Personeelsaudit is Definitie, typen, methoden, taken en doelen

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Personeelsaudit is een controle van de effectiviteit van het werk van het personeel, uitgevoerd door speciaal daarvoor aangewezen medewerkers of door een derde partij. In tegenstelling tot de klassieke audit die wordt gebruikt in de boekhouding, is personeelsaudit niet verplicht en wordt deze niet gereguleerd door speciale wetten en rechtshandelingen van de Russische Federatie. Het wordt uitgevoerd op initiatief van het hoofd van de onderneming om bepaalde problemen op te lossen. Het belangrijkste doel van een dergelijke audit is meestal om de toestand van het personeel van het bedrijf te identificeren. Het wordt ook gebruikt om manieren te vinden om de productiviteit te verhogen en de productiekosten te verlagen.

Hoe classificeren

Inspecties zijn gerelateerd aan een of ander type personeelsaudit volgens parameters als:

• Gebruikte gegevensperiode: korte termijn, lange termijn en korte termijn.
• Wijze om informatie te verkrijgen: mondeling of documentair
• Aard van de informatie die wordt gecontroleerd: legaal, kwalificerend of gemengd;
• Aan reviewers: intern en extern.

Personeelsaudit wordt in twee richtingen uitgevoerd: identificatie van wettelijke overtredingen enidentificatie van schendingen van arbeidsdiscipline - zoeken naar onredelijke kostenoverschrijdingen, identificatie van redenen voor eenvoudig huwelijk, enz. Daarom is personeelscontrole in de richting van activiteit voornamelijk verdeeld in wettelijk, kwalificatie en gemengd.

Juridisch personeelsaudit

Tijdens de juridische personeelsaudit controleren zij de documentatie van de personeelsdienst, de urenstaat van de werkplaatsen, controleren facturen en bonnetjes met de beschikbare materialen en gereedschappen. Controleer de juistheid van het invullen van arbeidsovereenkomsten, werkboeken, uitvoeringsopdrachten. Controleren of medewerkers functiebeschrijvingen volgen. Ze voeren enquêtes uit en voeren enquêtes uit om schendingen van de arbeidswetgeving van de Russische Federatie te identificeren, evenals de regels en normen die zijn aangenomen op een bepaald werkterrein waaraan werknemers moeten voldoen. Bijvoorbeeld de eisen van sanitaire normen in de voedingsindustrie, GOST's, kwaliteitsnormen en naleving van regelgeving.

De belangrijkste taak van een juridische personeelsaudit is het identificeren van overtredingen voordat ze tijdens de audit door een speciale commissie worden ontdekt. Dit helpt problemen met de wet te voorkomen en de kwaliteit van producten en diensten te verbeteren.

Kwalificatie personeelsaudit

Kwalificerende personeelsaudit van de organisatie wordt uitgevoerd om tekortkomingen in het werk van personeel te identificeren en manieren te bepalen om deze te elimineren. Het maakt het ook mogelijk om de aanwezigheid van onvoldoende kwalificaties van een werknemer ofintegendeel, om het meest waardevolle personeel te identificeren dat meer moet worden gepromoveerd of betaald, zodat ze nog beter presteren en meer doen.

Kwalificatie personeelsaudit is het meest relevant in die activiteitsgebieden waar het succes van de onderneming volledig afhangt van de professionele kwaliteiten van de werknemer. Bijvoorbeeld in de handel. Als de verkoper kopers onjuist behandelt, uit onwetendheid of onvermogen, dan heeft dit direct invloed op het financiële resultaat van de onderneming - de omzet neemt af, de volumes van verlopen producten nemen toe. Tegelijkertijd kan alleen een controle uitwijzen of de reden voor de daling van de inkomsten de lage kwalificatie van de werknemer is en niet een andere factor. In dit voorbeeld zou een personeelsaudit helpen een gewetenloze werknemer te identificeren en hem op tijd te vervangen, voordat het handelsbedrijf op de rand van faillissement stond.

Uitgebreide personeelsaudit

Een uitgebreide personeelsaudit omvat het gebruik van zowel juridische als kwalificatie-audits, evenals alle beschikbare methoden voor het beoordelen en analyseren van informatie. Een dergelijke controle maakt het mogelijk om de staat van het personeel te beoordelen en het personeelspotentieel van het bedrijf te identificeren, bestaande wettelijke overtredingen in de onderneming te identificeren en te verwijderen voordat dit leidt tot ongewenste financiële en personele verliezen.

