Kantoorbeheerder functieomschrijving: plichten, functies en rechten

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Op de meeste openbare plaatsen is de receptioniste de eerste persoon die je ontmoet zodra je de drempel overgaat. Deze specialisten worden ingehuurd door hotels, schoonheidssalons, restaurants en natuurlijk kantoorinstellingen. Ze hebben veel verantwoordelijkheden, van het communiceren met gasten en partners tot het verwerken van documentatie.

Kenmerken

Het is de moeite waard om te zeggen dat de beheerder een zeer veelzijdig beroep is, dat veelzijdige taken kan omvatten. Het voordeel voor beginners is dat het geen diepgaande kennis op een bepaald gebied vereist.

Potentiële werkgevers besteden meer aandacht aan persoonlijke kwaliteiten. Een potentiële kandidaat voor de functie van kantoorbeheerder moet matig sociaal zijn, contacten kunnen leggen met verschillende mensen en hun eigen gedachten correct kunnen uiten. Het is ook een voordeel om interesse te hebben in het gekozen vakgebied.activiteiten en het vermogen om met stress om te gaan. Die laatste kwaliteit komt de toekomstige beheerder zeker van pas. Hij zal met een enorm aantal bezoekers moeten communiceren, onder wie zeker conflicten zullen optreden. Maar zelfs in dergelijke situaties moet de beheerder beleefd kunnen blijven.

Opgemerkt moet worden dat, afhankelijk van het wervingsbeleid van het bedrijf, er vereisten kunnen zijn voor hoger onderwijs, het vermogen om met kantoorapparatuur te werken, enz.

Het werkschema voor deze functie wordt meestal bepaald door de openingstijden van de vestiging, aangezien het de beheerder is die deze 's ochtends opent en' s avonds sluit. Bij 24 uur per dag werken voor medewerkers wordt echter een ploegenschema opgesteld. In de regel werken kantoren niet in deze modus.

Het is ook de moeite waard aandacht te schenken aan het feit dat de beheerder en officemanager verschillende beroepen zijn. De officemanager houdt feitelijk toezicht op andere medewerkers. De beheerder voert, in tegenstelling tot hem, deze functie niet uit. Hij voert alleen zijn eigen functies uit en heeft zo nodig interactie met andere medewerkers van het kantoor.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

Een kantoorbeheerder, die op de werkplek is, moet een aanzienlijk aantal taken uitvoeren die het management hem opdraagt. Laten we ze kort opsommen.

• Ontvangst en daaropvolgende distributie van telefoongesprekken. Tijdens de onderhandelingen dient de beheerder de informatie vast te leggen en over te dragen aan medewerkers. Indien nodig moet de oproep:doorverwijzen naar een andere afdeling.
• De taken van een kantoorbeheerder omvatten een clausule die een werknemer verplicht om initieel advies te geven aan potentiële klanten.
• De noodzaak om zowel inkomende als uitgaande documentatie te verwerken.
• Het plaatsen van vacatures op gespecialiseerde portals en wervingsbureaus. De taken van de kantoorbeheerder omvatten ook het voeren van eerste interviews met potentiële kandidaten.
• Aankoop van kantoorbenodigdheden en verbruiksartikelen die nodig zijn om de goede werking van kantoorapparatuur te garanderen.

Naast de hierboven genoemde taken, heeft de kantoorbeheerder eigenlijk constant contact met mensen. Dit zijn zowel potentiële klanten als huidige medewerkers van het bedrijf. Deze specialist is verantwoordelijk voor het plannen van medewerkers.

Rechten

Het aantal rechten is, in tegenstelling tot plichten, veel minder. Dus, wat doet de instructie van de kantoorbeheerder?

• Handel namens het bedrijf en vertegenwoordigt zijn belangen in interactie met andere ondernemingen.
• Om te communiceren met andere medewerkers binnen de toegewezen autoriteit.
• Maak voorstellen ter overweging om de prestaties van de organisatie te verbeteren.

Office administrator functies

Deze specialist zou op de werkplek moeten zijneen aanzienlijk aantal taken uitvoeren die hem zijn toegewezen:

• Het kantoor voorbereiden.
• Behoud de orde.
• Bezoekers bedienen.
• Telefoondienst.

