Wat is een ERP-systeem? Planning van financiële middelen voor ondernemingen

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Steeds meer ondernemingen van verschillende groottes over de hele wereld proberen de krachtigste beheertool die bekend staat als een ERP-systeem in hun werk te introduceren. Het gebruik ervan is bedoeld om een effectieve controle en planning tot stand te brengen van alle strategisch belangrijke bedrijfsprocessen voor de organisatie, om de werking van de belangrijkste productie- en hulpfaciliteiten te optimaliseren.

Het concept van ERP en ERP-systemen

Bedrijfsstrategie ERP (EntERPrise Resource Planning) is een integratie van alle afdelingen en processen van de organisatie: productiefaciliteiten, financiële, personeels- en klantprofielafdelingen en vele anderen. Een dergelijke combinatie is vooral gericht op het optimaliseren van de verdeling van verschillende middelen binnen de onderneming.

Als het vroeger een puur marketingconcept was, wordt een ERP-systeem tegenwoordig meestal gezien als een klasse van gespecialiseerde softwaretools. In brede zin is het een methodologie voor het plannen en beheren van alle ondernemingsmiddelen. Historisch gezien werd de ERP-strategie gevormd op basis van zijn voorgangers:

• MRP - planning van materiaalvereisten.
• MRP II - planningproductiemiddelen.

Een ERP-systeem kan daarentegen worden gebruikt voor zeer grote ondernemingen, vaak geografisch verspreid. In dit geval hebben we het over corporate resource planning, omdat het niet alleen aandacht besteedt aan productie, maar ook aan uitgebreide financiële planning. Een essentieel kenmerk van het ERP-systeem is ook de mogelijkheid om het in absoluut elke onderneming te gebruiken, ongeacht de specifieke kenmerken van het werk, inclusief degenen die zich niet bezighouden met productieactiviteiten. Aangezien het als een softwareproduct wordt beschouwd, moet worden opgemerkt dat het is uitgerust met een krachtigere reeks technische middelen die het besluitvormingsproces vergemakkelijken of vervangen.

Doel van het ERP-systeem in de onderneming

Om te beslissen over een radicale verandering in de activiteiten van hun bedrijf, gerelateerd aan de introductie van een informatiebeheersysteem en de implementatie van een nieuwe bedrijfsstrategie, moet het management zich duidelijk bewust zijn van de noodzaak van deze stap, die moet worden uitgedrukt in de volgende kernpunten:

• onwil om de huidige stand van zaken te accepteren;
• het bestaan van de noodzaak om moderne technologieën te gebruiken om de positie van een zakelijke entiteit op de markt in een concurrerende omgeving te versterken;
• aanzienlijke voordelen verwachten van de implementatie.

Allereerst is het gebruik van een ERP-systeem ontworpen om bij te dragen aan de succesvolle implementatie van een vergelijkbare bedrijfsstrategie, waarvan de uitvoering moet zorgen voor een effectieveplanning en beheer van bedrijfsresources. Om dit te doen, is het noodzakelijk om het werk van zijn afdelingen te optimaliseren, namelijk om maximale consistentie tussen hen te bereiken en de administratieve kosten te verminderen. Dit kan worden bereikt door de voordelen die het informatiesysteem biedt. Dit is:

• Vergroten van de transparantie van bedrijfsprocessen.
• Problemen oplossen met het organiseren en vinden van de juiste informatie.
• Verbeter de betrouwbaarheid en relevantie van gegevens.
• De snelheid van de workflow tussen afdelingen verhogen.
• Organisatie van één informatieruimte tussen het hoofdkantoor en afgelegen vestigingen.
• Het verminderen van de tijd die nodig is om documentatie te voltooien en het wegwerken van mogelijke fouten.
• De snelheid van besluitvorming op alle niveaus verhogen.

