Doelstellingen en verantwoordelijkheden van de inkoopafdeling

2025 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2025-01-24 13:22

Waarom hebben we een inkoopafdeling nodig? In elke organisatie is deze afdeling op de een of andere manier vertegenwoordigd. En zijn werk heeft direct invloed op de efficiëntie van de hele organisatie als geheel. Laten we eens nader bekijken hoe het werk van de afdeling de resultaten van de organisatie beïnvloedt.

Afdelingsdoelstellingen

De inkoopafdeling is een afdeling die gespecialiseerd is in het inkopen van goederen van een leverancier tegen de meest gunstige voorwaarden voor het bedrijf.

Het werk van de afdeling heeft een directe impact op alle activiteiten van het bedrijf. Voor het assortiment, voor de verkoop, de volheid van magazijnen, de beschikbaarheid van de benodigde goederen, het effectief gebruik van werkkapitaal.

Inkoopdoelen kunnen worden gerangschikt op basis van de wereldwijde doelen van het bedrijf, maar de algemene lijst ziet er vaak ongeveer zo uit:

• bepaal de behoefte van het bedrijf aan een bepaald product;
• koop goederen tegen de best mogelijke prijs;
• bevorder een hoge omzet;
• voorwaarden scheppen voor het op tijd ontvangen van goederen;



• evaluerenproductkwaliteit en koop de hoogste kwaliteit;
• een relatie onderhouden met een leverancier of leveranciers;
• effectief samenwerken met de rest van het bedrijf;
• Effectief bijhouden van gekochte goederen;
• bewaak de omzet en haal het maximale voordeel voor het bedrijf.

Hoofdfuncties

In verschillende organisaties kunnen de functies van de inkoopafdeling aanzienlijk van elkaar verschillen. Toch zijn er functies en verantwoordelijkheden die een afdeling in bijna elk bedrijf kenmerken:

• Monitoring van de leveranciersmarkt;
• bewaking van de beschikbaarheid van goederen in voorraad;
• tijdige aanvulling van het assortiment;
• zoek naar de beste leveranciers en prijzen;
• onderhandelingen met leveranciers;
• controle van levering en vrachtvervoer van goederen;



• ontvangst van goederen;
• kwaliteitscontrole van gekochte goederen;
• klachten, indien nodig.

Extra functies van de inkoopafdeling, al dan niet aanwezig in de organisatie - afhankelijk van de bijzonderheden en structuur:

• assortimentbeheer;
• informatie verzamelen over concurrenten;
• leveranciers betrekken bij de marketingorganisatie.

Structuur

De structuur van de inkoopafdeling is opgebouwd afhankelijk van:

• organisatiegrootte;
• industrieën;
• aantal assortimentseenheden in omzet;
• aantal leveranciers;
• hun geografische locatie.

Afhankelijk van het type organisatie kan de inkoopafdeling centraal of regionaal worden aangestuurd.

Dit is in de regel een matrixstructuur bestaande uit het hoofd (hoofd, directeur) van de inkoopafdeling en managers (specialisten) voor inkoop.

Het gemiddelde aantal items of categorieën per manager is ongeveer 7, maar dit kan variëren afhankelijk van het productievolume of de omzet.

Taken van de afdeling en haar medewerkers

Voor het effectieve werk van de inkoopafdeling is een duidelijke verdeling van verantwoordelijkheden van de inkoopafdeling tussen haar medewerkers noodzakelijk.

De hoofdverantwoordelijkheid van het afdelingshoofd is om de continuïteit en stabiliteit van de levering van de benodigde goederen te waarborgen door het werk van de afdeling te optimaliseren en de activiteiten van medewerkers te coördineren. Ook moet de inkoopmanager een idee hebben van alle gesloten contracten en categorieën om het effectieve werk van de afdeling te organiseren en voort te zetten, zelfs bij afwezigheid van een van de werknemers.

De taken van inkoopmanagers of gewone specialisten van de afdeling omvatten het organiseren van de levering van goederen, het volgen van vrachtvervoer, het controleren van de betaling voor gekochte kavels en het plannen van aankopen.

Een effectief model zal zijn waarbij elke koper zijn eigen verantwoordelijkheidsgebied heeft, bestaande uit een lijst met artikelen of productcategorieën.

Werknemersvereisten

Gezien de verantwoordelijkheden van medewerkers en de functies van de afdeling, kun je een lijst met eisen maken voorideale kandidaat voor de functie van koper.

