Interne financiële controlekaart: waar is het voor, monstervulling

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

In het proces van financiële en economische activiteit voeren organisaties veel operaties uit: de productie van goederen, het leveren van diensten, schikkingen met leveranciers en klanten, betalingen voor belastingen en vergoedingen en andere operaties die zijn voorgeschreven door de soorten activiteiten en wetgeving. De organisatie moet over al deze operaties en hun financiële resultaten rapporteren aan de regelgevende instanties, bepaalde rapporten op tijd indienen. Naast de rapportage aan de Belastingdienst en andere autoriteiten, moeten bedrijven financiële resultaten rapporteren aan hun aandeelhouders en oprichters, partners en zelfs sommige debiteuren. Ook voor intern gebruik is rapportage vereist. Voor dit alles is er interne controle, voor het gemak wordt gebruik gemaakt van een interne financiële controlekaart. Dit artikel is aan dit onderwerp gewijd. Hieruit zal bekend worden wat interne beheersing is,wat is de procedure voor de implementatie ervan, en waarom hebben we een interne financiële controlekaart, de componenten, bijzonderheden en vulregels nodig.

Wat is interne controle

De interne controle in de organisatie wordt uitgevoerd door de boekhoudafdeling of door de directeur zelf, als de organisatie klein is en hij de rol van hoofdaccountant op zich heeft genomen. Regelt de procedure voor het uitoefenen van interne financiële controle Federale wet nr. 402 van 6 december 2011. Het wordt de wet genoemd - "Over boekhouding". Het verwijst specifiek naar interne controle in artikel 19. Het beschrijft een aantal belangrijke vereisten voor doorlopende boekhouding, de noodzaak voor het onderhoud ervan voor alle organisaties zonder uitzondering, evenals sancties voor organisaties die niet aan deze vereisten voldoen.

Hoe interne controle eruit moet zien

De procedure voor het uitoefenen van interne financiële controle impliceert de implementatie van verschillende principes. Naleving ervan is belangrijk voor zowel interne gebruikers in de organisatie als voor externe reviewers.

• Betrouwbaarheid. Alle documentatie en rapportages moeten volledig overeenkomen met de uitgevoerde operaties. Alle daadwerkelijk voltooide processen moeten worden weergegeven, met een reëel bedrag en voorwaarden.
• Volledigheid. Documenten en rapportages dienen alle gegevens te bevatten die voor belanghebbenden van belang zijn. Bewerkingen moeten worden gespecificeerd, indien nodig, verklarende opmerkingen bevatten.
• Neutraliteit. Belangen mogen niet worden aangegeven in documentatie en rapportagealle personen.
• Continuïteit. De hiërarchie van documenten en rapporten wordt nageleefd, de volgorde van weergave van de totaalbedragen, het cumulatieve totaal voor de rapportageperiodes. Alle documenten zijn gelinkt.

Manieren om te implementeren

Alle organisaties bevinden zich in verschillende situaties. Bij sommige werkt slechts één persoon, die zowel de oprichter als de directeur is, en de accountant, en de verkoop- en inkoopmanager in één. In andere daarentegen is er een enorme staf van mensen, die elk met zijn eigen bedrijf bezig zijn. In het ene geval is het voor een organisatie handiger om zelf berekeningen te maken, in een ander geval heeft ze daar simpelweg niet genoeg personeel voor. Op basis hiervan hebben bedrijven twee mogelijke manieren om uit de situatie te komen, die elk hun voor- en nadelen hebben.

• Zelfregistratie. Zelfs in een organisatie met één medewerker is het mogelijk om zelf administratie bij te houden. In dit geval is de directeur zelf verantwoordelijk voor de boekhouding. Dit houdt in dat hij kennis heeft op het gebied van boekhouding en rapportage, wet- en regelgeving op het gebied van boekhouding, kantoorwerk en workflow. Tot op heden zijn er online diensten die veel helpen bij het werk, zelfs met minimale kennis in het veld. U kunt een individuele accountant of zelfs een volledige boekhoudafdeling inhuren, afhankelijk van de behoeften van het bedrijf. In dit geval krijgen accountants een baan in overeenstemming met de vereisten van de arbeidswet, ze krijgen loon en bijdragen aan gespecialiseerde fondsen.
• Overeenkomst met een audit ofderde partij raadplegen. In dit geval vallen alle boekhoudkundige verantwoordelijkheden op de schouders van specialisten van een extern bedrijf. De belangrijkste zorg van de klant is om op tijd te betalen voor diensten. U hoeft geen kandidaten te zoeken voor de functie van accountant, deze te testen en te kiezen uit een massa sollicitanten, geen loon en premies aan sociale fondsen te betalen. Maar meestal is de prijs van adviesdiensten vele malen hoger dan het salaris van een gemiddelde accountant.

