Het model is functioneel. Modelbouw "as is" en "as will be"

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Organisatie als levend organisme is een systeem van georganiseerde informatieprocessen die van buitenaf komen, van binnen circuleren en als resultaat worden gecreëerd. Tegelijkertijd worden ze niet allemaal bewust gevormd door management en/of medewerkers, de objectieve realiteit speelt een belangrijke rol.

Een functioneel model is een systeem van aan elkaar gekoppelde systemen: naast de geplande ontstaan veel structurele elementen, processen en functies onder meer als gevolg van managementfouten, onbegrip van de taak door de medewerker of een bevooroordeelde beoordeling van het door de beheerder behaalde resultaat. Ontoereikende analyse van externe invloeden, dubbele taken, de diversiteit van beslissingen, de psychologie van besluitvorming en vele andere omstandigheden zijn de gronden voor een studie die organisatiemanagementmodellen analyseert en effectieve oplossingen voorstelt.

Je kunt op elk moment bepalen hoeziet eruit als een model van een functionele organisatie in de "as is" staat (AS IS). Vanuit het oogpunt van de gevestigde methoden is het mogelijk om de ontvangen ideeën te analyseren en manieren te formuleren voor efficiënter werken en verdere ontwikkeling van de organisatie.

Bestaande ervaring en methodieken

De kernmodelleringstechniek IDEF0 (Integrated Definition Function Modeling) wordt momenteel vertegenwoordigd door verschillende variaties en echt goede ervaringen. Het is gebaseerd op het idee van een ondeelbaar deeltje - een blok dat een zakelijke functie vertoont. De zijkanten van het blok zijn zijn rollen. Links - invoer, rechts - uitvoer, boven - controle, onder - mechanisme.

Deze formele houding ten opzichte van de organisatie stelt ons in staat om het te presenteren in de vorm van onderling verbonden blokken (bedrijfsfuncties). Bijgevolg wordt het structurele model van de organisatie weergegeven door een reeks eenvoudige elementen. Het principe van functionele decompositie: één blok - één bedrijfsfunctie. Het complexiteitsbeperkingsprincipe beperkt het aantal elementen in elk diagram. Het contextprincipe - de essentie van de zakelijke functie van de organisatie zelf wordt gepresenteerd als een combinatie van ideeën over wat er gepland was om te creëren, wat het is en hoe het werkt.

Voor een objectieve opbouw van een organisatiemanagementmodel is ook de ervaring die is opgedaan met de ontwikkeling en implementatie van geautomatiseerde werkplekken van belang, die werd gestimuleerd door de voortgang in de ontwikkeling van computertechnologie, de opkomst van lokale en wereldwijde netwerken.

Het resultaat van het toepassen van de techniek: "to be" (TO BE) vertegenwoordigt meestal hoeeen of ander informatiesysteem wordt geïntroduceerd en het proces van bedrijfsontwikkeling wordt beschouwd als een overgang van de huidige toestand naar de vooraf bepaalde. Op zichzelf geeft de toepassing van de techniek niet altijd een significant resultaat. Niet elk functioneel beheermodel kan worden aangepast aan een bepaald modern informatiesysteem.

Fundament van het begin van modellering

Het functionele organisatiemodel is een zeer moeilijke taak. Om het werk te vereenvoudigen, moet er eerst van worden uitgegaan dat de materiële component in een normale staat verkeert en feilloos functioneert, en dat de technische diensten van de organisatie deze voorzien van al het nodige, regeltechnische constructies en de levering van de benodigde soorten energie in voldoende mate hoeveelheden.

Met deze aanname kun je bepalen hoe het functionele model eruitziet voor een bepaalde organisatie in de "as is" (AS IS)-positie in zijn puurste vorm. Als later blijkt dat de materiaalcomponent niet goed presteerde, is een andere modellering vereist.

Om succesvol te zijn, moet worden aangenomen dat het stopcontact de juiste spanning heeft voordat het apparaat wordt ingeschakeld.

Initieel simulatiedoel

Na het formuleren van de bedrijfsfunctie van de organisatie, haar positie in de omringende sociaal-economische ruimte, is het mogelijk om het bereik van inkomende informatieprocessen en uitgaand verkeer te bepalen. Materialen, gereedschappen, uitrusting, evenals het resultaat van het functioneren van de organisatie: producten, diensten, maatschappelijk nuttige activiteiten zijn secundair enworden tijdens de simulatie gepresenteerd als beschrijvingen, informatie over handelende echte objecten.

