Inventarisatie in een begrotingsinstelling: regels en uitvoeringsfasen

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Elke zakelijke activiteit bij een onderneming veronderstelt de aanwezigheid van specifieke besparingen in haar bezittingen. Dit omvat materiële en immateriële activa, vaste activa, afgewerkte producten of goederen voor verkoop, monetaire activa en andere eigendommen. Wat het bedrijf ook is - groot of klein, industrieel of commercieel, staats- of particulier - het moet noodzakelijkerwijs de lijst van onroerend goed die erop aanwezig is, herberekenen door middel van een inventaris. In budgettaire instellingen wordt deze procedure met bijzondere zorg uitgevoerd.

Voorraadconcept

Voorraad betekent in de primaire definitie de herberekening van kasposities die op de rekening van het eigendom van de onderneming zijn geregistreerd, met een specifieke vergelijkingbehaalde resultaten met de vorige controle. Dit woord suggereert in eerste instantie een bekende term genaamd "inventaris". Maar het is vermeldenswaard dat het proces van het uitvoeren van een inventarisatie in een begrotingsinstelling een kwantitatieve meting inhoudt van niet alleen het economische landgoed of de inventarisobjecten die zijn toegewezen aan financieel verantwoordelijke personen, maar ook de lijst van fondsen die zijn opgeslagen op bankrekeningen en in contanten (aanwezig), schikkingen met debiteuren en crediteuren, evenals financiële verplichtingen. Het belangrijkste doel van dit evenement is om overschotten of tekorten te identificeren die zich kunnen voordoen tijdens de economische activiteit, en om te zoeken naar mogelijke fouten die zijn gemaakt door werknemers van verschillende gebieden van het economisch functioneren van de onderneming als geheel. Op basis van de resultaten van de inventarisatie in een budgettaire instelling, worden degenen die verantwoordelijk zijn voor tekorten onderworpen aan disciplinaire straffen in de vorm van berispingen of bonusinhoudingen, evenals schadevergoeding.

Waarde voor de onderneming

Het uitvoeren van regelmatige controles bij ondernemingen die ten koste van staatsfondsen worden onderhouden, is een integraal proces van hun economische activiteit. Het belang van inventaris bij budgettaire instellingen is te wijten aan de lijst van mogelijke situaties die onderworpen zijn aan verplichte controle door het management, namelijk:

• voorwaarden voor de overdracht van de boedel van een budgettaire onderneming te huur;
• voorwaarden voor de verkoop of aflossing van budgettair vastgoed;
• bewaking van de staat van het activum enverplichtingen van een openbare instelling;
• verandering van verantwoordelijke en overdracht van zaken;
• de aanwezigheid van feiten van diefstal, machtsmisbruik en schade aan kostbaarheden;
• situaties van branden, natuurrampen en andere noodsituaties.

De belangrijkste en zwaarste componenten van het eigendom van een begrotingsinstelling worden noodzakelijkerwijs geïnventariseerd, waarvan de lijst omvat:

• enterprise kassa;
• drugs;
• vaste activa;
• inventaris;
• bibliotheekfonds;
• lijst van edele metalen en stenen.

Regels

De regels voor het uitvoeren van een inventarisatie in een begrotingsinstelling worden geregeld door de huidige wetgeving. Een van de belangrijkste vereisten voor het correct uitvoeren van de inspectie van staatseigendommen is de verplichte vorming van de samenstelling van de commissie. Een inventarisatieopdracht in een begrotingsinstelling stelt specifieke personen vast die lid zullen worden van deze commissie. De kring van personen die ter verificatie wordt ingediend, omvat alleen werknemers van het personeel van deze onderneming, maar geen derden in de vorm van deskundige taxateurs, werknemers van staatsinspecties, enzovoort. De verplichte vertegenwoordigers van de commissie zijn de chef en de gewone accountant, en worden geleid door het hoofd en zijn plaatsvervanger. Het is belangrijk op te merken dat materieel verantwoordelijke personen geen deel kunnen uitmaken van de inspecteurs. Naast de leden van het reviewteam is de directeur van de instelling goedgekeurd inbestel specifieke data voor de inspectie. Aan het einde van de inventaris van onroerend goed in een begrotingsinstelling wordt een analyse van tekorten en overschotten uitgevoerd, worden de schuldigen geïdentificeerd en wordt een administratieve boete opgelegd aan de schuldigen, indien van toepassing.

