Evenementenbeheer is het beheer van de organisatie van evenementen. Eventmanagement en de ontwikkeling ervan in Rusland

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Evenementenbeheer is een reeks activiteiten die worden uitgevoerd om massale en zakelijke evenementen te creëren. Tegelijkertijd worden de eerstgenoemden opgeroepen om krachtige ondersteuning te bieden aan reclamebedrijven, terwijl de laatstgenoemden gericht zijn op het versterken van de geest binnen bedrijven.

Evenementenbeheer is ook bekend onder een andere naam - "evenementenbeheer". De belangrijkste taak is om van een gewoon evenement een grootschalig evenement te organiseren, dat na voltooiing nog lang zal worden herinnerd.

Een beetje geschiedenis

Als we dit concept in vertaling uit het Engels beschouwen, dan is dit een evenement, een evenement. Uit primaire bronnen is bekend dat de eerste amusementsevenementen aan het begin van de 19e eeuw verschenen. In die tijd begon de verkoop van tickets voor verschillende competities in de professionele sport. Tegelijkertijd kunnen bijvoorbeeld de Olympische Spelen in het oude Griekenland of verschillende wedstrijden in het oude Rome ook als amusement worden aangemerkt.

Cult event manager Joe Goldblatt bewijst dat het vak van het organiseren van diverse entertainment evenementen teruggaat tot de 20eeeuw (1955 - de opening van Disneyland). Deze uitstekende persoon is te vertrouwen, aangezien hij de oprichter is van de International Community of Event Management. Hij ontwikkelde ook 's werelds eerste trainingen en een professioneel certificeringsprogramma op dit gebied.

Huidige staat van gebeurtenisbeheer

Zoals u weet, heeft de moderne samenleving twee hoofdkenmerken: massaproductie en consumptie. Zij waren het die de steeds toenemende behoefte aan eventmarketing beïnvloedden.

Zoals u weet, heeft de moderne samenleving twee hoofdkenmerken: massaproductie en consumptie. Zij waren het die de steeds toenemende behoefte aan eventmarketing beïnvloedden.

In Rusland schoot eventmanagement niet meteen wortel. Dus in de USSR werd dit soort diensten lange tijd door de staat geleverd en was het ook verantwoordelijk voor het organiseren van grootse vakanties (bijvoorbeeld de Olympische Spelen).

Professionele evenementenbedrijven in Rusland begonnen hun activiteiten pas in de jaren 90 van de 20e eeuw. Vanwege de specifieke kenmerken van dit werkterrein bleek dat de meeste specialisten uit de showbusiness kwamen. Daarom werden in die jaren sommige evenementen niet gehouden om voordelen te brengen, maar voor de gebruikelijke show.

Met de ontwikkeling van de bedrijfscultuur bleef de vraag groeien, niet alleen voor eventmarketing, maar ook voor professionals in eventmanagement. Ze moeten niet alleen creatief zijn, maar ze moeten ook bedreven zijn in verschillende tools en kennis ingebieden van de psychologie. In moderne bureaus van deze richting zijn er gekwalificeerde werknemers in de staat die elk evenement kunnen organiseren. Er mag ook van worden uitgegaan dat deze dienstensector zich zal blijven ontwikkelen.

Reden voor dergelijke gebeurtenissen

Dus hoe kan een evenement beginnen? De redenen die de “prelude” zijn, waarna de organisatie van evenementen wordt uitgevoerd, kunnen heel verschillend zijn. Afhankelijk van de aard en de doelstellingen, is het noodzakelijk om de volgende acties te benadrukken: seminars, wedstrijden, opfriscursussen, vergaderingen en vergaderingen, evenals jubilea. Evenementen die worden beheerd door evenementenbeheer omvatten: fondsenwerving (fondsen werven voor specifieke doeleinden), felicitaties, ceremonies, vieringen, sportwedstrijden, concerten en muziekuitvoeringen, evenals massale vieringen. Het belangrijkste in dit proces is het juiste gebruik van elke gelegenheid en de organisatie van de vakantie met maximaal voordeel.

Het is uit ervaring bekend dat de organisatie van evenementen, zelfs de kleinste in omvang, aanzienlijke kosten en inspanningen kan vergen (materieel en intellectueel). Daarom is voor een hoogwaardige training een duidelijk beeld van de uiteindelijke doelen, doelstellingen en gewenste publieke verontwaardiging noodzakelijk. Pas na volledige antwoorden op deze vragen, kunt u direct aan de slag met evenementenbeheer. Tijdens de planning moeten echter bepaalde belangrijke punten in overweging worden genomen, die hieronder worden besproken.

