Accounting outsourcing is Kenmerken, soorten, voordelen en prijzen

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2024-01-17 19:03

Het is gewoon zo in deze wereld gebeurd dat het niet de sterkste, slimste, grootste is die overleeft, maar de sterkste. Deze biologische regelmaat is volledig van toepassing op het gebied van ondernemerschap. Om de markt veilig te stellen, is het noodzakelijk dat de inkomsten van het bedrijf de kosten overstijgen. En in dit geval is elk moment en elke nuance belangrijk. Dus wat is boekhouding outsourcing? Welke invloed heeft dit op het bedrijf?

Inleiding

Begin hier met een definitie. Uitbesteding van boekhouding is een vorm van samenwerking waarbij een individuele specialist of een heel bedrijf de functies op zich neemt van het bijhouden van gegevens, documentbeheer en het verstrekken van de vereiste informatie aan regelgevende instanties. Het wordt beschouwd als een maatregel van administratieve lossing van het bedrijf. Met zijn hulp kunt u snel zorgen voor de werking van het boekhoudsysteem. Daarnaast worden de boekhoudkosten verlaagd en wordt het gehele proces goed ondersteund. BijHierbij wordt onderscheid gemaakt tussen de volgende soorten diensten:

1. Opstellen en uitvoeren van fiscale en/of jaarrekeningen.
2. Documentatieverwerking.
3. Bewaken van de implementatie van bestaande wettelijke normen.
4. Tijdige indiening van de vereiste informatie aan de controleautoriteiten.

Er is een mening dat het gebruik van externe boekhouddiensten alleen economisch voordelig is voor kleine bedrijven. Maar met een competente organisatie van relaties kan het ook worden gebruikt door middelgrote bedrijven. Grote ondernemingen beheren het liefst alleen. Hoewel er onder hen zijn die gebruikmaken van de diensten voor het overdragen van boekhoudfuncties aan externe partners.

Wat zijn de voordelen van uitbesteding van boekhouding voor bedrijven die van deze mogelijkheid profiteren?

In algemene termen is dit:

1. De kosten van het onderhoud van een specialist verlagen. Het gebruik van de diensten van het bedrijf is veel goedkoper dan het aantrekken van een gekwalificeerde werknemer. U hoeft immers geen maandloon, vakantiegeld of een sociaal pakket te betalen. Het is ook niet nodig om boekhoudkundige tijdschriften aan te schaffen, gespecialiseerde juridische referentiesystemen te installeren en te onderhouden, een werkplek te organiseren en nog veel meer.
2. Geen probleem om een gekwalificeerde medewerker te vinden. Ervaren accountants zijn duur, niet elk bedrijf kan ze betalen. Terwijl beginnende specialisten zich door gebrek aan of weinig ervaring laten leiden door de methodefouten en beproevingen, die soms zelfs meer kosten dan het aantrekken van een gekwalificeerde medewerker.
3. Constante service. Een personeelsaccountant kan met vakantie of ziekteverlof gaan. Een specialist op afstand werkt in de regel niet alleen en er zal altijd een vervanger voor hem zijn die kan blijven werken.
4. Servicecompetentie. Omdat het werk meestal in een groep wordt uitgevoerd, is het mogelijk om zelfs de meest complexe en niet-standaard situaties op te lossen.
5. De mogelijkheid om advies te krijgen van een gekwalificeerde specialist, waardoor u zich kunt concentreren op het oplossen van kernproblemen.

Over het algemeen hoge kwaliteit, strikte vertrouwelijkheid en verzekerde diensten.

Laten we het nu in detail bekijken

Hoe ziet het uitbesteden van boekhouding eruit? Dit is een complexere vraag dan het op het eerste gezicht lijkt. Het kan volledige procesoverdracht of selectieve overdracht bieden. Dit laatste betekent dat alleen bepaalde boekhoudfuncties worden uitbesteed: het opstellen van statistische rapportages, salarisadministratie en dergelijke. En hier komen we bij waar prijzen uit bestaan.

