Inventarisatie in een apotheek: procedure, documenten, samenstelling van de inventariscommissie

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Voorraad is de verificatie van de voorraad van een bedrijf op een bepaalde datum door feitelijke gegevens te vergelijken met balansinformatie. Dit is de belangrijkste manier om eigenschapswaarden te beheren. Voor meer informatie over hoe de voorraad wordt uitgevoerd en verwerkt in een apotheek, lees verder.

Wetgeving

De volgende regelgevende documenten regelen de inventarisatieprocedure in een apotheek:

• Bevel van het Ministerie van Financiën nr. 49 "Instructie voor inventarisatie";
• ch. 25 van het belastingwetboek van de Russische Federatie;
• FZ Nr. 129 "Over boekhouding";
• normatieve documenten van de staatsautoriteit die interne controle uitoefent;
• orders van de leiding van de organisatie.

Timing

Inventory helpt bij het volgen van de beweging van fondsen en het bepalen van de waarde van onroerend goed. De wetgeving beschrijft niet duidelijk de voorwaarden en frequentie van verzoening. Deze gegevens dienen te worden vastgelegd in de grondslagen voor financiële verslaggeving van de onderneming. Het aantal inspecties per jaar, hun data, de lijst van onroerend goed wordt ook bepaald door het managementbedrijven.

FZ nr. 129 beschrijft situaties waarin een inventarisatie moet worden uitgevoerd in een apotheek:

• bij het overdragen van activa voor huur, terugkoop of verkoop;
• jaarlijks voor rapportage;
• bij het wijzigen van aansprakelijke personen;
• wanneer feiten van diefstal van eigendom worden onthuld;
• in het geval van een natuurramp of noodgeval;
• wanneer een organisatie wordt gereorganiseerd of geliquideerd, enz.

Voorbereiding

Voordat de test begint, moet je een commissie vormen. Het omvat meestal een rekenplichtige, een vertegenwoordiger van de administratie en een specialist die goed op de hoogte is van de bedrijfsvoering. Een financieel verantwoordelijke is ook betrokken bij het 'in feite' vinden van de woning. De samenstelling van de commissie, de timing van de audit wordt op speciale bestelling goedgekeurd door het hoofd van de onderneming.

Na ondertekening begint de commissie met voorbereidende werkzaamheden. Allereerst wordt het apotheekmagazijn gecontroleerd op de aanwezigheid van een brandalarm, de bewaarcondities van de MPZ (aanwezigheid van kluizen, speciale containers). MZP-opslagruimten moeten zijn uitgerust met meetinstrumenten. De uitvoer van goederen vanuit het grondgebied van de organisatie moet worden gecontroleerd. In- en uitgangen naar de ruimte waarin de MZP is opgeslagen, zijn verzegeld. Ook controleert de commissie of er een arbeids- en aansprakelijkheidsovereenkomst is afgesloten met de winkelier.

Inventaris bij de apotheek

Voordat de werkelijke saldi worden berekend, worden alle kasontvangsten vastgesteld,facturen van leveranciers. Daarna krijgt de commissie een inventarislijstformulier. Dit is een lijst met beschikbare waarden, weergegeven in alfabetische volgorde. Het somt alle minimumlonen op die beschikbaar zijn voor de organisatie, hun kwantiteit en kwaliteit. Aan de hand van deze gegevens wordt de aanwezigheid van de MZP gecontroleerd. Onroerend goed dat niet op de lijst staat, is een overschot. De procedure voor hun identificatie en boekhouding zal hieronder in meer detail worden beschreven.

Inventarisatie in een apotheek kan op een van de volgende manieren worden uitgevoerd: per saldo, met behulp van apparatuur, handmatig invullen van de lijst.