Stadia van implementatie

Alle werkzaamheden voor het controleren van contante en niet-contante posities in de nalatenschap van een staatsinstelling zijn verdeeld in verschillende fasen.

De eerste fase is de voorbereiding. Aan het begin van de audit moet de boekhoudafdeling het werk voltooien met alle documenten over de ontvangst en uitgifte van materiële activa, en de nodige vermeldingen maken in de lijst van analytische boekhoudregisters, nadat ze vooraf de saldi op de dag van de controle.

De tweede fase is de directe inventarisatie in een budgettaire instelling. Er worden relevante formulieren opgesteld om gegevens over de resultaten van de inspectie in te voeren, de namen van de leden van de commissie worden ingevuld, specifieke items die aan de inventaris worden onderworpen worden geteld, gewogen, gemeten, waarna de te controleren lokalen worden verzegeld om vervalsing te voorkomen of daaropvolgende diefstal van de inventaris.

De derde fase is de registratie van inventarisgegevens. De formulieren die specifiek door de huidige wetgeving zijn vastgesteld, regelen de voltooiing van de resultaten van een audit op vaste activa, immateriële activa, andere immateriële activa en voorraden, de beschikbaarheid van fondsen en kostbaarheden, evenals strikte rapportageformulieren, verrekeningen met debiteuren en crediteuren, en materiële activa in opslag.

De vierde fase is de verificatie van voltooide inventarissen. Het vat de resultaten samen van de inventaris van vaste activa in een begrotingsinstelling, passiva, activa en liquide middelen. In dit stadium worden overschotten en tekorten aan het eigendom van de onderneming aan het licht gebracht.

OS-inventaris

Inventarisatie van vaste activa in begrotingsinstellingen is een van de belangrijkste en verantwoordelijke gebieden in het werk van de auditcommissie. Hier is het immers noodzakelijk om niet alleen de werkelijke aanwezigheid van activa in de onderneming te analyseren en te berekenen, maar ook om de fysieke toestand van elk te verifiëren object te bepalen. Dit vereist de ervaring en bepaalde vaardigheden van de leden van de commissie die door het hoofd worden geselecteerd, aangezien de lijst met vaste activa vaak te groot is: het bevat veel items, van onroerend goed tot briefpapier, pennen en potloden.

De procedure voor het uitvoeren van een jaarlijkse inventarisatie in een budgettaire instelling voor vaste activa, evenals voor een ongeplande privéinspectie, omvat specifieke principes voor het analyseren van het object van het onderzoek. Het doel van zo'n controle is:

• herberekening en vaststelling van de werkelijke beschikbaarheid van vaste activa;
• vergelijking van de ontvangen gegevens met de boekhoudgegevens die eerder in het 1C-programma zijn ingevoerd;
• het identificeren van discrepanties en het identificeren van eventuele tekorten en overschotten;
• controleren van onbruikbare objecten;
• Identificatie van materiële vaste activa die niet voldoen aan de erkenningscriteria.

De objectenpercelen met hun gebouwen, constructies, onroerend goed zijn niet onderworpen aan verplichte jaarlijkse verificatie, en een begrotingsinstelling is niet verplicht om jaarlijks een inventaris van dergelijke fondsen te maken - het volstaat om ze eens in de drie jaar te controleren.