ERP-systeem zorgt voor een verhoging van de concurrentiepositie van het object, niet alleen door de introductie van efficiëntere bedrijfsprocessen in zijn werk. Het gebruik ervan moet ook leiden tot een verlaging van de totale kosten van de onderneming. Geavanceerde plannings-, modellerings- en analysetools helpen bij het optimaliseren van de middelen van productieactiviteiten, de financiële sector, evenals het werk van magazijn, transport en andere afdelingen.

Belangrijkste kenmerken van werk

In verschillende bedrijven, zelfs die met hetzelfde bedrijf, kunnen alle bedrijfsprocessen op totaal verschillende manieren verlopen. Het gestandaardiseerde werkschema dat een enterprise management-informatiesysteem biedt, kan aanzienlijk verschillen van het hiervoor gebruikte. Door dezereden om het alleen als een softwareproduct te beschouwen, is fundamenteel verkeerd, aangezien de implementatie ervan grootschalige interne veranderingen van het bedrijf vereist in de vorm van reorganisatie van bestaande bedrijfsprocessen.

De conceptuele kenmerken van deze systemen zijn direct gerelateerd aan hun essentie. Bedenk dat de ERP-methodologie de consolidatie inhoudt van alle vitale afdelingen van de onderneming om het effectieve beheer van haar middelen te organiseren. Een dergelijke associatie wordt geïmplementeerd binnen het informatiesysteem door de aanwezigheid van een enkele openbare database. Informatie komt maar één keer in de repository en kan vervolgens herhaaldelijk worden verwerkt en gebruikt door verschillende interne en externe consumenten. In vergelijking met het echte leven is er in dit geval een afname van de tijd en moeite van de werknemers van het bedrijf voor het nemen van beslissingen. Er moet ook worden opgemerkt dat het ERP-systeem geen geautomatiseerd procesbesturingssysteem is, maar een geïntegreerd informatiesysteem op basis van hun abstracte model, informatie die wordt ingevoerd door levende mensen.

De structuur van de database, evenals de werking van het softwarepakket als geheel, moet zo worden ingericht dat de activiteiten van alle afdelingen zonder uitzondering worden weergegeven. Deze aanpak maakt het mogelijk om de totale set van middelen en bedrijfsprocessen van de onderneming bijna in re altime te monitoren, en dus om operationeel en strategisch beheer ervan uit te voeren.

Een van de belangrijkste taken van ERP-systemen is omoptimalisatie van het planningsproces en controle over de uitvoering van het plan. Ingebouwde intelligente algoritmen vereenvoudigen de oplossing aanzienlijk voor hun gebruikers. De planning en het beheer van een productieonderneming heeft bijvoorbeeld veel specifieke kenmerken die verband houden met de heterogeniteit van de componenten ervan. Zo kunnen er in één fabriek werkplaatsen zijn die zowel continu als discreet werken. Vanuit dit oogpunt zou het geïmplementeerde ERP-klasse systeem universeel moeten zijn en het breedste scala aan gespecialiseerde modules moeten bevatten.

Aangezien de moderne ondernemingen van tegenwoordig vaak geografisch verspreid zijn, is het erg belangrijk dat filialen op afstand van het hoofdkantoor volledige toegang krijgen tot een gemeenschappelijk informatiedatawarehouse. Dit wordt geïmplementeerd door de meest geavanceerde netwerktechnologieën die betrokken zijn bij de ontwikkeling van ERP-systemen, die ook zorgen voor de differentiatie van gebruikerstoegangsrechten tot de informatie die erin is opgeslagen.

Functionaliteit van ERP-klasse systemen

Over functies gesproken, we mogen niet vergeten dat elk product van ERP-klasse een bedrijfsbeheersysteem als geheel is. Het bereik van zijn mogelijkheden zal voornamelijk afhangen van de schaal en kenmerken van de werking van de faciliteit voor de behoeften waarvan deze wordt gebruikt. Overweeg de klassieke functieset:

Productie

• Handhaven van ontwerp- en processpecificaties voor geproduceerde goederen of uitgevoerde diensten om de hoeveelheid benodigde materialen en arbeidskosten te bepalen.
• Productieplannen tekenen.
• Planning en beheer van de technische capaciteiten van een onderneming in verschillende benaderingen: van individuele eenheden tot werkplaatsen en productieverenigingen.