Onderwerpen en objecten van interne controle

Tijdens het controleproces kunnen de onderwerpen en objecten worden onderscheiden. Onderwerpen - personen die acties uitvoeren die gericht zijn op het verkrijgen van het resultaat van een audit, dat wil zeggen eigenaren of functionarissen die met deze verplichtingen zijn belast. Er zijn verschillende niveaus van onderwerpen:

• eerste niveau - eigenaren of leden van de organisatie die de audit uit noodzaak of uit eigen beweging initiëren;
• tweede niveau - uitvoerders van het controleproces (leden van de inspectiecommissie, of externe auditors aan wie deze verplichtingen zijn toevertrouwd op grond van hun functie of contractuele verplichtingen);
• derde niveau - werknemers wiens taakverantwoordelijkheden de implementatie van controlefuncties omvatten;
• vierde niveau - personeel dat inspecties uitvoert vanwege de noodzaak.

Objecten van controles zijn objecten waarop de controle is gericht. Dit kunnen de middelen van de organisatie zijn,beveiligingssystemen, personeel, financiële resultaten en andere componenten van economische activiteit die van belang zijn voor verschillende gebruikers van de gezochte informatie.

Organisatie van het interne controlesysteem

Interne controle geeft veel gebruikers tegelijk informatie en vertrouwen in de organisatie. Het moet zo zijn ontworpen dat het tegemoet komt aan de belangen van alle personen voor wie informatie over de financiële toestand van de onderneming en haar positie op de markt van belang is. Om dit te doen, moet de controle betrekking hebben op de volgende onderdelen van de bedrijfsactiviteit:

• volledigheid en betrouwbaarheid van informatie die wordt weerspiegeld in boekhouding, belasting- en management accounting, vergelijkbaarheid en continuïteit;
• de activiteit van de onderneming als geheel en de mate van weerspiegeling ervan in boekhoudkundige documenten;
• legitiem en efficiënt gebruik van middelen waarover de onderneming beschikt;
• betrouwbaarheid van de bescherming van bedrijfsgeheimen;
• de houding van het management van de organisatie ten aanzien van de geconstateerde tekortkomingen, de snelheid en aanpak om deze te corrigeren;
• snelle overdracht van interne informatie en rapportage aan personen wiens taakverantwoordelijkheden het nemen van managementbeslissingen omvatten.

Wat is een interne financiële controlekaart

De implementatie van interne controle moet systematisch worden aangepakt. Om het proces het gemakkelijkst te maken, is er een speciaal document -kaart van interne financiële controle. Simpel gezegd is dit een beheersplan waarin procedures en verantwoordelijke personen (objecten en subjecten) worden aangegeven. Het proces van documenteren van interne beheersing omvat een aantal onderling samenhangende formulieren en rapportages. Tegelijkertijd moet worden opgemerkt dat de kaart voor interne financiële controle voor sommige organisaties verplicht is, voor andere slechts een handig hulpmiddel dat naar believen kan worden gebruikt.

Het ministerie van Financiën heeft een uniforme vorm van de interne financiële controlekaart van een openbare instelling ontwikkeld. Een voorbeeld van een dergelijke vorm wordt in dit materiaal gegeven. Het is verplicht voor organisaties die begrotingsmiddelen gebruiken voor hun activiteiten. Dat wil zeggen, staats-, staats- en gemeentelijke structuren.

2017 Interne financiële controlekaart: verifieerbare informatie

Bij de interne beheersing van organisaties, zowel commercieel als publiek, is het belangrijk om alle componenten van bedrijfsactiviteiten aan te kaarten. De volgende controleprocedures werden weerspiegeld in de interne financiële controlekaarten voor 2017:

• Reconciliatie van de saldi aangegeven in de documentatie en vermeld op de balansrekeningen. Kasboeken, bankafschriften, afstemmingshandelingen met tegenpartijen, kassierrapporten, magazijnrapporten, dat wil zeggen primaire documentatie, worden in aanmerking genomen.
• Vergelijking van de bedragen vermeld in de balans aan het begin van het jaar, het jaarverslag over de laatste verslagperiode, indicatorenvan het grootboek en de bedragen die op de huidige datum in de secties van de balans worden weergegeven.
• Inventarisatie van voorraden, kostbaarheden, eigendommen.
• Controle en afstemming van te betalen en te ontvangen rekeningen.
• Controleren van de juistheid van documentbeheer, naleving van papierwerk met de vereisten van wetgeving, boekhoudbeleid van de organisatie, rekeningschema, andere regelgeving met betrekking tot het werkterrein.
• Controleren van de beschikbaarheid en correcte uitvoering van primaire documentatie, op basis waarvan gegevens zijn ingevoerd in de boekhouding en rapportage.

