Boekhouding voor de ontvangst van goederen

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

De ontvangst van goederen in het magazijn van een detailhandelsonderneming wordt uitgevoerd door fabrikanten en groothandels. Bij producten worden begeleidende papieren uitgegeven. In het artikel gaan we in op de kenmerken van het ontvangen en verantwoorden van de ontvangst van goederen.

Algemene informatie

Facturen en facturen zijn de belangrijkste documenten voor de ontvangst van goederen. Levering van producten aan een detailhandelsonderneming vindt in de regel plaats over de weg. In dit geval wordt de goederenbeweging afgegeven door de TTP (vrachtbrief).

TTP-secties

De vrachtbrief bestaat uit transport- en goederenonderdelen. In deze laatste vult de leverancier de gegevens in. De productsectie moet informatie bevatten over:

• aan de leverancier en betaler (namen, bankgegevens);
• product en verpakking (tarra): naam, korte omschrijving, artikelnummer, bruto gewicht, aantal stuks, soort verpakking, hoeveelheid, prijs;
• BTW (10% of 18%).

De sectie is ondertekend door de personen die de levering hebben geautoriseerd, de producten hebben vrijgegeven en geaccepteerd.

Vervoer onderdeel

Dit gedeelte bevat informatie over:

• leverdatum;
• Voertuignummer en vrachtbrief;
• naamen adres van de ontvanger, afzender, klant (betaler);
• punt van laden / lossen (deze informatie wordt indien nodig ingevuld);
• lading (aantal stuks, korte naam, gewicht, type container).

Ontvangen in het magazijn

Een kopie van de TTP bij ontvangst van goederen wordt door de winkelier (winkelmanager) ontvangen van de materieel verantwoordelijke medewerker van de leverancier. Daarna wordt een kopie van de inkomende factuur en de begeleidende papieren uitgegeven door de vertegenwoordiger van de leverancier overgedragen aan de boekhoudafdeling.

Als bij ontvangst van de goederen een discrepantie wordt vastgesteld tussen de informatie in de documenten en de werkelijke hoeveelheid producten, wordt een akte opgemaakt. Het is ondertekend door beide partijen.

Bij acceptatie is de winkelier verplicht de kwaliteit van de producten te controleren.

Kenmerken van begeleidende papieren

Voor voedselgrondstoffen, voedingsproducten voor de detailhandel, moet een document worden afgegeven waarin hun veiligheid en kwaliteit worden bevestigd. Het moet een verwijzing bevatten naar het nummer van de vergunning (hygiënecertificaat) en de datum van afgifte. Dit document is opgesteld door de bevoegde instanties van de staat Sanitair en Epidemiologisch Toezicht.

In papieren voor geïmporteerde producten moet er een merkteken zijn bij het passeren van een hygiënische controle op de manier voorgeschreven door wettelijke bepalingen.

Verkoop van voedingsgrondstoffen en voedingsproducten zonder bovenstaande documenten is niet toegestaan.

Controleer

Na ontvangst van de goederen, controle van de kwaliteit, overeenstemming van de werkelijke beschikbaarheid met de informatie van de begeleidende documentatie, evenalsde op de container aangegeven markering wordt uitgevoerd door een financieel verantwoordelijke medewerker. De controle kan niet alleen rechtstreeks door de winkelier worden uitgevoerd, maar ook door de magazijnmanager of zelfs het hoofd van de onderneming.

Het volgende moet worden overwogen bij het nemen van voedselproducten:

• Vlees moet worden geaccepteerd met een veterinair merk en een document dat de inspectie van het veterinaire toezicht bevestigt.
• Gevogelte moet worden gestript. Er is een uitzondering voorzien voor game.
• Accepteer eieren zonder veterinair certificaat voor elke partij, met een beschadigde schaal, besmetting is niet toegestaan.
• Zuivelproducten moeten aankomen in schone containers en intacte verpakking.
• Vis (gerookt, gekoeld), producten en halffabrikaten daarvan worden direct opgestuurd voor verkoop. Opslag van deze producten in het magazijn is niet toegestaan.
• Verlopen alcoholarme en niet-alcoholische dranken, gebottelde producten zonder etiket, beschadigde kurken/deksels, bezinksel en andere defecten zijn niet toegestaan.
• Bakkerijproducten, brood moet met kwaliteitscontrole in het magazijn worden afgeleverd; het gewicht van elk type product moet voldoen aan de technische voorwaarden en normen.

