Operationele efficiëntiestrategie: concept, integrale aanpak, ontwikkelingsfasen en resultaten

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Denk aan de beroemde "Snel, hoge kwaliteit, goedkoop: kies er twee." De vervulling van drie elkaar uitsluitende wensen tegelijkertijd werd in principe als onmogelijk beschouwd. Nu moeten we van dit stereotype af.

De strategie van operationele efficiëntie is juist gericht op het verbeteren van de kwaliteit van het product zonder tijdverlies en met minimale productiekosten. Dit is een afwijking van spoedklussen en overmacht naar een nieuwe staat van bedrijven, waarvan de naam nog niet erg goed ingeburgerd is. Dit wordt in het bedrijfsleven soms "agility" genoemd, verwijzend naar snelheid, behendigheid en behendigheid.

De operationele efficiëntie van een onderneming is de verbetering van de productkwaliteit terwijl de kosten worden verlaagd. Dit is geen gemakkelijke taak en het bereiken van dergelijke ambitieuze doelen vereist strategieën en grote veranderingen in het bedrijf.

Maar het spel is de kaars waard, want het belangrijkste voordeel van de beste moderne bedrijven is het vermogen om snel en adequaat te reageren op externe veranderingen,dit zijn de optimale kosten. De technologie voor het bereiken van een hoog niveau van operationele efficiëntie moet goed worden begrepen.

Er is iets misgegaan. Alles ging mis

Het bedrijf opereert al enkele jaren met een goede winst en een stabiel marktaandeel. Er verandert niets aan het managementsysteem, want "het beste is de vijand van het goede", en waarom, wanneer bedrijfsindicatoren hand in hand gaan met inflatiegrafieken en regionale marktstatistieken. Het is allemaal goed.

Goed, maar niet zo goed. Want in deze situatie zullen er zeker alarmerende symptomen optreden:

• extra procedures en regelgevende maatregelen die verouderd zijn, maar niemand heeft ze geëlimineerd;
• duplicatie van werk door verschillende afdelingen;
• gebrek aan betrouwbare actuele informatie over de staat van de middelen, inclusief financiële;
• gebrek aan kosten- en kostenoptimalisatieplannen;
• oude apparatuur, verouderde technologie;
• afname van de creatieve activiteit van medewerkers: ze hebben simpelweg geen tijd.

Dergelijke symptomen kunnen tot niets goeds leiden. Dat doen ze niet.

Hier is het resultaat:

• de staat is opgeblazen, de loonlijst groeit catastrofaal - het artikel over lonen;
• niemand controleert de kosten;
• overbodige papieren verschijnen - documenten van onnodige rapportage, onrendabele posities in rapporten, enz.;
• in magazijnen - overbevoorrading en in financiële overzichten - geld in voorraden bevriezen;
• de stemming van werknemers lijkt op het algemene depressieve syndroom van het bedrijf,elke motivatie werkt niet meer, alleen de "onder de stok"-methode blijft.

De diagnose is, zoals je kunt zien, niet belangrijk. De beste moderne behandelingsmethode is het verhogen van de operationele efficiëntie. Laten we verder gaan met het gebruik, de dosering en contra-indicaties.

Concept, nuances en verschillen

Wat is het fundamentele verschil tussen de standaardmethoden voor het verbeteren van de efficiëntie van het bedrijf en het projectinitiatief "Operationele efficiëntie"?

Er zijn nooit kleinigheden in het operationele blok van de activiteiten van het bedrijf. Een schijnbaar onbeduidend defect aan het begin of in een zijtak van de procesketen kan ernstige negatieve gevolgen hebben. Het elimineren van dergelijke situaties is meestal erg duur vanuit alle gezichtspunten: psychologisch, financieel, communicatie, enz.

Je begint bijvoorbeeld op een traditionele manier te handelen en begint het probleem van overbevoorrading in magazijnen op te lossen - om het niveau van de voorraden afgewerkte producten te verminderen. Je zoekt een oplossing binnen het bedrijf. En in een dergelijke situatie bestaat het risico dat u een negatief neveneffect krijgt in de vorm van een conflict met fabrikanten, aan wie u onmogelijke eisen hebt gesteld om de snelheid van productafgifte te verhogen.