Uitbesteding van boekhoudkundige diensten wordt niet tegen een vast tarief aangeboden. De kostprijs wordt beïnvloed door het belastingstelsel, het aantal transacties, de omzet van het bedrijf. Houd er rekening mee dat als er een fout optreedt, verlies van documenten, schade, de verantwoordelijkheid meestal wordt gedragen door het servicebedrijf dat de boekhouding heeft overgenomenuitbesteding. Maar dat maakt het er soms niet makkelijker op. Bij het kiezen van een organisatie moet u letten op werkervaring, verdiende reputatie, beschikbaarheid van certificaten en diploma's, evenals het aanbod van diensten. De overdracht van een deel of zelfs alle boekhoudfuncties is voor geen enkel bedrijf een gemakkelijke stap. En voordat u erover beslist, moet u alle details behandelen. Om beter te begrijpen wat het uitbesteden van boekhouding is, het op afstand bijhouden van gegevens, kunt u zich vertrouwd maken met wet nr. 402-FZ. Het werd ongeveer tien jaar na het verschijnen van de markt in Rusland aangenomen, zodat het de ervaring van reeds behoorlijk actieve activiteit kon absorberen.

Een kleine uitweiding

Accounting outsourcing is een benadering om bedrijfsprocessen te optimaliseren. Hierdoor kunt u zich concentreren op uw core business, waardoor financiële risico's en kosten worden verminderd. De eerste bedrijven die deze diensten aanbieden, verschenen aan het begin van de jaren 2000 in de Russische Federatie. Hoewel in sommige andere landen de traditie van het gebruik van dergelijke oplossingen veel gebruikelijker is. Zo maakt in West-Europa 86 procent van het midden- en kleinbedrijf gebruik van dergelijke diensten. En in de VS is dit cijfer over het algemeen gelijk aan 92%. In de Russische Federatie zelf is de opkomst en snelle ontwikkeling van deze markt te wijten aan de noodzaak voor bedrijven met buitenlands kapitaal om te rapporteren in overeenstemming met internationale normen.

Tegenwoordig is boekhoudkundige ondersteuning (outsourcing) enorm populair geworden bij verschillende organisaties met verschillende vormen van eigendom. Zo viel in het jaar dat de reguleringswet werd aangenomen, 44% van alle gevallen van functieoverdracht opdit gebied. In financiële termen werd dit bedrag geschat op vijf tot tien miljoen dollar. Nu groeit deze markt met 6-8% per jaar en wordt het volume geschat op miljarden roebel. En dat is niet verwonderlijk, want in een crisis willen veel bedrijven de financiële kosten verlagen en een hoogwaardige boekhouding krijgen. Daarom stappen ze over op externe service. Een andere belangrijke factor die de populariteit van de dienst in de Russische Federatie beïnvloedt, is de constante versterking van de staatsadministratie op het gebied van belastingen. U kunt regelmatig de complicatie van rapportage en boekhouding waarnemen, een toename van boetes, zelfs voor kleine fouten.

Wat is er nog meer in Rusland?

Aangezien het onderwerp van de Russische Federatie ter sprake kwam, laten we het tot een einde brengen en volledig bekijken wat boekhoudkundige ondersteuning is. Outsourcing stelt bedrijven en particulieren in staat om risico's te verminderen en betrouwbare dienstverleners te verkrijgen. Als we het hebben over de sectorale structuur, dan maakt de handelssector daar het meest gebruik van. Het is goed voor een kwart van de inkomsten van outsourcingbedrijven. Op de tweede plaats staat de olie- en gasindustrie. De financiële sector sluit de drie-eenheid.

Bovendien moet boekhoudkundig advies worden vermeld. Ook als er geen boekhoudkundige problemen zijn, is het nuttig om periodiek te communiceren met ervaren professionals om de nuances van de steeds veranderende fiscale wetgeving te kennen. Er is immers misschien een bepaald voordeel geïntroduceerd. Vooral behoefte aan boekhoudkundige outsourcing voor individuele ondernemers enkleine ondernemingen, wanneer het onderhoud van een extra specialist geen zin heeft vanwege een kleine omzet of lage werkdruk. Hetzelfde kan gezegd worden over bedrijven die hun werknemers willen bevrijden van routinewerk in aanwezigheid van een groot aantal vergelijkbare operaties. Daarnaast kunnen uitbestedingskosten als last worden afgeschreven. In dat geval is de btw aftrekbaar. Door de inzet van outsourcing kunt u gemiddeld 25-30 procent kosten besparen!

