat hangt grotendeels af van de kwaliteit van het werk van deze twee organisatiestructuren.

Projectteam - dit zijn specialisten en/of organisaties die werkzaamheden uitvoeren binnen de onderneming en verantwoording afleggen aan het management voor de uitvoering en kwaliteit ervan. Deze groep wordt aangemaakt voor de duur van de geplande activiteiten. Het kan zowel intern als aangetrokken arbeidspersoneel (groepen) omvatten.

Het managementteam bestaat uit medewerkers van de eerste groep die direct te maken hebben met het toezicht op het proces en het nemen van managementbeslissingen. Het succes van de onderneming, het aantal risico's en problemen die zich voordoen bij het oplossen van problemen hangen af van hoe de manager de artiesten in deze groep correct selecteert.

Medewerkers van het managementniveau zijn als geen ander verantwoordelijk voor de uitvoering van hun werkterrein, waarvan de omvang kan verschillen: van het opstellen van een document tot een afgerond deelproject. Soms verzamelt het hoofd van de onderneming een groep sleutelpersoneel (subteam), dat wordt gevormd in overeenstemming met de pakketten met noodzakelijk werk of subprojecten.

Om ervoor te zorgen dat het vastgestelde plan op tijd wordt uitgevoerd, is het noodzakelijk dat elke werknemer de reikwijdte van zijn functionele taken, de vereisten voor het uitgevoerde werk, het niveau van persoonlijke verantwoordelijkheid, de timing en vormen van rapporteren over hun activiteiten.

Identificatie van belanghebbenden bij het project

Elke reeks acties is gericht op het bereiken van het eindresultaat. Het eindproduct is de visie van de klant. Bij het opstarten van een evenement is het moeilijk te zeggen of het resultaat aan de verwachtingen zal voldoen. Om de planning succesvol te laten zijn, moeten bronnen van onzekerheid worden geïdentificeerd. Vaak zijn de redenen voor het mislukken gemiste verwachtingen van het project, dat in de loop van het werk veranderingen moet doorvoeren. De initiatiefnemers van dergelijke veranderingen zijn vaak de stakeholders van het project. Een voorbeeld zijn sponsors, leveranciers, autoriteiten, enz. Zij hebben het recht om hun wensen voor resultaten naar voren te brengen, die van elkaar kunnen verschillen.

Als bovenstaande personen of organisaties het verloop van het project kunnen beïnvloeden, en de manager wist dit niet of hield er geen rekening mee, dan zal hun tussenkomst de loop van de hele geplande onderneming veranderen, en zal hij om onderweg aanpassingen te doen. Er mogen geen tekortkomingen zijn in het werk van een manager.

Er zijn verschillende manieren om agenten of bedrijven te identificeren waarvoor de realisatie van de intentie van belang kan zijn:

• Classificatie, d.w.z. het uitkiezen van alle ondernemingen, groepen, personen die enige relatie hebben met het project. Dit omvat: sponsors, klanten, leveranciers, productgebruikers, managers, concurrenten, leidinggevenden, zakenpartners, media, autoriteiten, enz. Hier wordt een volledige lijst samengesteld van alle mogelijke belanghebbenden en of voor hen een voordeel wordt bepaald.
• Nominatie, waarvan de essentie is dat de leider de belangrijkste stakeholder bepa alt, bijvoorbeeld de sponsor, het hoofd van het bedrijf, die een lijst opstelt van alle deelnemers, in de kracht waarvande koers van de onderneming beïnvloeden.
• Studiedocumentatie.

Het succes van de onderneming en het aantal problemen dat zich voordoet, hangt af van de volledigheid van de definitie van de belanghebbenden van het project.

Controle over de uitvoering van het plan

De uitvoering van het plan wordt bewaakt door het houden van teamvergaderingen, waarvan de leden informatie geven over de hoeveelheid uitgevoerde werkzaamheden en tegelijkertijd aangeven hoeveel tijd er nog nodig is om de taken op tijd af te ronden. Deze gegevens worden getoetst aan het kalenderschema. Als er vertraging wordt voorzien, worden verschillende opties voor het oplossen van het probleem overwogen en wordt één ervan voor uitvoering genomen. Op dezelfde manier wordt het probleem opgelost met een afwijking van de hoeveelheid verstrekte fondsen en middelen, evenals het uiteindelijke kwaliteitsniveau.

Projectimplementatie is een goede manier voor organisaties waarvan de activiteiten gericht zijn op de ontwikkeling van het bedrijf. Als u de componenten van het ontwerpproces kent, kunt u in korte tijd goede resultaten behalen tegen minimale kosten, en een gecoördineerde interactie met belanghebbenden bij het project opent nieuwe horizonten voor het zakendoen.