Helaas is het effect van proberen te winnen op het ene gebied en verliezen op een ander gebied alomtegenwoordig: een strategie om individuele indicatoren te verbeteren leidt vaak tot de introductie van een ander IT-programma, wat de bedrijfsprocessen compliceert of simpelweg de kosten verhoogt.

De operatiekamerstrategieefficiëntie impliceert een evenwichtige benadering bij het zoeken naar mogelijkheden voor interne reserves en de implementatie ervan. Het is de integratie van alle activiteiten in het bedrijf.

Bedrijfsefficiëntie is geenszins een strategie, het is erg belangrijk om dit te begrijpen. De strategie is ontwikkeld met de definitie van doelindicatoren, manieren om deze te bereiken, de belangrijkste vectoren van ontwikkeling. Operationele efficiëntie is in wezen een tactisch hulpmiddel, het is de dagelijkse toestand van het bedrijf met stabiele prestaties op alle posities.

Alles, tegelijk en snel

De beste verhouding tussen de kosten en het eindresultaat van het werk is de belangrijkste voorwaarde voor de uitvoering van het concept. Bedrijven die in dit formaat opereren, voeren dezelfde handelingen sneller, beter en met een minimum aan gebreken uit. Het is deze combinatie van eigenschappen die een krachtig concurrentievoordeel in de markt is. Omdat het niet mogelijk zal zijn om snel hoge prestatie-indicatoren te bereiken. Het is zo duur. Om het concept te implementeren, heb je geduld, vastberadenheid, hoge communicatieve vaardigheden, het operationele efficiëntieprogramma zelf en nog veel meer nodig. Deze indicatoren kunnen niet worden "gestolen" - het zal op geen enkele manier werken om die van iemand anders te gebruiken. Daarom heeft operationele efficiëntie nog twee waardevolle eigenschappen: duurzaamheid en een lange levensduur.

Twee in één: een geïntegreerde benadering van strategie-implementatie

Er is geen duidelijke classificatie van de belangrijkste benaderingen voor het managen van een organisatie in de economie. Het lijdt geen twijfel dat het systemisch moet zijn. Maar de keuzevan de beschikbare beheermethoden kan bepaalde problemen veroorzaken. Wat is de beste aanpak om de operationele activiteit te vergroten: structureel, functioneel, situationeel, proces of project?

Het lijkt erop dat een hybride oplossing passend en logisch zou zijn: combineer de twee benaderingen. We hebben het over de integratie van project- en procesbenaderingen. Om ze te harmoniseren, zal het nodig zijn om de structuur van operationele activiteiten te ontwikkelen, processen te creëren en te implementeren met behulp van de uniforme uitvoering van operationele efficiëntieprojecten. Al deze acties zijn niet nieuw en overbodig, ze zijn in ieder geval nodig. Daarom lijkt de keuze van proces- en projectbenaderingen heel acceptabel.

Fasen van ontwikkeling en implementatie

Optimalisatie van de bedrijfsprocessen van de organisatie. Als de procesaanpak niet in het bedrijf of formeel wordt geïmplementeerd, zal deze situatie moeten worden gewijzigd. Het zal nodig zijn om optimale actieketens te berekenen en te bouwen die zullen leiden tot betere resultaten met minimale kosten in de vorm van materiële en personele middelen. Werknemers die verantwoordelijk zijn voor het proces "filosofie" in het bedrijf moeten specifiek worden toegewezen met een duidelijke beschrijving van functionele verantwoordelijkheden. Directe ondergeschiktheid moet erg hoog zijn - het beste van alles het hoofd of het eerste plaatsvervangend hoofd