Medewerkers van de inkoopafdeling moeten respectievelijk over de volgende vaardigheden, kennis en persoonlijke kwaliteiten beschikken:

• Mogelijkheid om informatie te analyseren. De keuze van de leverancier moet op veel criteria gebaseerd zijn. Dit is de beste prijs, en een geografisch voordeel, en de afstemming van de logistiek van het leverancierbedrijf en uw organisatie.
• Kennis van prijsprincipes.
• Kennis van het wettelijk kader voor aanbestedingen.
• De mogelijkheid om contracten op te stellen en af te sluiten.
• Het vermogen om te onderhandelen. Soms is het erg belangrijk om voor uw bedrijf individuele voorwaarden op te stellen met een leverancier. Het verlagen van de prijs van de leverancier of het gebruiken van de middelen van de leverancier voor promoties, productspecifieke training voor hun personeel, productbetalingen en systemen voor achteraf betalen kunnen allemaal een goed concurrentievoordeel zijn bij vergelijkbare bedrijven.
• Het vermogen om zakelijke relaties te onderhouden.
• De mogelijkheid om uw activiteiten te plannen.

Motivatie van kopers en inkoopmanager

Het motivatiesysteem van de inkoopafdeling moet zo worden gebouwd dat de medewerker met maximale efficiëntie werkt. Maar tegelijkertijd mogen tegenstrijdige eisen en eisen die de capaciteiten van de werknemer te boven gaan niet naar voren worden gebracht.

Om een maandelijks motivatiesysteem te implementeren, heb je nodig:

• Maak een KPI-model voor de afdeling. Dit zijn indicatoren zoals de uitvoering van het inkoopplan, de omzetratio, de winstgevendheid van verkopengoederen, de aanwezigheid en afwezigheid van oude goederen.
• Maak een model van key performance indicators voor elke medewerker op basis van criteria zoals de prijsdelta van de organisatie in vergelijking met concurrenten, de beschikbaarheid van het vereiste product, de kwaliteit van het gekochte product, de lancering van nieuwe merken, het individu voorwaarden van leveranciers en meer.
• Op basis van het KPI-model wordt de premie berekend. Bovendien is het effectief om een bonus uit te betalen die uit twee delen bestaat: een bonus voor afdelingsprestaties en een bonus voor de persoonlijke uitvoering van plannen.

Tegelijk moet elk KPI-criterium eigenschappen hebben zoals:

• meetbaarheid;
• transparantie;
• planningscriterium moet worden gecreëerd rekening houdend met markttrends.

Dat wil zeggen, de koper kan desgewenst zelfstandig de hoogte van zijn premie berekenen.

De bonus van het afdelingshoofd kan gebaseerd zijn op de indicatoren van de hele afdeling, en ook de prestatie-indicatoren van elke medewerker afzonderlijk.

Tegelijkertijd zou het bonusgedeelte van een gewone medewerker van de inkoopafdeling ongeveer 50% van het volledige salaris moeten zijn, en de bonus van het hoofd van de afdeling ongeveer 30-40%. De rest is salaris, omdat niet alle afdelingsprestatie-indicatoren kunnen worden gekoppeld aan de activiteiten van een specifieke medewerker.

V alt de verkoop onder de verantwoordelijkheid van de koper

In de berekeningen van de KPI van de inkoopafdeling kunt u een criterium gebruiken als de omzet van gekochte goederen - de verhouding tussen verkoop en activa.

Het lijkt erop dat de koper zou moetenalleen omgaan met de aankoop van goederen, maar nog steeds hebben de kwaliteit van de gekochte goederen, de aantrekkelijkheid van de prijs voor de eindgebruiker of de klant van het bedrijf een aanzienlijke invloed op de uitvoering van het verkoopplan.

Daarom hangt de kwantiteit en kwaliteit van de verkoop voor de helft af van goed uitgevoerde aankopen.

Plaats van de inkoopafdeling in de structuur van de organisatie

De taken die door de inkoopafdeling worden opgelost, in overeenstemming met moderne marketingtrends, moeten in deze volgorde worden opgelost:

• Eerst wordt een verkoopstrategie gebouwd (afgewerkt product of gekochte goederen).
• Als dan de inkoopafdeling in de onderneming zit, wordt de kwestie van de productiestrategie beslist.
• En pas dan wordt een inkoopstrategie voor de benodigde goederen, grondstoffen of componenten ontwikkeld.

Het hoofd inkoop rapporteert vaak rechtstreeks aan de CEO van het bedrijf.

Er moet ook een effectieve communicatie zijn tussen de inkoopafdeling en de marketing- en verkoopafdeling. Zonder dit zullen veel inspanningen om een inkoopafdeling te creëren, de structuur en de motivatie ervan te verbeteren zonder het juiste resultaat blijven.

Als een categoriebeheersysteem wordt geïmplementeerd in een holding of organisatie, moet de koper samenwerken met de categoriemanager. Tegelijkertijd is het noodzakelijk om het verantwoordelijkheidsgebied van elke specialist af te bakenen, zodat het motivatiesysteem voor iedereen transparant en begrijpelijk blijft.