Personeelsplanning in de organisatie: fasen, taken, doelen, analyse

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Personeelsplanning wordt uitgevoerd in elke organisatie en in de openbare dienst. Deze activiteit wordt uitsluitend uitgevoerd door een professionele dienst. Maar toch wordt personeelsplanning in een organisatie alleen uitgevoerd in nauwe samenwerking met de vertegenwoordiger van de werkgever of rechtstreeks met de manager zelf.

Definitie en functie

Uiteraard kiest alleen het management zelf en realiseert de strategische richting, maar toch gebeurt dit op basis van de berekeningen van de personeelsfunctionarissen. En dienovereenkomstig ontwikkelen ze vervolgens een pakket maatregelen om een bewezen beleid te organiseren en in feite de plannen zelf, die worden goedgekeurd door de werkgever.

Persoonlijke planning in een organisatie is een reeks van dergelijke maatregelen die erop gericht zijn een onderneming of een overheidsinstantie te voorzien van werknemers die in staat zijn alle huidige en toekomstige taken voor hun instelling op te lossen. En hier is het nodigmarkeer een heel belangrijk punt.

Wanneer personeelsplanning in een organisatie plaatsvindt, moet niet alleen rekening worden gehouden met de taken waarmee de onderneming momenteel wordt geconfronteerd, maar ook met mogelijke vooruitzichten. Je moet altijd de vraag beantwoorden, wat nu?

Bijvoorbeeld dezelfde trend van inkrimping in de ambtenarij. Wanneer managers zich een personeelsplanningsgebeurtenis in een organisatie voorstellen, moeten ze natuurlijk rekening houden met de mogelijkheid dat de onderneming niet meer nieuwe vacatures zal hebben of bestaande moeten verminderen en op basis hiervan een plan van aanpak opstellen.

Vragen

Met elke personeelsplanning in een organisatie kun je vijf taken oplossen.

De eerste hiervan is de vraag: "Hoeveel werknemers en welke kwalificaties zijn ze, wanneer en waar zullen ze nodig zijn?". Dat wil zeggen, in het kort betekent het: hoeveel, wie en waar.

Tweede vraag

Hoe maak je optimaal gebruik van de kenmerken (vaardigheden, kennis en professionele ervaring) die alle medewerkers al hebben?

En hier moet je de individuele benadering onthouden, dat wil zeggen, alles komt neer op een specifieke specialist. Hoe ervoor te zorgen dat hij op zijn plaats is en het grootste voordeel oplevert voor het bedrijf waarin hij werkt. Ik herhaal, personeelsplanning in een organisatie is bij wijze van spreken een puur persoonlijke en niet geheel plezierige aangelegenheid. Dit is uitbuiting van bestaande werknemers.

In dit gevalwerkgevers moeten het maximale halen uit de mensen met wie ze werken, en dat is oké.

Aanpassen aantal medewerkers

De derde taak is om de vraag te beantwoorden: "Hoe het juiste personeel aan te trekken en onnodig personeel te verminderen zonder sociale schade aan te richten?".

Dit is ook heel belangrijk, want de planning van personeelswerk in een organisatie komt natuurlijk neer op inkrimping en de medewerkers zelf. Managers moeten er rekening mee houden dat de mensen die ze ontslaan tot op zekere hoogte op straat zullen belanden. Natuurlijk zal iemand zich in een nieuw beroep of in hetzelfde beroep bevinden, en iemand zal zo'n barrière niet kunnen overwinnen. En dat brengt sociale gevolgen met zich mee, schade. Waarom hebben we massa's werkloze ambtenaren nodig die dan bijvoorbeeld adviesdiensten kunnen gaan verlenen. En het zal zijn in een organisatie die, laten we zeggen, niet helemaal vriendelijk is voor de wet.

Er moet rekening mee worden gehouden dat de gevaarlijkste crimineel een voormalige politieagent is. Hetzelfde geldt voor alle ambtenaren. De gevaarlijkste lobbyisten en de meest ervaren GR-specialisten zijn voormalige overheidsmedewerkers.

Waarom zou een structuur zo'n gevaarlijk precedent scheppen, het is beter om dit moment al in de fase van het plannen van personeelswerk in de organisatie glad te strijken.

Personeelsontwikkeling

Elk bedrijf denkt ook na over de vierde vraag: "Welke activiteiten moeten worden gepland voor de meest effectieve professionele ontwikkeling van alle werknemers?".

