Tender - wat is het? De betekenis van het woord en hoe het in de praktijk wordt toegepast

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Vandaag de dag worden bijna alle producten op de markt op aanbestedingsbasis ingekocht. Een aanbesteding is in feite een wedstrijd, op basis waarvan het bedrijf van de klant een leverancier of aannemer selecteert die bereid is de meest gunstige voorwaarden voor samenwerking aan te bieden: lage prijs, originele oplossingen of onovertroffen professionaliteit.

Dus je hebt besloten om een offerte aan te vragen. Dit betekent dat je zorgvuldig een offerte moet opstellen, de klant moet laten zien dat je je marktsegment echt goed kent en voldoende werkervaring hebt.

Tender vs. Veiling: wat is het verschil?

Hier heb je misschien een heel logische vraag: hoe verschilt dit schema voor het selecteren van Aannemers en Leveranciers van andere?

Ten eerste kunnen alle deelnemers aan de veiling kennis maken met de aanbiedingen van hun concurrenten, ontdekken tegen welke prijs ze klaar zijn om te werken. Dat wil zeggen, er is altijd de mogelijkheid om uw eigen aanbod zo aan te passen dat u zich onderscheidt van andere bedrijven. Hier is de aanbestedinghet is in de eerste plaats het gebrek aan dergelijke openheid. Alle deelnemers dienen als het ware voorstellen in “in een gesloten envelop”.

In feite is de inhoud van de documenten volledig verborgen voor concurrenten en alleen beschikbaar voor een speciale commissie.

Wat is een aanbestedingsdocument?

Het klantbedrijf en de deelnemers bereiden een pakket documenten voor met daarin de voorwaarden van de lopende wedstrijd en het toekomstige contract.

De documentatie moet twee delen bevatten:

• Technisch. Bevat een beschrijving van de belangrijkste voorwaarden van het contract, algemene gegevens over het object van de veiling, informatiekaarten die de procedure voor het opstellen en indienen van biedingen aangeven.
• Commercieel. Bevat prijzen en een schema om deze te bepalen, betalingsschema's en voorwaarden, financieringsbronnen, bankgaranties en vereisten voor bepaalde soorten verzekeringen.

Het is belangrijk om te bedenken dat de aanbestedingscommissie in elk geval de inhoud op individuele basis bepa alt. Het vakkundig opstellen van documenten is van groot belang. Het is het beste als een ervaren aanbestedingsspecialist het gehele traject begeleidt. Dit is belangrijk, want uw toekomstig succes hangt voor minstens 50% af van hoe vakkundig alle benodigde documenten worden opgesteld en voorbereid. De klant heeft immers geen ervaring met het werken met uw organisatie en kan alleen vertrouwen op de papieren die u aanlevert.

Geheimen van succes voor degenen die gaan deelnemen aan de aanbesteding

Er is een mening dat het bedrijf van de klant zich bij het kiezen van een geschikte aanbieding uitsluitend op de prijs richt. Natuurlijk gebeurt dit, maar veel minder vaak dan je zou denken. Experts raden aan om bij het opstellen van een aanbestedingsvoorstel een aantal uitgangspunten aan te houden. Deze waarheden zijn zo oud als de wereld, maar in de loop van de tijd hebben ze hun relevantie niet verloren.

1. Meld je niet aan voor alle wedstrijden op een rij

Voordat je de strijd aangaat en een bod uitbrengt, weeg je de voor- en nadelen tien keer af, en begrijp of het echt de moeite waard is om aan deze specifieke aanbesteding deel te nemen. Niet altijd hoeft de wens om winst te maken een doorslaggevende factor te zijn - soms is het veel belangrijker om je te concentreren op het ontwikkelen van je eigen bedrijf, dringende problemen of op zoek naar andere, meer winstgevende projecten waar je met veel plezier aan gaat werken en die je u veel meer winst.

2. Laat uw aanbod een toegevoegde waarde hebben

Een van de belangrijkste regels die een bedrijf dat een aanbesteding wil winnen, moet onthouden, is dat het niet voldoende is om ervoor te zorgen dat het voorstel volledig voldoet aan de voorwaarden die door de klant zijn gespecificeerd. Een lagere prijs is echter geen garantie dat het contract met u wordt afgesloten. Probeer meer te weten te komen over het bedrijf van de klant, begrijp met welke problemen het management wordt geconfronteerd en voltooi uw voorstel zodat de commissie het niet kan negeren.

3. Let op de kleine dingen

NogmaalsLaten we terugkeren naar het onderwerp dat we hierboven al hebben aangeroerd. Ook als het u lukt om een goede indruk bij de klant te maken en een gunstige prijs te bieden, maar u besteedt onvoldoende aandacht aan de juiste uitvoering van documenten, loopt u het risico veel kansen te missen. Maar je moet je ook niet te veel laten meeslepen, want het gebeurt andersom: verstrikt in bureaucratische rompslomp, kun je de essentie en het doel van het voorstel vergeten.

4. Onthoud dat organisaties geen beslissingen nemen, mensen wel

Het hangt van hen af wie de aanbesteding wint. Hoe het werkt? Soms is het voldoende om contact te leggen met degenen die een levensveranderende beslissing voor uw bedrijf zullen nemen om de kans te krijgen om aan een gewenst project te werken.

5. Houd het merk van een echte professional

Maar zelfs als je voorstel 100% is uitgewerkt, is het niet zeker dat je de aanbesteding wint. Dit kan verschillende redenen hebben, waaronder het onvermogen van uw onderhandelaar om tijdens de onderhandelingen duidelijke antwoorden te geven op de vragen van de klant. Daarom is de mate van betrokkenheid bij het werkproces en de competentie van alle deelnemers zonder uitzondering een van de doorslaggevende succesfactoren.

Hoe bereid je een aanbesteding voor? Informatie voor de klant

Van haar kant moet het bedrijf van de klant, dat heeft besloten een dergelijke wedstrijd te organiseren, zich er ook zorgvuldig op voorbereiden en alle benodigde documenten verstrekken:

• Uitnodiging om deel te nemen voor andere bedrijven.
• Kwalificatieformulier (waarin deelnemers zullen)geef officiële informatie over uzelf aan).
• Korte (vragenlijst met de basisgegevens over het onderwerp van de aanbesteding).
• Aanvullende informatie over het project.
• De belangrijkste criteria voor het evalueren van deelnemers die u zullen leiden bij het maken van de uiteindelijke keuze.

Het is uiterst belangrijk dat alle informatie in documenten waarheidsgetrouw, betrouwbaar en goed gestructureerd is. Tegenwoordig is het mogelijk om zonder problemen een elektronische aanbesteding te maken - dit is in feite dezelfde aanbesteding, maar alle informatie van het bedrijf van de klant en potentiële uitvoerders komt via het netwerk, op internet.

De wedstrijd zelf bestaat uit drie fasen: het zoeken naar potentiële deelnemers, een gedetailleerde analyse van hun voorstellen, het bespreken van het project en het sluiten van een contract met de winnaar.