Horizontale communicatie: basisconcepten, typen, managementmethoden in een organisatie

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Communicatie wordt gewoonlijk een verscheidenheid aan vormen van informatieoverdracht genoemd. Wat de zakelijke omgeving betreft, is het gebruikelijk om onderscheid te maken tussen verticale en horizontale communicatie. Elk van hen heeft zijn eigen kenmerken, karakteristieke kenmerken van de interactie van deelnemers. In dit artikel wordt hier nader op ingegaan. Laten we de belangrijkste verschillen tussen deze soorten communicatie benadrukken.

Wat is dit?

Beschouw eerst het sleutelconcept. Communicatie is dus het proces van informatieoverdracht dat door mensen wordt gebruikt. Het kan in verschillende vormen voorkomen:

• Expliciet. Dit is het gebruik van gesproken taal, tekst of een soort van grafische afbeeldingen, visuals, enz.
• Impliciet. Communicatie door middel van non-verbale gebaren, gezichtsuitdrukkingen, bepaalde gezichtsuitdrukkingen.

De belangrijkste middelen voor zakelijke communicatie zijn de volgende:

• Vergadering.
• Videoconferentie.
• E-mail.
• Telefoongesprekken.
• Verzending van memo's.
• Persoonlijkgesprek.
• Internettechnologieën gebruiken (chats, instant messengers).
• Indienen van rapporten.

Het is gebruikelijk om de volgende communicatie-elementen te onderscheiden:

• Afzenders. Dit zijn personen die gegevens vormen, coderen en doorgeven aan andere deelnemers aan het proces.
• Berichten. Afzenderspecifieke gecodeerde informatie.
• Kanalen. Hier vallen de communicatiemiddelen op, de omgevingen waarin informatie kan worden verspreid.
• Ontvanger. De persoon aan wie de informatie is verzonden. Een element dat informatie interpreteert.

Interne en externe groepen

Verticale en horizontale communicatie in een organisatie zijn subcategorieën van aard.

Zakelijke communicatie wordt over het algemeen onderverdeeld in extern en intern. Deze laatste worden vertegenwoordigd door de communicatie die direct binnen de organisatie plaatsvindt, met name tussen individuele medewerkers, afdelingen, werkplaatsen, afdelingen van het bedrijf. Externe communicatie is communicatie met externe entiteiten. Dit kunnen aannemers, leveranciers, klanten, dienstverlenende organisaties, vertegenwoordigers van overheidsinstanties, enz. zijn.

Op hun beurt wordt de interne communicatie in de organisatie vertegenwoordigd door horizontale en verticale, evenals communicatienetwerken. Verticale zijn verder onderverdeeld in nog twee categorieën:

• Achteruit (bottom-up principe).
• Hiërarchisch (top-down principe).

Kenmerken hiervangepresenteerde variëteiten zullen in het artikel in detail worden besproken.

Horizontale communicatie

Wat bedoel je? Horizontale communicatie is de uitwisseling van officiële, zakelijke informatie tussen medewerkers die dezelfde, gelijkwaardige positie in het bedrijf bekleden. Hier kan communicatie relevant zijn zowel tussen werknemers van dezelfde werkplaats, afdeling, filiaal als tussen werknemers van gelijkwaardige afdelingen van werkplaatsen en filialen.

Horizontale communicatie is communicatie tussen managers met dezelfde reikwijdte van competenties, evenals tussen werknemers die dezelfde categorie hebben, in gelijkwaardige functies, gelijke bevoegdheden en verantwoordelijkheden hebben.

Horizontale communicatie in een organisatie is in de eerste plaats noodzakelijk om een gezonde, vriendelijke en comfortabele werksfeer te creëren. Dit is de organisatie van een volwaardige, vruchtbare zakelijke communicatie. Een goed georganiseerd systeem van horizontale communicatie stelt u in staat om positieve resultaten te behalen op basis van de resultaten van het werk van elk lid van het team.

Mogelijke problemen

Dit soort zakelijke communicatie kan worden overschaduwd door bepaalde problemen. Dit zijn de belangrijkste kenmerken van horizontale communicatie in het management:

• Professioneel jargon gebruiken. Het kan onbegrijpelijk zijn voor nieuw aangenomen medewerkers, medewerkers van een andere afdeling.
• Geschillen over het belang van hun specifieke site, hun specifieke type activiteit.
• Bedrijfscommunicatie verminderen tothuishouden, bespreking van persoonlijke problemen. Het ontstaan op basis van geruchten, gesprekken achter je rug, discussies die afleiden van het arbeidsproces.
• De effectiviteit van zakelijke communicatie kan afnemen door het verschijnen van voorkeuren, persoonlijke antipathieën, enz.

Probleemoplossing

Om interne horizontale communicatie in het bedrijf tegen dergelijke problemen te houden, moet de manager het volgende doen:

• Vraag ondergeschikten, collega's om te communiceren in een voor iedereen begrijpelijke taal, om professionele termen te ontcijferen.
• Regel de communicatie tussen uw ondergeschikten, neutraliseer geschillen en misverstanden tussen hen.
• Houd algemene vergaderingen, ook informele, zodat medewerkers met elkaar kunnen communiceren.

Verticaal type

Horizontale communicatie is communicatie tussen medewerkers van dezelfde organisatie, zakelijke communicatie tussen medewerkers van dezelfde afdeling, werkplaats, gelijke posities innemen. Verticale communicatie in een zakelijke omgeving is de overdracht van informatie tussen management en ondergeschikten. Het bevat de volgende formulieren:

• Bestellingen.
• Aanbevelingen.
• Bestellingen.