Hoofdlettergebruik

Nieuwe aankomst van goederen wordt in aanmerking genomen op de dag van verzending naar het magazijn volgens de werkelijke hoeveelheid. Indien het niet mogelijk is om aan deze regel te voldoen (bij controle van kwaliteit, kosten, kwantiteit, inschakelen van een deskundige, etc.), maakt de financieel verantwoordelijke in het tekstgedeelte van het rapport na ontvangst van de kwitantie een aantekening waarin hij geeft de leverancier aan, de totale kosten van producten (inverkoopprijzen), de redenen voor de onmogelijkheid om op de voorgeschreven manier te posten.

Individuele leverancier

Retailers kopen vaak producten van de bevolking om hun assortiment uit te breiden. Deze producten zijn van lage kosten en van hoge kwaliteit.

Aankoop wordt gedaan op basis van het contract. De betrekkingen tussen de partijen bij de transactie worden geregeld door de normen van Ch. 30 GK (par. 1).

Een kenmerk van de aankoop van goederen is dat een van de deelnemers een burger is die niet de status van individuele ondernemer heeft, en de andere een rechtspersoon is. Volgens de regels moet de overeenkomst tussen hen schriftelijk zijn. Deze contractvorm is ook nodig voor de onderneming om haar kosten te documenteren.

Aanbestedingswet

Na ontvangst van de goederen kan het formulier OP-5 worden afgegeven. Dit document is goedgekeurd door het decreet van de staatscommissie voor statistiek nr. 132 van 25 december. 1998 en is bedoeld voor horecaondernemingen. Volgens een aantal experts is het echter goed mogelijk om het te gebruiken wanneer rechtspersonen producten van de bevolking kopen. De organisatie kan bovendien naar eigen goeddunken een ander document ontwikkelen dat een nieuwe goederenontvangst opmaakt. In dit geval moet rekening worden gehouden met de bepalingen van de federale wet nr. 129.

Het document wordt, net als de TTP, in twee exemplaren opgemaakt. De eerste wordt overgedragen aan een persoon, de andere wordt naar de boekhoudafdeling gestuurd.

Belangrijk moment

In de vorm van OP-5 moeten de paspoortgegevens van de burger-leverancier aanwezig zijn. Deze informatie zal vervolgens door het bedrijf nodig zijn om rapporten in te dienen over:bedragen betaald aan particulieren.

Financieel verantwoordelijke werknemers

Bij handelsondernemingen wordt in de regel een speciale medewerker aangesteld om operaties uit te voeren om producten van de bevolking te kopen. Hij wordt financieel verantwoordelijk in opdracht van het hoofd van de organisatie en sluit een passende overeenkomst met de werkgever. Deze eis is aanwezig in artikel 7.2 van de Richtlijnen voor boekhouding en registratie van opslag, ontvangst en vrijgave van goederen in handelsorganisaties.

De verantwoordelijke medewerker ontvangt een bepaald bedrag onder de melding. Hij maakt zelfstandig afspraken met individuele leveranciers.

Bij voltooiing van de aankoop bezorgt de verantwoordelijke medewerker de boekhoudafdeling een rapport over de werkelijke kosten. Het gaat vergezeld van een aankoopakte en een kopie van de factuur die de overdracht van producten naar het magazijn bevestigt.

Het volgende voorschotbedrag wordt pas uitgegeven nadat de werknemer de besteding van het eerder verstrekte geld volledig heeft verantwoord.

Op basis van de documenten die door de verantwoordelijke functionaris aan de boekhoudafdeling zijn verstrekt, wordt de ontvangst van goederen weergegeven in de boekhouding. Producten worden verantwoord tegen werkelijke kostprijs. Een dergelijke regel is vastgelegd in paragraaf 5 van PBU 5/01.

BTW

Zoals vastgelegd in het belastingwetboek, zijn individuen geen btw-betalers. Dienovereenkomstig bevatten producten die zijn gekocht van burger-leveranciers geen "input" -belasting. Dit bepa alt op zijn beurt enkele kenmerken van de verkoop van dergelijke goederen.