Afrekenen Inventaris

Een even belangrijk punt in het werk van een staatsbedrijf is de verificatie van de kassa en de daarin opgeslagen fondsen. Het doel van de kassa-inventaris in een begrotingsinstelling is om de feitelijke boekhouding op de huidige locatie van contante transacties te controleren, evenals om de overeenstemming van informatie in contante documenten met daadwerkelijk contant geld te identificeren. Maar in welke gevallen is een cheque verplicht? Dit wordt voorafgegaan door de volgende situaties:

• overdracht van staatseigendom te huur of eigendom van de koper;
• vooravond van jaarrekening;
• wijzig MOL;
• detectie van tekenen van diefstal, diefstal, materiële schade;
• overmacht;
• natuurrampen;
• ongevallen;
• noodgevallen;
• liquidatie of reorganisatie van een onderneming.

Vóór de controle worden alle processen op de beweging aan de kassa gestopt, de kassier voorziet de commissie van een set van alle PKO, kassa, kasafschriften. Als financieel verantwoordelijke bevestigt hij ook dat hij alle contante documentatie heeft ingediend bij de boekhoudafdeling of bij de leden van de commissie zelf, en geeft hij ook informatie dat alle binnengekomen gelden zijn bijgeschreven en die nog zijn bijgeschreven. afgeschreven. Dan komt het directe gedrag van deverificatie, die de verplichte herberekening van alle contante bankbiljetten aan de kassa met hun specifieke denominatie inhoudt, en het bedrag dat als resultaat van de berekening wordt onthuld, wordt vergeleken met het bedrag dat door de kassier in de kassa wordt aangegeven en de saldi aan het einde van de periode. Als het bedrijf kassa's heeft, begint de controle met het controleren van de cheques en de daarin ingevoerde bedragen met de gegevens in het programma. Ze gaan niet voorbij aan de afwezigheid van een limiet aan de kassa - het bedrag op de saldi mag de grenswaarde niet overschrijden. Er moet ook worden opgemerkt dat blots, fouten en verwijderingen in contante documenten onaanvaardbaar zijn. Na afloop van de inventaris van contanten in twee exemplaren, stelt de commissie een inventarisatieakte op. Een daarvan wordt overgedragen aan de boekhouding, de andere blijft bij de APK in de persoon van de kassier.

Inventarisatie van passiva

Inventarisatie van passiva in een begrotingsinstelling is gericht op het vaststellen van betrouwbare financiële informatie over rapportage en boekhouding, waarbij specialisten de aanwezigheid en toestand van schulden van een staatsbedrijf bepalen. Welke objecten worden gecontroleerd door de inventarisatie van verplichtingen? Deze omvatten:

• voorwerpen van bruiklenen, bruiklenen, bruiklenen;
• specifieke belastingen en toeslagen;
• sociale verzekeringen;
• levering van goederen;
• uitvoering van werken en diensten,
• loonniveau.

Tijdens de audit bepa alt de directeur de samenstelling van de auditcommissie. Zij is op haar beurt bezig met het evalueren van de legitimiteitboekhouding gevoerd. Achterstallige betalingen worden geïdentificeerd voor tijdige betaling van leningen en rente op leningen, de overeenstemming van cijfers in contracten en jaarrekeningen wordt bepaald. De inventaris is ook van toepassing op belastingaangifte - er wordt rekening gehouden met de bedragen die op subrekeningen zijn geboekt en die moeten overeenkomen met de informatie die in de aangifte is ingevoerd.

Tijdens het identificeren van schulden aan sociale fondsen, worden de overgedragen geldbedragen gecontroleerd en worden schulden gezocht. Niet minder zorgvuldig is de benadering van de afweging van het salaris van elke werknemer, rekening houdend met de specifieke aandacht voor de vastgestelde onderbetalingen en overbetalingen.

We monitoren en analyseren onder meer schikkingen met kopers, leveranciers, opdrachtgevers, aannemers. De betalingsvoorwaarden van betalingsopdrachten worden geanalyseerd en de ingediende voorschotrapporten worden gecontroleerd.

