Organisatie van de boekhouding: basisprincipes, kenmerken en vereisten

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Controle is bijna altijd de sleutel tot geluk. En als we het hebben over het verantwoorden van de activiteiten van de organisatie, dan kunnen we niet zonder. Hoe het te implementeren? Wat zijn de nuances van de organisatie van de boekhouding en rapportage in de praktijk? Waarop moet u zich concentreren om geen fouten te maken en niet schuldig te zijn voor de staat?

Algemene informatie

De Russische Federatie heeft een staatsprogramma voor de overgang naar de internationale praktijk. Het voorziet in de overdracht van het boekhoudsysteem en de statistieken aan de eisen van de internationale markteconomie. Hiertoe heeft het ministerie van Financiën een aantal regelingen ontwikkeld. Ze zijn gericht op het reguleren van de boekhouding voor bedrijven die actief zijn op het grondgebied van de Russische Federatie. Conventioneel zijn er vier groepen documenten te onderscheiden:

1. Wet nr. 129-FZ van 21 november 1996 "Over boekhouding", evenals andere rechtshandelingen die rapportage- en boekhoudkwesties reguleren. Dit zijn basisdocumenten.
2. Regelgeving over de boekhouding van de organisatie, die de principes onthult die tijdens het werk moeten worden gevolgd. Er wordt ook uitleg gegeven over de interactie van wetgevende documenten.
3. Methodologische instructies (aanbevelingen, instructies). Hulp bij het uitvoeren van de boekhouding van verschillende soorten onroerend goed, verplichtingen en fondsen.
4. Werkdocumenten van de organisatie. Ze definiëren interne boekhoudregels voor kosten, passiva en activa. Maar ze moeten gebaseerd zijn op eerdere documenten.

De wetgeving bepa alt dat alle boekhouding in de Russische Federatie in roebels moet worden uitgevoerd. Het is ook noodzakelijk om onderscheid te maken tussen het eigendom van het bedrijf en andere juridische entiteiten die eigendom zijn. De organisatie van de boekhouding moet worden uitgevoerd vanaf het moment van registratie van de organisatie. Het is noodzakelijk om direct werkmomenten in te richten: aparte weergave van kapitaalinvesteringen en productie, tijdige registratie van zakelijke transacties, geen vrijstellingen of omissies.

Over boekhoudbeheer

Alle verantwoordelijkheid voor de organisatie ligt bij de topmanager (directeur). Het is ook belast met de verantwoordelijkheid om de nodige voorwaarden te scheppen. Het wordt beheerd door de boekhoudafdeling, een structurele eenheid. En dan hangt het van de schaal af. Als er een eigen dienst is, dan wordt deze geleid door de hoofdaccountant. Zo niet, en alles wordt gedaan door één specialist, dan wordt hij als verantwoordelijk beschouwdvoor alle gegevens. Ook zijn er mogelijkheden wanneer de boekhouding op contractbasis wordt overgedragen aan een gespecialiseerde organisatie of één specialist. Wat als er een dienst is? In dergelijke gevallen wordt de hoofdaccountant benoemd en ontslagen door het hoofd van de onderneming. Hij gehoorzaamt hem ook. Wat zijn zijn verantwoordelijkheden? Een korte lijst is als volgt:

1. Laat u leiden door de huidige wetgeving, wees verantwoordelijk voor de naleving van alle bestaande vereisten, evenals werkregels.
2. Zorgen voor controle over de weerspiegeling van zakelijke transacties, opstellen van rapporten, verstrekken van operationele informatie, uitvoeren van economische analyses van activiteiten om reserves te identificeren en te mobiliseren.
3. Om samen met het hoofd van de organisatie de documenten te ondertekenen die worden gebruikt voor de uitgifte en ontvangst van fondsen, inventarisitems. Hetzelfde geldt voor afwikkelings-, krediet- en geldverplichtingen. Als ze geen handtekening van een accountant hebben, worden de documenten als ongeldig beschouwd en worden ze niet geaccepteerd voor uitvoering.
4. Het tekenrecht kan worden verleend op schriftelijk bevel van het hoofd. Maar tegelijkertijd is het verboden om documenten op te stellen en voor uitvoering te accepteren over transacties die in strijd zijn met de huidige wetgeving, evenals financiële en contractuele discipline schenden.

Het feit dat de boekhouding van de onkosten van een organisatie begint met de identificatie van een verantwoordelijke specialist is zeker waar. Maar dat is niet alles.