Budget

Deze termde kosten van toekomstige gebeurtenissen worden bepaald. Zo kost een goed georganiseerd bedrijfsfeest tot wel 20 duizend conventionele units. En een ander grootschalig evenement (bijvoorbeeld een concert van een uitmuntende artiest) is een heel ander eventmanagement. Dit is een vakantie van het hoogste niveau met extra organisatorische evenementen: een persconferentie, persinterviews en tv-uitzendingen. De kosten van dergelijke grootschalige evenementen zijn vaak enorm.

Actieplan

Een even belangrijke fase waarop de organisatie van het evenement is gebaseerd, is het plan. Het opstellen van een specifieke lijst van problemen die moeten worden opgelost en het bepalen van de timing zal niet alleen toelaten om een bepaalde vakantie correct te organiseren, maar ook om een optimale inschatting te maken van de kosten ervoor.

Personeel

Afwikkeling van de personeelskwestie is gewoon noodzakelijk om de werkzaamheden rond het organiseren van evenementen correct uit te voeren. In de beginfase is het dus noodzakelijk om het aantal artiesten, geluidstechnici en verlichtingsspecialisten te bepalen die op een bepaalde vakantie werken. Het is noodzakelijk om duidelijk te begrijpen hoeveel mensen betrokken zullen zijn bij de levering van apparatuur, de voorbereiding van het gebied en de onderhandelingen met aannemers.

Sponsors aantrekken

Organisatie en het houden van evenementen worden vaak uitgevoerd met sponsoring. Soms wordt een bedrijfsvakantie bij de onderneming echter alleen gehouden. Het hangt allemaal af van de schaal van een bepaald feest.

Publieksaandacht krijgen

Een van de belangrijkste taken diehet oplossen van evenementenbeheer is het verkrijgen van de nodige publieke verontwaardiging. Daarom is het bij het plannen van een actie noodzakelijk om je nauwkeurig voor te stellen in welke volumes en wat voor soort reactie op een bepaalde gebeurtenis het wenselijk is om te ontvangen.

Outsourcing

In ieder geval wordt deze vraag gesteld door een beginnende eventmanager of hoofd marketing. De organisatie van evenementen op grotere schaal wordt toevertrouwd aan professionals. Hoewel dergelijke vakanties een bedrijf misschien wat meer kosten, zal een toegewijd bureau de meeste rompslomp vermijden door de volledige last van al het werk op zich te nemen.

Specialisten, handelend in overeenstemming met geaccepteerde regels, ontwikkelen eerst een algemeen concept. En alleen dan bieden ze, gebruikmakend van hun creatieve potentieel, een idee dat de individualiteit en essentie van het toekomstige evenement maximaal zou uitdrukken.

De volgende stap is de selectie van geschikte apparatuur en gebouwen. Een nogal belangrijk punt in dit proces is het maken van een voltooid script. Specialisten van dergelijke bureaus organiseren onderhandelingen met aannemers, zoeken naar professionele geluidstechnici en presentatoren. Ook zullen professionals manieren vinden om op wat kleine dingen te besparen, maar tegelijkertijd zullen ze niets missen in de feestelijke drukte.

De organisatie van evenementen zal efficiënter worden met de betrokkenheid van specialisten van het relevante bureau, vooral op het gebied van public relations. Zo kunnen communicatiebureaus met langdurige contacten met de media publicresonantie veel sneller. Om doelen te bereiken, gebruiken professionals verschillende manieren om informatie te verspreiden: direct-mail, buitenreclame en het overbrengen van informatie naar de doelgroep met behulp van speciale bronnen. Zo worden moderne grote Russische bedrijven geconfronteerd met de noodzaak om een vakantie te organiseren met de deelname van professionals.

Vergelijking met de westerse praktijk

In het Westen is eventmanagement een vrij nieuw soort business, het kan niet langer dan twintig jaar meegaan. De aandacht van Russische ondernemers werd pas halverwege de jaren negentig op dit soort zaken gevestigd. Tijdens deze periode kreeg de binnenlandse economie een nieuwe ontwikkeling en begonnen verschillende werkzaamheden op een bepaalde manier te worden veredeld. Een eventmanager is uitgegroeid tot een van de meest gevraagde specialisten in de communicatiemarkt. Het aantal bureaus dat dit soort diensten levert groeit voortdurend en massa-evenementen beginnen een Europese oriëntatie te krijgen, niet alleen in Moskou, maar ook in grote centra.