Hoe weet je dat alles goed wordt gedaan?

Niet goed genoeg uitvoering is de plaag van modern ondernemerschap. Hoe weet je dat het werk goed wordt gedaan? Aangezien hier een markt aan het werk is, hebben de bedrijven er zelf belang bij hoge normen te handhaven. En aangezien alle lopende bedrijfsprocessen in de regel al lang zijn uitgewerkt, wordt de oplossing van zowel complexe als eenvoudige routineproblemen zeer snel uitgevoerd. Tegelijkertijd wordt de cliënt vaak bovendien ondersteund door meerdere specialisten tegelijk: advocaten, deskundigen op het gebied van arbeids- en belastingwetgeving. Daarnaast zijn ze zelf geïnteresseerd in het snel inspelen op veranderingen in het regelgevend kader en het aanpassen aan veranderende omstandigheden om zo hun eigen marktaandeel te behouden en te vergroten.

Over verantwoordelijkheid voor het resultaat

Bij het sluiten van een boekhoudkundige uitbestedingsovereenkomst, waarvan een voorbeeld meestal te vinden is op de website van het bedrijf, draagt elke partij bepaaldeverplichtingen. Voor ondernemingen die gebruik maken van externe diensten ligt hier het grootste belang bij de resultaatverantwoordelijkheid. Volgens de huidige wetgeving is het de dienstverlenende onderneming die verantwoordelijk is voor het veroorzaken van schade tijdens het verlenen van boekhoudkundige ondersteuning als gevolg van gemaakte fouten, weglatingen, verlies en beschadiging van documenten, onopzettelijke schending van de toepasselijke wetgeving. Dit punt zou nader moeten worden bestudeerd, maar meestal neemt de uitbesteder alle risico's en vrijwaart hij voor boetes en boetes die door de belastingdienst worden opgelegd. Dit bereikt een situatie waarin hij buitengewoon geïnteresseerd is in het elimineren van elke mogelijkheid dat ze zich voordoen. Terwijl, als een personeelsaccountant een fout maakt, het bedrijf zelf boetes en sancties moet betalen.

Privacy

De uitbesteder en zijn opdrachtgever zijn volwaardige zakenpartners. Hun interesses zijn hetzelfde. Daarom moet tussen hen een overeenkomst worden gesloten om alle informatie die wordt verkregen door de uitvoering van een overeenkomst voor het uitbesteden van boekhoudkundige diensten geheim te houden. Dit wordt gedaan om mogelijke verliezen en schade aan de belangen van de cliënt te voorkomen. Het model van betrouwbaarheid is in dit geval het grote en bekende bedrijf British Petroleum. Ze sloot in 2002 een serviceovereenkomst af. En geen verliezen in verband hiermee hebben tot op de dag van vandaag niet ontvangen. Om de vertrouwelijkheid te garanderen, worden verschillende opties gebruikt om mogelijke gegevenslekken te minimaliseren.

Risico's

Het meeste gepraat ging over de voordelen. Maar ze zijn er niet alleen. Zoals bij elke activiteit zijn er bepaalde risico's die de uitgevoerde processen kunnen beïnvloeden. En u moet hiervan op de hoogte zijn en altijd in gedachten houden, en niet blindelings de uitbesteding van boekhouding prijzen. In de escortovereenkomst dient hiermee rekening te worden gehouden zodat er later geen teleurstellingen ontstaan. Dus korte lijst:

1. Risico op reputatieverlies. Het wordt in de regel in verband gebracht met de onbevredigende dienstverlening door de uitbesteder. Bijvoorbeeld verlies van goede reputatie bij de belastingdienst.
2. Risico op informatielekken. Wanneer boekhoudfuncties worden overgedragen aan een externe organisatie, is er altijd een beveiligingsprobleem. Het is vooral relevant in termen van verlies van privacy.
3. Operationeel risico. Het komt voort uit het gebruik van onvolmaakte technologie of door incompetentie.
4. Risico van verminderd reactievermogen. Het komt tot uiting in een wat late reactie op bepaalde problemen.
5. Personeelsrisico. Het is nu legaal om uitsluitend klassieke boekhoudkundige outsourcing te gebruiken. Uitzendarbeid is verboden en outstaffing is aanzienlijk beperkt. Aangezien een dergelijke beperking relatief recent (in 2016) is ingevoerd, is er, zij het klein, een kans om een bedrijf te ontmoeten waarvan de activiteiten op het gebied van boekhouding geen vergunning hebben.