Dit kunnen gebeurtenissen zijn die verband houden metrichting vervolgonderwijs. Evenals enkele trainingsseminars op de plaats van service en trainingen die niet direct verband houden met professionele kennis, maar de persoonlijke kenmerken van specialisten ontwikkelen.

Onlangs zijn seminars van psychologische aard en teambuilding in de mode gekomen. En met bepaalde middelen en politieke wil kunnen overheidsinstanties deze activiteiten plannen.

Laatste vraag

Hoeveel kosten alle geplande activiteiten?

Management kan zoveel denken als ze willen, maar elke onderneming heeft een budgetlimiet. En hier wordt weer een nieuw doel van personeelsplanning in de organisatie onthuld. De leiding kan niet verder gaan dan de door de hogere autoriteiten gestelde grenzen. Voor een federaal agentschap is de beperking bijvoorbeeld de overheid zelf.

Dit doel van personeelsplanning in een organisatie komt voort uit het feit dat sommige ondernemingen niet de mogelijkheid hebben om hun geld te verdienen, omdat ze geen privékantoor zijn. Daarom is het noodzakelijk om alleen te handelen binnen de budgettaire kaders die van bovenaf zijn goedgekeurd. Als een onderneming dus geen geplande middelen heeft voor bijvoorbeeld aanvullende opleiding van werknemers, dan zal op een andere manier in professionele ontwikkeling moeten worden voorzien.

Planningspakket

De taken van personeelsplanning in een organisatie zijn grotendeels beperkt tot het ontwerpen van de behoefte aan personeel, personeel en specifieke activiteiten. Ze zijn ingesteld voor de onderneming voor het kalenderjaar.

En tot slot, de meest technische taak in de organisatie van personeelsplanning, in personeelsbeheer, is de activiteit van diensten voor de implementatie van professioneel personeel bij de onderneming. Als u aandacht besteedt aan federale wet nr. 79 over de staat en het ambtenarenapparaat, dan kunt u in artikel 44 alle aanwijzingen van de staatsinstantie zien.

Allereerst is dit natuurlijk de voorbereiding van relevante handelingen op het gebied van personeelszaken door de vertegenwoordiger van de werkgever: opdrachten voor toelating, certificering en ontslag, evenals verwijzingen voor aanvullende opleiding, enzovoort.

Ten tweede is dit natuurlijk de organisatie van relevante evenementen. Bijvoorbeeld het creëren van wedstrijden, het afnemen van certificerings- en kwalificatie-examens, het verzekeren van het werk van de commissie bij officiële geschillen en het oplossen van belangenconflicten, evenals het huidige personeelsdossierbeheer, het bijhouden van werkboeken, persoonlijke bestanden, enzovoort.

Bovendien verricht deze dienst binnen zijn kader serieus methodologisch werk. Dat wil zeggen, het zijn de personeelsfunctionarissen die de methode bepalen, of beter gezegd, ze bieden alleen kandidaten voor de dienst aan, en natuurlijk keurt de werkgever het zelf goed en beoordelen de sollicitanten. Uiteraard binnen de wettelijke kaders.

Het plannen van een personeelsbeleid in een organisatie bestaat ook uit het creëren van een methodiek voor attestatie en beoordeling van personeel, ook het huidige. En hier is de eigenaardigheid van de ambtenarij dat in verschillende staatsorganen deze procedures aan de ene kant zouden moeten zijnverenigd, en dit is een vereiste van de wet, en aan de andere kant, in Rusland is er eigenlijk geen enkele instantie die zich met deze kwestie zou bezighouden. Hoewel de wet voorziet in de oprichting van één enkele cel, bestaat deze niet op federaal niveau en worden deze functies gedeeltelijk overgenomen door het ministerie van Arbeid. En er worden ook veel vragen gesteld aan de genade van personeelsdiensten, waaronder de methodologie voor het uitvoeren van concurrerende attestatieprocedures.

Ter vergelijking kunnen een aantal verschillende Europese landen worden aangehaald: Italië, Frankrijk enzovoort. Ze hebben zulke lichamen gecreëerd. In Frankrijk is de hoogste structuur de Raad van State, die onder meer de functies van bestuur en beheer van de ambtenarij overneemt. In Italië heeft de Hoge Raad van de Magistratuur soortgelijke verantwoordelijkheden.