Deze methode voor het uitvoeren van een personeelsaudit heeft, naast de genoemde voordelen, twee nadelen: het kost meer en neemt meer tijd in beslag, omdat er meer deelnemers bij betrokken zijn om een grote hoeveelheid gegevens te controleren. Dat is waaromhet heeft zin om alleen in noodgevallen uit te voeren: in geval van faillissement of tijdens een financiële crisis, wanneer de markt kleiner wordt en de concurrentie heviger wordt.

Wie mag inspecteren

Audit van het personeelssysteem kan zowel door medewerkers van het bedrijf als door externe organisaties worden uitgevoerd. Tegelijkertijd doet het probleem zich voor bij het bepalen van het competentieniveau van de inspecteur, aangezien het concept van personeelsaudit in de juridische praktijk niet is vastgelegd en de bestaande instructies, normen en regels bedoeld zijn voor controle bij boekhoudkundige activiteiten. Maar hoe volledig en betrouwbaar de informatie zal worden ontvangen en hoe deze zal worden geanalyseerd en geëvalueerd, hangt af van welke stappen het hoofd van de onderneming zal nemen om de situatie met het personeel te verbeteren.

Er werd echter een uitweg gevonden. Dus, als basisinstructies en regels voor het organiseren van een personeelsaudit bij een onderneming, kunnen de basisprincipes van financiële audit worden genomen, en in het bijzonder dergelijke vereisten voor ontvangen en verstrekte informatie als:

• objectiviteit;
• geloofwaardigheid;
• tijdigheid;
• eerlijkheid;
• volheid.

Daarom moet de auditor niet alleen voldoen aan de regels van beroepsethiek, eerlijk en objectief zijn, maar zich ook houden aan bepaalde regels bij het verzamelen en verwerken van informatie, evenals bij het opstellen van een auditrapport. Tegelijkertijd hoeft hij geen speciaal certificaat bij zich te hebben om een dergelijke activiteit als personeelsaudit uit te voeren. Maar dat betekent nietdat het door elke werknemer kan worden uitgevoerd. Om de taken van een personeelsaudit op te lossen, moet de inspecteur een bepaald kennisniveau en kwalificaties hebben.

Een personeelscontrole uitvoeren kan een werknemer zijn van een gespecialiseerd bedrijf, of iemand van het personeel van de onderneming met een voldoende opleidingsniveau en bekwaamheid. Meestal zijn dit afdelingshoofden, accountants en andere hooggekwalificeerde specialisten. En hier rijst een dilemma voor het hoofd van de onderneming: wat is beter, een gespecialiseerde organisatie inhuren of zelf een audit uitvoeren? Het antwoord op deze vraag hangt af van factoren zoals:

• De kosten van hooggekwalificeerd personeel dat betrokken is bij de personeelsaudit en de kosten van diensten van een auditbedrijf;
• Hoeveelheid informatie die moet worden verwerkt en toegestane voorwaarden voor de verwerking ervan.

Er wordt algemeen aangenomen dat een personeelsaudit uitgevoerd door werknemers van een onderneming goedkoper is, wat niet altijd waar is. Het inschakelen van externe specialisten is vaak veel winstgevender als het nodig is om een controle uit te voeren in een grote onderneming, waar de hoeveelheid informatie erg groot is. Bedrijven die auditdiensten aanbieden hebben meer ervaring, hun werknemers zijn beter gekwalificeerd, in ieder geval op het gebied van personeelsaudits, dan zal de audit minder en beter kosten en minder tijd kosten.

Human resources audit op uw eigen, hoe uit te voeren

Als het hoofd van de onderneming toch heeft besloten om met de hulp van zijn werknemers een audit uit te voeren,hij moet een aantal functies kennen. Gewoonlijk is het doel van een personeelsaudit in dit geval niet om het werk van de onderneming als geheel te bestuderen, maar van een afzonderlijke afdeling, terwijl het noodzakelijk is om het maximale niveau van vertrouwelijkheid van informatie te waarborgen.

