Werktijden. Foto van werktijd: voorbeeld, voorbeeld

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Efficiëntie maakt mensen succesvol en competitief. Een geweldig hulpmiddel om te onderzoeken hoe efficiënt je met werktijd omgaat, is werktijdfotografie, met andere woorden het wordt ook wel tijdwaarneming genoemd. Wat is dit hulpmiddel, hoe het te gebruiken en welke resultaten het oplevert - lees in het artikel.

Wat is werktijdfotografie?

Dit is een onderzoeksmethode waarbij continu een hele werkdag of een bepaalde tijd wordt gemeten. Dankzij deze observatie kunt u informatie krijgen over wat een medewerker, een groep medewerkers of een team tijdens de werkdag doet. De begeleiding wordt uitgevoerd door een specialist, een dergelijk onderzoek kan ook zelfstandig worden uitgevoerd. Alle acties, zowel met betrekking tot werk en afleiding, rookpauzes, informele communicatie, enzovoort, staan volledig vast.

Onder medewerkers die dol zijn op timemanagementen besef het belang van timemanagement, het is een populair hulpmiddel. Bovendien, als u geïnteresseerd bent in de vraag hoe u de werktijd kunt optimaliseren, is werktijdfotografie de eerste stap. Je kunt alleen managen wat wordt gemeten. Vaak leidt alleen observeren, ook zonder aanpassingen aan de werkdag, al tot een verhoging van de efficiëntie.

Doelen

Deze methode heeft een aantal doelen. Een van de belangrijkste is de identificatie van tijdverlies tijdens de werkdag. De volgende is om de redenen voor het tijdverlies te achterhalen en een stelsel van maatregelen te ontwikkelen waarmee u efficiënter kunt werken. Met werktijdfotografie kun je tijdstandaarden voor werkprocessen ontwikkelen, leren van de organisatorische ervaring van de meest succesvolle werknemers en dit aan andere mensen leren om hoge resultaten te behalen.

Dit soort onderzoek wordt vooral waardevol wanneer er een besluit wordt genomen over het uitbreiden of verminderen van personeel, het herverdelen van verantwoordelijkheden.

Als je met je leidinggevende een salarisverhoging of het zoeken naar een assistent wilt bespreken, is een zelfgecomponeerde individuele foto van de werkuren een uitstekende bewijsbasis. U zult sterke argumenten hebben, de leider zal uw voorstellen serieuzer nemen als u zich op deze manier voorbereidt.

Foto's maken van werktijd

Ondanks het feit dat de naam van de procedure het woord "fotografie" bevat, is er niets van fotografische apparatuur vereist. Genoeg papier enpennen. Om de taak te vereenvoudigen, zijn er kant-en-klare formulieren met vulmonsters ontwikkeld. Ze zijn te vinden in rechtssystemen zoals "Consultant". Je kunt het formulier zelf ontwikkelen of rondkomen met een gewone tafel.

Eén dag is niet altijd genoeg, dus het toezicht kan meerdere dagen duren.

Het hele proces kan voorwaardelijk worden onderverdeeld in drie fasen: voorbereiding, observatieproces, verwerking van resultaten. In de voorbereidende fase worden formulieren samengesteld en ingevuld, in de observatiefase worden records bijgehouden, in de fase van verwerking van de resultaten berekenen ze hoe lang dit of dat soort werk duurt, analyseren ze de effectiviteit en trekken ze conclusies.

Resultaten tellen

Om het tellen gemakkelijker te maken, worden bewerkingen van hetzelfde type gecombineerd, verzameld in groepen. De meest populaire groepen zijn:

• Voorbereiding en afronding (starten van de apparatuur, voorbereiden van de benodigde gereedschappen, uitschakelen van de apparatuur, schoonmaken van de werkplek).
• Organisatieproblemen.
• Tijd gebruikt voor directe uitvoering van taken.
• Rust- en lunchpauzes.

Kleinere groepen kunnen worden geïdentificeerd als dit geschikt is voor een bepaald onderzoek. Vervolgens wordt een coëfficiënt berekend die de efficiëntie of inefficiëntie van de werkdag van de werknemer aangeeft.

Tijdschema

Het formulier moet een "header" hebben waarin informatie over de volledige naam en specialiteit wordt ingevoerdmedewerker, de faciliteit waar het onderzoek wordt uitgevoerd, de datum en tijd van de analyse.

Dan zou er een tafel moeten zijn. De eerste kolom is een serienummer, daarna een kolom voor de naam van het uitgevoerde werk. De derde kolom geeft de periode aan vanaf wanneer en hoe lang de werkzaamheden zijn uitgevoerd. De vierde kolom berekent de hoeveelheid tijd die aan werk wordt besteed. U kunt een commentaarkolom toevoegen.