Een gemeenschappelijke bedrijfsfunctie als een systeem dat veel elementen en processen combineert, wordt weergegeven als een reeks blokken die eenvoudige bedrijfsfuncties implementeren. In dit stadium worden dubbele blokken bepaald en wordt een reeks op te lossen taken gevormd.

Het is erg belangrijk om patronen in organisatiebeheer te begrijpen.

Management in een organisatie

De organisatie geeft het management aan de eigenaar, directeur, managers, leiders van verschillende niveaus. Maar het functionele model moet de werkelijke stand van zaken weerspiegelen en het personeel van het bedrijf als een specifieke actieve hulpbron beschouwen.

Het maakt niet uit wie het model bouwt. Dit kan een externe organisatie zijn of uw eigen divisie. Het onderscheid is significant: het managen van een organisatie is één ding, modelleren is een ander.

Om de staat "zoals hij is" nauwkeurig te bepalen, moet men zich niet laten leiden door de mening van werknemers - in dit geval is het personeel in al zijn functies in de eerste plaats het onderwerp van onderzoek. Ze worden beschreven door het functionele model van het proces, dat uiteindelijk een compleet beeld geeft van alle processen.

Begeleiden en regisseren…

De invloed van management en eigenaren vertraagt het modelleringsproces aanzienlijk, wat het functioneren van de organisatie verslechtert. Dit blijkt uit de ervaring met het gebruik van de techniek. Een model bouwen "zoals het is" in de context van het begrijpen ervanleiderschap heeft een specifiek persoonlijk karakter.

Het kiezen van de artiest moet als een absoluut feit worden geaccepteerd: hij is het die verantwoordelijk is voor zijn acties en niet verplicht is om de adviezen, aanbevelingen of directe instructies van de organisatie op te volgen.

Informatiesystemen: de functionaliteit die je nodig hebt

Bij het vaststellen van de resultaten bij de ontwikkeling van informatiesystemen voor elektronisch documentbeheer, boekhouding, logistiek, enz., moeten we toegeven dat de starheid van beslissingen een traditie is geworden. Tot nu toe zijn er geen dergelijke systemen die verder kunnen gaan dan de grenzen van de taken die in het begin zijn geformuleerd. Taken evolueren, softwareoplossingen evolueren niet.

Als je een bestaand systeem neemt (bijvoorbeeld "1C: Accounting", "1C: Document Management", eDocLib), kun je niet alleen het niveau van de ideeën van de ontwikkelaar over de functionaliteit zien, maar ook onmiddellijk beperkingen tegenkomen in de implementatie van bepaalde zakelijke functies.

Maar we moeten er rekening mee houden dat het zonder toepassing van ten minste één van de bestaande methoden onmogelijk is om een idee te krijgen van wat voor soort functionaliteit nodig is en wat duidelijk overbodig is.

Nadat dit of dat informatiesysteem is geïmplementeerd, is het vaak nodig om algoritmen te verfijnen en aanvullende software te ontwikkelen. Dit is een zeer belangrijk punt bij het modelleren van de kernfunctie van een organisatie.

Bedrijfsinformatieserver

Voor de effectieve toepassing van gevestigde methoden en de vorming van een functioneel model als ideaal(gewenste) structuur van functies en processen, is het handig om het bedrijf te beschouwen in de vorm van bijvoorbeeld een website. Hiermee kunt u uw eigen interne infrastructuur creëren (hoofdkantoor en externe afdelingen), de programma's die erin worden gebruikt (boekhouding, logistiek, documentbeheer) implanteren en functionaliteit bieden in overeenstemming met de functieverantwoordelijkheden van werknemers.

In deze vorm is het niet alleen handig om de functies van elk element (personeel, apparatuur, gebruikte programma's, belangrijke tabellen, enz.) Te formaliseren, maar ook om hun ontwikkeling in de loop van het werk van het bedrijf te verzekeren.