Financiën

• Operationele boekhouding, financieel, management, fiscale boekhouding en controle.
• Beheer van ondernemingsactiva, inclusief vaste activa, effecten, bankrekeningen, enz.
• Uitgebreide planning van de financiële middelen van de onderneming en controle van de resultaten.

Logistiek

• Vorming van geplande indicatoren van de vereiste hoeveelheden materialen, grondstoffen, onderdelen, componenten in overeenstemming met productieplannen.
• Aanvoer- en verkoopbeheer: boekhouding voor tegenpartijen, bijhouden van een register van contracten, supply chain management, implementatie van magazijnplanning en boekhouding.

Personeel

• Het wervingsproces beheren.
• Operationeel personeel en personeelsdossiers, personeel, salarisadministratie.
• Mankrachtplanning.

Marketing en reclame

• Verkoopplannen onderhouden.
• Prijsbeheer in verschillende soorten markten om een adequate algemene strategie van de onderneming te vormen, een transparant beleid voor het berekenen van de kosten van goederen: rekening houden met kortingen en speciale verkoopvoorwaarden.
• Plan en controleer lopende promotie- en marketingactiviteiten.

Projecten. Rapportage

• Biedt een breed scala aan gestandaardiseerde formulieren voor boekhouding, financiële en managementrapportage, evenals een flexibel mechanismemaak op maat.
• Opstellen van een algemene strategie: stapsgewijze planning van wat nodig is voor de succesvolle implementatie van de timing, materiële, financiële en personele middelen.
• Bewaken van de belangrijkste prestatie-indicatoren van projecten.

Welke bedrijven kunnen ERP-systemen gebruiken

Op het eerste gezicht lijkt het erop dat systemen van deze klasse exclusief zijn ontworpen voor grootschalige industrieën, omdat ze meer worden gekenmerkt door de hoge complexiteit van de structuur van hulpbronnenstromen en processen van verschillende typen. Er zijn echter situaties waarin het gebruik van MRP- of MRP II-klassen mogelijk niet voldoende is voor een kleine onderneming. Tegenwoordig kunt u op de markt softwareproducten kopen met verschillende mogelijkheden. Afhankelijk van de schaal van de onderneming waar ze effectief kunnen worden gebruikt, zijn er zware, middelzware en lichte oplossingen.

Wat betreft niet-producerende organisaties, zijn ERP-klassesystemen ook op hen van toepassing. Voor dergelijke ondernemingen is een niet al te brede functionaliteit voldoende. Op dit moment zijn er kleine geïntegreerde of lokale soorten systemen die kunnen voldoen aan de behoeften van handelsbedrijven of organisaties die werkzaam zijn in de dienstensector. Er moet ook worden opgemerkt dat veel ontwikkelaars hun klanten en brancheproducten aanbieden.

Over classificatiemethoden

De meest voor de hand liggende functie waarmee alle ERP-beheersystemen voor ondernemingen kunnen worden geclassificeerd, is:schaal van de organisatie, waar ze van toepassing kunnen zijn. Vanuit dit oogpunt is het gebruikelijk om, afhankelijk van het aantal banen, oplossingen toe te kennen voor:

• Grote bedrijven (meer dan 10 duizend mensen).
• Middelgrote bedrijven (van 1.000 tot 10.000 mensen).
• Middelgrote ondernemingen (van 100 tot 1000 mensen).
• Kleine bedrijven (minder dan 100 mensen).

Een belangrijk teken van de systematisering van dergelijke informatieproducten is functionaliteit. Afhankelijk van het geïmplementeerde aantal uitgevoerde taken, is er de volgende algemeen aanvaarde indeling in:

• Groot geïntegreerd.
• Gemiddeld geïntegreerd.
• Financieel beheer.
• Lokaal.

