Taken en doel van de reis: voorbeelden

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Weet u het doel van de zakenreis correct aan te geven? Een voorbeeld is natuurlijk makkelijk te vinden op allerlei professionele fora voor accountants of HR-specialisten. Maar het kopiëren van de ervaring van iemand anders is niet altijd gerechtvaardigd.

Er is geen lijst met zakenreisdoeleinden in de regelgeving. De reden waarom een werknemer reist, moet echter zo worden vermeld dat reis- en dagvergoedingen kunnen worden verantwoord om het belastbare inkomen te verlagen.

Hiervoor is het belangrijk om een aantal punten in overweging te nemen.

Welke?

Praktiserende accountants geven gemakkelijk verschillende voorbeelden van reisdoeleinden en wijzen op het volgende:

1. De zakenreis van een werknemer moet duidelijk in het belang van het bedrijf zijn. Het doel van de zakenreis is zo geformuleerd dat het duidelijk is: de “reis” is gunstig voor het bedrijf, draagt direct of indirect bij aan het maken van winst, het vergroten van het activiteitenvolume en het verbeteren van de kwaliteit van goederen en Diensten. arbeiderorganisatie kan niet op zakenreis worden gestuurd, waarbij hem de taak wordt gesteld van "rusten", "kracht herstellen" of "herstellen". Hiervoor worden vakanties voorzien - jaarlijks of om gezondheidsredenen.
2. Het doel van de reis mag niet in tegenspraak zijn met de functieomschrijving van de werknemer. Een accountant kan dus niet op zakenreis worden gestuurd om met klanten te onderhandelen. En de commercieel directeur van het bedrijf kan niet naar een andere stad worden gestuurd met het oog op 'vervoer van werknemers'.
3. De reden voor het maken van een zakenreis moet overeenkomen met de duur van de "reis" en de route. Indien het doel van de reis bijvoorbeeld deelname aan een beurs is, is een medewerker van de organisatie verplicht zich binnen een dag na afloop van het evenement in de tegenovergestelde richting te "bewegen".
4. Extreem voorzichtig met het verantwoorden van zakenreizen in het weekend. Als een medewerker van het bedrijf bijvoorbeeld op maandag naar een andere stad gaat om te onderhandelen en de reistijd is één dag, dan mag je niet eerder dan zaterdagavond vertrekken. Anders kunnen de kosten van tickets of brandstof niet worden toegeschreven aan uitgaven.
5. Het is het beste om algemene taal te vermijden. Het is belangrijk om aan te geven waarom precies een medewerker van de organisatie wordt uitgezonden om buiten de plaats van vaste dienst te werken. Anders kunnen controleurs twijfels hebben over de rechtmatigheid van het toerekenen van reiskosten aan de belastingadministratie.
6. Het doel van de reis moet zo worden geformuleerd dat het mogelijk is om een eenduidige conclusie te trekken of de toegewezen taak is voltooid of niet. Na afloop van de reis moet de werknemer een rapport over de resultaten overleggen,documenten bijvoegen die de voltooiing van de taak bevestigen. Overigens is een situatie mogelijk wanneer het doel van de reis niet wordt bereikt. In dat geval verlangt de werkgever van de werknemer dat hij een “toelichting” geeft waarin de redenen worden vermeld waarom de taak niet kon worden voltooid. Met dit document kunnen reiskosten worden geaccepteerd voor belastingadministratie.
7. Als het doel van de reis omvangrijk is, uit meerdere taken bestaat, is het ook belangrijk om afzonderlijke taken van de reis op te schrijven, waarvan de voltooiing van elk ook moet worden bevestigd.
8. Als het werk van een specialist reizen in de natuur is en verhuizen naar een andere plaats verband houdt met het uitvoeren van alledaagse zaken, dan wordt zo'n "reis", volgens de arbeidswet, niet erkend als een zakenreis op alles.

Alle werknemers kunnen op zakenreis worden gestuurd?

Dit is net zo belangrijk als de vraag hoe je het doel van de reis kunt bepalen. Voorbeelden van gevallen waarin een werkgever een boete kreeg voor het sturen van een werknemer die niet op reis naar een andere stad kon worden gestuurd, staan niet op zichzelf.

Voordat u een werknemer naar een andere stad of een ander land stuurt, is het belangrijk om te bedenken dat:

1. Het is ten strengste verboden om zwangere vrouwen en minderjarige werknemers "uit te rusten op de weg" (behalve voor personeel dat werkzaam is op het gebied van creativiteit).
2. Een werknemer die op zakenreis wordt gestuurd, moet een arbeidsverhouding hebben met de werkgever. Op het moment van vertrek moet er al een huurcontract zijn afgesloten, opgesteldin overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.
3. Er zijn categorieën burgers die het recht hebben om zakenreizen te weigeren. Het is alleen toegestaan om ze voor officiële zaken naar een andere stad of land te sturen met hun schriftelijke toestemming.

Zulke personen zijn onder meer:

• Moeders van kinderen onder de 3.
• Ouders of voogden van mensen met een handicap onder de 18.
• Burgers zorgen voor zieke familieleden, in overeenstemming met een medisch rapport.
• Moeders en vaders die kinderen onder de 5 jaar opvoeden zonder echtgenoten.

