Hoe maak je een voorschotrapport op? Patroon en regels

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Onkostenrapport is het primaire document in de boekhoudkundige workflow. Het belangrijkste doel is om het door de verantwoordelijke persoon uitgegeven bedrag te bevestigen.

Bilateraal uniform formulier nr. AO-1 - één formulier voor elke juridische entiteit van elke vorm van eigendom. De enige uitzonderingen zijn staatswerknemers die sinds 2002 een speciaal formulier "0504049" gebruiken.

Een onkostendeclaratie is de verantwoordelijkheid van elke werknemer die geld ontvangt voor een zakenreis of de aankoop van materiaal of product (zoals kantoorbenodigdheden of voedsel).

Onkostennota van reiziger

Hoe stel je op de juiste manier een voorschotrapport op als een medewerker door een organisatie is gestuurd om een taak in een andere stad uit te voeren?

Een zakenreis is een reis van een werknemer om zijn of haar taken buiten de locatie van het bedrijf uit te voeren. Het is nooit zonder kosten, die onderhevig zijn aan vergoeding aan de werknemer in overeenstemming met de huidigewetgeving.

Reiskosten zijn inclusief:

• Retour, maar alleen als de werknemer kaartjes heeft.
• Huurwoningen (cheques of bonnetjes zijn vereist).
• Extra kosten inbegrepen in dagvergoedingen.
• Telefoongesprekken, post, wisselkantoor, transit- en commissiekosten, bagageticket en elk ander evenement, zonder welke het hoofddoel van de reis niet zal worden bereikt.

Alle bovenstaande uitgaven moeten worden gedocumenteerd. Als we het hebben over dagvergoedingen, dan wordt hun grootte meestal gespecificeerd in de volgorde of in de positie op een zakenreis die door elke onderneming wordt uitgegeven. Het bedrag kan verschillen afhankelijk van waar de werknemer naartoe is gegaan: binnen de regio, naar een ander onderwerp van de Russische Federatie of in het buitenland.

De wetgeving stelt geen maximale dagvergoeding vast, maar als hun waarde binnen het land meer dan 700 roebel is en daarbuiten 2500 roebel, dan moeten ze worden onderworpen aan de personenbelasting. Problemen met het correct opstellen van een voorrapportage na terugkomst van een zakenreis mogen zich niet voordoen. Deadline voor levering van het document - niet meer dan drie dagen vanaf de datum van aankomst. Is het toerekenbare bedrag niet volledig besteed, dan moet het verschil door middel van een inkomende contante bestelling worden teruggegeven aan de kassier en is er daarentegen sprake van een overschrijding, dan wordt de werknemer voor alles gecompenseerd met een uitgaande contante betaling bestelling.

Wat zijn de gevolgen van een onjuiste vooraanmelding?

Correct opstellen van een voorrapportage overde werknemer moet binnen drie dagen op dienstreis gaan, anders kan de toezichthouder dit bedrag aanmerken als inkomen, waarover inkomstenbelasting en verzekeringspremies moeten worden opgebouwd.

Trouwens, de goedkeuring van de nieuwe versie van wet nr. 290-FZ van 3 juli 2016 introduceert enkele aanpassingen, bijvoorbeeld een zware boete voor het verstrekken van een ongepaste controle. Het is ook de bedoeling om speciale bankkaarten te gaan gebruiken die voldoen aan de internationale standaard Visa en MasterCard om reiskosten te betalen.

Algemene regels

Hoe maak je een voorschotrapport op? U hoeft alleen elk van de volgende punten te volgen:

1. De melding dient uiterlijk drie werkdagen te zijn opgemaakt vanaf het moment:

• de door de werknemers in de aanvraag voor de uitgifte van fondsen aangegeven termijn is verstreken;
• een werknemer ging aan het werk als het verstrijken van de periode waarvoor het geld was uitgegeven wegens vakantie of ziekte viel;
• werknemer terug van zakenreis.

2. Gebruik voor het opstellen van een rapport het uniforme formulier nr. AO-1 of het formulier dat door de onderneming is aangenomen.

3. Een medewerker moet samen met een accountant die vooraf rapportages goed weet op te stellen (een voorbeeld staat duidelijk in het gebruikte programma), het document invullen.

4. De manager is verantwoordelijk voor het goedkeuren van het rapportagedocument.

5. Elk voorschotdocument moet vergezeld gaan van cheques, facturen,tickets en andere papieren die bevestigen dat de persoon het verantwoorde geld daadwerkelijk heeft uitgegeven.

Vulopdracht

Hoe maak je een voorschotrapport op?

Het eerste of voorste deel moet worden ingevuld door een accountant. Het is onmogelijk om te doen zonder de details van het document (nummer en datum), informatie over de onderneming en verantwoordelijke personen, het bedrag van het verstrekte voorschot, beknopte informatie: bestede middelen en boekhoudkundige rekeningen, op basis waarvan men kan beoordeel de beweging en afschrijving. Bovendien moet hier een teveel uitgegeven of terugbetaald ongebruikt voorschot worden aangegeven.

Het tweede deel is een afscheurbewijs waarin staat dat het voorrapport is geaccepteerd voor verificatie. Na het invullen moet de accountant het afknippen en aan de verantwoordelijke medewerker geven.

