Opstellen van de resultaten van de inventarisatie: een lijst van documenten, de procedure voor het opstellen

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Voorraad wordt weergegeven door de procedure voor het vergelijken van bestaande activa met de informatie die beschikbaar is in de boekhouding van het bedrijf. Het proces wordt uitgevoerd door een speciale commissie die is aangesteld door de uitgifte van een order door het hoofd van de onderneming. Vaak komt als gevolg van de procedure een tekort of overschot aan het licht. Daarom moet de registratie van de resultaten van de inventarisatie worden uitgevoerd met behulp van bevoegde en officiële documenten. Ze worden opgesteld en ondertekend door leden van de commissie.

Voorraadconcept

Het wordt vertegenwoordigd door een standaard en veelgebruikte methode voor boekhoudkundige verificatie van de status en beweging van verschillende eigendommen en geld in een onderneming. Het identificeert discrepanties tussen records in de boekhouding en de werkelijke saldi van verschillende items of fondsen in het bedrijf.

Inventarisatie wordt uitgevoerd met betrekking tot verschillende eigendommen van ondernemingen. Bij de uitvoering wordt rekening gehouden metspeciale richtlijnen goedgekeurd door de Orde van het Ministerie van Financiën nr. 49. De procedure voor het registreren van de resultaten van de inventarisatie wordt hier ook gegeven.

Doel van het evenement

Inventarisatie kan meerdere keren per jaar worden uitgevoerd op basis van een opdracht van de directeur van het bedrijf. Het proces wordt noodzakelijkerwijs geïmplementeerd als het bedrijf wordt uitgekocht, verhuurd of verkocht. Bovendien wordt het uitgevoerd vóór het opstellen van jaarverslagen, de verandering van de financieel verantwoordelijke of wanneer diefstal wordt geconstateerd in het bedrijf. Vaste activa moeten om de drie jaar worden herzien. Na verschillende natuurrampen of noodsituaties moeten bedrijven de geleden verliezen identificeren, waarvoor een inventarisatie wordt uitgevoerd.

Door dit proces kunnen verschillende doelen worden bereikt:

• Controleren van de geletterdheid van boekhouding door de accountant van het bedrijf;
• detectie van verschillende niet-geregistreerde transacties;
• identificatie van fouten gemaakt door boekhoudkundig personeel;
• controle over de veiligheid van kostbaarheden en tijdigheid van betalingen;
• controleren van de staat en opslagomstandigheden van onroerend goed;
• goederen identificeren die traag of oud zijn;
• Controleren van de integriteit van het werk van financieel verantwoordelijke personen;
• studie van de voorraadbewegingen in de onderneming;
• detectie van transacties die om verschillende redenen niet werden weerspiegeld in de boekhouding.

Om de bovenstaande doelen te bereiken, is het belangrijk om de procedure voor het uitvoeren en rapporteren van de resultaten goed te bestuderenvoorraad. Als de documentatie die na dit proces is geproduceerd schendingen of fouten bevat, worden de resultaten niet als betrouwbaar herkend.

Procestypes

Voorraad kan op verschillende manieren worden gepresenteerd. Het kan volledig of privé zijn, maar ook selectief of continu.

Bovendien is de procedure ongepland, gepland, gecontroleerd of herhaald.

Hoe wordt het gedaan?

Het uitvoeren van een inventarisatie en het formaliseren van de resultaten zijn complexe processen die alleen door de inventariscommissie worden uitgevoerd. Het omvat bedrijfsspecialisten die niet geïnteresseerd zijn in de resultaten van het proces, maar ook over de nodige kennis en ervaring beschikken.

De inventarisatieprocedure is onderverdeeld in de volgende stappen:

• aanvankelijk wordt een bevel van het management uitgevaardigd, op basis waarvan dit proces begint;
• een inventariscommissie wordt aangesteld;
• gekozen specialisten bestuderen ontvangsten en uitgavendocumenten, evenals verschillende rapporten over de beweging van geld of materiële waarden;
• de voorzitter van de commissie keurt alle documentatie goed die bij de registers is gevoegd;
• bonnen worden opgemaakt door financieel verantwoordelijke personen;
• reële materiële activa worden vergeleken met de records in de documentatie;
• controlecontroles kunnen worden uitgevoerd aan het einde van het proces;
• pas daarna worden de resultaten uitgegeven.

De commissie moet competentdocumenten opstellen over de behaalde resultaten, die vervolgens voor studie worden overgedragen aan het hoofd van de onderneming. Een competente uitvoering van de resultaten van de inventarisatie is de sleutel tot de juridische en winstgevende activiteiten van het bedrijf. Daarom mogen mensen die geïnteresseerd zijn in de verkregen resultaten het proces niet uitvoeren.

Procedure voor het documenteren van voorraadresultaten

Aan het einde van het proces moeten er talloze documenten worden opgesteld. Ze worden bestudeerd en ingevuld door leden van de inventariscommissie, waarna ze ter studie worden overgedragen aan de directie van het bedrijf. Op basis van deze papieren wordt besloten financieel verantwoordelijke personen of accountants ter verantwoording te roepen, zodat de leden van de commissie de uitvoering van de inventarisatieresultaten serieus moeten nemen. De documenten die in dit geval worden opgemaakt, worden vertegenwoordigd door de volgende documenten:

• order, op basis waarvan de verificatieprocedure begint, en wordt afgegeven door het hoofd van de onderneming;
• controlelogboek, waarin wordt aangegeven hoe de opdrachten van de directeur worden uitgevoerd door leden van de inventariscommissie;
• een inventaris van diverse eigendommen vertegenwoordigd door vaste activa, immateriële activa, goederen of contanten;
• het onderzoeken van verzonden kostbaarheden;
• inventaris van goederen geaccepteerd voor opslag of onderweg;
• inventarisatie van edele metalen of kostbare producten;
• inventaris van effecten en BSO;
• de handeling van het controleren van de gemaakte berekeningenmet kopers, crediteuren, debiteuren of leveranciers;
• collatieverklaringen opgesteld met betrekking tot vaste activa of andere eigendommen;
• een handeling van een controlecontrole, met behulp waarvan u de correcte uitvoering van de procedure kunt verifiëren;
• managementorder met betrekking tot resultaten.