Werknemers die niet tot deze categorieën behoren, zijn onderworpen aan tuchtrechtelijke aansprakelijkheid voor het niet naleven van het bevel om op zakenreis te gaan. In sommige gevallen kunt u zelfs een werknemer ontslaan die weigerde naar een andere stad te gaan voor zaken van het bedrijf.

Welke documenten beschrijven het doel van de reis?

Tot 2015 werd een werknemersreis verstrekt:

1. Bestelling.
2. Servicetoewijzing.
3. Reis-ID.
4. Rapport.

Momenteel worden alle kenmerken van de "reis" aangegeven in de volgorde. De uniforme vormen van "dienstverlening", "reiscertificaat" en "rapport" zijn geannuleerd.

Om het feit van de reis te bevestigen en de bestelling uit te voeren zijn: tickets, vrachtbrieven, cheques voor brandstof en smeermiddelen, rapporten, toelichtingen, onderhandelingsprotocollen, opleidingscertificaten, gesloten contracten, inventarissen.

Uit de samenstelling en inhoud van deze documenten moet duidelijk zijn datof het aangegeven doel van de reis is bereikt.

Laten we eens kijken hoe zakenreistaken worden gedefinieerd voor verschillende categorieën werknemers.

Directeur

Het werk van de eerste personen van ondernemingen wordt vaak geassocieerd met "reizen".

Een zakenreis van een bedrijfsleider wordt in de regel niet uitgegeven door een bevel, maar door een bevel met de zin: "Ik vertrek op zakenreis met als doel …".

Het hoofd van het bedrijf kan op zakenreis gaan, met name om nieuwe markten te veroveren, klanten te zoeken, contracten af te sluiten voor de levering van producten. Wat zou in dit geval het doel zijn van de reis van de directeur? Voorbeelden:

• onderhandelen en afsluiten van een contract met Firma LLC;
• onderhandelen met de deelnemers van de conferentie "Products of the Future" in N-sk "_"_ 20_;
• demonstratie van monsters van het product "Artikel-1" van het bedrijf LLC "Grote klant";
• presentatie van goederen voor JSC Good Client.

De eerste persoon van het bedrijf kan ook naar een andere stad of een ander land reizen om bestaande klanten van het bedrijf te ontmoeten. Voor dit geval hebben HR-specialisten al bedacht hoe ze het doel van de reis in het reiscertificaat kunnen schrijven. Voorbeelden:

• bespreking van de voorwaarden van het contract voor de levering van productieapparatuur van Our Friend LLC;
• goedkeuring van het inkoopplan voor de 2e helft van het jaar _ met JSC Concern.

Bedrijfsleiders van tijd tot tijdworden naar andere steden of landen gestuurd om "een nieuwe vestiging van het bedrijf te openen". Een dergelijke formulering van het gewenste resultaat is ook acceptabel in documenten. In dit geval is het echter de moeite waard om zowel de doelen als de doelstellingen van de reis te identificeren. Voorbeeld:

“Ik vertrek naar N-sk om het werk van een nieuwe structurele eenheid te organiseren.

Taken:

• Onderzoek de doelmarkt.
• Testen en aannemen van een medewerker voor de functie van vestigingsmanager.
• Coördinatie met het hoofd van de afdeling werkplannen voor _ jaar.”

Ook kan het hoofd van een klein bedrijf, evenals een specialist op de inkoopafdeling, naar een andere stad of een ander land gaan om nieuwe apparatuur te kopen, contracten te sluiten voor de levering van grondstoffen, materialen, componenten en onderhandelen over de voorwaarden voor samenwerking met leveranciers. In dit geval moeten de documenten ook correct het doel van de reis van de directeur aangeven. Voorbeelden:

• onderhandelen met LLC "Partner" over de aankoop van een zending goederen "Thing";
• sluiting van een overeenkomst voor de aankoop van producten van Pomoshnik LLC;
• aankoop van apparatuur "Machine";
• studie van monsters van het "Shtuka"-product van Producer LLC.

Hoe kan anders het doel van de zakenreis van de eerste persoon van het bedrijf worden geformuleerd? Voorbeelden:

• personeelstraining;
• deelname aan een tentoonstelling, seminar, conferentie" (bezoeken aan evenementen die verband houden met de financiële en economische activiteiten van de onderneming);
• professionele ontwikkeling;
• nieuwe technologieën beheersen;
• controleren van de kwaliteit van het werkeenheden.

Verkoopmanager

Op afdelingen die zich bezighouden met de verkoop van goederen en diensten, wordt het doel van zakenreizen in de regel zeer gedetailleerd voorgeschreven. Medewerkers krijgen gedetailleerde schriftelijke instructies, waarin wordt aangegeven welke taken moeten worden uitgevoerd en welke kwantitatieve indicatoren worden behaald.

Ten eerste wordt het hoofddoel van de zakenreis van de verkoopmanager vastgesteld. Voorbeelden:

• verhogende verkoopvolumes in de regio;
• marktonderzoek;
• onderhandelen met potentiële klanten.