Het derde deel (achterkant van formulier AO-1) moet collectief worden ingevuld. De taak van de verantwoordelijke medewerker is om de details weer te geven en elke correct uitgevoerde kassabon voor het voorschotrapport bij te voegen. De accountant zal het bedrag en de rekening moeten invullen, die het uitgegeven geld zullen weerspiegelen.

Het document moet worden ondertekend door de werknemer, accountant en hoofdaccountant. Pas daarna kan het worden goedgekeurd door het hoofd.

Redelijke overbesteding

Hoe te hoge uitgaven op onkostendeclaraties indienen? Eerst moet je ervoor zorgen dat het gerechtvaardigd is:

• uitgaven zijn hogertoegewezen was nodig was om de taak namens de autoriteiten te voltooien;
• employee heeft bewijsstukken.

Als niet aan ten minste één voorwaarde wordt voldaan, wordt het geldbedrag niet gerestitueerd.

Procedure voor het compenseren van te hoge uitgaven aan de kassa

Bij overbesteding staat de accountant voor de vraag: hoe stel je een onkostennota correct op? Een voorbeeld van een kasbevel op rekening nr. KO-2 is gemakkelijk te vinden op de uitgestrekte gebieden van het internet. De details van dit document moeten in het rapport worden vermeld - de regel "Overschrijding uitgegeven door contante bestelling".

De termijn voor vergoeding van teveel uitgegeven geld door een werknemer is niet wettelijk vastgelegd. Als de accountant daarom niet direct informatie over de uitgifteopdracht in de voorrapportage heeft aangegeven, zal dit geen boete opleveren.

Voorwaarden compensatie voor te hoge uitgaven op een salariskaart

Momenteel maken bijna alle organisaties salarissen over aan werknemers met een bankkaart. Is het mogelijk om het teveel uitgegeven bedrag volgens de onkostennota op dezelfde manier aan de werknemer terug te betalen?

De wetgeving heeft geen duidelijk antwoord. Het document zelf suggereert slechts één vorm van terugbetaling van het te veel uitgegeven verantwoorde bedrag - contant.

De Centrale Bank van Rusland deelde dezelfde mening in 2006 in haar brief nr. 36-3/2408. Tegelijkertijd bevat zijn brief, maar gedateerd 24 december 2008 nr. 14-27 / 513 informatie over de vraag: is het mogelijk om met een bankkaart te betalen voorbelastbaar bedrag v alt niet onder de bevoegdheid van de Centrale Bank. Die netwerkonderneming zou in dit geval haar problemen zelfstandig moeten oplossen. En zodat de controlerende instantie geen onnodige vragen heeft, is het raadzaam om de kassa te gebruiken.

Hoe kan ik het persoonlijke geld van een werknemer compenseren?

Een medewerker van een organisatie kan zelf op eigen kosten de benodigde goederen (werken, diensten) gaan kopen. In dat geval hoeft u geen voorrapportage in te vullen. Hoe regel je de bovenstaande stappen?

Een aanvraag en documenten die de aankoop bevestigen (kasbewijzen, facturen, strikte rapportageformulieren, reisdocumenten, enz.) zijn voldoende.

Een voorschot uitbrengen in 1С

Elke accountant zou bekend moeten zijn met zo'n document als een onkostennota. Hoe regelen in 1C? De locatie van het document in het programma is de sectie "Bank en kassa".

In het aangemaakte venster moet u eerst informatie over de organisatie en verantwoordelijke personen specificeren. De knop "Toevoegen" maakt een tabel beschikbaar waarin u alle informatie over de uitgegeven fondsen moet weergeven.

Er zijn drie soorten vooruitbetalingen:

• Gelddocumenten. Hierbij wordt rekening gehouden met vliegtickets en treinkaartjes, vouchers, postzegels, enz.
• Cash. Het belangrijkste doel van het document is om geld af te schrijven.
• Vereffeningsrekening. Het document is nodig om rekening te houden met de afschrijving van een niet-contant bedrag uit de schikkingbedrijfsaccounts.

Om informatie over geldopname te genereren, moet u beginnen met het aanmaken van een nieuwe uitgaande contante bestelling. Na het invullen moet het document worden afgedrukt en aan de verantwoordelijke persoon worden overhandigd, zodat deze de regel invult bij ontvangst van fondsen en borden. Alleen dan kunt u het document opslaan en posten.

In het tabelgedeelte van de kassabon moet informatie over de goederen en materialen die door de verantwoordelijke persoon zijn gekocht, worden vermeld. Als de aankoop van goederen gepaard ging met de uitgifte van een factuur, dan is het noodzakelijk om de SF-vlag te plaatsen, de leverancier te selecteren en zijn gegevens in te vullen.

De sectie "Retourverpakking" vereist het invullen van informatie over de verpakking waar de leverancier op wacht.

De sectie "Betaling" registreert de bedragen die aan de leverancier zijn betaald voor eerder gekochte goederen. Het voorschot wordt weergegeven in de boeking D 60.02 K 71.01.

Het tabblad "Overige" is ontworpen om rekening te houden met andere uitgaven van een verantwoordelijke persoon (zakenreis, reizen, brandstofkosten, enz.).