Een dergelijke structuur wordt niet altijd gecreëerd in de status van een ministerie of soortgelijk orgaan, maar in landen zoals het VK, de Verenigde Staten van Amerika, Duitsland en vele andere Europese landen bestaat het.

HR-planningssysteem in de organisatie

Dit beleid verwijst naar de volgorde van regels volgens welke de mensen die de onderneming betreden handelen. Dit is de meest algemene definitie en het belangrijkste onderdeel van personeelsplanning in de activiteiten van de organisatie.

Het systeem definieert filosofie en principes. En het is in overeenstemming met hen dat het management zijn beslissingen met betrekking tot human resources implementeert en het potentieel van personeelsbeleid opbouwt.

Het doel is om te zorgen voor de optimale balans, de verhouding tussen de processen van vernieuwing en behoudhet numerieke potentieel van werknemers, evenals de vorming van hun kwalitatieve samenstelling en bevrediging van de behoeften van organisaties, die worden bepaald in overeenstemming met haar strategische en tactische ambities, evenals in overeenstemming met de stand van de huidige wetgeving en de arbeidsvoorwaarden markt.

Dit is de reden waarom het personeelsplanningsproces in een organisatie zowel breed als eng kan worden geïnterpreteerd.

Eerste definitie

In brede zin is HR-strategie een concept van bewuste en specifieke beelden, geformuleerd en bijeengehouden door geschikte documenten, regels en voorschriften die het algemene personeelsbestand in overeenstemming brengen met de langetermijnstrategie van het bedrijf.

Daarom moet bij deze presentatie de aandacht worden gevestigd op de onderscheidende kenmerken van de implementatie van machtsmogelijkheden en managementstijlen. Dit bepa alt haar eigen reflectie, zij het nogal indirect, in de filosofie van de instelling, haar missie, enzovoort.

Hieruit volgt dat alle evenementen in de dienst met personeel, of het nu gaat om het zoeken naar personeel, de vorming van een staf of standaardrooster, certificering, training, promotie, enzovoort, u in ieder geval moet je natuurlijk wel van tevoren plannen. Tegelijkertijd dient dit alles vooraf te worden afgestemd op de strategische ontwikkelingsdoelen van de organisatie, zoals bijvoorbeeld het betreden van andere markten of het oplossen van actuele problemen bij verschillende overheden, enzovoort.

Tweede definitie

Personeelsbeleid in enge zin - een reeks specifieke regels, wensen en beperkingen,vaak onbewust, wat zowel wordt geïmplementeerd in het proces van directe interactie tussen medewerkers als in de relatie tussen medewerkers en de organisatie als geheel. In sommige bedrijven worden bijvoorbeeld alleen mensen met een hogere opleiding geworven. Dit besluit wordt niet specifiek besproken. Een dergelijk voorbeeld laat zien welke richting van personeelsplanning in een organisatie in de enge zin kan zijn.

Op basis van deze twee definities kunnen de volgende soorten polissen worden onderscheiden:

1. Die zijn gebaseerd op het niveau van bewustzijn van de regels en normen van personeelsactiviteiten:

• passief,
• reactief,
• preventief,
• actief.

2. Afhankelijk van de mate van openheid van de organisatie, houding ten opzichte van de externe omgeving bij de vorming van het werkende personeel, haar fundamentele oriëntatie op interne of externe wervingsbronnen:

• gesloten,
• open.

Dus nu is het tijd om dieper in te gaan op deze basisprincipes.

Kenmerken van personeelsplanning in een organisatie

Laten we beginnen met passief en reactief. Wat betekenen ze?

In het geval van het eerste personeelsbeleid lijkt de zin zelf een soort contradictio in terminis te zijn. Er zijn echter vaak situaties waarin het management van de organisatie op de een of andere manier wordt gedwongen geen overmatige initiatieven te tonen. Als het personeel van de onderneming geen uitgesproken actieprogramma heeft met betrekking tot het eigen personeel, dan is het managementbeleid op dit gebiedpassief wordt. En werkgevers worden in dit geval gedwongen om in noodsituaties te werken in noodsituaties. En hier komt de tweede extra staat.

Reactief personeelsbeleid is dat het management van de onderneming de symptomen van een negatieve toestand in het werk met het personeel beheerst. In dit geval doen werkgevers pogingen om de oorzaken van dergelijke situaties te voorspellen. En ook het management houdt toezicht op het ontstaan van conflicten en voert enige monitoring uit van geschoolde arbeidskrachten of de motivatie van personeel voor hoogwaardig werk.