In het eerste geval worden de werkelijk beschikbare goederen gecontroleerd met de in de akte vermelde waarden. Alle geconstateerde afwijkingen worden in de inventarisatie vastgelegd en gecorrigeerd. Deze verzoeningsmethode duurt erg lang. In de loop van het dagelijkse werk, vooral als de apotheek veel bezoekers trekt, neemt de kans toe dat het medicijn in de verkeerde doos wordt gestopt of naast de kassa wordt achtergelaten. Bij het innemen van de goederen kan een deel van de drugs worden gedwongen om meer populaire drugs te gebruiken. Het is erg moeilijk om het hele spel opnieuw te berekenen op zoek naar een ontbrekende positie. Daarom komt bij dergelijke controles vaak een tekort aan het licht, dat er in feite niet is. We moeten de commissie opnieuw innen en opnieuw verifiëren.

De eenvoudigste manier om te inventariseren in een apotheek is door apparatuur te gebruiken die goederen in hun opslagruimten scant, gegevens van de terminal naar een computer overbrengt en automatisch inventarislijsten genereert. De ontvangen informatie wordt vergeleken met boekhoudgegevens. Alle afwijkingen worden geregistreerd in de inventaris.

Vergelijkbare methodegegevensverwerking biedt een derde methode. Het verschil zit 'm in het feit dat medewerkers zelf alle goederen naar de scanner moeten brengen en verwerken. Dit proces duurt lang. Maar er is een manier om tijd rationeel te organiseren.

De commissie moet in groepen van twee worden verdeeld. Het is noodzakelijk om verificatie uit te voeren vanaf verschillende uiteinden van de apotheek, naar elkaar toe bewegend. Eén persoon zal de "server" ("tellen") zijn en de andere persoon zal de "scannen" ("schrijven") zijn. De eerste opent de doos en geeft alle voorbereidingen door aan de partner, die ze scant en overbrengt naar een aparte doos. Nadat de inventaris van een doos of plank is voltooid, moet je er een doos met medicijnen op zetten en naar de volgende plank gaan. Na voltooiing van de test hoeft u alleen de medicijnen in de juiste volgorde te rangschikken. Bij deze inventarisatiemethode wordt rekening gehouden met alle goederen die niet op hun plaats zijn. De computer berekent hun aantal en geeft het uiteindelijke resultaat.

Deponeringsresultaten

Nadat de controle is voltooid, wordt een inventarisatie gegenereerd. Het presenteert het geconstateerde tekort en de hersortering. Een tussentijdse goederenrapportage wordt separaat gegenereerd. Het wordt ondertekend door de voorzitter van de inventariscommissie en alle deelnemers aan de audit.

Overschotboekhouding

Soms onthullen de resultaten van de audit eigendommen die niet in de balans worden weergegeven. In een dergelijke situatie dient de commissie de oorzaken van het ontstaan ervan vast te stellen. In de balans wordt het surplus verantwoord tegen de marktprijs op de datum van de verificatie door DT10 KT91 te boeken. met verdergebruik worden deze overschotten verantwoord als lasten uit gewone bedrijfsuitoefening. In NU worden hun kosten geclassificeerd als niet-operationeel inkomen. Bij verder gebruik wordt het als kosten afgeschreven bij de berekening van de inkomstenbelasting.

Als het management heeft besloten om de geïdentificeerde minimumlonen te verkopen, dan zal de boekhouding van de kosten voor dergelijke operaties in een andere volgorde plaatsvinden. Inkomsten uit de verkoop van geïdentificeerde overschotten moeten worden verminderd met de prijs van hun verwerving. Dergelijke informatie over overschotten is er niet. De berekeningsmethoden zijn niet wettelijk voorgeschreven. Daarom zijn de inkomsten uit de verkoop van dergelijke producten niet onderhevig aan correctie, aangezien bij de inventaris geen rekening is gehouden met de productiekosten ervan.

Voorraadregels

Reconciliatie van saldi in een apotheek is anders dan de gebruikelijke inventaris. De commissie kan alleen een volledige controle uitvoeren. De afwezigheid van zelfs maar één van zijn leden kan als basis dienen voor protest tegen de resultaten. Tijdens de inventarisatie moet je speciale aandacht besteden aan de volgende punten:

• Drugs die onderworpen zijn aan kwantitatieve boekhouding, worden verantwoord op type, verpakking, naam, vorm en dosering. Ze worden in groepen in de inventarisatie opgenomen.
• De verantwoordelijkheid voor de diefstal van geld ligt bij de magazijnbeheerder, als de commissie zijn schuld kan bewijzen. De werknemer moet een boete betalen die gelijk is aan honderd keer de schade die aan de rechtspersoon is toegebracht.
• Bij het afstemmen van giftige stoffen wordt een apart inventarisatieformulier opgemaakt. Bij constatering van afwijkingen boven de goedgekeurdenormen, dient de manager dit binnen drie dagen aan de hogere organisatie te melden.