• Het belangrijkste en meest veelbelovende onderdeel is het rationele gebruik van menselijke hulpbronnen. Dit principe is geenszins beperkt tot het begrijpelijkeorganisatiestructuur met duidelijk omschreven functionele verantwoordelijkheden van elke medewerker. We hebben het over nieuwe wervingstechnologieën, talentmanagement, nieuwe formats voor het opleiden en ontwikkelen van medewerkers. Met andere woorden, de optimalisatie van human resources impliceert in de eerste plaats de hoge kwaliteit van deze resources. Dit zijn competente en goed opgeleide medewerkers.
• "Resource"-principe - zorgvuldige houding ten opzichte van hulpbronnen. Tegenwoordig wordt vaak de uitdrukking "lean manufacturing" gebruikt, wat er niet erg professioneel uitziet. Het is een feit dat het Japanse systeem van "lean manufacturing" vrij specifieke en strenge eisen bevat waarvan velen zich niet bewust zijn. Op de een of andere manier omvat de efficiëntie van het besturingssysteem een "resource" -probleem. Een belangrijk punt om in gedachten te houden is dat "voorzichtige houding" niet betekent geld besparen, maar het optimale gebruik van allerlei soorten hulpbronnen.
• Bewaken van veranderingen van welke aard dan ook - intern en extern. Dit is niet zo eenvoudig als het op het eerste gezicht lijkt. Informatie over concurrenten, nieuwe technologieën, wijzigingen in de wetgeving, ruzies tussen afdelingshoofden, ongevallen in verre magazijnen - alles moet worden verwerkt en verzonden via gevestigde kanalen. De informatiecomponent moet goed worden beschreven in een specifiek bedrijfsproces.
• Controle en boekhoudsysteem. Competente rapportagestroom in overeenstemming met de regels van de klassieke bureaucratie. Het concept van bureaucratie is onterecht in diskrediet gebracht, het betekent de juiste workflow: "het minimum dat nodig is voor de juiste mensen." procesbenadering, evenalsandere wijzigingen moeten om één reden worden gedocumenteerd: om resultaten en wijzigingen in KPI's voor bewerkingen bij te houden.

Taken voor Russische bedrijven

Tegen een achtergrond van strakke marktregulering, meer geavanceerde consumenten, een vertraging van de bbp-groei en vele andere gebeurtenissen die het voor bedrijven niet gemakkelijker maken om te groeien, moet de reikwijdte duidelijk worden gedefinieerd. Ze kunnen zelfs gevechten worden genoemd, en hun dringende implementatie - frontlinie-activiteiten. Je kunt zonder grappen, maar de details moeten ijzersterk zijn:

• Transparantie bieden aan partners, kosten optimaliseren, dekking vergroten, strategie voor distributiekanalen bijgewerkt.
• Strategische allianties aangaan met belangrijke partners van een nieuw type: met integratie en veranderende contractvoorwaarden.
• Onvoorwaardelijke eersteklas service: de enige manier om klanten te behouden en een concurrentievoordeel te hebben.
• Ontwikkelen en implementeren van nieuwe standaarden voor directe en indirecte verkoop.

Russische bedrijven hebben alle kansen om bedrijfsfuncties te verbeteren en de operationele efficiëntie te verbeteren. De strategie moet ten minste vier gebieden omvatten:

1. verbetering van de arbeidsproductiviteit;
2. effectiviteit van personeelsbeheer;
3. rationeel kapitaalbeheer;
4. productieve klantrelaties.

Operationeel efficiëntiebeheer

Natuurlijk is dit de zaak van de eerste leider. Onder de controletoolsuitvoering van de taken, is de balanced scorecard ook inbegrepen, die uitstekend werk levert bij de analyse en berekeningen van de operationele efficiëntie.

Er zijn drie gebieden om in de gaten te houden:

1. Een slank en stabiel besturingssysteem bouwen en onderhouden.
2. Vorming van een nieuwe organisatiestructuur.
3. Integreer bedrijfscultuur en medewerkersbetrokkenheid in alle verbeteractiviteiten.

Als je een effectieve actie plant, moet je jezelf vier vragen stellen:

• Hoe de voorwaarden en benodigde middelen voor deze actie optimaliseren?
• Welk personeel moet erbij worden betrokken? Hoe worden mensen gecontacteerd?
• Wat is hun motivatie en wat moet er gedaan worden om deze te vergroten?
• Zijn mensen competent genoeg, of moeten ze worden opgeleid?

Alle soorten operaties en activiteiten passen perfect in blokken van bedrijfsprocessen. Als ze nog niet bestaan, moeten ze worden beschreven om ze vervolgens te optimaliseren volgens alle regels van de moderne wetenschap op het gebied van bedrijfsbeheer. De procesbenadering verschilt fundamenteel van de functionele, en vooral in het vermogen om snel te veranderen en te focussen op het eindresultaat.