Elk document heeft zijn eigen kenmerken. Het is de juiste documentatie van de resultaten van de inventarisatie waarmee ze kunnen worden gebruikt om overtreders te vervolgen of diefstal te identificeren.

Regels voor het uitgeven van bestellingen

Inventarisatie wordt uitsluitend uitgevoerd op basis van een officieel bevel van het hoofd van de onderneming. Dit document wordt opgenomen in het controleboek, op basis waarvan de effectiviteit en efficiëntie van de uitvoering van de opdrachten van de directeur wordt beoordeeld.

Een voorbeeld van een dergelijke bestelling kan hieronder worden bestudeerd. Er kan zelfs een document worden gegenereerd voor een ongeplande revisie.

Nuances van het maken van inventarissen

De registratie van de resultaten van de inventarisatie bestaat uit het opmaken van diverse akten en inventarisaties. De regels voor hun compilatie omvatten:

• ze bevatten up-to-date gegevens die verschijnen in het proces van controle door leden van de commissie;
• je kunt ze invullen met een computer of handmatig;
• fouten, blots of correcties zijn niet toegestaan;
• naam van verschillende waarden,die gecontroleerd worden, worden zeker geregistreerd op basis van informatie uit de nomenclatuur;
• meeteenheden moeten hetzelfde zijn als in de boekhouding;
• op alle pagina's van de inventarissen, het aantal materiële activa dat daadwerkelijk werd geïdentificeerd, evenals hun aantal op basis van boekhoudkundige documenten;
• als er een fout wordt gemaakt, moet deze worden gecorrigeerd door deze door te strepen, waarna de juiste gegevens hierboven worden vermeld, en een dergelijke correctie wordt gewaarmerkt door de handtekening van de voorzitter van de commissie en de financieel verantwoordelijke persoon van het bedrijf;
• inventarissen mogen geen lege regels hebben, dus alle resterende ruimte wordt gewoon doorgestreept;
• Aan het einde van de documenten staat dat de tarieven en belastingen zijn gecontroleerd en dat alle berekeningen zijn gemaakt door de leden van de commissie.

Als de inventarisatie wordt uitgevoerd vanwege een wijziging in de materieel verantwoordelijke persoon, wordt het document ondertekend door de voormalige werknemer en de nieuwe werknemer.

Orde van het hoofd op basis van de resultaten van de controle

Formulering en boekhouding van voorraadresultaten is een belangrijke stap in deze procedure. Het omvat noodzakelijkerwijs de uitgifte van een order door het management van het bedrijf. Deze bestelling komt pas tot stand nadat de directeur van het bedrijf de inventarisatiehandelingen, verzamelverklaringen, inventarissen en andere soortgelijke documenten heeft bestudeerd.

Op basis van de ontvangen gegevens beslist het management over de resultaten van de audit. Een dergelijk besluit wordt goedgekeurd met behulp van een officieel bevel. In dathet document bevat de volgende gegevens:

• bedrijfsnaam;
• gekozen organisatievorm;
• document datum van uitgifte;
• levert documenten op waar het hoofd van de organisatie zich door liet leiden in het besluitvormingsproces;
• verificatieresultaten goedgekeurd;
• geeft het bevel op basis waarvan de geconstateerde overtredingen of discrepanties zullen worden geëlimineerd;
• benoemde personen die het bevel uitvoeren en tevens verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van het besluit van de directeur.

Deze order wordt ondertekend door de directe bedrijfsleider en vervolgens bekrachtigd door een accountant die verplicht is zich vertrouwd te maken met de opgestelde tekst. Daarna wordt de documentatie overgedragen aan de boekhoudafdeling, wiens medewerkers verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van het besluit van de directeur.

Waarom is documentatie vereist?

Zorg ervoor dat u officiële primaire documenten opstelt op basis van de resultaten van de audit. Zij zijn het die bevestigen dat er een hoogwaardige inventarisatie is uitgevoerd en dat alle geïdentificeerde informatie betrouwbaar is.

Een goede registratie van de resultaten van de inventarisatie maakt het mogelijk om een conclusie te trekken in hoeverre de informatie uit de boekhouding overeenkomt met het werkelijke aantal verschillende waarden. Vaak is het met behulp van een audit mogelijk om achterstallige betalingen, fraude of zelfs diefstal van werknemers van het bedrijf vast te stellen.

Conclusie

Inventarisatie is een zinvolle manier om de juistheid van onderhoud te controlerenboekhouding. De resultaten moeten correct worden opgesteld, waarvoor veel primaire documenten worden opgesteld. Ze moeten rechtstreeks worden gevormd door de leden van de inventariscommissie, waarna ze worden bestudeerd en ondertekend door het hoofd van het bedrijf.

Op basis van deze documenten kunt u beoordelen hoe goed de boekhouding van de organisatie wordt bijgehouden.