Hoe een organisatie te controleren: manieren om bedrijven te controleren

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

De realiteit van Russische zaken en veranderingen in de Russische wetgeving dwingen ons om voorzichtig te zijn bij het kiezen van een tegenpartij als partner, of het nu gaat om een relatie met een koper, verkoper of aannemer. Tijdens een crisis zijn er meestal meer fraudes die een bedrijf ernstige schade kunnen berokkenen.

Waarom is het nodig om de activiteiten van de organisatie te controleren

Ten eerste kunt u gewetenloze partners of klanten identificeren, waarmee samenwerking financiële schade aan het bedrijf kan veroorzaken.

Ten tweede worden de risico's van deelname aan rechtszaken zowel als eiser als gedaagde verminderd.

Ten derde worden claims van de belastingdienst bij gebrek aan due diligence voorkomen. Dit elimineert de mogelijkheid van extra belastingen.

Controleren van de tegenpartij isnatuurlijke praktijk in het werk van grote bedrijven. Om dit te doen, voorziet de organisatiestructuur van de onderneming in een juridische afdeling, een veiligheidsdienst. In het gezichtsveld van deze divisies liggen niet alleen vraagstukken van naleving van de wet en veiligheid binnen het bedrijf, maar ook het werken met rechtspersonen.

En als de omzet en het inkomen van grote ondernemingen de kosten van het onderhouden van een staf van advocaten en "beveiligers" rechtvaardigen, dan zijn de kansen voor kleine bedrijven veel bescheidener. Daarom zullen we onze ervaring en advies delen over hoe de eigenaar van een klein bedrijf of zijn werknemers de tegenpartij zelf kunnen controleren.

Een organisatie controleren

We raden u aan de volgende lijst met acties te gebruiken:

1. Onderzoek van samenstellende documenten.
2. Controleer de aanwezigheid van de organisatie op de website van de belastingdienst.
3. Analyse van de tegenpartij door externe bronnen.
4. Informatie zoeken via de website van de gerechtsdeurwaarders.
5. Het verzamelen van de online reputatie van een bedrijf.
6. Bevestiging van bestaande licenties en SRO-certificaten (indien aanwezig).
7. Controleren van de oprichters en personen die het recht hebben om te handelen zonder een volmacht.
8. Beoordeling van de financiële situatie.

Constituerende documenten controleren

Om te beginnen met het verzamelen van informatie, raden we aan om de samenstellende documenten op te vragen: het handvest, TIN-certificaat, PSRN, besluit om een organisatie of memorandum van associatie op te richten, een nieuw uittreksel uit het Unified State Register of Legal Entities.

In het charter dient u aandacht te besteden aan de titelpagina, die aangeeft:

• bedrijfsnaam;
• grondslag voor registratie van een rechtspersoon (besluit of oprichtingsakte);
• registratiedatum;
• handtekening en details van de oprichter.

De sectie "Algemene bepalingen" bevat de volledige en afgekorte naam van het bedrijf, locatieadres, doelen en activiteiten. Ook de kopjes “Juridische status van de organisatie”, “Uitvoerend orgaan” worden zorgvuldig bestudeerd.

Certificaat van TIN en OGRN - documenten uitgegeven door de federale belastingdienst bij het registreren van een belastingbetaler. Beide documenten moeten voorzien zijn van de stempels van de belastingdienst, dezelfde namen, data van registratie en één enkele PSRN-code.

De beslissing tot oprichting of de oprichtingsakte wordt gecontroleerd op het samenvallen van de namen van de organisatie, het wettelijke adres, de benoeming van de directeur en zijn paspoortgegevens.

Een uittreksel uit het Unified State Register of Legal Entities is een samenvatting van informatie over een bedrijf dat is geregistreerd in de database van de Belastingdienst. Het document moet aandacht besteden aan de datum van ontvangst. Vergelijk informatie over de naam van de tegenpartij, zijn wettelijk adres, informatie over de oprichters en andere personen die bevoegd zijn om te handelen zonder een volmacht (directeur).

Daarnaast bevat het uittreksel de FIN-codes van de oprichters en de directeur, OKVED-codes, informatie over de hoogte van het maatschappelijk kapitaal en documenten op basis waarvan gegevens zijn vastgelegd bij registratie en wijzigingen in de oprichtingsdocumenten (bijvoorbeeld het wijzigen van de directeur, oprichter, wettelijk adres).

Waarop moet worden gelet: de discrepantie tussen de gegevens in deze documenten geeft de kans op vervalsing aan. De aanwezigheid van vastleggingen van een wijziging van bestuurder, oprichter of wettelijk adres classificeert de organisatie als een risicogroep vanuit het oogpunt van de Belastingdienst.

Informatie over het bedrijf verzamelen op de IFTS-website

U kunt de belastingdienst controleren op de officiële website van de belastingdienst. De hoofdrubriek is de service "Bedrijfsrisico's: controleer uzelf en uw tegenpartij". Op dit punt kunt u een uittreksel krijgen uit het Unified State Register of Legal Entities. De gegevens uit de door u verkregen elektronische kopie worden getoetst aan de door de wederpartij verstrekte optie.

Controleren van de tegenpartij met middelen van derden

Waar kunt u de organisatie aanvullend controleren? De meest populaire diensten voor het verzamelen van informatie over tegenpartijen worden geleverd door SBIS en Kontragent.

In de eerste optie moet u de website van de exploitant openen voor het indienen van rapporten "SBIS". De proefperiode van gebruik is 8 dagen en wordt verstrekt na registratie. Om te zoeken moet u het FIN of de bedrijfsnaam in de daarvoor bestemde velden invoeren. Het resultaat wordt weergegeven in de vorm van een dossier en bevat informatie over de toegekende TIN, OGRN-codes, registratieadres, informatie over de directeur, financiële positie, bedrijfsbeoordeling en deelname als gedaagde, eiser of derde partij in rechtszaken.