De lokale versie is meestal een uniform, in een doos verpakt informatieproduct met een beperkte focus, met relatief kleine totale kosten. Meestal bestrijkt het een of meer blokken op het gebied van financiën van de organisatie of haar boekhoudactiviteiten. Dergelijke systemen zijn geschikt voor kleine productie- of handelsbedrijven.

Het financiële en managementsysteem van bedrijfsbeheer kan voornamelijk worden gebruikt in niet-productieorganisaties, voornamelijk in de handel of in het verlenen van diensten. Naast financieel en boekhoudkundig zijn hier ook logistieke managementmodules bij betrokken.

Geïntegreerde informatiesystemen kunnen, afhankelijk van de schaal van het doelobject, middelgroot of groot zijn. Ze omvatten alle bedrijfsprocessen van bedrijfsstructuren, namelijk interactie met leveranciers en consumenten,productie van het eindproduct, materiaal- en financiële stromen, personeelsrelaties, bevoorrading, opslag en marketing, projectuitvoering en vele andere.

Moderne markt voor ERP-systemen

Alle softwareproducten die vandaag op de binnenlandse markt worden gepresenteerd, kunnen worden onderverdeeld in twee hoofdcategorieën: Russisch en geïmporteerd. De verschillen tussen hen zitten niet alleen in de plaats van creatie, maar ook in de functionaliteit.

Krachtige westerse ontwikkelingen dienen als standaard voor wat gewoonlijk ERP-klassesystemen worden genoemd. De duidelijkste voorbeelden hiervan zijn de producten van SAP, Oracle, PeopleSof, SAGE, Baan, Microsoft Business Solution. Ze kunnen allemaal worden gebruikt op doelen van elk niveau, inclusief zeer grote. Het gebruik ervan door Russische bedrijven kan echter vaak moeilijk zijn vanwege het mogelijke optreden van de volgende problemen:

• Onvoorbereidheid van ondernemingen voor een serieuze reorganisatie van bestaande bedrijfsprocessen. De omvang van dergelijke veranderingen is moeilijk te overdrijven. De bedrijfsprocessen van buitenlandse bedrijfsbeheersystemen verschillen fundamenteel van die welke in ons land algemeen worden gebruikt.
• Onvoldoende aantal specialisten die in staat zijn om een import-ERP-systeemimplementatieproject in Rusland met het juiste kwaliteitsniveau te implementeren.
• De hoge kosten van het gebruik van dergelijke oplossingen.

Ondanks de algemene achterstand op westerse analogen, vergroten moderne Russische ontwikkelingen geleidelijk hun functionaliteit. Ze zijn volledig aangepast aan het werk van binnenlandse ondernemingen. en kan met succes worden geïmplementeerdals in een bepaald geval een brede dekking van bedrijfsprocessen niet vereist is, maar het volstaat om op sommige activiteitsgebieden de boekhouding op te zetten met behulp van een ERP-systeem. Voorbeelden van geavanceerde binnenlandse ontwikkelingen zijn de producten van 1C en Galaktika.

Kijken in de toekomst - ERP II

Het concept van ERP II ontstond enige tijd geleden en was het resultaat van het verbeteren van de ERP-methodologie. Enterprise resource planning en management blijven hierbij een van de belangrijkste taken. De snelle ontwikkeling van internet, die de opkomst van een nieuwe methode inluidde, heeft echter zijn sporen achtergelaten, waardoor het traditionele zakendoen gedeeltelijk elektronisch is geworden. ERP II is een combinatie van een klassiek bedrijfsbeheersysteem met specifieke online handelsoplossingen.

Nu is het uiterst belangrijk geworden om via het netwerk met uw tegenpartijen te communiceren. Hiervoor zijn twee belangrijke gebieden: supply chain management en customer relationship management. Intra-company informatie houdt op dat te zijn, komt de externe omgeving binnen en wordt de basis voor samenwerking met andere zakelijke entiteiten. Het nieuwe concept is in dit geval geformuleerd als het beheer van middelen en externe relaties van de onderneming. Naast de ideologische heroriëntatie kregen ERP II-systemen hun eigen technologische kenmerken.