Huidige elektronische "vinaigrette"

Het is moeilijk om de bijdrage die spreadsheets en Word-documenten hebben geleverd aan de organisatie van elektronisch documentbeheer te onderschatten. Vanuit het oogpunt van modellering en het bouwen van een functioneel model van een organisatie zijn analyse van informatieprocessen, de gebruikte tabellen en bestanden belangrijk.

Door informatie over de gebruikte bronnen te systematiseren, is het gemakkelijk om de bron van hun wijzigingen, de consument en vooral de huidige inhoud te achterhalen. De gevestigde traditie leidt er vaak toe dat volwaardige elektronische documenten in hun formaten worden opgenomen in bepaalde documentbeheersystemen. Vanuit het oogpunt van implementatie is dit acceptabel, maar vanuit het oogpunt van efficiëntie niet.

Onlangs zijn tools voor het maken en verwerken van spreadsheets en documenten met behulp van PhpOffice-bibliotheken (PhpExcel en PhpWord) verschenen en ontwikkeld. Door deze tools te gebruiken, kunt u isoleren van echte documentenalleen de noodzakelijke informatie en genereer de gewenste resultaten, die traditioneel kunnen worden geopend in MS Excel en MS Word.

Gedeeltelijke samenvatting van de resultaten

Het gebruik van populaire functionele modelleringstechnieken, geselecteerde informatiesystemen, boekhoud- en logistieke programma's, gecombineerd tot één eigen informatiesysteem (server), stelt u in staat om het gewenste model voor het besturen van een organisatie te creëren. En met behulp van tools zoals PhpOffice kun je het flexibiliteit geven, de mogelijkheid tot ontwikkeling.

Helaas is het zelden mogelijk om het gewenste informatiesysteem te bouwen zonder aanvullende programmering. Het is echter erg belangrijk om rekening te houden met het verkregen begrip van de functionaliteit in de gebruikte softwareproducten.

In het bijzonder is een moderne spreadsheet in de eerste plaats de noodzakelijke functionaliteit, en de werkelijke inhoud is de daadwerkelijke weerspiegeling van een of ander functioneel blok op het structurele model. Als we "1C: Accounting" als voorbeeld nemen, kunnen we zien dat de structuur en functionaliteit ervan de werkelijkheid volledig weerspiegelen. Tegelijkertijd zorgt de technische ondersteuning van de fabrikant ervoor dat de stijfheid van het systeem wordt geëlimineerd, waardoor de consument de nodige functionaliteit kan krijgen, rekening houdend met veranderingen in de informatieruimte.

Overmacht: onvoorziene omstandigheden

Door te verwijzen naar overmachtsituaties in haar interne en externe relaties, getuigt de organisatie op betrouwbare wijze van haar onwetendheid over hoe het uit dit of dat zal komensituaties. En tekent daarmee automatisch de gegarandeerde terugtrekking van verplichtingen in.

Het vermogen van een organisatie om aan haar verplichtingen te voldoen is van het grootste belang voor partners, voor klanten en voor haar eigen medewerkers, dat wil zeggen voor de omringende sociaal-economische omgeving.

De formule voor het perfecte bedrijf

De natuur is handig, elk van zijn organismen is tot in het kleinste detail doordacht en is niet alleen in staat om adequaat te reageren op elke verandering in de omgeving, maar ook om zichzelf te herstellen, zonder inmenging van buitenaf.

De ideale organisatie is er een die in feite "niet bestaat", maar haar functie wel uitvoert. Wanneer een organisatie organisch past in de sociaal-economische omgeving die haar omringt, haar onmisbare onderdeel wordt en zich adequaat ontwikkelt, alleen dan zal deze omgeving het leven van het bedrijf verzekeren en ervoor zorgen als onderdeel van haar lichaam.

Omgekeerde cyclus

Het resultaat van elke simulatie van welke organisatie dan ook is vooral een reden om het proces te herhalen. Modelleren is een hoger niveau van programmeerwerkelijkheid, minder formeel en rigide dan het bouwen van informatiesystemen.

Elk programma (zoals de ervaring getuigt) kan worden verbeterd omdat het op zichzelf is opgelost. Dit geeft aanleiding om het oplossingsalgoritme en het resultaat ervan te herzien en de invoergegevens competenter te evalueren.

Het geconstrueerde model is een programma van een hogere orde. Wanneer het wordt geïmplementeerd, biedt het onschatbare praktische ervaring, is een goede redenterug naar het begin.