In feite kan het aantal functies meer zijn. Het hangt af van de lijst met functieverantwoordelijkheden van de kantoorbeheerder in een bepaalde instelling.

Het kantoor voorbereiden

Vervulling van toegewezen functies begint in de regel met voorbereiding op een nieuwe werkdag. Aangekomen op zijn werkplek controleert de beheerder het werk van kantoorapparatuur, de beschikbaarheid van verbruiksartikelen en briefpapier. Vervolgens moet de specialist zich vertrouwd maken met de lijst met bezoekers en voorwaarden scheppen voor hun ontmoeting.

Orde handhaven

De beheerder mag niet direct betrokken zijn bij het schoonmaken en andere activiteiten om de orde op kantoor te handhaven. Een van zijn taken is echter de noodzaak om het werk van het onderhoudspersoneel te coördineren. Hij moet de schoonmaak plannen en de duur ervan aangeven.

Klantenservice

De taken van de beheerder bestaan ook uit het onderhandelen met bezoekers over het tijdstip van het bezoek, en deze afstemmen met het hoofd. Het bezoekschema moet zo worden opgesteld dat er geen overlappingen zijn en niemand tijd hoeft te verspillen aan wachten. Daarnaast moet de beheerder bezoekers ontmoeten. Hij is het die de eerste scheptindruk.

Telefoondienst

Deze functie is toegewezen aan de beheerder om de manager te bevrijden van onderhandelingen en hem niet af te leiden van de workflow. Een medewerker kan een aantal zaken zelf oplossen of een afspraak maken voor een bezoeker volgens het schema van de leidinggevende. Bij het uitvoeren van deze functies moet de werknemer zeker de vertrouwelijkheid bewaren en de informatie die hem ter beschikking staat niet bekendmaken aan buitenstaanders.

Voorbeeld

De functiebeschrijving van de kantoorbeheerder kan verschillende items bevatten, afhankelijk van de vereisten van een bepaalde organisatie. In de regel zullen echter standaardvoorwaarden worden voorgeschreven, die als model worden beschouwd.

• Algemene bepalingen.
• Kwalificatie-eisen. Voor een potentiële bestuurder is in de regel een secundair specialistische opleiding voldoende. Ervaring is zeker een troef.
• Verantwoordelijkheden. Geen enkele functiebeschrijving is compleet zonder dit item.
• Rechten. De bewindvoerder heeft bijvoorbeeld het recht om voorstellen te doen ter verbetering van de activiteiten van de onderneming.
• Aanvullende bepalingen die items kunnen bevatten die niet in andere secties zijn opgenomen.

Het is gebruikelijk om een nieuwe werknemer een functiebeschrijving ter beoordeling te geven, die hij met zijn eigen handtekening moet bevestigen.

Werkplek

Instructie over arbeidsbescherming voor de beheerder van het kantoor stelt enkele eisen aan arbeidsomstandigheden. Zo moet de werkplek bijvoorbeeld zo worden gesitueerd dat de werknemer zich prettig voelthun eigen taken uitvoeren. Het bevindt zich in de regel naast het kantoor van de manager en stelt u in staat om andere werknemers in de gaten te houden.

Je moet begrijpen dat bij het uitvoeren van taken de beheerder, evenals andere werknemers, vaak kantoorapparatuur moeten gebruiken. Daarom moet het zo worden geplaatst dat het beschikbaar is voor kortdurend gebruik.

Een van de belangrijke taken die niet duidelijk is omschreven in de functiebeschrijving van de beheerder, is om op te treden als schakel tussen de directe supervisor en ondergeschikten. Daarom moet de werknemer proberen een gunstige omgeving te creëren en contacten te leggen met andere specialisten. Het is niet alleen belangrijk om de instructies van de leider correct over te brengen, maar ook om de nauwkeurigheid van hun implementatie te kunnen controleren.

Om deze reden wordt het vermogen om contact te maken met anderen een belangrijke factor bij het behalen van succes in deze functie. Dit geldt zowel voor leiders als voor ondergeschikten. Wat persoonlijke kwaliteiten betreft, worden organisatie en stressbestendigheid als heel belangrijk beschouwd, waardoor je andere werknemers kunt managen en kalm kunt blijven, zelfs als je te maken hebt met conflictbezoekers.