Inhoud interne controlekaart

De procedure voor het genereren van interne financiële controlekaarten kan per bedrijf verschillen, afhankelijk van de rechtsvorm, de kenmerken van het werk, het werkterrein. Maar in alle verschillende documentvormen is het mogelijk om details te onderscheiden die ze allemaal gemeen hebben. De Financial Control Card bevat de volgende informatie:

• documentnaam;
• naam van de organisatie waarin het is aangenomen en goedgekeurd;
• periode waarvoor de kaart is goedgekeurd;
• naam van besturingsobjecten;
• een functionaris die verantwoordelijk is voor de operatie, met andere woorden, de uitvoerder;
• de functionaris die de transacties controleert - de controller;
• methode waarmee controle wordt uitgevoerd (bijvoorbeeld de uitvoering van een document controleren, gegevens afstemmen tijdens inventarisatie metwerkelijke cijfers);
• regelmethode (volledige stroomregeling, continue daaropvolgende, selectieve stroom, selectieve daaropvolgende en andere);
• frequentie waarmee controleacties worden uitgevoerd (in het vormingsproces, vóór goedkeuring, vóór de overdracht van het document, na transacties);
• functietitel, datum van opstelling van de interne financiële controlekaart van een openbare instelling, voorbeeld van een handtekening, achternaam en initialen van de controller.

Waar wordt rekening mee gehouden bij het ontwikkelen van een kaart

De bijzonderheden van de interne financiële controlekaart hangen af van de omstandigheden waarin de organisatie opereert, de eigendomsvorm, de marktniche, de beschikbaarheid van arbeidskrachten, materiële en financiële middelen en vele andere factoren. Voor rijks- en gemeentelijke organisaties zijn duidelijke voorbeeldkaarten opgesteld. Particuliere bedrijven kunnen dit document zelf ontwikkelen voor intern gebruik. Bij het samenstellen moet met een aantal belangrijke punten rekening worden gehouden, namelijk:

• relevantie van verschillende typen, typen en vormen van inspecties voor een bepaalde organisatie op een bepaald moment van activiteit;
• periodiciteit en frequentie van inspecties waarin de organisatie het meest productief zal werken;
• de staat van de organisatie, de beschikbaarheid van middelen die nodig zijn voor de uitvoering van inspecties (financieel, arbeidstechnisch, technisch, materieel, tijdelijk);
• uniforme belastingsverdeling wanneerhet uitvoeren van een controle op de huidige controllers, aangezien overmatige arbeidsactiviteit vermoeidheid veroorzaakt, en dat brengt op zijn beurt fouten met zich mee, het missen van belangrijke informatie uit het zicht en andere onaangename gevolgen.

Aanvullende vereisten voor controlekaarten voor de publieke sector

Budgettransacties voor de kaart voor interne financiële controle - de basis en reden voor de samenstelling ervan. In de publieke sector is dit document onmisbaar. Maar als in commerciële organisaties de kaartstructuur creatief kan worden benaderd en gebaseerd op de behoeften van het bedrijf zelf op een bepaald moment, dan is de situatie bij staatsbedrijven ingewikkelder. Voordat u een order ondertekent om een interne financiële controlekaart voor een gemeentelijke of staatsorganisatie goed te keuren, moet u ervoor zorgen dat aan alle vereisten voor de structuur en samenstelling is voldaan. Deze vereisten kunnen worden weergegeven door de volgende lijst:

• transparant in het begrijpen van de richting van inspecties;
• weerspiegeling van bedrijfsterreinen waarin audits van begrotingsoperaties worden uitgevoerd;
• gedetailleerde beschrijving van de algoritmen die worden gebruikt voor verificatie;
• duidelijk vastgestelde deadlines voor inspecties, hun naleving en bevestiging;
• grenzen waarbinnen controleactiviteiten worden uitgevoerd.

Sommige entiteiten in de publieke sector hebben inspectieplannen verplicht gesteld op afdelingsniveau. Het is aan hen dat bedrijven strikt moetenvolgen. Deze instructies kunnen op verschillende overheidsniveaus worden gegeven:

• Federale documenten, voorschriften en brieven overeengekomen met het ministerie van Financiën van de Russische Federatie en bindend in de hele Russische Federatie.
• Regionale voorschriften, verordeningen, brieven, verordeningen en vereisten die van kracht zijn op het grondgebied van een bepaald gebied, provincie of provincie. Voor bedrijven die zich geografisch binnen deze grenzen bevinden, zijn deze vereisten voor de inhoud en structuur van interne financiële controlekaarten verplicht. Het monster dat moet worden ingevuld bij de afgifte van dergelijke documenten is overeengekomen met Rosfinnadzor.

Ontduiking van due diligence-vereisten of niet-naleving van regelgeving kan leiden tot strenge sancties onder de RF-codes, afhankelijk van de ernst van het financiële misdrijf.