Belastinggrondslag voor de doorverkoop van producten,gekocht van particulieren, wordt berekend uit het verschil tussen de kostprijs van verkoop en verkrijging in overeenstemming met paragraaf 4 van paragraaf 154 van artikel NK.

Ontvangst van goederen en diensten in "1C"

Weerspiegeling van productacceptatiehandelingen wordt uitgevoerd door een speciaal document. Het heet "Ontvangst van goederen en diensten".

Ondertussen is het doel van dit document vrij breed. Met zijn hulp wordt de acceptatie van goederen en materialen (inventaris, evenals diensten) geformaliseerd.

Het is de moeite waard om te zeggen dat het invullen van het document "Ontvangst van goederen en diensten" enkele nuances heeft. Je moet ze kennen om fouten tijdens de registratie te voorkomen.

Documentinvoer

De registratie van de ontvangst van goederen in "1C: 8.2" moet beginnen met de selectie van de sectie "Aankopen en verkopen". Klik in het navigatiepaneel op de link "Ontvangst van goederen en diensten". Daarna wordt een lijst geopend met documenten die eerder in de database zijn ingevoerd.

Maak een nieuw document door op de knop "Toevoegen" te drukken.

Sommige velden in het geopende formulier zijn rood onderstreept. De informatie daarin moet zonder mankeren worden ingevoerd.

Hier is een lijst met details:

• "Soort bewerking". Dit attribuut bepa alt het type goederenontvangst. In "1C: 8.3", zoals in de eerdere versie, is het veld standaard "aankoop, commissie". Informatie kan ongewijzigd worden gelaten.
• "Organisatie". Informatie over het bedrijf moet absoluut aanwezig zijn. Als informatie wordt verstrekt doorstandaard, dan zal wanneer een nieuw document wordt gegenereerd, dit automatisch in het veld worden vervangen. Als de toepassing rekening houdt met gegevens voor verschillende ondernemingen en de ontvangst van goederen in "1C" niet wordt weerspiegeld in het hoofdbedrijf, moet de informatie handmatig worden ingevoerd.
• "Magazijn". Dit veld is optioneel als de parameters niet aangeven dat de boekhouding wordt uitgevoerd door magazijnen. Het derde subconto (rekening 41) hangt af van het ontwerp van dit veld in de boekingen op de productboekhoudingsrekening.
• "Tegenpartij". De verkoper wordt hier vermeld. Het kan worden geselecteerd uit de directory. Het contract en de tegenpartij kunnen ook vooraf worden ingevoerd.

Bij het rechtstreeks invoeren van informatie over het contract vanuit de directory, treden vaak fouten op bij het invullen van het kenmerk "type contract". Vervolgens kan het systeem de informatie niet identificeren. Als u gegevens uit het ontvangstdocument invoert, verschijnt automatisch de gewenste waarde in het programma. Op de vorm van het contract moet "met de leverancier" worden vermeld.

Vooruitbetaling

Deze prop kan worden geselecteerd uit de lijst:

• "automatisch";
• "niet lezen";
• "per document".

Standaard is de eerste optie.

Voor automatische verrekening moet u de boekhouding voor ontvangsten instellen. Hiervoor wordt het register "Rekeningen van afrekeningen" gebruikt. De standaard is ingesteld op 60.02. Deze rekening wordt automatisch ingevoegd in de instructies waarmee het voorschot wordt betaald.leverancier. Bovendien, c. 60.02 wordt weergegeven op het tabblad "Vereffeningsrekeningen" in het ontvangstdocument.

Het programma zal de aanwezigheid van een vooruitbetaling analyseren en, als het saldo op de rekening wordt gevonden, een boeking voor verrekening genereren.

Tabel "Producten"

Het wordt gebruikt om de lijst met gekochte producten weer te geven. De invoer wordt uitgevoerd met de knoppen "Toevoegen" en "Selectie". De laatste toont informatie uit het naslagwerk "Nomenclatuur". Het vereenvoudigt het proces van het invullen van de tabel aanzienlijk.

In het selectieformulier kunt u zoeken, kosten en aantal aanvragen.

Na het selecteren van posities, klikt u op de knop "Overbrengen naar document" en ze worden automatisch naar de tafel overgebracht.