Hoeveel kost het?

ALaten we nu eens kijken naar de kwestie van de prijs. Het uitbesteden van boekhoudkundige diensten wordt beoordeeld op basis van veel verschillende parameters. De belangrijkste en meest voorkomende zijn het belastingstelsel, het aantal personeelsleden en de zakelijke transacties die in de periode zijn uitgevoerd. Het is moeilijk precies te zeggen hoeveel het uitbesteden van boekhoudkundige diensten in Moskou kost. Geschatte bereikprijzen zien er ongeveer zo uit:

Aantal documenten per maand	Algemeen systeem	Vereenvoudigde belastingheffing
Tot 10	5000 roebel per maand	3000 RUB
Van 11 tot 30	9000	6700 RUB
Van 31 tot 50	15000	12000 RUR

Hoewel dit niet de volledige kosten zijn van uitbesteding van boekhouding. De prijzen in Moskou kunnen sterk variëren. Laten we naar een ander systeem kijken. Alleen zal het gebaseerd zijn op de omzet van het bedrijf. De geschatte kosten in dit geval zijn:

Bedrijfsomzet	Onderhoudskosten per maand
Tot 250 duizend roebel	3500
Tot 500.000	5000
Tot 1 miljoen	5500
1-2 miljoen	10000
2-3 miljoen	13.000
3-4 miljoen	14.000

Tegelijkertijd, wanneer de prijs wordt besproken, is het noodzakelijk om te verduidelijken wat er in het basispakket zit. De meest voorkomende en gevraagde momenten zijn onder meer 1C-ondersteuning, lopende boekhouding conform alle registers, opmaken vooraanmeldingen, opmaken van inkoop-, verkoop- en kassa's, personeelsadministratie, salarisadministratie, overige beloningen, behartiging van de belangen van een partner in het belastingkantoor, betalingsopdrachten en levering van informatie aan controlerende diensten.

Conclusie

Zoals u kunt zien, is dit een winstgevende onderneming - het uitbesteden van boekhouddiensten. Met het contract kunt u alle risico's weergeven en de relatie op juridisch vlak consolideren. Deze aanpak maakt het mogelijk om de kosten aanzienlijk te verlagen (wat zeer gunstig is voor kleine bedrijven), zorgt voor een tijdige aanlevering van alle informatie en vermijdt boetes en andere sancties die door de belastingdienst kunnen worden opgelegd. Maar men moet aandacht en voorzichtigheid niet vergeten bij het kiezen van een bedrijf. Er hangt immers veel van af. Als je deze kwestie achteloos benadert, kun je later veel problemen krijgen. Bovendien is het schenden van vertrouwelijkheid en het verstrekken van gegevens aan concurrenten niet het ergste probleem. Voor het uitbesteden van uw boekhouding hoeft u immers geen speciale vergunning aan te vragen. En een garantie voor de kwaliteit van de dienstverlening, maar ook van het werkniemand kan geven.

U kunt zich alleen concentreren op de ervaring van een commerciële structuur, de bestaande reputatie, diploma's en certificaten, evenals op het scala aan geleverde diensten. Gelukkig is het in het tijdperk van internet niet moeilijk om dit allemaal te weten te komen. U kunt de sites bezoeken van uitbesteders of zelfs speciale organisaties die hun activiteiten volgen. Tegelijkertijd moet u letten op hoeveel bedrijven onder hun jurisdictie vallen, omdat te veel van hen een negatieve invloed hebben op de kwaliteit van de dienstverlening. Het is raadzaam om het contract voor het uitbesteden van boekhoudkundige diensten lang voor ondertekening te bestuderen, waarvan een voorbeeld op de website van het bedrijf of de specialist die u leuk vindt.