Daarom worden acties ondernomen die gericht zijn op het analyseren van de oorzaken die leiden tot het ontstaan van verschillende personeelsproblemen. In dit geval omvatten professionele diensten monitoring, prognoses en preventie in hun takenlijst.

Zo worden de stadia van personeelsplanning in een organisatie enorm uitgebreid met een reactief beleid.

Preventief en actief

Dit zijn de soorten die gericht zijn op waarschuwing en directe impact.

In de ware zin van het woord is er sprake van een preventief en voorzorgspersoneelsbeleid wanneer het management een effectieve prognose heeft voor de ontwikkeling van een bepaalde situatie. En wanneer een dergelijke gang van zaken bij de onderneming wordt ontwikkeld en er een professioneel beleid is, kunnen we praten over de analyse van de personeelsplanning in de organisatie.

In deze situatie kan er sprake zijn van een dergelijke gang van zaken wanneer het management absoluut geen geld heeft voor een persoonlijke specifieke situatie. In dit geval is ermoeilijke taak voor HR. Ze moeten de situatie voor de middellange termijn voorspellen, wat niet het onderwerp is van strategische planning of tactische reactie.

Dit is een van de kenmerken van een actief personeelsbeleid, dat als volgt kan worden gekarakteriseerd.

Human Resources moet in staat zijn om gerichte programma's te ontwikkelen op basis van re altime monitoring van een specifieke situatie en deze bij te sturen in overeenstemming met eerdere acties. Het is noodzakelijk om dergelijke formules te ontwikkelen die zowel prognoses als regulering van een specifieke reguliere situatie bieden.

Dit is het kenmerk van een actieve personeelsfunctie, die realistisch moet zijn.

Open en gesloten

Open personeelsbeleid kenmerkt zich door het feit dat elke organisatie transparant is voor medewerkers op absoluut elk structureel niveau. Het staat zelfs open voor potentiële werknemers. Nieuwe medewerkers kunnen zowel op het laagste als op het hoogste niveau in de organisatie aan de slag. En in sommige, natuurlijk, ideale gevallen zou deze onderneming met een volledig open personeelsbeleid elke specialist op elk niveau moeten kunnen aannemen. Natuurlijk alleen als hij over de juiste kwalificaties beschikt en in het algemeen de organisatie die nodig heeft. Dit is de eigenaardigheid van open politiek.

Misschien zullen die lezers die ervaring hebben met de personeelsstructuur zeggen dat dit allemaal klinktutopisch genoeg. In moderne bedrijven is zo'n open beleid echter niet zo'n exotische gang van zaken.

Tegenwoordig is dit bijvoorbeeld typisch voor veel moderne telecommunicatie-, auto- of radiobedrijven die op hoog niveau hebben gewerkt en dat al meer dan een jaar blijven doen. Het bijzondere van de organisatie is dat ze mensen willen kopen voor elk functieniveau, ongeacht of ze eerder in dit soort bedrijven hebben gewerkt of niet. En ervaring in het algemeen is ook niet belangrijk, en soms zelfs opleiding.

In dergelijke organisaties heeft de openheid van het personeelsbeleid zijn eigen zekere flexibiliteit, wat een aanzienlijk economisch effect heeft. Afhankelijk van het bedrijf kunnen de voorwaarden voor het inhuren natuurlijk verschillen.

Zoals hierboven vermeld, is er ook een omgekeerd gesloten beleid. Veel economen menen dat dit een wat achterhaalde vorm is. Maar toch moet worden toegegeven dat het gesloten personeelsbeleid het meest gangbaar is in ons land.

Deze vorm gaat ervan uit dat de organisatie zich uitsluitend richt op het opnemen in haar senior management van alleen medewerkers van hun eigen bedrijf van het vorige niveau. Dat wil zeggen, dit is de carrièreladder die gebruikelijk is in Rusland.

Het invullen van een vacature op elk volgend niveau gebeurt alleen onder de medewerkers van dezelfde organisatie, en nieuwe gezichten verschijnen alleen op de laagste trede.

Dit formaat mag niet alleen worden geassocieerd met het conservatisme van de huiselijke personeelsomgeving, aangezien dergelijkeeen gesloten polis is typisch voor veel westerse bedrijven. En het is natuurlijk gemaakt voor die organisaties die zich richten op het creëren van een positieve zakelijke sfeer binnen het bedrijf.