Verantwoording van tekorten in de boekhouding

Tekorten kunnen niet worden gedekt door overschotten. Ze worden in opdracht van het hoofd binnen de gestelde normen afgeschreven. Afschrijvingspercentages zijn niet van toepassing op in de fabriek gemaakte medicijnen.

Drugsverlies kan niet worden toegeschreven aan natuurlijke verspilling:

• tijdens opslag, transport, wegens overtreding van de voorwaarden en regels van technische werking;
• bij reparatie of transport van apparatuur;
• tijdens magazijnwerkzaamheden, ongevallen, noodsituaties;
• technologische verliezen.

In de boekhouding verwijst het tekort naar distributiekosten en wordt het weerspiegeld in boekingen:

DT94 KT10 - de invoer wordt gedaan op basis van de inventarisatie;

DT20(44) KT94 - de invoer wordt gedaan op basis van het berekeningscertificaat.

In NU zijn verliezen binnen de verliesnormen gerelateerd aan materiële kosten. De normen zelf zijn aangegeven in dergelijke besluiten van het ministerie van Volksgezondheid: nr. 1689 (2007), nr. 375 (1996), nr. 284 (2001), nr. 2 (2007).

Als de GORZDRAV-apotheek tekorten aan het licht brengt die de normen overschrijden, worden de kosten afgeschreven aan de schuldigen met de volgende vermeldingen:

• DT94 KT10 - gebaseerd op het rekeningoverzicht.
• DT73.2 KT94 - gebaseerd op de volgorde van het hoofd.

De arbeidswet voorziet in de verplichting van de werknemer om de werkelijke schade aan de werkgever te vergoeden. Dit laatste wordt opgevat als een reële afname van eigendom of verslechtering van de staat ervan, evenals de noodzaak voor de werkgever om de kosten van het herstel van eigendom te dragen. Financieel verantwoordelijke personen dienen de schade volledig te vergoeden. Als een werknemer vrijwillig weigert de schade te vergoeden, waarvan het bedrag hoger is dan zijn gemiddelde maandinkomen, dan wordt verhaald via de rechtbank.

Als de daders niet worden geïdentificeerd of de rechtbank weigert terug te vorderen, dan worden de verliezen afgeschreven naar de financiële resultaten: DT91 KT94.

Verantwoording van tekorten bij NU

In NU worden dergelijke verliezen opgenomen in de niet-operationele kosten. Het ontbreken van daders moet worden gedocumenteerd door de bevoegde autoriteit. Gevallen van diefstal van kostbaarheden in een apotheek moeten door de staatsautoriteiten worden overwogen. Als de daders niet worden gevonden, stopt het vooronderzoek. De commissie doet hierover een besluit, waarvan een afschrift aan de openbare aanklager wordt gezonden. Een kopie van dit document bevestigt alleen de afwezigheid van de daders.

Vastgoed, waarvan het tekort aan het licht kwam tijdens de inventarisatie, werd niet gebruikt voor btw-transacties. Als de daders van de diefstal niet worden gevonden, moet het belastingbedrag worden teruggevorderd.

Inventarisatie in een apotheek: documenten

De wet stelt geen duidelijke formulieren vast voor het verwerken van de resultaten van de controle. Daarom kan de stadsgezondheidsdienst, de apotheek, hun eigen vorm van de wet ontwikkelen, met daarin alle noodzakelijke details. U kunt de kant-en-klare formulieren van de Staatsstatistiekencommissie (bijvoorbeeld INV-3) als basis nemen en deze aanvullen met de benodigde velden.