De structuur bouwen

Het is raadzaam om met de hoofdaccountant het ontslag, de benoeming en de verplaatsing van financieel verantwoordelijke personen zoals kassiers, magazijnbeheerders en anderen te coördineren. Tegelijkertijd moet men zich zorgen maken dat de overdracht van bevoegdheden zonder kritieke problemen verloopt. Als de hoofdaccountant bijvoorbeeld van zijn taken wordt ontheven, worden zijn taken, totdat een nieuwe specialist is gekozen, door een plaatsvervanger uitgevoerd. Bovendien is de organisatie van de boekhouding in de moderne wereld bijna ondenkbaar zonder het gebruik van automatiseringstools, omdat dit de bedrijfsvoering aanzienlijk kan vereenvoudigen. Er wordt aangenomen dat hun aanwezigheid één specialist in staat stelt om 5-6 collega's te vervangen die uitsluitend met papieren werken. Dit is mogelijk door het brede scala aan mogelijkheden, aanpassing van documentatieoverdrachtprocessen, weergave van de interne structuur, snel zoeken naar het benodigde document en andere, zij het kleine, maar zeer prettige functies. Daarom is het noodzakelijk om na te denken over hoe de efficiëntie van accountants kan worden verhoogd. Anders zal het inderdaad een negatief effect hebben op het concurrentievermogen. En de klassieke financiële boekhouding van de organisatie werkt ook nogal traag, wat de snelheid van de reactie van het bedrijf op problemen en kritieke situaties vermindert, wat op zijn beurt kan leiden tot desastreuze financiële resultaten. Daarom moet het concept "structuur" niet alleen worden begrepen als een hiërarchie van werknemers, maar ook als allerlei toevoegingen die de werksnelheid, efficiëntie en andere belangrijke punten zullen verhogen.

Over principes

Dit is erg belangrijkmoment. De basisprincipes van de boekhoudkundige organisatie mogen niet worden onderschat, anders kan dit tot een aantal problemen leiden. In overeenstemming met het ingenomen standpunt is het noodzakelijk om aandacht te besteden aan:

1. Principe van dubbele invoer. Volgens hem leidt elke zakelijke transactie tot een wijziging in minimaal twee objecten: een creditrekening en een debetrekening. Dat wil zeggen, twee rekeningen. Hiervoor wordt eenvoudige bedrading gebruikt. Wat als er meer accounts zijn? Dan moet je complexe bedrading gebruiken.
2. Het principe van objectiviteit van de boekhoudeenheid. Daarin staat dat alles moet worden gekwantificeerd en gewaardeerd. Dit is tenslotte de enige manier om te bepalen hoeveel bepaalde economische voordelen en middelen zijn ontvangen of verloren.
3. Principe van periodiciteit. Daarin staat dat voor het bepalen van de resultaten van activiteiten en het formuleren van gegevens over de financiële toestand, onderscheid moet worden gemaakt tussen rapportage- en verslagperiodes. Wat is hun verschil? Rapportageperiodes zijn kwartaal, zes maanden, 9 en 12 maanden. Terwijl de boekhoudperiode wordt gebruikt om de kosten van gemaakte producten, uitgevoerde werkzaamheden en geleverde diensten te berekenen. Hiervoor wordt de maand gebruikt. Hoewel ze in sommige gevallen in duur kunnen samenvallen.
4. Principe van geldwaarde. Wat is de essentie ervan? Dit principe stelt dat de gemeenschappelijke meter voor alle boekhoudkundige objecten de munteenheid is. Het wordt ook gebruikt om de financiële en eigendomstoestand van het bedrijf te analyseren en te evalueren. Als we het hebben over de Russische Federatie, dan moet in dit geval de beoordeling van eigendom plaatsvinden in de nationale valuta. Als recordsbetrekking hebben op rekeningen in vreemde valuta, evenals op transacties in de monetaire eenheden van andere landen, moeten ze worden omgezet in roebels. Bovendien wordt hiervoor de wisselkoers van de Centrale Bank genomen, die was op de datum van ontvangst van buitenlandse fondsen.

Er zijn veel principes

Als er een wens is om te studeren en zaken te doen op het hoogste niveau, dan moet je hiervoor vertrouwd raken met IFRS, maar er zijn er nogal wat. Daarom wordt alleen aandacht besteed aan de belangrijkste. De organisatie van de boekhouding is goed te realiseren met de volgende onderdelen:

1. Principe van opbouw. Ook wel het begrip matching genoemd. Waar het op neerkomt, is de veronderstelling naar voren te brengen dat de feiten van economische activiteit in de verslagperiode zijn gepleegd. Daarom zijn ze op de boekhoudafdeling op hun plaats, ongeacht het tactische tijdstip van betaling of ontvangst van geld.
2. Het principe van rationaliteit. Wat is de essentie ervan? Het gaat ervan uit dat een economische en rationele boekhouding zal worden uitgevoerd, die alle noodzakelijke informatie over economische activiteiten en de omvang van de onderneming zal weerspiegelen. In dit geval zijn er alleen de gegevens waarmee gebruikers beslissingen kunnen nemen die gericht zijn op het waarborgen van de werking van het bedrijf. Bovendien wordt rekening gehouden met de voordelen en kosten die gepaard gaan met het verkrijgen van deze informatie.
3. Principe van consistent boekhoudbeleid. Het is gebaseerd op het feit dat verschillende wijzigingen in de berekening en compilatie van gegevens niet zullen plaatsvinden. Dit is nodig om gegevens te kunnen vergelijken overde financiële positie van de organisatie in verschillende verslagperiodes. Om dit te doen, is het noodzakelijk om alle informatie en auditactiviteiten eerlijk en waarheidsgetrouw weer te geven.

Hier zijn de hoogtepunten van de basisorganisatie van de boekhouding. Maar ze zijn niet tot alles beperkt. Het is verplicht om de boekhoudregels van de organisatie te bestuderen en het wordt aanbevolen dat u vertrouwd raakt met de International Financial Reporting Standards (IFRS).

Taken instellen

Wat is het boekhoudbeleid van de organisatie? Boekhouding is onmogelijk zonder de op te lossen taken te definiëren. Anders zijn er te veel gegevens om rekening mee te houden. In het algemeen is het noodzakelijk om een ordelijk systeem te hebben voor het verzamelen, samenvatten en registreren van informatie over de verplichtingen en eigendom van de organisatie in geldelijke termen, evenals het documenteren van alle zakelijke transacties. Meer specifiek is het:

1. Vorming van betrouwbare en volledige informatie over de activiteiten van de organisatie, evenals haar eigendomsstatus, die kan worden gebruikt door managers en eigenaren, en in sommige gevallen crediteuren en investeerders.
2. Het verstrekken van alle benodigde gegevens voor interne en externe gebruikers, het bewaken van de naleving van de wetgeving van de Russische Federatie, het controleren op doelmatigheid, het vastleggen van het gebruik van financiële, arbeids- en materiële middelen.
3. Een systeem van standaarden vormen dat het nut van informatie kan valideren.
4. Waarschijnlijkheidspreventienegatief financieel resultaat. Zoek naar interne reserves die financiële stabiliteit kunnen bieden.
5. Vorming van het regelgevend kader.
6. Ondersteuning van internationale samenwerking.
7. Het bieden van methodologische hulp bij management accounting.
8. Dwing nationale en internationale normen af.

Je kunt ze uitbreiden en het aantal verhogen, maar dit mag alleen worden gedaan voor de bestaande behoeften van elke individuele onderneming.

Over veronderstellingen

We kunnen het allemaal niet weten. En nog meer om de toekomst te voorspellen. Daarom moet het boekhoudkundige organisatieplan bepaalde aannames bevatten. In totaal zijn er vier belangrijke punten waar je op moet letten. Dit is:

1. Aanname van isolatie van eigendom. Dat wil zeggen, het is noodzakelijk om de activa en passiva van de organisatie en eigenaren te scheiden. Als er eigendom is dat wordt beheerd door de onderneming, hoewel het er niet toe behoort, worden de regels van eenvoudige boekhouding gebruikt.
2. Aanname van continuïteit. In dit geval wordt ervan uitgegaan dat de organisatie in de nabije toekomst zal opereren en het niet de bedoeling of noodzaak heeft om deze te verminderen of zelfs te liquideren. In dit geval zal aan alle verplichtingen worden voldaan.
3. Aanname van de volgorde van uitvoering van de geselecteerde prioriteiten. In dit geval wordt aangenomen dat de handelswijze niet zal veranderen en dat de geselecteerde normen in de toekomst consistent zullen worden gebruiktverslagperiodes. Dit is nodig om een stabiel account aan te maken.
4. Aanname van temporele zekerheid van factoren die economische activiteit beïnvloeden. Voor het inkomen maakt het niet uit wanneer ze zijn ontvangen of betaald. Het is noodzakelijk om te vertrouwen op de feiten van economische activiteit.

Hoe zit het met de vereisten?