Jaarlijkse herberekening van eigendom

Vertegenwoordigers van het Bureau of Technical Inventory worden soms uitgenodigd om een jaarlijkse herberekening uit te voeren van het eigendom van een staatsbedrijf. De begrotingsinstelling voert een verplichte jaarlijkse audit uit vanaf 1 oktober van elk jaar (begin van het vierde kwartaal van de verslagperiode). Naast de bovenstaande mogelijkheden voor herberekening, voorziet de jaarlijkse inventarisatie in de verificatie van de volgende componenten van het economisch eigendom van een staatsonderneming:

• land, onroerend goed (elke drie jaar);
• voorraden, biologische activa, reeds genoemde vorderingen, schulden, uitgestelde baten en lasten, overigeverplichtingen (jaarlijks);
• vaste activa, uitrusting, voorraden (jaarlijks);
• investering, contanten, onderhanden werk (jaarlijks);
• landbouwvoorzieningen (jaarlijks);
• bijenteelt, kwekerijen (jaarlijks).

Tijdens de jaarlijkse inventarisatie voert de commissie de volgende werkzaamheden uit:

• briefing voor inspecteurs;
• organisatie van de inventaris zelf;
• controle van de inspectie;
• correcte bepaling van controleverschillen;
• controleer opnieuw in geval van een fout in de voorlopige berekening van eigendom;
• identificatie van de oorzaken van het verschil;
• informatie aan het management rapporteren door een inventarislijst in te vullen.

Voorraadtekort

Het tijdens de inventarisatie van een budgettaire instelling geconstateerde tekort is onderwerp van analyse. Op zichzelf is de definitie van tekort een tekort aan voorraaditems die tijdens de audit zijn geïdentificeerd en hun directe herberekening. Als het tekort werd berekend binnen de normen van natuurlijk verlies, worden er geen boetes toegepast op de materieel verantwoordelijke persoon. In dit geval wordt het bedrag aan tekort of beschadigde voorraad afgeschreven van de boekhoudkundige rekening tegen een specifieke kostprijs, waaronder de contractprijs en het aandeel van de transportkosten dat aan deze voorraad wordt besteed. Als het tekort groter is dan het natuurlijke verlies, wordt de schuldige geïdentificeerd en wordt een boete van hem geïnd ter hoogte van het bedrag dat tijdens detekortcontroles.

Voorraadoverschot

Geïdentificeerd tijdens de inventarisatie in een begrotingsinstelling, wordt het overschot gekapitaliseerd. De te veel ontvangen bedragen naar aanleiding van de controle op vaste activa, voorraden, liquide middelen en overige activa worden op de balans opgenomen. Deze operatie wordt uitgevoerd door het overschot voor boekhouding te accepteren tegen de huidige marktwaarde (als we het niet over contant geld hebben, komen ze in de coupure waarin ze het overschot hebben, en gegevens erover worden geregistreerd in de wet op de inventarisatie van contanten). Onervaren beginnende accountants of studenten die hun studie niet hebben afgerond, die bij een budgettaire organisatie kwamen werken en aan de inventarisatie begonnen te werken, denken ten onrechte dat overschotten geen tekorten zijn, dat er niets verschrikkelijks aan is. Maar dat is het niet. Vooral als het gaat om de kassa.

In het geval dat een ongeplande plotselinge inspectie met vertegenwoordigers van de staatsinspectie op de onderneming neerdaalde, wordt het overschot dat ze in de kassa aantroffen, zelfs ten bedrage van één ongelukkige cent, aan de onderneming beboet. Het is ten strengste verboden om eigen geld of niet-overgeleverd wisselgeld aan de kassa te bewaren. De hoeveelheid contant geld in de kassa moet duidelijk overeenkomen met de cijfers die zijn ingevoerd in de relevante contante documentatie. Als we het bijvoorbeeld hebben over vaste activa, dan komen die op de balans van de onderneming, maar krijgt het hoofd van de instelling wel relevante vragenfinancieel verantwoordelijke personen die de overtollige vaste activa niet op het juiste moment in de administratie van het bedrijf hebben gezet.