Om te beginnen zal de manager een werkgroep moeten creëren, meestal met 4-5 personen, en bepalen wie verantwoordelijk is voor het uitvoeren van de audit en het opstellen van het auditrapport. Het hele proces van voorbereiding en uitvoering kan worden onderverdeeld in de volgende fasen van een personeelsaudit:

1. Een actieplan ontwikkelen.
2. Bepaling van de steekproefomvang: het aantal geïnterviewde medewerkers, het volume en het type gecontroleerde documenten. Hoe groter de steekproef, hoe nauwkeuriger het resultaat, maar hoe langer de verificatieprocedure zal duren.
3. Ontwikkeling van vragenlijstformulieren, voorbereiding van vragen.
4. Controleren van de documentatie van de personeelsafdeling, evenals documenten in het gebied dat wordt gecontroleerd.
5. Enquête en ondervraging van werknemers van de onderneming.
6. Analyse van de verzamelde informatie, inclusief het gebruik van computertechnologie en speciale programma's.
7. Opstellen, op basis van de informatie verkregen tijdens de audit, van een auditrapport, waarin de persoon die verantwoordelijk is voor de uitvoering van de personeelsaudit bij de onderneming zijn mening geeft over de toestand van het personeel, hun kwalificaties en tevredenheid over het werk voorwaarden.

Het auditrapport wordt schriftelijk opgemaakt, bewijsmateriaal wordt eraan gehecht in de vorm van een rapport van de verrichte werkzaamheden. Alle pagina's van het rapport moeten worden genummerd en in een map worden gearchiveerd. Over het algemeen is elkeof er zijn geen strikte regels voor het opstellen en uitvoeren van een conclusie, aangezien het doel van een personeelsaudit is om informatie voor interne gebruikers te verkrijgen, daarom worden de gegevens verkregen als resultaat van een dergelijke audit nergens gepubliceerd, en meestal zijn ze strikt vertrouwelijk en is de openbaarmaking ervan onaanvaardbaar. Bovendien moet de vertrouwelijkheid van informatie worden gewaarborgd, zowel in de planningsfase als bij de resultaten van de verificatie. Het is wenselijk dat de werknemers van de onderneming niet op de hoogte zijn van de aanstaande inspectie. Dit zal helpen om collusie tussen hen te voorkomen, wat het mogelijk maakt om de objectiviteit en betrouwbaarheid van de ontvangen informatie te vergroten.

Informatieverzameling en verwerkingsmethoden

HR-auditmethoden verschillen niet van de methoden die worden gebruikt bij boekhoudkundige audits, er wordt alleen informatie van een andere aard en doel verkregen. Ze maken vooral gebruik van vooraf opgestelde vragenlijsten en vragenlijsten. De tijdens de audit verkregen informatie over de werknemers van de onderneming wordt vergeleken met de basisvereisten die zijn voorgeschreven in gespecialiseerde handleidingen, functiebeschrijvingen en werkkwaliteitsnormen.

De informatie die tijdens de audit is verkregen in de vorm van vragenlijsten en vastleggingen van antwoorden op vragen en andere documenten die tijdens de audit zijn ontvangen, wordt verzameld, gesorteerd en vergeleken op tijd en plaats waarop de personeelsaudit werd uitgevoerd. Het op basis van de resultaten van de audit opgestelde rapport moet, zo niet alle documenten, dan wel de belangrijkste bevatten.

Welke taken kunnen worden opgelostpersoneelsaudit

Audit van het personeelssysteem helpt om het potentieel van het bedrijf en de kwalificaties van het personeel beter in te schatten. Dit maakt het mogelijk om de meest waardevolle werknemers in het personeelsbestand te identificeren en hen banen en lonen te bieden die meer in overeenstemming zijn met hun niveau.

Zoals de ervaring leert, is het voor een manager winstgevender om degenen die al bij de onderneming werken op de carrièreladder te krijgen dan een nieuwe aan te nemen. Enerzijds zal dit het rendement van andere werknemers verhogen, omdat ze carrièreperspectieven zullen zien, anderzijds kan een nieuwe werknemer geen wortel schieten in het team en dit verhoogt het personeelsverloop, wat een negatief effect kan hebben op de prestaties van de onderneming. Personeelsverloop kan ook het gevolg zijn van een onjuist personeelsbeleid. Bijvoorbeeld als de complexiteit van het werk of het niveau van verantwoordelijkheid en het niveau van betaling niet overeenkomen. Dit kan alleen een audit van het personeelswerk onthullen.