Het probleem van het kiezen van een systeem oplossen

De keuze van software van dit niveau is een uiterst verantwoord proces. Een verkeerde beslissing op dit punt, zeker bij grootschalige projecten, kanleiden tot indrukwekkende tijd- en geldkosten bij gebrek aan het verwachte resultaat.

Effectieve implementatie van een grootschalig systeem, dat bijvoorbeeld het effectieve beheer van een productiebedrijf moet garanderen, vereist noodzakelijkerwijs een herontwerp van bedrijfsprocessen. Het is belangrijk om te voorkomen dat het programma aan het einde van de implementatieprocedure ongebruikte gegevens verzamelt of de noodzakelijke taken niet oplost. Om deze reden is het beter om een team van experts uit te nodigen die zich in deze materie hebben bewezen om samen te werken om het project uit te voeren.

Er is een bepaalde lijst met criteria op basis waarvan het projectteam, in overleg met de administratie van het doelbedrijf, een optimale, kosteneffectieve beslissing kan nemen over de keuze van een softwareproduct:

• Naleving van de technische en functionele mogelijkheden van het systeem met de belangrijkste doelstellingen van de onderneming.
• Total cost of ownership moet passen binnen het hiervoor toegewezen budget. Naast de aanschafkosten van het systeem omvat dit ook de bedrijfskosten en andere soorten indirecte kosten.
• Het geïmplementeerde informatiesysteem van ERP-klasse moet voldoen aan alle algemeen aanvaarde technische vereisten, wat betekent dat het schaalbaar, betrouwbaar, bestand tegen mogelijke storingen en antivirus- en anti-hackerbescherming moet zijn.
• Leverancier moet zorgen voor onderhoud en ondersteuning van geïnstalleerde software.

Het proces van het implementeren van ERP-klassesystemen

De introductie van ERP-systemen in ondernemingen gaat gepaard met de implementatie van de strategieën met dezelfde naam op hen. Deze procedure duurt, afhankelijk van de schaal van het doelobject, meestal enkele weken tot meerdere jaren. Een organisatie kan de implementatie zelf uitvoeren of de hulp inschakelen van hierin gespecialiseerde bedrijven. We kunnen de belangrijkste fasen van dit proces onderscheiden:

1. Primaire organisatie. Hier is het noodzakelijk om strategische doelen en doelstellingen te definiëren en het verwachte effect van implementatie voor een bepaalde organisatie aan te duiden. Op basis van deze gegevens kan een technisch plan voor het project worden opgesteld.
2. Projectontwikkeling. In dit stadium worden de huidige activiteiten van de organisatie geanalyseerd: de promotiestrategie, de bedrijfsprocessen. Op basis van de resultaten wordt een systeemmodel gebouwd en worden passende verfijningen in het werkplan aangebracht.
3. Uitvoering van het project. Omdat de regels voor het uitvoeren van bedrijfsprocessen worden gedicteerd door het geïmplementeerde ERP-systeem, worden ze hier getransformeerd volgens uniforme vereisten. Indien nodig wordt de ontwikkeling van rapportageformulieren en algoritmen voor het overzetten van gegevens uit eerder gebruikte boekhoudprogramma's uitgevoerd. Als in de vorige fasen de ontoereikendheid van de systeemfuncties voor het object wordt onthuld, wordt het definitief. Het wordt afgesloten met gebruikerstraining en pre-testen.
4. Inbedrijfstelling. Tijdens het gebruik worden mogelijke fouten en storingen geïdentificeerd en geëlimineerd.

SysteemBeheer van ERP-klasse is tegenwoordig niet alleen een kopie van dure software die op alle computers in een organisatie is geïnstalleerd, maar ook de belangrijkste drijvende kracht achter een veelbelovende bedrijfsstrategie. De keuze moet gebaseerd zijn op de bestaande behoeften en mogelijkheden van het doelobject. Het verdere succes van het hele bedrijf als geheel hangt af van de juistheid van de genomen beslissing en de uitvoering van de stappen voor de daaropvolgende implementatie.