Deze inventarislijst geeft alle leden van de commissie aan, de plaats van de inspectie, informatie over meeteenheden,actuele beschikbaarheid van faciliteiten en balansgegevens.

Voorraadresultaten (tekorten en overschotten in kwantitatieve en monetaire termen) worden weerspiegeld in de wet door de werkelijke beschikbaarheid van medicijnen te vergelijken met boekhoudgegevens. Vervallen geneesmiddelen dienen in een aparte inventaris te worden opgenomen. Dit maakt het gemakkelijker om ze af te schrijven. Deze medicijnen mogen niet worden weerspiegeld in de algemene inventarisatiewet.

Afschrijven van verlopen medicijnen

De procedure voor het vaststellen van de houdbaarheid van medicijnen is verplicht voor alle farmaceutische bedrijven. Onder houdbaarheidsdatum wordt verstaan de tijd gedurende welke het geneesmiddel volledig moet voldoen aan alle farmacopee-eisen en technische voorwaarden waaronder het is vrijgegeven. Vervallen medicijnen moeten uit de verkoop worden genomen en worden afgeschreven. Voor deze doeleinden kunt u uw eigen documentformulier ontwikkelen of het bestaande gebruiken: TORG-15, TORG-16.

Er is geen regelgevend document dat de regels voor de vernietiging van drugs zou voorschrijven. Als onderdeel van deze operatie kunt u verwijzen naar het bevel van het ministerie van Volksgezondheid N 382. Het beschrijft de verplichting van de eigenaar van nagemaakte en vervalste producten van lage kwaliteit om ze te vernietigen. De procedure zelf wordt geregeld door regeringsdecreet nr. 674. Dergelijke medicijnen worden onder het contract overgedragen aan een gespecialiseerde organisatie die een vergunning heeft voor de verwijdering van afval van klasse I-IV.

Inkomstenbelasting

De procedure voor het afschrijven van verlopen medicijnen roept meestal geen vragen op. Het boekhoudpersoneel is vooral geïnteresseerd in de manier waarop gemaakte kosten worden afgeschreven.

Het ministerie van Financiën heeft in brief N 03-03-06/1/24154 verduidelijkt dat de kosten van de verlopen goederen en de kosten van de verwijdering ervan kunnen worden toegeschreven aan uitgaven (artikel 264 van het belastingwetboek), op voorwaarde dat dat deze laatste gedocumenteerd zijn. Besteed speciale aandacht aan dit punt.

Wanneer een apotheekmagazijn wordt geïnventariseerd, wordt vaak de TORG-15-vrachtbrief gebruikt. Het geeft echter geen informatie weer over de aard van de defecten. Om de kosten voor het verwijderen van medicijnen te bevestigen, moet u daarom de volgende documenten overleggen:

• inventaris inventaris;
• de beslissing van de eigenaar van drugs om ze terug te trekken en te vernietigen;
• overeenkomst met een afvalverwerkingsbedrijf, een kopie van de vergunning;
• document dat de overdracht van drugs bevestigt;
• verwijderingscertificaat.

De volgende informatie moet in deze documenten worden vermeld:

• vernietigingsplaats;
• naam van medicijnen, hun vorm, dosering, serie, maateenheid;
• aantal drugs overgedragen;
• tarra en verpakkingsinformatie;
• naam fabrikant.

Al deze gegevens zijn nodig om afgedankte medicijnen te identificeren.

Conclusie

Ten minste eenmaal per jaar, voordat de jaarverslagen worden ingediend, moet een inventarisatie worden uitgevoerd in een apotheek. Het proces van het vergelijken van de hoeveelheid werkelijke eigendom met het aantal moet worden vastgelegd in de goedgekeurde documenten inop de voorgeschreven manier. Indien mogelijk is het beter om een computermethode voor gegevensverzameling te gebruiken. Alle geneesmiddelen met een verlopen houdbaarheidsdatum worden vastgelegd in een aparte akte met vermelding van alle gegevens die nodig zijn voor hun verdere afschrijving. Alleen als aan deze vereisten wordt voldaan, kunnen de kosten van verlopen goederen en de kosten van hun verwijdering in de kosten worden opgenomen.