De "grote" werkopdracht is opgedeeld in fasen, na voltooiing van elk waarvan de werknemer een schriftelijk rapport opstelt. De salesmanager krijgt vaak de volgende “subdoelen”:

• bezoeken aan bestaande klanten volgens het bezoekschema;
• bezoek potentiële klanten volgens het vergaderschema;
• informatie verzamelen over een nieuwe markt voor de marketingafdeling;
• bezoek de verkooppunten van concurrenten, voer een vergelijkende analyse uit.

Ingenieurs, productiepersoneel

Zakenreizen van deze categorieën werknemers zijn van lange duur, omdat ze meestal worden geassocieerd met het waarborgen van de efficiënte werking van machines, automatische lijnen, robots.

Voor ingenieurs en arbeiders is het ook erg belangrijk om het doel van de reis correct te formuleren in het reiscertificaat. Voorbeelden:

• installatie, aanpassing van apparatuur;
• training van verantwoordelijke medewerkers om met de productielijn te werken;
• controleren, testen van de werking van machines;
• garantiereparatie, serviceonderhoud van apparaten geleverd onder contractnummer _ gedateerd "_" _;
• onderhoudswerkzaamheden, onderhoud van apparatuur.

Veel ingenieurs gaan op zakenreis om met collega's te communiceren en nieuwe praktische kennis op te doen. Dit is een veelvoorkomend doel van een zakenreis. Voorbeeld:

uitwisseling van ervaringen met de ontwikkelaars van "Krachtige" apparaten

Accountant

Hoofdaccountants reizen naar andere steden om de kwaliteit van het werk van boekhoudspecialisten te controleren, werknemers op te leiden, informatie te verzamelen en de financiële en economische activiteiten van het bedrijf samen te vatten.

Een gewone accountant kan op reis gaan om zijn vaardigheden te verbeteren, ervaringen uit te wisselen met collega's, deel te nemen aan een vergadering.

Hoe kan het doel van de zakenreis van een accountant worden geformuleerd? Voorbeeld:

het uitvoeren van een interne audit, het controleren van de juistheid van de reflectie in de boekhouding van de financieel-economische bedrijfsvoering van het bijkantoor

Elk ander doel van de reis dat overeenkomt met de taakomschrijving van de accountant is ook acceptabel. Voorbeeld:

receptiebezoek

Landbouwarbeiders

Boeren, agronomen, machinebedieners, veehouders, pluimveehouders worden geconfronteerd met de noodzaak om op zakenreis te gaan, misschien veel vaker dan 'stedelijke' specialisten. Ze werken op het platteland en moeten voortdurend in contact zijn met de "beschaving": zaden kopen, veevoer, tentoonstellingen bijwonen van prestaties van de nationale economie, kennis maken met nieuwe technologieën en ten slotte producten verkopen aan stadsbedrijven en particulieren, markt bezoekers.

In overeenstemming met de doelstellingen van een bepaalde reis, wordt het doel van de dienstreis van landarbeiders geformuleerd. Voorbeelden:

• aankoop van meststoffen;
• het verkrijgen van vergunningsdocumentatie;
• presentatie van een investeringsproject op een gespecialiseerde tentoonstelling;
• deelname aan de boerenconferentie, uitwisseling van ervaringen;
• aankoop van speciale apparatuur;
• producten verkopen op de stadskermis;
• levering van een zending goederen aan de fabriek JSC "Klant".

Bestuurder

Een andere categorie werknemers wiens beroep wordt geassocieerd met frequente reizen, zijn chauffeurs. Hun taken omvatten het vervoer van bedrijfsmedewerkers, goederen, kostbaarheden, documenten.

Het hangt af van de specifieke taak hoe je het doel van de reis in de volgorde schrijft. Voorbeelden van stuurprogramma's:

• levering van goederen aan Our Client LLC (adres);
• transport van de commercieel directeur;
• levering van goederen en materialen, ontvangst van facturen.

Hoe kan het doel van een zakenreis van een chauffeur er nog meer uitzien? Voorbeelden:

• autoreparatie-onderdelen kopen;
• geplande voertuigdiagnose;
• leveringoriginele transactiedocumentatie.

Onderzoeker

Wetenschappers, onderzoekers, experts, theoretici uit verschillende industrieën, docenten van middelbare en hogere onderwijsinstellingen gaan op zakenreis om deel te nemen aan conferenties en wedstrijden, ervaringen te delen, unieke bronnen te bestuderen, gespecialiseerde tentoonstellingen en musea te bezoeken, deel te nemen aan archeologische opgravingen.

Hoe kan het doel van de zakenreis worden geformuleerd? Voorbeeld:

Informatie verzamelen voor wetenschappelijk werk over het onderwerp (naam)

Of:

Originele documentatie onderzoeken

Conclusie

Het is helemaal niet nodig om de standaard "termen" te gebruiken die gewoonlijk het doel van een zakenreis beschrijven. Voorbeelden vergemakkelijken alleen het proces van het kiezen van "passende" woorden. De ervaring van veel medewerkers bewijst dat de formulering van de taak vrij kan zijn.