Dit wordt door de baas naar zijn ondergeschikten gestuurd. Werknemers sturen rapporten, berichten, rapporten, enz. in reactie op de manager.

Verticale communicatie is verdeeld in twee soorten:

• Tussen afdelingen, divisies, werkplaatsen op verschillende hiërarchische niveausin het bedrijf.
• Direct tussen ondergeschikten en leiderschapskorpsen.

Overdracht van informatie hier is beschikbaar in twee vormen - stroomafwaarts (hiërarchisch) en stroomopwaarts (omgekeerd). Laten we ze specifiek introduceren.

Top-down groep

Hier komt de informatie van de hogere niveaus van de hiërarchie naar de lagere. Dat wil zeggen, van de baas tot zijn ondergeschikten. Binnen deze groep zijn de volgende vormen van zakelijke communicatie te onderscheiden:

• Bestellingen en bestellingen. Kan vergezeld gaan van uitleg over het bereiken van doelen, het uitvoeren van taken, het toepassen van bepaalde technieken en methoden.
• Documenten-beoordelingen van de inspanningen van ondergeschikten.
• Ondersteuning en controle.
• Incentives voor werknemers.

Hierarchische subtypeproblemen

Problemen met zakelijke communicatie van het "top-down"-type (communicatie van de manager met zijn ondergeschikten) zijn onder meer:

• Misverstand. Het kan voorkomen dat bazen en artiesten verschillende talen spreken - zowel letterlijk als figuurlijk. Zelfs als Russisch duidelijk wordt gekozen als voertaal, zullen verschillende niveaus van professionele training nog steeds ruimte laten voor misverstanden. Bijvoorbeeld als de baas misbruik maakt van professionele, technische woordenschat in communicatie met laaggeschoold personeel. Nog een voorbeeld: het hoofd van een internationaal bedrijf kan niet altijd een gemeenschappelijke taal vinden met werknemers die vertegenwoordigers zijn van een andere nationale cultuur. Zelfs als ze een vreemde taal kennen, begrijpen ze misschien niet de eigenaardigheden van de spraak van de moedertaalspreker - dezelfde afkortingen, jargon, woordspelingen.
• Hoeveelheid informatie. Managers sturen niet altijd de benodigde informatie in de juiste hoeveelheid. In sommige situaties is het moeilijk voor een ondergeschikte om de toegewezen taak uit te voeren vanwege een gebrek aan noodzakelijke informatie. En in andere gevallen lijdt de artiest onder de noodzaak om overbodige, nutteloze, irrelevante informatie te bestuderen.

Bottom-Up Groep

Dit is informatie die door ondergeschikten naar de leider wordt gestuurd. De volgende vormen vallen hier op:

• Gedenktekens.
• Rapporten.
• Berichten over de fasen van het uitgevoerde werk.
• Rapporteert over het optreden van onvoorziene problemen tijdens het oplossen van een servicetaak.
• Voorstellen met innovatieve ideeën, manieren om de productie te verbeteren, nieuwe technologieën en werkwijzen in het bedrijf te introduceren.

Zulke feedback is niet minder belangrijk voor managers dan ze zelf opdrachten te geven. Het is van ondergeschikten dat u de laatste informatie over de stand van zaken in het bedrijf kunt krijgen. Deze informatie stelt ons in staat om de collectieve stemming te beoordelen, om de groeiende ontevredenheid van werknemers in de kiem te identificeren.

Reverse subtype problemen

Feedback tussen artiesten en management kan worden ontsierd door de volgende problemen:

• Ondergeschikten sturen zelden negatieve feedback, klachten naar hun management, zelfs over die aspecten die behoorlijk zijnecht. De reden is simpel: de angst om ontslagen te worden.
• Vaak blijven zelfs opmerkingen en suggesties van medewerkers onbeantwoord. De reden is ofwel de overmatige tewerkstelling van de manager, ofwel zijn gebrek aan respect voor zijn eigen werknemers. Hij vindt het niet belangrijk om hun berichten te ontleden. Als reactie daarop zijn werknemers ervan overtuigd dat dergelijke feedback nutteloos is.
• Ingediende kritiek bereikt mogelijk helemaal niet zijn eindbestemming. Bijvoorbeeld in het geval dat een medewerker een brief naar de CEO stuurt met een klacht over zijn directe leiding. De ondergeschikte baas kan dergelijke feedback voorkomen, omdat dit negatieve gevolgen voor hem heeft.
• Voor verduidelijking van obscure onderwerpen, hulp bij het oplossen van problemen die plotseling zijn ontstaan, in de meeste gevallen wenden werknemers zich liever tot collega's dan tot managers. De reden kan zijn dat ze geen volwaardige, gekwalificeerde hulp hopen te krijgen, ze zijn bang dat ze van incompetentie zullen worden beschuldigd.
• Vaak is er een territoriale, geografische reden voor de onmogelijkheid van een dergelijke verbinding. Kantoren waar ondergeschikten en leidinggevend personeel zijn gevestigd, kunnen zich in verschillende delen van de nederzetting bevinden, en zelfs in verschillende steden, staten.

Manieren om problemen op te lossen

Alle bovenstaande problemen kunnen als volgt worden opgelost:

• Definieer anonieme post en e-mailboxen waar werknemerskan incognito klachten en suggesties verzenden.
• Ontwikkel een systeem om medewerkers te belonen die feedback van het management gebruiken.
• Maak communicatieschema's tussen een eenvoudige werknemer en een hoge baas zonder tussenliggende barrières in de vorm van directe werknemersbegeleiding.
• Introduceer de registratie van alle beroepen die managers van ondergeschikten ontvangen met de noodzaak om te rapporteren over de maatregelen die als reactie zijn genomen.