We weten al wat boekhouden is. Het beleid van de organisatie kan hierop van invloed zijn. Maar hoe? De volgende eisen moeten worden gesteld:

1. Volledigheid. Alle feiten van economische activiteit moeten in de boekhouding worden weergegeven.
2. Tijdigheid. De feiten van zakelijke activiteiten moeten op tijd worden weergegeven.
3. Let op. Het is noodzakelijk om te focussen op uitgaven en verplichtingen, minder aandacht voor mogelijke inkomsten en activa. Het is noodzakelijk om ervoor te zorgen dat er geen verborgen reserves zijn.
4. Consistentie. Er moet voor worden gezorgd dat de gegevens op de verschillende locaties consistent zijn.
5. Prioriteit van inhoud op formulieren. In dit geval is het duidelijk dat de reflectie in de boekhouding moet worden ingebouwd rekening houdend met de juridische vorm en de economische essentie van de feiten, evenals de voorwaarden voor zakendoen.
6. Rationaliteit. De boekhouding moet goed worden beheerd. Om dit te doen, moet men uitgaan van de bestaande voorwaarden, evenals de grootte van de onderneming.

Natuurlijk kan deze lijst, indien gewenst, eenvoudig worden uitgebreid. Maar de informatie die hier wordt gegeven, is het basisminimum dat nodig is om:het begin van het bouwen van het boekhoudsubsysteem van de organisatie. Maar iets uit de lijst gooien is absoluut niet aan te raden. Maar tegelijkertijd moet ervoor worden gezorgd dat de verantwoordelijke specialisten niet worden overbelast. Alles wat gedaan wordt, zou nuttig moeten zijn.

Voorbeeld

Laten we eens kijken hoe boekhouding wordt gedaan in budgettaire organisaties. Conventioneel worden twee fasen onderscheiden, hoewel ze vaak boekhoudkundige handelingen worden genoemd:

1. De eerste fase. Het organiseert de huidige monitoring, telling, inning en registratie van zakelijke transacties. Meestal wordt voor deze aanduiding het woord "documentatie" gebruikt. De procedure bevat de volgorde van de organisatie van de boekhouding. Het is niet voor niets dat accountants de ontvangen primaire documenten zorgvuldig controleren. Het vermogen om het plegen van feiten van activiteit te bewijzen hangt immers af van de juistheid van hun registratie. Bovendien kan classificatie van documenten worden uitgevoerd.
2. Tweede etappe. Hierbij wordt aandacht besteed aan de systematisering, groepering en generalisatie van de ontvangen boekhoudkundige informatie. Met deze procedures kunt u alle informatie over de activiteit vastleggen en ordenen. Deze fase wordt registratie genoemd. Het wordt gepresenteerd in de vorm van boekhoudkundige rekeningen, die worden bepaald door interne regelgevende documentatie.

Dus, in eerste instantie moet je een plan-schema maken volgens welke alles zal werken. U kunt de normen voorschrijven die de boekhouding bepalen in de boekhouding van de organisatie. Maar tegelijkertijd mag men de volgorde van de topleider niet vergeten, die dit subsysteem inbinnen een bedrijf of instelling. Om de een of andere reden zijn veel mensen van mening dat als een organisatie geld uit het budget ontvangt, ze niets hoeft te betalen. Het is een waanidee. Ja, het lijkt misschien belachelijk, onlogisch en bureaucratisch voor iemand, maar je moet betalen. Daarom moet de organisatie van de fiscale boekhouding ook worden uitgevoerd door budgettaire organisaties. Het is wenselijk dat dit alles wordt geregeld in opdrachten, voorschriften en werkinstructies.

Conclusie

Hoe uitgebreid het onderwerp is en hoe beperkt de reikwijdte ervoor. Boekhouding van het eigendom van een organisatie, uitgevoerde zakelijke transacties wordt niet voor niets gebruikt. Hiermee kunt u alle verliezen, tekorten, misbruiken voorkomen of snel identificeren. Het is het beste als het vanaf het begin goed is georganiseerd. In dit geval, wanneer zich problemen voordoen, zal het heel gemakkelijk zijn om de oorzaak van hun optreden te begrijpen en snel oplossingen te vinden om ze te elimineren. Bij het organiseren van de boekhouding moet rekening worden gehouden met de menselijke factor. Dat wil zeggen, vertrouwen maar verifiëren. Bovendien moet u de belasting bewaken. Als je zoveel verantwoordelijkheden bij één persoon legt dat hij constant op het werk blijft hangen, moet je niet verbaasd zijn over het hoge personeelsverloop. Bij het opzetten van een interne structuur is het nuttig om te focussen op internationale standaarden voor financiële verslaggeving. En als de verordening een verplicht document is dat iedereen moet volgen, dan is IFRS dat niet. Toch zijn dit uiterst bruikbare aanbevelingen. Niet tevergeefs op hun gebruikRussische regering dringt aan.