Als een bedrijf met de traditionele functionele benadering een reeks afdelingen is, dan is het met een procesbenadering een reeks operaties in de vorm van processen. De belangrijkste werkeenheid van de gehele verbeteringsstrategie zal de operatie zijn - de belangrijkste bouwsteen van succes.

Mensen

Nu noemen ze het modieusHR-term "personeelsbetrokkenheid", dat is eigenlijk het belangrijkste onderdeel van succes. Het is belangrijk om deze betrokkenheid niet te vervangen door tal van interne medewerkersonderzoeken, zoals helaas vaak gebeurt. Een enquête is een geweldig hulpmiddel dat u zeker nodig zult hebben tijdens al het werk. Maar voordat u een enquête uitvoert, moet u hard werken zodat absoluut elke medewerker begrijpt waar en waarom het hele bedrijf als geheel en zijn divisie in het bijzonder beweegt. En het belangrijkste zal zijn om zijn eigen rol in deze beweging te begrijpen. Zo'n motivatie heeft nog nooit iemand in de steek gelaten, het is veel waard.

Naast een diep begrip door medewerkers van alle veranderingen in het bedrijf, is het noodzakelijk om het systeem van belangrijke KPI-indicatoren serieus te implementeren. Als je ernaar kijkt, zijn de klassieke sleutelindicatoren immers ook indicatoren van operationele efficiëntie.

Resultaten: succes is nodig vandaag

Hoogstwaarschijnlijk moeten bedrijven tegenwoordig hun kijk op technologische verbetering heroverwegen: ze kunnen projectactiviteiten om processen en operaties te verbeteren niet vermijden. Een paar jaar geleden werden concurrentievoordelen gevormd door verbeteringen in één richting te richten - bijvoorbeeld het verlagen van de productiekosten of het herzien van het klantloyaliteitsprogramma. De effecten van de aangebrachte wijzigingen kwamen meestal niet onmiddellijk, maar over meerdere maanden of zelfs jaren.

Vandaagdergelijke tarieven zijn onaanvaardbaar. De situatie verandert met kosmische snelheid op alle fronten, nu werkt de installatie "succes vandaag". Maar het gaat niet alleen om snelheid. Na een verhoging van de indicatoren voor de productiekwaliteit tegen de achtergrond van kostenoptimalisatie, is stoppen hieraan dood. Al in de tweede of derde cyclus van het proces moet u beginnen met het behalen van hogere winsten. Wacht niet op negatieve symptomen om een nieuw project te starten om ze te elimineren - deze aanpak werkt niet meer.

Vandaag de dag zijn er geen en kunnen er geen bedrijfsgeheimen of geheimen zijn die verband houden met specifieke voordelen. Succesvolle ontwikkelingen en tijdelijke voordelen van een bepaalde richting in de activiteit van het bedrijf zijn hoeveelheden met een zeer twijfelachtige waarde.

Concurrentievoordeel behouden zal niet mogelijk zijn met specifieke producten of activiteitsgebieden, maar met het vermogen van het bedrijf om zich snel en effectief aan te passen. De mogelijkheid om over de hele linie in één keer te veranderen - human resources, voorraadbeheer, workflow, productlijn, belangrijke klanten, risicobeheer en meer - dat is hoe operationeel prestatiebeheer eruit zou moeten zien als een permanent bedrijf.

In plaats van een conclusie: een gezonde levensstijl

De operationele efficiëntie van een onderneming is een constant en continu proces dat nooit mag stoppen. Deze werkvorm moet een 'gezonde levensstijl' voor het bedrijf worden - een manier van bestaan. In metaforen gesproken, het is niet nodig om een streng dieet te volgen om tegen de zomer dringend af te vallen. Of schiet neerverhoogde bloeddruk met harde pillen.

Op maandagochtend tegen medewerkers zeggen: "Vanaf nu gaan we efficiënter werken" is geen optie, ervaren leiders begrijpen dit maar al te goed. Betrek iedereen, leg zoveel mogelijk uit en zorg voor de nodige tools - dit is de taak van de eerste leiders, zodat mensen hem zullen volgen.

Geen branden of overmacht. Altijd in vorm zijn, veranderingen in de gaten houden, mooie en slimme oplossingen vinden, pro-actief handelen… Zomaar. Er is geen andere manier.