De zoekopdracht wordt op dezelfde manier uitgevoerd via de tweede bron. Informatie over de organisatie wordt op een vergelijkbare manier weergegeven.

Waarop moet worden gelet: de persoon die door de directeur of oprichter is aangewezen, is in een vergelijkbare functie bij meerdere bedrijven geregistreerd. De organisatie is gevestigd op het massaregistratieadres. Het dossier bevat informatie over de aanwezigheid van rechtszaken in de geschiedenis van de onderneming. De decodering van de rating bevat tekenen van belastingontduiking, faillissement en de aanwezigheid van verliezen.

Informatie zoeken via de website van de gerechtsdeurwaarders

Met gegevens van het webportaal kunnen we conclusies trekken over de aanwezigheid van claims van overheidsinstanties (niet-betaling van belastingen) en derden.

Op de website van de gerechtsdeurwaarder (SSP) kunt u de organisatie controleren op FIN, naam en regio van vestiging. Als de informatie beschikbaar is in de database, wordt er een tabel gegenereerd met de naam van de overheidsinstantie, een link naar de datum en het aantal tenuitvoerleggingsprocedures, het type en het bedrag van de schuld.

Als er geen gegevens in de database staan, kan de eerste conclusie over de betrouwbaarheid van het gecontroleerde bedrijf worden gemaakt.

Het verzamelen van gegevens over de online reputatie van een bedrijf

Als zoekopdracht raden we aan de TIN-code, PSRN, bedrijfsnaam te kiezen. Houd er echter rekening mee dat de naam van het bedrijf in de meeste gevallen niet uniek is. Zelfs in één regio kunnen meerdere ondernemingen met dezelfde naam worden geregistreerd. TIN en OGRN zijn unieke codes die aan slechts één organisatie zijn toegewezen.

Als u op internet naar informatie zoekt, kunt u beoordelingen van andere gebruikers vinden overgeverifieerd bedrijf. Met behulp van het TIN en PSRN kunt u ook links krijgen naar gerechtelijke uitspraken met betrekking tot de geselecteerde tegenpartij, als deze bestond in de geschiedenis van haar activiteit.

Bevestiging van bestaande licenties en SRO-certificaten

Daarnaast kan de organisatie een licentie of certificaat van SRO verstrekken in het documentenpakket. Overweeg wat de meest populaire activiteiten zijn voor kleine bedrijven die een licentie nodig hebben:

• alle soorten operaties, van ontwikkeling tot onderhoud van encryptietools en informatiesystemen;
• operaties van ontwikkeling tot verkoop, aankoop of ontdekking van apparatuur om in het geheim informatie te verkrijgen;
• privacy-activiteiten;
• farmaceutische industrie;
• werk van medische instellingen, apotheken, enz.;
• vervoer van passagiers en vracht over water, lucht, weg, spoor;
• werk van gokbedrijven;
• particuliere beveiligings- en detectiveactiviteiten;
• ferro- en non-ferroschrootoperaties;
• tewerkstelling van burgers van de Russische Federatie buiten het grondgebied van Rusland;
• communicatie en televisie- en radio-omroepdiensten;
• activiteiten van onderwijsinstellingen;
• kaarten en geodetische diensten.

Afhankelijk van het type licentie kunt u verschillende webservices gebruiken. U kunt de licenties van verschillende soorten organisaties raadplegen via de links van de sectorale overheidsinstanties voor registratie en uitgifte.

Verificatie van lidmaatschap van de SRO is een beetjeanders. De volgende reeks acties wordt uitgevoerd:

1. Eerst wordt het certificaat zelf bestudeerd, waarbij het registratienummer en de naam van de zelfregulerende organisatie worden aangegeven.
2. Op de website van Rostekhnadzor opent u een geavanceerde zoekopdracht en voert u de naam in van de SRO die het document heeft uitgegeven.
3. Open in de zoekresultaten de informatie over de organisatie en zoek een link naar de site.
4. Zoek op het internetportaal van het bedrijf een sectie over lidmaatschap van de SRO.
5. Voer de naam of het TIN in van de organisatie die het toelatingsbewijs heeft verstrekt.
6. Als er een bedrijf in de database staat, wordt informatie weergegeven over de datum van inschrijving, het registratienummer en andere informatie die door de zelfregulerende organisatie over haar deelnemers is bekendgemaakt.

Controleren van de oprichters en personen die het recht hebben om te handelen zonder een volmacht

De verkregen gegevens zullen ons in staat stellen conclusies te trekken over de aard van de bestaande problemen en hun mogelijke impact op de prestaties van de gecontroleerde juridische entiteit.

Informatiebronnen zijn ook de websites van de gerechtsdeurwaarder, VLIS, "Tegenpartijen".

Beoordeling financiële positie

Hiervoor wordt de analyse van financiële overzichten voor voorgaande perioden uitgevoerd. Significante indicatoren van vorderingen of schulden met onbeduidende activa (kosten van vaste activa, goederen en materialen in magazijnen, status van afrekeningen, enz.) en een kleine jaaromzet zijn een signaal tot voorzichtigheid. Het is beter om de studie van de balans aan het personeel toe te vertrouwenspecialist. Een ervaren medewerker zal gemakkelijk twijfelachtige indicatoren vinden en de directeur informeren.

We hopen dat onze lezers nu stapsgewijze instructies hebben voor een uitgebreide verificatie van de tegenpartij: van samenstellende documenten tot verificatie van de SRO van de organisatie.