De organisatie van een evenement van elke omvang moet echter rekening houden met de eigenaardigheden van de huiselijke mentaliteit: als het een feest is - dan tot de ochtend. Een dergelijke breedte van de Russische ziel zorgt soms voor wat moeilijkheden, maar dit heeft op geen enkele manier invloed op het resultaat.

Het is ook noodzakelijk om op te merken dat dit werkterrein brede perspectieven heeft. Tegelijkertijd is het ook voorbarig om te zeggen dat een dergelijke dienstenmarkt volgroeid is. Vaak gaat de aanwezigheid van lage prijzen ten koste van de kwaliteit in bedrijven met dit soortactiviteit is te wijten aan het ontbreken van een cultuur van evenementenbeheer in verschillende bedrijven. Veel mensen herinneren zich dus dat ze het nieuwe jaar of de verjaardag van het bedrijf een paar dagen voor het evenement moeten vieren. Maar in feite zouden de bijbehorende kosten in de raming moeten worden opgenomen voor nog minstens zes maanden van zo'n viering.

Event management cursussen

Helaas zijn er geen onderwijsinstellingen waar dergelijke specialisten zouden worden opgeleid. Dit beroep wordt meestal beheerst door kunstenaars, psychologen, adverteerders en docenten. In de meeste gevallen krijgen mensen zonder speciaal onderwijs het beroep van "eventmanager". Cursussen zijn alleen geschikt voor diegenen wiens onderwerpen resoneren met de basisprincipes van evenementenbeheer. Helaas zijn er tegenwoordig ook maar heel weinig van.

Vaak zijn evenementenbureaus zelf bezig met de voorbereiding van hun medewerkers. Hiervoor worden stagiaires ingehuurd. En de beste van hen zijn al ingeschreven in de staat.

Kandidaatvereisten

Het is veilig om te zeggen dat het werk van een manager van deze categorie zijn manier van leven is. Daarom moet een persoon die voor dit beroep heeft gekozen over kwaliteiten beschikken die rechtstreeks resoneren met zijn professionele activiteiten.

Benodigde persoonlijke kwaliteiten van een eventmanager:

- open en opgewekt karakter, gezelligheid en een innemend uiterlijk;

- creatief en artistiek vermogen;

- analytisch en creatief denken;

- hoge prestaties en stressbestendigheid;

-leiderschapskwaliteiten;

- organisatorische vaardigheden;

- bereidheid tot zelfverbetering.

Op basis van de bovenstaande lijst met kwaliteiten kunnen we concluderen dat luie mensen en flegmatische mensen niet op dit gebied van toepassing zouden moeten zijn.

Mensen in dit beroep moeten artistieke en creatieve talenten hebben. Maar ook organisatorische vaardigheden spelen hierbij een belangrijke rol. De manager moet de juiste prioriteiten stellen en het doel koste wat kost bereiken. Hij moet ook kunnen werken met een enorme hoeveelheid informatie en het talent om te overtuigen.

Het lijkt dus misschien dat dit evenementbeheer een heel ingewikkeld iets is. Waar te studeren in dit geval is ook niet helemaal duidelijk. Eén ding is zeker: als een persoon minstens de helft van de kwaliteiten heeft die in dit artikel worden vermeld, dan kan hij al proberen een evenement te helpen organiseren, bijvoorbeeld bij de onderneming waar hij werkt. En als hij het goed doet en hij doet het graag, dan kun je je diensten al aan andere bedrijven aanbieden.

Hoofdrichtingen van evenementenbeheer

Vandaag de dag hebben PR-professionals de volgende gebieden van evenementbeheer uitgekozen: organisatie van interne bedrijfsevenementen gericht op het versterken van de geest van de onderneming; grootschalige promoties.

In elk afzonderlijk geval gaan specialisten echter uit van de taken die ze moeten oplossen. Een nauwkeurige omschrijving van het doel helpt u bij het kiezen uit een breed assortimentgereedschappen in de vorm die geschikt is in een bepaald geval. Overweeg een voorbeeld.

Een farmaceutisch bedrijf heeft bijvoorbeeld een evenementenbureau besteld om zijn vijfde verjaardag te vieren. Een viering van deze omvang draagt in de eerste plaats bij aan het versterken van de bedrijfsgeest. Daarom werd het vertrek van het team naar de countryclub als de beste optie overwogen. Teamcompetities en estafettewedstrijden werden gekozen als een redelijk geschikt communicatiemiddel, en het hoogtepunt van de vakantie was dat iedereen de mogelijkheid kreeg om de stad vanuit een ballonmand te zien.