Een dergelijke controle helpt niet alleen om de meest waardevolle werknemers te identificeren of de minst waardevolle werknemers te verwijderen, maar ook om problemen op te lossen die rechtstreeks verband houden met het feit dat de arbeidsorganisatie niet correct wordt uitgevoerd in de onderneming. Tijdens een inspectie in een van de werkplaatsen werd bijvoorbeeld onthuld dat door een onjuiste plaatsing van materialen, werknemers tot twee uur per dag besteedden aan het afleveren ervan op verwerkingslocaties, aangezien ze in een afgelegen magazijn waren opgeslagen. Het gevolg was dat er tijd en moeite werd verspild. Werknemers vermoeiden sneller en verloren hun concentratie. Dit had gevolgen voor de kwaliteit en het volume van de producten. Zonder een personeelsaudit is deze systeemfoutde productie zou niet vaststaan, wat betekent dat er middelen zouden worden verspild.

Verantwoordelijkheid van accountants

De accountant is alleen verantwoordelijk voor zijn oordeel zoals verwoord in de accountantsverklaring. Uiteindelijk wordt de beslissing over personeelswijzigingen genomen door het hoofd van de onderneming, en het is de taak van de auditor om hem alleen te vertellen over de toestand van het personeel van de onderneming, welk niveau van hun kwalificaties, of er schendingen zijn van de wet, arbeidsdiscipline, veiligheidsmaatregelen, of er echt hooggekwalificeerde specialisten zijn. Geef de factoren aan die het werk van het personeel en de rationele besteding van de werktijd negatief of positief beïnvloeden.

Hierdoor stelt de accountant een accountantsverklaring op waarin hij aangeeft:

• welke evenementen werden gehouden;
• hoeveel werk is er gedaan;
• welke problemen en risico's kwam hij tegen tijdens zijn werk;
• wat er moet worden gedaan om de situatie te corrigeren als de staat van het personeel of het personeelsbeleid negatief is;
• mogelijke gevolgen als overtredingen niet worden gecorrigeerd.

Op zichzelf lost de inspectie het probleem van onjuist geselecteerd personeel of onjuiste acties van werknemers van de onderneming, hun overtreding van veiligheidsregels of niet-naleving van instructies en technische voorschriften niet op. Het doel van een personeelsaudit is om de sterke en zwakke punten van het bestaande personeelssysteem in de onderneming te identificeren en aanbevelingen te geven over hoe tekortkomingen kunnen worden weggenomen en dit systeem kan worden verbeterd. De accountant nietverantwoordelijkheid voor de stand van het personeelsbeleid en de beslissingen die de manager zal nemen op basis van de resultaten van de audit.

Waar en hoe auditors in te huren om personeel te controleren

Dit soort diensten wordt voornamelijk geleverd door adviesbureaus en wervingsbureaus die gespecialiseerd zijn in advies en werving voor andere ondernemingen. In bijna elke grote stad zijn dergelijke organisaties. Ze adverteren hun diensten meestal in lokale reclamekranten en -tijdschriften of op speciale reclamemuren op internet. Sommige hebben een officiële website van het bedrijf.

Bij aanwerving wordt een overeenkomst opgesteld tussen een onderneming en een bedrijf dat personeelsauditdiensten levert, waarin de rechten en plichten van de partijen worden gespecificeerd en voor de dienst wordt betaald. Meestal komen de contractpartijen meerdere keren bij elkaar voordat ze een contract opstellen, waarbij de nuances en mogelijke risico's worden besproken. Welke activiteiten zullen worden uitgevoerd. Er wordt onderhandeld over een werkplan bij benadering (het adviesbureau kan zelfs een prospectus indienen voor het HR-auditplan).

Het belangrijkste voordeel van het inschakelen van een externe gespecialiseerde organisatie voor het organiseren van een personeelsaudit is de onafhankelijkheid van de audit. Als een werknemer van een onderneming op de een of andere manier afhankelijk is van zowel de manager als het personeelsbestand, dan is de externe accountant vrijwel volledig onafhankelijk. Zijn mening is alleen gebaseerd op waargenomen feiten.

HR-audit is een van de gemakkelijkste en meest betaalbare manieren om het personeelssysteem van een organisatie te controleren enhet bestaande personeelspotentieel van de onderneming bepalen. Deze verificatiemethode maakt integraal deel uit van de managementboekhouding van het bedrijf en moet regelmatig worden uitgevoerd, ongeacht het financiële resultaat van haar activiteiten.