BTW-boekhouding

Het belastingtarief wordt automatisch ingevuld vanuit het naslagwerk "Nomenclatuur". De indicator in de kolom "Prijs" is exclusief btw.

In het tabelgedeelte van het document zijn er verplichte details "BTW-rekening" en gewoon "Rekeningrekening". Ze kunnen handmatig worden ingevoerd. Om ze automatisch in te vullen, moet u het gegevensregister "Productboekhoudrekeningen" instellen.

Prijsbeheer

De link "Prijs zonder btw" zal doorverwijzen naar het tabblad "Prijs en valuta". Vanaf hier worden de volgorde van het invullen van de prijsindicatoren in het document, de valuta en de volgorde van belastingreflectie gecontroleerd.

Als het prijstype is gespecificeerd in het contract van de tegenpartij, wordt dit bepaald in het documentautomatisch.

Als "Prijs inclusief btw" is ingesteld, kunt u de kosten inclusief btw in de kolom invoeren.

U kunt de valuta wijzigen als het contract met de tegenpartij daarin voorziet in afrekening. In dit geval kunt u het tarief instellen en de prijs opnieuw berekenen.

Als het selectievakje is ingesteld op "Btw opnemen in de prijs", kunt u de "voorbelasting" niet toewijzen door te boeken naar DB inc. 19, en toeschrijven aan de productiekosten. Als het er niet is, zal er een vermelding zijn in de boekingen voor db sch. 19.03.

Leverancierfactuur: registratie

Onderaan het documentformulier bevinden zich velden voor het invoeren van de datum en het nummer van het binnenkomende document. In de buurt is de knop "Registreren". Factuurregistratie is vereist voor btw-boekhouding.

Als u op de bovenstaande knop klikt, wordt een document met de naam "Ontvangen factuur" ingevoerd met de vereiste informatie uit de bon. Als het al eerder is ingevoerd, verschijnt er een link in het documentformulier (in het onderste gedeelte). Het kan worden gebruikt om een document te openen.

Extra bladwijzer

Het wordt gebruikt om het inkomende nummer en de datum op te slaan. Hier dient u de gegevens van de factuur van de leverancier in te vullen. Het nummer en de datum van het opgemaakte document hoeven niet te worden vervangen door de factuurgegevens.

Als de afzender of ontvanger van de goederen verschilt van de leverancier en de organisatie die de producten ontvangt, selecteert u op het tabblad "Aanvullend" in de relevante details de juiste personen.

Synthetische boekhouding enanalyse

Handelsondernemingen houden doorgaans gegevens bij zowel in voorraad als in boekhoudkundige documenten. Accountants kunnen alleen de synthetische methode gebruiken. In het magazijn wordt op zijn beurt een analytische boekhouding bijgehouden.

Laatst gedaan door:

• rechtspersonen en afzonderlijke afdelingen;
• financieel verantwoordelijke medewerkers;
• productassortiment.

Analytics kan ook worden uitgevoerd in een context die geschikt is voor de onderneming.

De boekhouding van producten wordt alleen in waardetermen of zowel in waarde als in fysieke termen gehouden in overeenstemming met de primaire documentatie. De tweede optie wordt als de meest geschikte beschouwd.

Aan het begin van de activiteit moet de onderneming de methode voor het opslaan van producten bepalen: variëteit of batch. De boekhoudmethode hangt hier ook van af.

De partitiemethode is handig voor organisaties die het volgende implementeren:

• medicijnen;
• eten;
• cosmetica en andere producten met een relatief korte houdbaarheid.

De rassenmethode omvat het bijhouden van boekhoudkaarten of een goederenboek. Elk afzonderlijk item en elke variëteit heeft zijn eigen pagina of kaart.

In de boekhouding mag informatie uit magazijnboekhoudingsregisters niet worden gedupliceerd. Bij de balansmethode (operational accounting) moet de specialist die verantwoordelijk is voor het boeken van producten periodiek de juistheid van de voorraadadministratie controleren. Fouten moeten onmiddellijk na ontdekking worden gecorrigeerd.

Op de eerste dag van elke maand, volgens inventarisgegevensbalans wordt gevormd. Het geeft de balans van producten aan op prijs, hoeveelheid, namen en kwaliteiten.