Belangrijkste soorten onderzoek

Eén medewerker kan worden geobserveerd, dan wordt het een individuele foto. Ze kunnen een groep of brigade bekijken, dan wordt het een groeps- of brigadefoto.

Als er gedurende de werkdag wordt geobserveerd, wordt zo'n foto een klassieker genoemd. Je kunt niet de hele dag repareren, maar alleen de individuele momenten.

Er is hierboven al een andere divisie genoemd. Een specialist kan meekijken, of u kunt zelf foto's maken van de werkdag. Bij het gebruik van een externe waarnemer kunt u een negatieve reactie van medewerkers tegenkomen. Ze kunnen weigeren om onder toezicht te werken, of juist sneller en meer gaan werken dan normaal, wat zal leiden tot onjuiste gegevens over tijdkosten.

Onderzoek kan worden uitgevoerd met behulp van videoapparatuur. Aan de ene kant kun je hierdoor objectieve informatie krijgen, aan de andere kant is niet elke handeling duidelijk te onderscheiden door het alleen vanaf de zijkant te observeren, zonder commentaar van de persoon die het werk doet.

Psychologischvoorbereiding

Onderzoek naar hoe werknemers werktijd gebruiken - werktijd fotograferen, een technisch eenvoudige maar psychologisch moeilijke manier. Werknemers beschouwen dergelijke onderzoeken als een poging om ze te controleren, de arbeidsomstandigheden te verslechteren, tekortkomingen te identificeren en te straffen.

Daarom is het belangrijk om aandacht te besteden aan voorlopige uitleg van het belang van een dergelijk onderzoek. Het psychologische klimaat in het team heeft een grote impact. Als mensen in een sfeer van vertrouwen en goede wil werken, zullen ze bereidwillig alles doen om de organisatie efficiënter en concurrerender te maken. Als het team daarentegen wordt gekenmerkt door wantrouwen en constante straffen, dan zal het buitengewoon moeilijk zijn om betrouwbare informatie te krijgen die echt resultaten zal opleveren.

Het is belangrijk om een motivatiesysteem op te bouwen waarin het gunstig is voor werknemers om zo efficiënt mogelijk te werken.

Een voorbeeld ontleden

Het is niet voor elke medewerker mogelijk om een nauwkeurige timing van de werkdag te maken. Het moeilijkste om te doen is om het uit te voeren met werknemers in leidinggevende functies, vooral de foto van de werktijd van een accountant is moeilijk. Makkelijker is het met die specialisten wiens operaties duidelijke grenzen en onderscheidende kenmerken hebben. In de regel zijn dit werkspecialiteiten.

Laten we eens naar een voorbeeld kijken. Een werknemer is een manager op een bedrijfsafdeling. Hier is een foto van de werktijd (voorbeeld):

• Begin van de werkdag - 9-00.
• Voorbereiding van de werkplek(computer opstarten, documenten voorbereiden) - 9-10.
• Planerka – 9-15.
• Telefoongesprek met een belangrijke klant - 9-30.
• E-mail controleren - 9-42.
• Een contract voorbereiden voor een klant – 9-53.
• Rookpauze - 10-37.
• Een presentatie van een nieuw product voor een klant voorbereiden – 10-57.
• Lunch - 14-05.
• Stage voor een nieuwe medewerker - 14-58.
• Rookpauze - 16-15.
• Klanten bellen - 16-30.
• Einde van de dag (het bureaublad opruimen, de computer uitzetten) - 17-55.
• Van huis gaan - 18-00.

Nu moet je berekenen hoe lang elke actie duurde, de soorten werk in groepen verdelen en de efficiëntieratio van de manager berekenen. Deze werktijdfoto (voorbeeld) helpt je om je eigen foto te maken.

Wie heeft deze informatie nodig?

Allereerst zijn de belanghebbenden de managers en eigenaren van het bedrijf die willen begrijpen hoe optimaal het personeel wordt belast, of de arbeidsmiddelen van het bedrijf efficiënt worden gebruikt.

Medewerkers van de HR-afdeling, HR-afdelingen hebben ook soortgelijke onderzoeken nodig om haalbare functiebeschrijvingen op te stellen, precies het aantal medewerkers te selecteren dat de organisatie nodig heeft en onderzoek te doen.

Verantwoordelijke medewerkers zijn zelf geïnteresseerd in het feit dat de werkdag efficiënt wordt besteed, zonder downtime en calamiteiten, er zijn geen situaties met overwerk of opgenomen werkthuis.

Je bent nu bekend met een techniek waarmee je kunt beoordelen of de werktijd effectief wordt gebruikt (foto van de werktijd). Probeer de methode in de praktijk te brengen, je zult een groot aantal reserves vinden, je zult zien hoe je optimaal kunt werken. Dankzij deze aanpak kun je uitgroeien tot een van de meest productieve medewerkers van het bedrijf, en dit zal zeker gezien en gewaardeerd worden.